Comment un programme d'aide aux employés profite à votre entreprise

Il y a certaines choses dans la vie que vous ne pouvez pas éviter.

Comme payer vos impôts ou vous faire vacciner chez le médecin. Il est également presque impossible d'éviter le stress en dehors du travail. La vie se passe, et parfois les employés apportent ce stress avec eux sur le lieu de travail.

Lorsque ce stress devient trop lourd à supporter, un programme d'aide aux employés peut grandement contribuer à rendre plus facile à gérer tout ce avec quoi un employé est aux prises à l'extérieur - ou même à l'intérieur - du bureau.

Qu'est-ce qu'un programme d'aide aux employés?

Un programme d'aide aux employés (PAE) est un programme mis en place par une organisation pour leurs employés qui fournit un réseau de services pour aider les employés à gérer les changements de vie, le stress, les problèmes personnels et d'autres problèmes affectant leur productivité ou leur performance au travail.

Il est courant pour les professionnels des RH au sein d'une organisation d'utiliser   logiciel de gestion des absences   lors de la création d'un PAE pour savoir quand les employés s'absentent du travail pour se concentrer sur leur bien-être, combien de temps est utilisé et si les politiques internes sont respectées. Certains outils peuvent également gérer des circonstances particulières liées aux absences, comme les congés de longue durée en vertu de la Family Medical Leave Act (FMLA).

L'employeur a généralement parrainé ces programmes, volontaires, confidentiels et gratuits pour quiconque. Vous pouvez généralement trouver des détails sur ce programme dans le site Web d'une organisation.   avantages et compensation   forfait.

Qu'est-ce qui est inclus dans un programme d'aide aux employés?

Selon la taille d'une organisation et les ressources dont elle dispose pour se consacrer à un PAE, le programme peut inclure une longue liste de soutien disponible.

• Problèmes de santé mentale : un PAE aiderait les employés à faire face à la dépression, à l'anxiété d'intervention en cas de crise, à la gestion du stress pour éviter   l'épuisement professionnel, les conseils en cas de deuil et les problèmes de santé comportementale comme les troubles de l'alimentation. Un programme d'aide aux employés peut inclure d'autres problèmes émotionnels, comme des troubles du sommeil et la perte d'un être cher.
• Problèmes de santé et de soins : en plus de prendre soin de leur propre bien-être avec des plans de remise en forme, des conseils nutritionnels et la gestion de maladies comme le diabète et les maladies cardiaques, un PAE peut également s'étendre aux employés qui sont des soignants ou qui prennent soin d'un membre de la famille. Il s'agirait notamment d'aider un employé à trouver des services de garde d'enfants, des maisons de soins infirmiers, des services de garde d'enfants à domicile ou des soins aux personnes âgées.
• Services familiaux : un PAE qui comprend des services familiaux offre aux employés des séances de conseil matrimonial, la planification familiale, des mesures de sécurité pour les enfants et des problèmes juridiques liés à la violence psychologique ou physique.
• Conseil : En plus du conseil matrimonial, les PAE peuvent offrir un soutien confidentiel aux employés pour des questions personnelles ou professionnelles par le biais de services de conseil à long et à court terme.
• Services financiers : Les employés qui ont besoin d'aide concernant des conseils budgétaires, le remboursement de leurs dettes, l'établissement d'un fonds d'urgence ou une stratégie pour adopter de saines habitudes de dépenses peuvent le trouver dans un PAE.
• Soutien à la toxicomanie : si un employé souffre de toxicomanie, de dépendances chimiques ou de jeu, il peut demander de l'aide dans le cadre d'un programme d'aide aux employés.
• Problèmes liés au travail : lorsqu'un employé est confronté à un problème au travail, comme gérer une relation avec un collègue ou effectuer un changement de carrière, les services du PAE peuvent l'orienter dans la bonne direction et proposer des solutions.

Comment fonctionnent les programmes d'aide aux employés

Quelle que soit l'ampleur du problème, un employé peut demander l'aide d'un PAE lorsqu'il subit un stress émotionnel important en raison de troubles professionnels, familiaux ou conjugaux. Comme indiqué, ces programmes sont généralement subventionnés et financés par les employeurs.

Lorsqu'un employé a besoin d'un des services offerts dans le programme, il peut contacter un clinicien en ligne ou par téléphone aussi souvent qu'il le souhaite, sans frais, à toute heure de la journée.

Les organisations qui ont vécu quelque chose comme une tragédie liée au lieu de travail peuvent également choisir de faire venir sur place des conseillers spécialisés du PAE pour parler avec les employés en personne.

Il est essentiel de garder à l'esprit qu'un PAE n'est pas un véritable régime d'assurance maladie ni un moyen de fournir un soutien financier aux employés. Un PAE ne peut généralement pas diagnostiquer un problème de santé ou remplacer un traitement médical réel ou une évaluation psychologique.

Quel est le coût d'un programme d'aide aux employés?

Pour les employés, un PAE est généralement offert sans frais, jusqu'à certaines limites du régime. Selon   L'Association commerciale d'aide aux employés, même si ce n'est pas gratuit pour les employeurs, le retour sur investissement (ROI) est généralement de 3,00 $ ou plus en retour pour chaque 1,00 $ investi dans le PAE.

Les coûts pour les employeurs en valent généralement la peine, car ils sont compensés par des gains de productivité, d'efficacité et par les économies potentielles sur les soins de santé des employeurs qui accompagnent les traitements médicaux plus graves couverts par l'assurance.

L'essentiel pour les employeurs est que le coût dépendra de ce que vous choisissez d'offrir aux employés dans le cadre du PAE, car un programme plus vaste coûtera plus cher, et le fournir à un grand nombre d'employés aura également un coût. En moyenne, le coût par employé peut varier de 12 $ à 40 $.

Avantages d'un programme d'aide aux employés

En tant qu'employeur, un programme d'aide aux employés peut offrir de nombreux avantages au personnel et à l'entreprise dans son ensemble.

Meilleure gestion du stress

Vos employés ont beaucoup à faire et il y a de fortes chances que beaucoup de leurs facteurs de stress les rendent moins productifs au travail. Avoir les bons outils à leur disposition pour mieux gérer leur niveau de stress peut leur fournir un meilleur équilibre travail/vie personnelle. De plus, ils se sentiront soutenus lorsqu'ils font face à des problèmes de santé, prennent soin de membres de leur famille ou ont besoin de conseils financiers.

De plus, moins de stress en dehors du lieu de travail peut aider les employés à se sentir plus reposés, plus productifs et plus efficaces lorsqu'ils sont au travail.

Diminution du présentéisme et de l'absentéisme

Offrir aux employés un PAE qui donne la priorité à leurs besoins peut réduire   présentéisme   et l'absentéisme.

Le présentéisme se produit lorsque les employés sont au travail mais souffrent d'un manque de productivité en raison d'un problème physique, mental ou émotionnel qui les distrait et nuit à leur bien-être lorsqu'ils travaillent. L'absentéisme est similaire, sauf que l'employé choisit de rester à la maison ou de s'absenter de son travail au lieu de venir.

Les deux peuvent nuire au succès d'une organisation, mais lorsque les employés se sentent soutenus par un PAE, cela peut empêcher ces deux cas de se produire, car il fournit les ressources dont le personnel a besoin pour atténuer son stress et améliorer la santé des employés.

Meilleure rétention des employés

Les employés qui ne se sentent pas engagés ou satisfaits au travail, avec un équilibre travail/vie malsain, ont tendance à faire une chose : quitter leur emploi.

Supposons qu'une entreprise offre à son équipe l'accès à un PAE qui lui permet de mener une vie plus saine tout en lui fournissant les outils dont elle a besoin pour apporter des changements positifs. Dans ce cas, cela démontre qu'ils se soucient de leurs employés et de leur bien-être et bonheur à long terme. Cela favorisera la fidélité des employés pour qu'ils restent employés plus longtemps dans l'entreprise.

Moins de demandes d'indemnisation des travailleurs

Selon l'industrie, le service des ressources humaines pourrait passer une tonne de temps à traiter les accidents et les demandes d'indemnisation des accidents du travail. Lorsque les employés peuvent mieux gérer le stress grâce à un PAE, ils sont non seulement plus heureux et plus productifs, mais ils travaillent également de manière plus intelligente et plus sûre, en particulier lorsqu'il s'agit d'emplois qui nécessitent un travail physique ou manuel.

Investir dans un programme d'aide aux employés pourrait réduire la probabilité d'accidents et de demandes d'indemnisation des travailleurs.

De meilleures stratégies de recrutement

Si votre organisation offre un programme d'aide aux employés, informer les candidats des détails peut faire partie du   stratégie marketing de recrutement. Si un candidat travaille entre une entreprise qui offre un PAE complet aux employés et une autre organisation qui ne fournit pas cet avantage aux employés, le PAE pourrait être ce qui incitera le candidat à choisir votre entreprise.

Moins de conflits entre salariés

L'intimidation, les disputes au bureau et même la violence au travail peuvent transformer même les environnements de travail les plus agréables en un lieu toxique. Les employés qui utilisent ce qu'offre un PAE peuvent demander de l'aide ou du soutien concernant tout problème lié au travail sont moins susceptibles de s'engager dans un conflit avec un collègue ou un membre de l'équipe.

Exigences d'un programme d'aide aux employés

La   Association des professionnels de l'aide aux employés   (EAPA) établit des lignes directrices pour les programmes d'aide aux employés, indiquant qu'ils doivent avoir des politiques écrites qui précisent la confidentialité des clients, qu'il doit y avoir un nombre suffisant de professionnels formés à l'aide aux employés et que des procédures formelles sont en place pour assurer le suivi avec ou surveiller les employés qui utilisent le PAE.

La politique écrite doit préciser la relation du PAE avec l'organisation et définir la portée et les limites des services fournis. L'objectif de la politique est de fournir aux employés des détails précis sur la fonction du PAE et de s'assurer que tout le monde comprend le PAE et comment il doit être utilisé au sein d'une organisation.

Comment administrer un programme d'aide aux employés

En tant qu'employeur intéressé à offrir un PAE, rappelez-vous que vous êtes responsable de vous conformer à certaines lois sur la confidentialité. S'il arrive un moment où un professionnel des RH demande à un employé de demander de l'aide en utilisant le PAE, les règles doivent être respectées.

Lors d'une recommandation obligatoire pour un PAE, il est dans l'intérêt d'un employeur de rechercher un avocat externe qui vérifie qu'il suit les étapes appropriées. En effet, selon ce qu'offre le PAE, il peut être considéré comme un plan de santé de groupe, ce qui les soumettrait à la COBRA et à d'autres lois fédérales qui s'appliquent aux plans de santé de groupe.

Si votre entreprise fournit des références, par opposition à un soutien médical direct, vous ne serez pas soumis au COBRA ou aux directives de l'Affordable Care Act (ACA). Cela change lorsque l'on offre un soutien médical, comme des conseils en santé mentale ou un traitement pour la toxicomanie ou l'abus d'alcool.

Un exemple de la façon dont un PAE peut fonctionner pour vos employés

Pour mieux comprendre comment un PAE peut être utilisé dans votre organisation, prenons un exemple.

Un employé subit des violences conjugales à son domicile. Cela les amène à arriver au travail en retard et à rester plus longtemps, mais ils sont moins productifs et plus distraits qu'ils ne le sont habituellement. Le gestionnaire observateur d'une entreprise ayant établi un PAE peut référer cet employé au service des ressources humaines. Là, l'employé peut recevoir les informations dont il a besoin sur le PAE et sur la façon dont il peut obtenir des conseils ou un autre soutien.

Puisque le PAE est un programme confidentiel, l'employé reçoit les ressources appropriées pour échapper à sa situation de violence conjugale. Le PAE peut également mettre en place des protocoles qui empêchent le conjoint de se présenter sur le lieu de travail de manière inattendue et de lui causer potentiellement du tort ou à d'autres.

L'aide dont vos employés ont besoin

Un programme d'aide aux employés pourrait fournir à un membre de l'équipe le soulagement dont il a besoin pour se remettre sur la bonne voie. En fin de compte, la vie se déroule en dehors du bureau et votre organisation peut être le coup de main dont un employé a besoin en cas de deuil, d'incertitude, de mauvaise santé ou d'inquiétude d'un membre de la famille. Un PAE est la façon dont vous montrez à vos employés que vous vous souciez d'eux et que vous appréciez tout ce qu'ils font pour votre organisation.

Pour encore plus d'idées sur la façon de montrer à vos employés que vous vous souciez d'eux, envisagez d'offrir encore plus de congés payés afin qu'ils puissent obtenir le repos dont ils ont besoin.