دليلك إلى تسجيلات أداء الموظف

عندما يلتقي المديرون بموظفيهم أكثر ، فإنهم يحصلون على صورة أفضل لتجربتهم في العمل.

وهذا يشمل الأداء والنمو الوظيفي والتطوير وحتى مشاركة الموظفين. تمنح عمليات التحقق من الأداء المديرين البيانات التي يحتاجون إليها لتدريب الموظفين في الوقت الحالي ، بدلاً من تقييم الماضي.

تساعد عمليات تسجيل أداء الموظف:

• يفهم الموظفون مساهماتهم وتأثيرهم
• يقدم المديرون ملاحظات منتظمة تتوافق مع أداء الفريق
• يبني القادة قوة عاملة تنافسية من خلال التوفيق بين نجاح الموظف والأعمال

لا ينبغي أن تقيس عمليات تسجيل الوصول للأداء الأداء فقط. عندما يتم التعامل مع العقلية الصحيحة ، يمكن أن تؤدي عمليات تسجيل الوصول إلى تعزيز نجاح الموظف والأعمال.

ما هي تسجيلات أداء الموظف؟

تحدث مراجعات أداء الموظف التقليدية مرة واحدة في السنة وتقيم الأداء السابق. لكن برامج إدارة الأداء الحديثة تشجع على استراتيجية مستمرة للتقدم والنمو. أدخل تسجيلات أداء الموظف.

تسجيلات أداء الموظف هي محادثات بين المدير وموظفيه. الغرض من هذه الاجتماعات هو أن يقوم المشاركون بإعطاء وتلقي ملاحظات الأداء.

يستخدم المديرون هذه الاجتماعات لمناقشة الموضوعات التي تؤثر على تجربة الموظف. اعتمادًا على احتياجات موظفيك ، قد تتم مراجعة:

• النمو والتطور الوظيفي

• الاعتراف والشعور بالتقدير
• محاذاة الأهداف والأدوار
• اداء وظيفى
• ردود الفعل التنظيمية
• العلاقات وفعالية المدير
• توازن الحياة مع العمل

كيفية إجراء عمليات التحقق من الأداء مع موظفيك

لتحقيق أقصى استفادة من عمليات التحقق من الأداء ، يحتاج القادة إلى وضع توقعات واضحة. عندما يعرف الطرفان ما يمكن توقعه ، يمكنهما الاستعداد بشكل أفضل. قبل تسجيل الوصول لأول مرة ، تأكد من معرفة اللوجيستيات.

فيما يلي كيفية إجراء عمليات تحقق مفيدة للأداء مع موظفيك.

1. اختر الإيقاع الصحيح

عمليات التحقق من الأداء هي محادثات مستمرة. يمكن أن تحدث كل ثلاثة أشهر أو شهرية أو حتى أسبوعية. تسمح الاجتماعات المتكررة للمديرين بالعمل كمدربين لمساعدة الموظفين على النجاح. للتأثير على أداء موظفيك ، ابدأ ببناء إيقاع ثابت.

يوصي خبراء مكان العمل بإجراء عمليات تحقق أداء الموظف شهريًا على الأقل لمساعدة المديرين:

• ابق على اطلاع على تقدم الأداء
• ضمان التوافق مع الأهداف الفردية والجماعية
• احتفل بالنجاحات وادعم الفشل
• بناء علاقات منفتحة وثقة

اعتمادًا على تشكيل فرقك ، قد تكون الإيقاع ربع السنوي أكثر ملاءمة. لا يزال هذا التكرار يسمح للموظفين بتعديل وإكمال الأهداف ربع السنوية أو السنوية. لكن تسجيلات الوصول الأسبوعية يمكن أن تساعد المديرين على فهم التقدم والتحديثات اليومية.

2. اختر موقعًا

يمكن أن يؤدي تغيير المشهد الخاص بك لعمليات التحقق من الأداء إلى تحسين المناقشة. على عكس مراجعات الأداء ، تسمح عمليات تسجيل الوصول بمحادثات أكثر حرية (وأحيانًا شخصية). الذهاب لتناول الغداء أو تناول القهوة مع موظف لتسجيل الوصول يمكن أن يساعد في ضبط نغمة المناقشة.

3. حدد نيتك

تساعد الاجتماعات الفردية المنتظمة المديرين على تقليل التحيز عند تقييم الأداء. لا تعكس التقييمات السنوية أمثلة في الوقت الفعلي للأداء أو التقدم. يمكن أن يؤثر ذلك على الطريقة التي يقيس بها المديرون فرص تحسين الموظف.

أفضل ممارسات التحقق من أداء الموظف

من السهل فهم تسجيلات الأداء ، ولكن قد يكون من الصعب تنفيذها. اتبع هذه النصائح لتنفيذ محادثة أداء جذابة.

بناء أجندة مشتركة

هل تريد معرفة أفضل طريقة لجعل الموظفين مشاركين نشطين في أدائهم في العمل؟ إنشاء أجندة مشتركة. عندما يتمكن الموظفون من المساهمة في موضوعات المناقشة ، سيكونون أكثر تقبلاً للتعليقات. وعندما يعرف المديرون ما يريد الموظفون مناقشته ، يمكنهم الاستعداد لتدريبهم مقابل إلقاء محاضرة.

جدول الأعمال المشترك يساوي الملكية المشتركة. هذا يساعد كلا الطرفين:

• تعاون مقدمًا
• قم بإحضار المحتوى ذي الصلة إلى الطاولة
• تحسين المناقشة لتحقيق النجاح في المستقبل

سيضمن جدول الأعمال الصحيح أن يغطي اجتماعك جميع جوانب تجربة الموظف. إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ ، فاستفد من نموذج الاجتماع الفردي. يضمن نموذج GOOD (الأهداف والعقبات والفرص والقرارات) أن المديرين والموظفين يقضون وقتًا متساويًا في تحديد نقاط الألم والعمل معًا لحل هذه المشكلات في المستقبل.

اطرح أسئلة تحقق الأداء الصحيحة

بمجرد إنشاء جدول أعمالك ، سترغب في قضاء بعض الوقت في الاستعداد للمحادثة. تسمح عمليات تسجيل الوصول بمحادثة أكثر مرونة. يمكن أن تتراوح الموضوعات من النمو الوظيفي والتطوير إلى تفضيلات التعرف ، بناءً على احتياجات موظفيك.

لكن هذه المرونة اللامحدودة يمكن أن تكون شاقة للمديرين. لهذا السبب من المهم طرح الأسئلة الصحيحة.

كن محددًا وصادقًا

إن اختيار الأسئلة الصحيحة لتوجيه محادثتك ما هو إلا الخطوة الأولى. قبل تسجيل الأداء التالي ، تأكد من أنك تعرف التعليقات التي تريد مشاركتها. تعال مستعدًا مع أمثلة لدعم ملاحظاتك. قد يكون من الصعب قبول الملاحظات وتنشيطها بدون فهم مشترك.

تعامل مع كل محادثة بصدق. من الأفضل دائمًا أن تقول ما تقصده وتعني ما تقوله. يجب أن تساعد هذه المحادثات موظفيك على النمو والتغلب على التحديات. تبني عقلية النمو - حيث يكون لدى الجميع القدرة على التحسن.

دون ملاحظات

بمرور الوقت ، يمكن أن يصبح سياق تسجيلات الوصول أقل وضوحًا. يساعد تدوين الملاحظات - سواء كانت مكتوبة بخط اليد أو من خلال أداة عبر الإنترنت - في بناء المساءلة. يؤدي توثيق محادثاتك إلى تقليل التحيز ودمج الملاحظات الهامة في تقييمات الأداء الخاصة بك.

لكن تدوين الملاحظات من أجل التوثيق ليس ذا قيمة. الاجتماع أكثر يعني المزيد من المحادثات لتتبعها. من خلال تدوين الملاحظات ، يمكنك تطوير أرشيف لتاريخ تسجيل الوصول السابق. سيساعدك هذا في رسم صورة أكثر اكتمالاً لأداء الموظف بمرور الوقت.

يجب أن تتبع ملاحظات الاجتماع ما يلي:

• المواضيع التي تمت مناقشتها
• فرص للاستكشاف
• الخطوات التالية القابلة للتنفيذ

تمنح الملاحظات الجيدة الموظفين فهمًا واضحًا لمناقشتك وما يمكنهم فعله بعد ذلك لتحسين أدائهم.

تعاون في الخطوات التالية

من القواعد الأساسية الجيدة لأي اجتماع ألا تغادر أبدًا دون تحديد الخطوات التالية. حتى إذا كانت الخطوة التالية هي التواصل مع القاعدة قبل تسجيل الوصول التالي ، فإن تدوين الإجراءات أو القرارات يشجع على التقدم والملكية.

في بعض الحالات ، قد تؤدي عمليات التحقق من الأداء إلى أهداف شخصية أكبر. في هذه الحالة ، قد تتضمن عناصر عملك تحديد أهداف فردية أو جماعية. تأكد من أن هذه تتوافق مع الأهداف التنظيمية. يضمن ذلك فهم الموظفين لكيفية تأثير مساهماتهم على نجاح مؤسستك.

المتابعة بين عمليات تسجيل الوصول

إذا كانت تسجيلات الأداء الخاصة بك تحدث بشكل أقل على مدار العام ، فقد يكون من الأكثر أهمية المتابعة بين الاجتماعات. تساعد قاعدة اللمس في تحفيز الموظفين لتحقيق أهدافهم. كما يسمح للمديرين بالتحقق من التقدم المحرز في بنود العمل المتفق عليها.

كلما اكتشفت حواجز الطرق المحتملة مبكرًا ، كان من الأفضل مساعدتهم على البقاء على طريق النجاح. وكلما زاد تفاعلك ، زادت قدرتك على تشجيع فرقك والاحتفال بها.

5 فوائد لفحص أداء الموظف

هناك رابط لا ينفصم بين المشاركة والأداء. الموظفون المندمجون هم في وضع أفضل لأداء أفضل ما لديهم. لكن قد يكون من الصعب دفع المشاركة والتحفيز في العمل. هذا هو المكان الذي تلعب فيه محادثات الأداء المستمرة.

تمنح تسجيلات الأداء المديرين الفرصة لتقديم ملاحظات مهمة عن الأداء. عند استخدامها بشكل جيد ، يمكن أن تعزز هذه التعليقات مشاركة الموظفين وأدائهم واستبقائهم.

في الواقع ، وجد البحث الذي أجراه Quantum Workplace ارتباطًا واضحًا بين ملاحظات الأداء المتكررة ومشاركة الموظفين. عندما يتلقى الموظفون ملاحظات منتظمة وحاسمة من مديرهم ، فهم:

• من المرجح مرتين أن تكون متفاعلًا بشكل كبير
• من المرجح أن يقولوا مرتين أنهم سيعملون في شركتهم الحالية في العام المقبل

قد يبدو أن عمليات التحقق من الأداء تفيد الموظفين أكثر من غيرها. ولكن ، يمكن للمديرين أيضًا جني فوائد المحادثات المستمرة.

يعد تحسين المشاركة والاحتفاظ في مؤسستك من العناصر الحاسمة لنجاح الأعمال. فيما يلي 5 مزايا أخرى لإجراء عمليات التحقق من أداء الموظفين في مؤسستك.

1. بناء علاقات أقوى بين الموظف والمدير

بين مراجعات الأداء السنوية وتحديثات الحالة اليومية ، يمكن أن يفوت المدراء الكثير. كبير جزئيًا لأن الكثير يحدث في غضون عام. مع دخول الموظفين إلى مراحل مختلفة من حياتهم ، يمكن للمديرين مساعدة فرقهم على التنقل في مناطق جديدة.

تعد عمليات تسجيل الوصول المستمرة للأداء رائعة لتحقيق نمو متزايد في العلاقات بين الموظف والمدير. كما أن تسجيل المزيد يمنح الموظفين الفرصة للتواصل مع مديريهم على المستوى الشخصي والإنساني بشكل أكبر.

كن حاضرًا وكن لطيفًا للتأكد من أن تسجيلات الوصول الخاصة بك تعزز علاقات رائعة في العمل. كن قدوة من خلال القيام بدور نشط في هذه المحادثات:

• استمع لتفهمك
• استقصاء أعمق بالأسئلة الصحيحة
• احتفظ بهاتفك وبريدك الإلكتروني و Slack مغلقًا

قد يكون من الصعب تلقي التعليقات النقدية. يجب أن تأتي ملاحظات الأداء الخاصة بك من مكان الاهتمام. كن مراعيا مع تسليمك في هذه المحادثات.

2. اكتشف المجالات للفرص قبل أن تؤثر على الأداء

يتحمل كل من الموظفين والمديرين مسؤولية تحسين الأداء. لكن الاجتماع مرة واحدة في السنة للتحدث عن الأداء يمكن أن يشعر بالإحباط للموظفين ويعيق المديرين.

لن يشعر الموظفون بالدعم أو الدافع للبقاء في المنظمة إذا كانت لديهم فرصة واحدة فقط لـ:

• طلب المساعدة
• شارك وجهة نظرهم
• إجراء تعديلات

إذا لم يفهم المديرون ما يحتاجه موظفوهم للنجاح ، فلن يكونوا فعالين في قيادة أهداف الفريق أو نتائج الأعمال.

تسمح تسجيلات الأداء المتكررة للمديرين بإظهار نقاط قوتهم كخبراء في الموضوع. بدلاً من طلب تحديثات الحالة ، يمكن للمديرين توجيه موظفيهم وتقديم مشورة الخبراء.

وعندما يستطيع الموظفون مناقشة أدائهم أكثر ، يمكن للمديرين الاستجابة لقضايا الوقت الفعلي. يمكنهم حتى إعطاء الأفراد فرصة لتصحيح المسار. يمكن أن تحدث التعديلات الصغيرة فرقًا كبيرًا في نتيجة الأهداف الفردية والجماعية.

3. التوفيق بين الأهداف الفردية والجماعية لنتائج الأعمال

يفهم الموظفون المندمجون كيف يساهمون في نجاح الأعمال. وهذا هو سبب أهمية مناقشة أهداف الموظف خارج مراجعات الأداء السنوية.

تأكد من أن تسجيلات الأداء الخاصة بك تترك مساحة للموظفين لطرح الأسئلة. القيام بذلك يساعدهم على اكتساب فهم حول "السبب" وراء أهدافهم. أهداف ذات غرض واضح:

• توفير الوضوح لتحقيق النجاح
• يبني التوافق مع أهداف الفريق والعمل
• يضع التوقعات لتقييم الأداء

تعتبر اجتماعات تسجيل الوصول أيضًا وقتًا رائعًا للاحتفال بالإنجازات - كبيرة كانت أم صغيرة. التقدير هو محرك معروف لمشاركة الموظفين. كما أنه يرتبط بالأداء العالي ونجاح الأعمال. استفد من عمليات تسجيل الوصول لإظهار تقديرك على المستوى الفردي والحميمي.

4. شجع التفكير لوضع خطة للنجاح

إذا كانت عمليات تسجيل الوصول الخاصة بك تناقش أداء الموظف فقط ، فأنت تفتقد العلامة. في عام 2020 ، قال 38٪ فقط من الموظفين المغادرين إنهم رأوا نموًا وظيفيًا وفرصًا للتطوير لأنفسهم في العمل. يشير هذا إلى أن الموظفين الذين يرون مستقبلًا في مؤسسة ما هم أكثر عرضة للبقاء ، وأولئك الذين لا يرون ذلك سوف يغادرون.

تعتبر عمليات التحقق من الأداء مثالية لفهم ما يريده الموظفون ويحتاجونه - الآن وفي المستقبل. النمو الوظيفي الواضح وفرص التطوير المهني:

• دفع المشاركة والأداء
• ساعد الموظفين على اكتساب مهارات جديدة
• تحسين قدرتهم على التأثير على أهداف الشركة

عند تحديد الأهداف أو مراجعتها ، تأكد من جمع 360 تعليقًا. يمكن أن يساعدك تجميع مجموعة متنوعة من وجهات النظر في الحصول على رؤية أكثر شمولاً لأداء الموظف. يمكن أن تساعدك هذه التعليقات في تحديد احتمالية الاحتفاظ بها والنجاح.

يساعد التفكير في محادثات الأداء السابقة الموظفين والمديرين على تحقيق النجاح في المستقبل. تعمق في الملاحظات أو عناصر العمل من المناقشات السابقة لترى كيف تطور الموظفون وتحسنوا. اكتشف العوائق التي تعترض طريقهم ، وأين يمكنهم التركيز لمواصلة تحقيق أهدافهم.

5. توفير رؤية قيمة لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وقائمة على البيانات

تساعد استطلاعات مشاركة الموظفين المؤسسات على رؤية الصورة الكبيرة للمشاركة. لكن بيانات الاستطلاع غالبًا ما تكون سرية ومجمعة ، مما يجعل من الصعب على القادة إحداث تأثير ذي مغزى. تزود محادثات الأداء القادة بسياق لا يقدر بثمن. يساعد هذا السياق القادة على فهم ما يؤثر على مشاركة الموظفين وأدائهم واستبقائهم.

إن معرفة ما ينتقص من نجاح الموظف يجب أن يمكّنك من التصرف. لكن التمثيل لا يكفي دائمًا. أظهر التزامك بالعمل والتواصل مع ما تفعله لتحسينه. عندما تفعل ذلك ، سيكون الموظفون أكثر تحفيزًا لمساعدة مؤسستك على النمو والنجاح.

استثمر الوقت في فهم تصورات الموظفين للعمل والفريق والمشاركة التنظيمية. قم بإقران هذه الأفكار مع السياق الذي يوفره موظفوك وستكون في طريقك لاتخاذ قرارات عمل أكثر ذكاءً.

استنتاج

مع تغير عملك ، سيحتاج موظفوك إلى دعم مستمر من مديريهم. يلعب المديرون دورًا مهمًا في ضمان استمرار مشاركة الموظفين والأداء بأعلى إمكاناتهم. تسجيلات أداء الموظف هي أداة رائعة للمديرين والموظفين. جرب هذه الاجتماعات للتغلب على العقبات ، وكن مدربًا أفضل ، وادفع نجاح الفرد والفريق والأعمال.