従業員のパフォーマンス チェックインに関するガイド

マネージャーが従業員とより多く会うと、職場での経験をよりよく把握できます。

これには、パフォーマンス、キャリアの成長と開発、さらには従業員の関与が含まれます。 パフォーマンス チェックインは、マネージャーが過去を評価するのではなく、その瞬間に従業員を指導するために必要なデータを提供します。

従業員のパフォーマンス チェックインは次のことに役立ちます。

• 従業員は自分の貢献と影響を理解しています
• マネージャーは、チームのパフォーマンスに合わせた定期的なフィードバックを提供します
• リーダーは、従業員とビジネスの成功を一致させて、競争力のある労働力を構築します

パフォーマンス チェックインは、パフォーマンスを測定するだけではありません。 正しい考え方でアプローチすれば、チェックインは従業員とビジネスの成功を後押しします。

従業員のパフォーマンス チェックインとは何ですか?

従来の従業員のパフォーマンス レビューは年に 1 回行われ、過去のパフォーマンスを評価します。 しかし、最新のパフォーマンス管理プログラムは、進歩と成長の継続的な戦略を奨励しています。 従業員のパフォーマンス チェックインを入力します。

従業員の業績チェックインは、マネージャーとその従業員の間の会話です。 これらの会議の目的は、参加者がパフォーマンスのフィードバックをやり取りすることです。

マネージャーはこれらの会議を使用して、従業員のエクスペリエンスに影響を与えるトピックについて話し合います。 従業員のニーズに応じて、チェックインで以下を確認できます。

• キャリアの成長と発展

• 認められ、大切にされていると感じる
• 目標と役割の調整
• 仕事のパフォーマンス
• 組織のフィードバック
• 関係とマネージャーの有効性
• 仕事と生活のバランス

従業員とのパフォーマンスチェックインを実施する方法

パフォーマンス チェックインを最大限に活用するには、ピープル リーダーは明確な期待値を設定する必要があります。 両当事者が何を期待するかを知っていれば、より良い準備ができます。 最初のパフォーマンス チェックインの前に、ロジスティクスを把握しておいてください。

ここでは、有意義なパフォーマンス チェックを従業員に実施する方法を説明します。

1. 適切なケイデンスを選択する

パフォーマンス チェックインは継続的な会話です。 四半期ごと、月ごと、または週ごとに発生する可能性があります。 頻繁に会議を行うことで、マネージャーはコーチとして機能し、従業員の成功を支援できます。 従業員のパフォーマンスに影響を与えるには、一貫したリズムを構築することから始めます。

職場の専門家は、マネージャーを支援するために、少なくとも月に 1 回は従業員のパフォーマンス チェックを実施することを推奨しています。

• パフォーマンスの進捗状況を最新の状態に保つ
• 個人とチームの目標を一致させる
• 成功を祝い、失敗をサポートする
• オープンで信頼できる関係を築く

チームの構成によっては、四半期ごとの頻度がより適切な場合があります。 この頻度でも、従業員は四半期または年間の目標を調整して完了することができます。 ただし、毎週のチェックインは、マネージャーが毎日の進捗状況と最新情報を理解するのに役立ちます。

2.場所を選ぶ

パフォーマンス チェックインのために環境を変更すると、ディスカッションが改善される可能性があります。 パフォーマンス レビューとは異なり、チェックインではより自由な (そして時には個人的な) 会話が可能になります。 チェックインのために従業員と昼食に行ったり、コーヒーを飲んだりすることは、議論の雰囲気を整えるのに役立ちます。

3. 意図を設定する

定期的な 1 対 1 のミーティングは、マネージャーがパフォーマンスを評価する際の偏見を減らすのに役立ちます。 年次評価は、パフォーマンスや進捗状況のリアルタイムの例を反映していません。 これは、マネージャーが従業員の改善の機会を評価する方法に影響を与える可能性があります。

従業員の業績チェックのベスト プラクティス

パフォーマンス チェックインは理解するのは簡単ですが、実行するのは難しい場合があります。 魅力的なパフォーマンスに関する会話を実装するには、次のヒントに従ってください。

共有の議題を作成する

従業員を職場でのパフォーマンスに積極的に参加させる最善の方法を知りたいですか? 共有議題を作成します。 従業員がディスカッションのトピックに貢献できると、フィードバックをより受け入れやすくなります。 そして、従業員が何を話したいかを知っているマネージャーは、コーチングではなく講義をする準備を整えることができます。

共有されたアジェンダは共有された所有権に等しい。 これは、両当事者に役立ちます。

• 事前に協力する
• 関連するコンテンツをテーブルにもたらす
• 将来の成功のために議論を改善する

適切な議題は、会議が従業員の経験のすべての側面をカバーすることを保証します。 どこから始めればよいかわからない場合は、1 対 1 の会議テンプレートを活用してください。 GOOD (目標、障害、機会、決定) テンプレートを使用すると、管理者と従業員は問題点を特定し、それらの問題を解決するために協力して同じ時間を費やすことができます。

適切なパフォーマンス チェックインの質問をする

議題を作成したら、時間をかけて会話の準備をする必要があります。 チェックインにより、より機敏な会話が可能になります。 トピックは、従業員のニーズに基づいて、キャリアの成長と開発から表彰の好みにまで及びます。

しかし、この無限の柔軟性は、管理者にとって気が遠くなる可能性があります。 そのため、適切な質問をすることが重要です。

具体的かつ正直であること

会話を導くために適切な質問を選択することは、最初のステップにすぎません。 次回のパフォーマンス チェックインの前に、どのようなフィードバックを共有したいかを確認してください。 フィードバックを裏付ける例を用意してください。 共通の理解がなければ、フィードバックを受け入れて有効にするのは難しい場合があります。

それぞれの会話に誠実に取り組みます。 あなたが言いたいこと、そしてあなたが言うことを意味することを言うのが常に最善です. これらの会話は、従業員の成長と課題の克服に役立つはずです。 誰もがより良くなる可能性を秘めた成長マインドセットを採用します。

メモする

時間が経つにつれて、チェックインのコンテキストが不明確になる可能性があります。 手書きでもオンライン ツールでも、メモを取ることは、説明責任を果たすのに役立ちます。 会話を文書化することで偏見が減り、パフォーマンス評価に重要なフィードバックが組み込まれます。

しかし、文書化のためにメモを取ることは価値がありません。 会議が増えるということは、追跡する会話が増えるということです。 メモを取ることで、以前のチェックイン履歴のアーカイブを作成できます。 これにより、時間の経過に伴う従業員のパフォーマンスをより完全に把握することができます。

会議メモは、次のことを追跡する必要があります。

• 議論されたトピック
• 探求する機会
• 実行可能な次のステップ

良いメモは、従業員があなたの議論を明確に理解し、パフォーマンスを向上させるために次に何をすべきかを示します。

次のステップで協力する

どのような会議でも、次のステップを設定せずに席を離れることはありません。 次のチェックインの前にベースに触れることが次のステップである場合でも、行動や決定を記録することで、進歩と所有権が促進されます。

場合によっては、パフォーマンス チェックインがより大きな個人的な目標につながる可能性があります。 その場合、アクション アイテムには、個人またはチームの目標の設定が含まれる場合があります。 これらが組織の目標と一致していることを確認してください。 これにより、従業員は、自分の貢献が組織の成功にどのように影響するかを理解できます。

チェックイン間のフォローアップ

パフォーマンス チェックインが 1 年を通してあまり行われない場合は、次の会議までのフォローアップがさらに重要になる可能性があります。 ベースに触れることは、従業員が目標を達成するための動機付けに役立ちます。 また、マネージャーは、合意されたアクション アイテムの進捗状況を確認することもできます。

潜在的な障害を発見するのが早ければ早いほど、成功への道を歩み続けることができます。 そして、交流すればするほど、チームを励まし、祝福することができます。

従業員のパフォーマンス チェックインの 5 つのメリット

エンゲージメントとパフォーマンスの間には切っても切れない関係があります。 熱心な従業員は、最高のパフォーマンスを発揮できる立場にあります。 しかし、職場でのエンゲージメントとモチベーションを高めることは難しい場合があります。 ここで、継続的なパフォーマンスに関する会話が行われます。

パフォーマンス チェックインは、マネージャに重要なパフォーマンス フィードバックを提供する機会を提供します。 このフィードバックをうまく活用すれば、従業員のエンゲージメント、パフォーマンス、定着率を高めることができます。

実際、Quantum Workplace による調査では、頻繁なパフォーマンス フィードバックと従業員のエンゲージメントとの間に明確な相関関係があることがわかりました。 従業員が上司から定期的かつ重要なフィードバックを受け取った場合、次のようになります。

• エンゲージメントが高い可能性が 2 倍高い
• 来年、現在の会社で働くと言う可能性は 2 倍高い

パフォーマンス チェックインが従業員に最も利益をもたらすように思えるかもしれません。 ただし、マネージャーは継続的な会話の恩恵を受けることもできます。

組織内でのエンゲージメントと定着率を向上させることは、ビジネスの成功にとって重要な要素です。 組織で従業員のパフォーマンス チェックインを実施することの 5 つのその他の利点を次に示します。

1. 従業員と上司の関係を強化する

年次のパフォーマンス レビューと毎日のステータス更新の間で、マネージャーは多くのことを見逃す可能性があります。 1 年間に非常に多くのことが起こるため、大規模です。 従業員が人生のさまざまな段階に入ると、マネージャーはチームが新しい領域をナビゲートできるように支援できます。

継続的なパフォーマンス チェックインは、従業員とマネージャーの関係を徐々に成長させるのに最適です。 また、より多くのチェックインを行うことで、従業員はより個人的かつ人間的なレベルでマネージャーとつながる機会を得ることができます。

あなたのチェックインが職場での素晴らしい関係を育むようにするために、出席し、親切にしてください。 これらの会話で積極的な役割を果たし、模範を示してください。

• 聞いて理解を深める
• 適切な質問でより深く探る
• 電話、メール、Slack を閉じたままにする

重要なフィードバックを受け取るのは難しい場合があります。 あなたのパフォーマンスに関するフィードバックは、思いやりのある場所から得られるべきです。 これらの会話では、話し方に配慮してください。

2. パフォーマンスに影響を与える前に機会の領域を発見する

従業員とマネージャーの両方がパフォーマンスの改善に責任を負います。 しかし、パフォーマンスについて話すために年に 1 回会議を行うことは、従業員を落胆させ、マネージャーを混乱させる可能性があります。

次の機会が一度しかない場合、従業員はサポートされていると感じたり、組織にとどまるように駆り立てられたりしません。

• 助けを求める
• 彼らの視点を共有する
• 調整する

従業員が成功するために何が必要かをマネージャーが理解していなければ、チームの目標やビジネスの成果を効果的に推進することはできません。

パフォーマンス チェックを頻繁に行うことで、管理者は対象分野の専門家としての強みを示すことができます。 ステータスの更新を求める代わりに、マネージャーは従業員を指導し、専門家のアドバイスを提供できます。

また、従業員が自分の業績についてもっと話し合えるようになると、管理者はリアルタイムの問題に対応できるようになります。 彼らは個人にコースを修正する機会を与えることさえできます. 小さな調整が、個人とチームの目標の結果に大きな違いをもたらす可能性があります。

3. 個人とチームの目標をビジネスの成果に合わせる

熱心な従業員は、ビジネスの成功にどのように貢献しているかを理解しています。 そのため、年次業績評価以外で従業員の目標について話し合うことが重要です。

パフォーマンス チェックインでは、従業員が質問できるスペースを確保してください。 そうすることで、目標の背後にある「理由」について理解を深めることができます。 明確な目的を持つ目標:

• 明確さを提供して成功を達成する
• チームとビジネスの目標への整合性を構築します
• パフォーマンスを評価するための期待値を設定する

チェックイン ミーティングは、大小を問わず成果を祝う絶好の機会でもあります。 評価は、従業員エンゲージメントの既知の要因です。 また、高いパフォーマンスとビジネスの成功とも相関しています。 チェックインを活用して、親密で個人的なレベルで感謝の気持ちを示しましょう。

4. 成功のための計画を作成するための熟考を促す

あなたのチェックインが従業員の業績についてのみ議論する場合、あなたはマークを逃しています。 2020 年に退職した従業員の 38% だけが、仕事でキャリアの成長と開発の機会を見たと答えました。 これは、組織で将来を見据えている従業員は会社にとどまる可能性が高く、そうでない従業員は退職する可能性が高いことを示唆しています。

パフォーマンス チェックインは、従業員が現在および将来何を求め、何を必要としているのかを理解するのに最適です。 明確なキャリア成長と専門能力開発の機会:

• エンゲージメントとパフォーマンスを促進
• 従業員が新しいスキルを習得できるように支援する
• 会社の目標に影響を与える能力を向上させる

目標を設定または修正するときは、必ず 360 度のフィードバックを収集してください。 さまざまな視点をまとめると、従業員の業績をより包括的に把握するのに役立ちます。 このフィードバックは、保持と成功の可能性を判断するのに役立ちます。

過去のパフォーマンスに関する会話を振り返ることは、従業員とマネージャーが将来の成功を促進するのに役立ちます。 以前の話し合いのメモやアクション アイテムを掘り下げて、従業員がどのように成長し、改善したかを確認します。 どのような障壁が邪魔になっているのか、また、目標を達成し続けるためにどこに集中できるのかを明らかにします。

5. よりスマートでデータ主導の意思決定を行うための貴重な洞察を提供する

従業員エンゲージメント調査は、組織がエンゲージメントの全体像を把握するのに役立ちます。 しかし、調査データは多くの場合機密情報であり、集計されているため、リーダーが有意義な影響を与えることは困難です。 パフォーマンスに関する会話は、リーダーに貴重なコンテキストを提供します。 このコンテキストは、リーダーが従業員のエンゲージメント、パフォーマンス、定着率に影響を与えているものを理解するのに役立ちます。

何が従業員の成功を妨げているかを知ることで、行動する力が得られるはずです。 しかし、演技は必ずしも十分ではありません。 行動するというあなたのコミットメントを示し、改善のために行っていることを伝えてください。 そうすることで、従業員は組織の成長と成功を支援する意欲を高めることができます。

仕事、チーム、および組織の関与に対する従業員の認識を理解するために時間を投資します。 これらのインサイトを従業員が提供するコンテキストと組み合わせると、よりスマートなビジネス上の意思決定を行うことができます。

結論

ビジネスの変化に伴い、従業員はマネージャーからの継続的なサポートを必要とします。 マネージャーは、従業員の関与を維持し、最高の可能性を発揮できるようにする上で重要な役割を果たします。 従業員のパフォーマンス チェックインは、マネージャーと従業員にとって優れたツールです。 障害を克服し、より良いコーチになり、個人、チーム、およびビジネスの成功を促進するために、これらのミーティングに挑戦してください。