Bagaimana Program Bantuan Karyawan Menguntungkan Perusahaan Anda

Ada hal-hal tertentu dalam hidup yang tidak bisa Anda hindari.

Seperti membayar pajak atau mendapatkan vaksinasi di dokter. Hampir tidak mungkin untuk menghindari stres di luar pekerjaan. Kehidupan terjadi, dan terkadang karyawan membawa stres itu ke tempat kerja.

Ketika stres ini menjadi terlalu berat untuk ditanggung, program bantuan karyawan dapat sangat membantu dalam membuat apa pun yang dihadapi karyawan di luar - atau bahkan di dalam - kantor menjadi lebih mudah dikelola.

Apa itu program bantuan karyawan?

Program bantuan karyawan (EAP) adalah program yang diajukan oleh organisasi untuk karyawan mereka yang menyediakan jaringan layanan untuk membantu karyawan menavigasi perubahan hidup, stres, masalah pribadi, dan masalah lain yang mempengaruhi produktivitas atau kinerja mereka.

Sudah umum bagi para profesional SDM dalam suatu organisasi untuk memanfaatkan   perangkat lunak manajemen ketidakhadiran   saat membuat EAP untuk mengetahui kapan karyawan mengambil cuti kerja untuk fokus pada kesejahteraan mereka, berapa banyak waktu istirahat yang digunakan, dan apakah kebijakan internal dipatuhi. Beberapa alat juga dapat menangani keadaan khusus seputar ketidakhadiran, seperti cuti jangka panjang berdasarkan Family Medical Leave Act (FMLA).

Majikan biasanya mensponsori program ini, sukarela, rahasia, dan gratis bagi siapa saja untuk ikut serta. Anda biasanya dapat menemukan rincian program ini di dalam organisasi   kompensasi dan keuntungan   kemasan.

Apa saja yang termasuk dalam program bantuan karyawan?

Bergantung pada ukuran organisasi dan sumber daya yang mereka miliki untuk didedikasikan untuk EAP, program dapat menyertakan daftar panjang dukungan yang tersedia.

• Masalah kesehatan mental: EAP akan membantu karyawan saat mereka menghadapi depresi, kecemasan intervensi krisis, manajemen stres yang harus dihindari   kelelahan kerja, konseling kesedihan, dan masalah kesehatan perilaku seperti gangguan makan. Program bantuan karyawan dapat mencakup masalah emosional lainnya, seperti kesulitan tidur dan kehilangan orang yang dicintai.
• Masalah kesehatan dan pengasuhan: Selain menjaga kesejahteraan mereka sendiri dengan rencana kebugaran, panduan nutrisi, dan mengelola penyakit seperti diabetes dan penyakit jantung, EAP juga dapat menjangkau karyawan yang menjadi pengasuh atau merawat anggota keluarga. Ini termasuk membantu karyawan menemukan layanan penitipan anak, panti jompo, penitipan anak di rumah, atau pengasuhan orang tua.
• Layanan keluarga: EAP yang mencakup layanan keluarga menyediakan sesi konseling pernikahan, keluarga berencana, tindakan keselamatan anak, dan masalah hukum tentang kekerasan emosional atau fisik kepada karyawan.
• Konseling: Selain konseling pernikahan, EAP dapat menawarkan dukungan rahasia kepada karyawan untuk masalah pribadi atau yang berhubungan dengan pekerjaan melalui layanan konseling jangka panjang dan pendek.
• Layanan keuangan: Karyawan yang membutuhkan bantuan mengenai saran penganggaran, pembayaran utang, pembentukan dana darurat, atau strategi untuk mencapai kebiasaan belanja yang sehat dapat menemukannya di EAP.
• Dukungan penyalahgunaan zat: Jika seorang karyawan menderita kecanduan, ketergantungan bahan kimia, atau perjudian, mereka dapat mencari bantuan dalam program bantuan karyawan.
• Masalah terkait pekerjaan: Ketika seorang karyawan menghadapi masalah di tempat kerja, seperti mengelola hubungan dengan rekan kerja atau membuat perubahan karier, layanan EAP dapat mengarahkan mereka ke arah yang benar dan menawarkan solusi.

Cara kerja program bantuan karyawan

Terlepas dari seberapa besar atau kecil masalahnya, seorang karyawan mungkin mencari bantuan EAP ketika mereka berada di bawah banyak tekanan emosional baik dari kekacauan profesional, keluarga, atau perkawinan. Sebagaimana dinyatakan, program-program ini biasanya disubsidi dan didanai oleh pemberi kerja.

Ketika seorang karyawan membutuhkan salah satu layanan yang ditawarkan dalam program ini, mereka dapat menghubungi dokter secara online atau melalui telepon sesering yang mereka inginkan, tanpa biaya, setiap saat sepanjang hari.

Organisasi yang telah mengalami sesuatu seperti tragedi yang terkait dengan tempat kerja juga dapat memilih untuk memiliki konselor EAP khusus yang datang ke lokasi untuk berbicara dengan karyawan secara langsung.

Penting untuk diingat bahwa EAP bukanlah rencana asuransi kesehatan yang sebenarnya atau cara untuk memberikan dukungan keuangan kepada karyawan. EAP umumnya tidak dapat mendiagnosis masalah kesehatan atau menggantikan perawatan medis yang sebenarnya atau evaluasi psikologis.

Berapa biaya program bantuan karyawan?

Untuk karyawan, EAP umumnya ditawarkan tanpa biaya, hingga batas paket tertentu. Berdasarkan   Asosiasi Perdagangan Bantuan Karyawan, meskipun tidak gratis untuk ditawarkan oleh pemberi kerja, laba atas investasi (ROI) biasanya $3,00 atau lebih sebagai imbalan untuk setiap $1,00 yang diinvestasikan dalam EAP.

Biaya untuk pemberi kerja biasanya sepadan karena diimbangi dengan peningkatan produktivitas, efisiensi, dan penghematan perawatan kesehatan pemberi kerja potensial yang datang dengan perawatan medis yang lebih serius yang ditanggung oleh asuransi.

Intinya bagi pemberi kerja adalah bahwa biayanya akan bergantung pada apa yang Anda pilih untuk ditawarkan kepada karyawan di dalam EAP, karena program yang lebih besar akan lebih mahal, dan menyediakannya kepada sejumlah besar karyawan juga memerlukan biaya. Rata-rata, biaya per karyawan dapat berkisar dari $ 12 hingga $ 40.

Manfaat program bantuan karyawan

Sebagai pemberi kerja, ada banyak manfaat yang dapat ditawarkan oleh program bantuan karyawan kepada staf dan keuntungan bagi perusahaan secara keseluruhan.

Peningkatan manajemen stres

Karyawan Anda memiliki banyak hal, dan ada kemungkinan besar penyebab stres mereka menyebabkan mereka menjadi kurang produktif di tempat kerja. Memiliki alat yang tepat untuk mengelola tingkat stres mereka dengan lebih baik dapat memberi mereka keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik. Plus, mereka akan merasa didukung ketika menghadapi masalah kesehatan, merawat anggota keluarga, atau membutuhkan konseling keuangan.

Selain itu, berkurangnya stres di luar tempat kerja dapat membantu karyawan merasa lebih istirahat, lebih produktif, dan lebih efisien saat bekerja.

Penurunan kehadiran dan ketidakhadiran

Menawarkan karyawan EAP yang mengutamakan kebutuhan mereka dapat berkurang   presenteeisme   dan absensi.

Presenteeism adalah ketika karyawan sedang bekerja tetapi mengalami kurangnya produktivitas karena masalah fisik, mental, atau emosional yang menyebabkan mereka terganggu dan kesehatan mereka menderita saat bekerja. Ketidakhadiran serupa, kecuali karyawan memilih untuk tinggal di rumah dari pekerjaan atau membatalkan pekerjaan mereka daripada masuk.

Keduanya dapat merugikan keberhasilan suatu organisasi, tetapi ketika karyawan merasa didukung dari EAP, itu dapat mengurangi kedua kejadian ini terjadi, karena menyediakan sumber daya yang dibutuhkan staf untuk mengurangi stres mereka dan meningkatkan kesehatan karyawan.

Retensi karyawan yang lebih besar

Karyawan yang tidak merasa terlibat atau puas di tempat kerja, dengan keseimbangan kerja/kehidupan yang tidak sehat, cenderung melakukan satu hal: meninggalkan pekerjaan mereka.

Misalkan sebuah perusahaan menawarkan akses tim mereka ke EAP yang memberdayakan mereka untuk menjalani kehidupan yang lebih sehat sambil memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk membuat perubahan positif. Dalam hal ini, ini menunjukkan bahwa mereka peduli dengan karyawan mereka dan kesejahteraan serta kebahagiaan jangka panjang mereka. Hal ini akan meningkatkan loyalitas karyawan untuk tetap bekerja dengan perusahaan lebih lama.

Lebih sedikit klaim kompensasi pekerja

Tergantung pada industrinya, departemen sumber daya manusia dapat menghabiskan banyak waktu untuk menangani kecelakaan dan klaim kompensasi pekerja. Ketika karyawan dapat mengelola stres dengan lebih baik melalui EAP, mereka tidak hanya lebih bahagia dan lebih produktif, mereka juga bekerja lebih cerdas dan lebih aman, terutama dalam hal pekerjaan yang membutuhkan tenaga fisik atau manual.

Berinvestasi dalam program bantuan karyawan dapat menurunkan kemungkinan kecelakaan dan klaim kompensasi pekerja.

Strategi rekrutmen yang lebih baik

Jika organisasi Anda menawarkan program bantuan karyawan, memberi tahu kandidat detailnya dapat menjadi bagian dari   strategi pemasaran rekrutmen. Jika seorang kandidat berada di antara bekerja untuk perusahaan yang menawarkan EAP komprehensif kepada karyawan dan organisasi lain yang tidak memberikan tunjangan karyawan tersebut, EAP bisa menjadi tips kandidat untuk memilih bisnis Anda.

Lebih sedikit perselisihan antar karyawan

Penindasan, pertengkaran kantor, dan bahkan kekerasan di tempat kerja dapat mengubah lingkungan kerja yang paling bahagia menjadi tempat yang beracun. Karyawan yang memanfaatkan apa yang ditawarkan EAP dapat mencari bantuan atau dukungan terkait masalah apa pun yang terkait dengan pekerjaan cenderung tidak terlibat dalam perselisihan dengan rekan kerja atau anggota tim.

Persyaratan program bantuan karyawan

Itu   Asosiasi Profesi Bantuan Karyawan   (EAPA) menetapkan pedoman untuk program bantuan karyawan, yang menyatakan bahwa mereka harus memiliki kebijakan tertulis yang menetapkan kerahasiaan klien, bahwa perlu ada cukup banyak tenaga profesional bantuan karyawan yang terlatih, dan bahwa ada prosedur formal untuk menindaklanjuti atau memantau karyawan yang menggunakan EAP.

Kebijakan tertulis harus menentukan hubungan EAP dengan organisasi dan mendefinisikan ruang lingkup dan batasan layanan yang diberikan. Tujuan kebijakan ini adalah untuk memberikan detail yang tepat kepada karyawan tentang fungsi EAP dan memastikan semua orang memahami EAP dan bagaimana seharusnya digunakan dalam suatu organisasi.

Bagaimana mengelola program bantuan karyawan

Sebagai pemberi kerja yang tertarik untuk menawarkan EAP, ingatlah bahwa Anda bertanggung jawab untuk mematuhi undang-undang privasi tertentu. Jika ada saatnya ketika seorang profesional SDM mengamanatkan seorang karyawan mencari bantuan menggunakan EAP, aturan harus dipatuhi.

Saat melakukan rujukan EAP wajib, adalah kepentingan terbaik pemberi kerja untuk mencari nasihat dari luar yang memverifikasi bahwa mereka mengikuti langkah-langkah yang tepat. Ini karena, tergantung pada apa yang ditawarkan EAP, itu dapat dianggap sebagai rencana kesehatan kelompok, yang akan membuat mereka tunduk pada COBRA dan undang-undang federal lainnya yang berlaku untuk rencana kesehatan kelompok.

Jika perusahaan Anda memberikan rujukan, bukan dukungan langsung terkait medis, Anda tidak akan tunduk pada COBRA atau pedoman dalam Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA). Ini berubah saat menawarkan dukungan terkait medis, seperti konseling kesehatan mental atau perawatan untuk penggunaan zat atau penyalahgunaan alkohol.

Contoh bagaimana EAP dapat bekerja untuk karyawan Anda

Untuk melihat lebih baik bagaimana EAP dapat digunakan di organisasi Anda, mari kita pertimbangkan sebuah contoh.

Seorang karyawan mengalami kekerasan dalam rumah tangga di rumah. Hal ini menyebabkan mereka datang untuk bekerja terlambat dan tinggal lebih lama, tetapi kurang produktif dan lebih terganggu daripada biasanya. Manajer yang jeli di perusahaan dengan EAP yang ditetapkan dapat merujuk karyawan ini ke departemen SDM. Di sana, karyawan dapat menerima informasi yang mereka butuhkan tentang EAP dan bagaimana mereka dapat mencari konseling atau dukungan lainnya.

Karena EAP adalah program rahasia, karyawan diberikan sumber daya yang sesuai untuk melarikan diri dari situasi kekerasan dalam rumah tangga mereka. EAP juga dapat menerapkan protokol yang mencegah pasangan muncul di tempat kerja secara tidak terduga dan berpotensi membahayakan mereka atau orang lain.

Bantuan yang dibutuhkan karyawan Anda

Program bantuan karyawan dapat memberi anggota tim kelegaan yang mereka butuhkan untuk kembali ke jalur semula. Pada akhirnya, kehidupan terjadi di luar kantor, dan organisasi Anda dapat menjadi uluran tangan yang dibutuhkan karyawan selama masa duka, ketidakpastian, kesehatan yang buruk, atau anggota keluarga yang mengkhawatirkan. EAP adalah cara Anda menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda peduli dengan mereka dan menghargai semua yang mereka lakukan untuk organisasi Anda.

Untuk lebih banyak ide tentang bagaimana menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda peduli, pertimbangkan untuk menawarkan lebih banyak waktu luang agar mereka bisa mendapatkan istirahat yang mereka butuhkan.