Bangun Hubungan Donor Otentik: 4 Kiat untuk Lembaga Nonprofit

Sebagai profesional nirlaba, Anda tahu nilai mengembangkan hubungan yang tulus dengan pendukung organisasi Anda.

Orang dapat melihat melalui upaya upaya yang salah atau palsu untuk terhubung dan berkomunikasi dengan mereka. Alih-alih, penting untuk membangun pendekatan secara strategis yang akan membantu Anda membangun hubungan ini secara autentik.

Hubungan autentik membantu organisasi nirlaba mengumpulkan dana tambahan. Ini karena koneksi ini membantu meningkatkan tingkat retensi donor Anda, dan, oleh karena itu, pendapatan. Ketika donor memberi lebih banyak dari waktu ke waktu, lembaga nonprofit Anda tidak hanya mengamankan pendapatan tambahan tersebut, tetapi Anda juga dapat membelanjakan lebih sedikit untuk akuisisi pendukung baru. Plus, ketika donor memberi lebih sering dari waktu ke waktu, jumlah donasi mereka cenderung meningkat.

Mengapa Anda harus peduli untuk membangun hubungan donor yang autentik

Membangun hubungan dan berfokus pada retensi donor lebih penting saat ini daripada sebelumnya. Keadaan ekonomi yang sulit membuat penggalangan dana semakin sulit bagi para profesional nirlaba. Memahami bahwa pendukung Anda mungkin tidak dapat memberi sekarang, tetapi melanjutkan rencana pengelolaan dan interaksi Anda dengan mereka menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli.

Untuk membangun hubungan yang kuat dan otentik yang bertahan lama dengan pendukung Anda, kami merekomendasikan strategi berikut:

• Mulailah hubungan donor dengan fondasi yang kuat
• Ingat hubungan donor dibangun di atas transparansi
• Bangun hubungan lebih jauh dengan komunikasi yang efektif
• Jangan remehkan kekuatan apresiasi dalam membangun hubungan donatur

Apa pun kondisi eksternal yang dialami lembaga nonprofit Anda, Anda memiliki kesempatan untuk benar-benar menunjukkan kepada pendukung betapa Anda peduli dan memperkuat hubungan Anda dengan mereka.

1. Mulai hubungan donor dengan fondasi yang kuat

Sumbangan kedua yang diberikan donor kepada organisasi nirlaba disebut sebagai sumbangan emas . Ini karena tingkat retensi donor baru cenderung jauh lebih rendah daripada tingkat retensi bagi mereka yang telah memberi berkali-kali.

Ketika Anda memulai dengan dasar yang kuat untuk hubungan donor, Anda meningkatkan peluang menerima donasi emas itu, sehingga meningkatkan peluang donatur Anda akan memberi lebih banyak di masa depan. Ketika Anda berpikir untuk meningkatkan retensi donor melalui hubungan, mulailah dengan membangun hubungan dari awal.

Menelepon donor baru Anda adalah cara yang bagus untuk memulai hubungan dengan nada positif. Secara khusus, menurut penelitian itu, pendonor yang dipanggil dalam waktu 90 hari setelah berkontribusi ditunjukkan untuk:

• Memiliki tingkat retensi 41% dan 58% jika masing-masing dipanggil sekali dan lebih dari sekali. Bandingkan ini dengan tingkat retensi 33% dengan mereka yang tidak dipanggil.
• Gandakan ukuran kontribusi mereka dalam hadiah kedua mereka.
• Mereka yang dipanggil sekali menyumbang lagi sekitar 217 hari kemudian dan mereka yang dipanggil lebih dari sekali memberi lagi sekitar 53 hari kemudian. Bandingkan ini dengan 261 hari yang dibutuhkan untuk berkontribusi lagi bagi mereka yang tidak menerima panggilan.

Ketika donor pertama kali memberikan kepada organisasi Anda, pastikan untuk membangun fondasi yang kuat untuk hubungan dengan menunjukkan penghargaan pribadi atas kontribusi mereka.

Anda juga harus menyimpan informasi yang Anda kumpulkan tentang pendukung ini ke profil komprehensif di database donor nirlaba Anda. Dengan cara ini, ketika Anda menjangkau di masa mendatang, baik itu dalam pertemuan tatap muka, melalui email, atau melalui telepon, Anda akan dapat mempersonalisasi percakapan dan membahas minat individu dan riwayat keterlibatan pendukung.

2. Ingat hubungan donor dibangun di atas transparansi

Salah satu aspek utama yang dapat membuat atau menghancurkan suatu hubungan (dengan siapa pun) adalah kepercayaan. Jika donor Anda merasa tidak dapat mempercayai organisasi Anda, mereka akan berhenti memberi. Anda dapat mengamankan tingkat kepercayaan yang dirasakan pendukung dengan organisasi Anda dengan meningkatkan tingkat transparansi Anda.

Transparansi adalah jalan dua arah. Berikan kesempatan bagi pendukung untuk bersikap transparan dengan organisasi Anda tentang pendapat mereka.

Dorong pendukung Anda untuk mengisi survei dan memberikan umpan balik yang jujur ​​tentang operasi lembaga nonprofit Anda. Kemudian, tanggapi umpan balik ini dengan serius. Menanggapi dan berubah sesuai dengan saran yang akan membuat Anda lebih kuat menunjukkan kepada pendukung Anda bahwa Anda menghargai pendapat mereka. Ini membantu pendukung Anda merasa seperti mitra sejati bagi organisasi.

Selain mendorong transparansi dari pendukung Anda, pastikan Anda juga transparan dengan mereka. Banyak alasan mengapa orang berhenti memberi kepada organisasi dapat dicegah jika organisasi lebih transparan dengan pendukungnya.

Menurut penelitian ini, berikut adalah alasan mengapa orang cenderung berhenti memberi kepada organisasi nirlaba:

• 5% orang tidak berpikir organisasi nirlaba membutuhkan mereka lagi
• 8% tidak tahu bagaimana kontribusi mereka digunakan
• 18% menemukan komunikasi atau layanan buruk

Seperti yang Anda lihat, hanya dengan meningkatkan komunikasi dengan para pendonor yang sudah tidak bekerja ini sebelum mereka berhenti memberi akan membantu mempertahankan dukungan mereka untuk jangka waktu yang lebih lama. Pastikan untuk mengomunikasikan informasi yang relevan secara efektif dengan pendukung Anda.

Misalnya, Anda harus memastikan untuk memberi tahu donor tentang keberhasilan (dan kegagalan) kampanye penggalangan dana terbaru Anda. Dan beri tahu mereka tentang dampak yang Anda buat di komunitas. Meningkatkan transparansi tentang dampak yang dapat Anda buat dan bagaimana uang mereka membuat perbedaan adalah alasan kuat bagi pendukung untuk memberi lagi.

3. Membangun hubungan lebih jauh dengan komunikasi yang efektif

Agar lembaga nonprofit Anda memastikan transparansi yang telah kita bahas di bagian terakhir, Anda memerlukan strategi komunikasi yang efektif. Jika donor tidak terlibat dengan pesan Anda, akan ada celah alami dalam transparansi dan komunikasi ide Anda secara umum.

Oleh karena itu, pertimbangkan baik-baik berbagai platform komunikasi yang tersedia untuk Anda dan bagaimana pendukung Anda akan menanggapi setiap platform berdasarkan informasi yang Anda ketahui tentang audiens.

Pastikan Anda menggunakan strategi komunikasi Anda untuk memberikan semua informasi yang dibutuhkan donor untuk terus berinteraksi dengan lembaga nonprofit Anda. Misalnya, beri tahu mereka tentang kampanye, acara, pembaruan berita, webinar, atau peluang keterlibatan lainnya yang akan datang.

Jangan gunakan pesan umum yang sama untuk setiap platform. Sebagai gantinya, sesuaikan untuk format yang menjadi spesialisasi platform. Misalnya, beberapa platform yang mungkin Anda pertimbangkan termasuk email, situs web, rapat video, media sosial, dan laporan tahunan.

Surel

Email juga merupakan platform ideal untuk konten berdurasi panjang. Ini adalah konten yang dikirim khusus untuk pendukung Anda. Mereka tidak tersandung secara acak. Oleh karena itu, Anda lebih cenderung menarik perhatian mereka daripada jika mereka baru saja menemukan pembaruan Anda secara acak.

Jangan terlalu sering mengirim email ke pendukung Anda, atau mereka akan berhenti membaca pesan yang Anda kirim. Namun, kirim email kepada mereka cukup sering untuk tetap berada di depan pikiran mereka. Umumnya, satu email per minggu harus cukup untuk tetap berhubungan dengan pendukung.

Terakhir, pastikan email Anda memberikan informasi berharga. Jangan hanya mengirim email ke pendukung hanya untuk mengirim email kepada mereka. Buletin email, pembaruan program, pengingat acara, dan permintaan donasi hanyalah beberapa contoh yang dapat Anda gunakan untuk menjaga konten Anda tetap segar.

Situs web

Ketika pendukung ingin mempelajari lebih lanjut tentang organisasi Anda, tempat pertama yang akan mereka telusuri adalah situs web nirlaba Anda. Pastikan Anda memberikan semua informasi terperinci yang diperlukan untuk penelitian ini di situs Anda.

Anda dapat mempermudah proses penelitian ini bagi pendukung Anda dengan mengumpulkan informasi yang relevan di lokasi tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat halaman acara individual yang memiliki semua informasi relevan tentang acara (reguler atau virtual) yang Anda host.

Rapat video

Rapat video memiliki kemampuan unik bagi Anda untuk menggunakan audio dan ekspresi wajah untuk berkomunikasi secara efektif. Plus, ini memungkinkan untuk benar-benar bolak-balik antara mereka yang bercakap-cakap.

Banyak orang akan merasa lebih mudah untuk menjadwalkan pertemuan dari kenyamanan rumah mereka lebih mudah daripada bertemu langsung. Keduanya adalah opsi berharga yang memberikan pengalaman pribadi dan komunikasi efektif dengan pendukung Anda. Oleh karena itu, tawarkan kedua opsi untuk melihat mana yang lebih sesuai dengan jadwal dan preferensi pendukung Anda.

Media sosial

Media sosial memberikan peluang besar bagi lembaga nonprofit Anda untuk membangun kesadaran merek dan komunitas di antara pendukung Anda. Kembangkan strategi media sosial spesifik yang mempertimbangkan tujuan spesifik Anda untuk platform dan audiens yang ingin Anda jangkau.

Undang pendukung untuk terlibat dengan media sosial Anda dengan membuat tagar khusus untuk organisasi Anda. Atau, buat video menarik yang akan menarik perhatian audiens Anda. Gunakan kisah Instagram dan Facebook untuk menjangkau audiens Anda yang lebih muda dan berikan pembaruan kecil yang menghibur atau fakta menyenangkan tentang misi Anda.

Laporan Tahunan

Laporan tahunan lembaga nonprofit Anda adalah kesempatan setahun sekali untuk benar-benar menyelami aktivitas yang telah dicapai organisasi Anda dan untuk menyoroti keberhasilan penggalangan dana Anda.

Panduan laporan tahunan ini menjelaskan bagaimana laporan tahunan Anda dapat digunakan untuk memperkuat hubungan donor dengan menyoroti pendukung utama Anda. Itu juga harus ditulis dengan menggunakan sikap Anda , yang menempatkan semua pencapaian sepanjang tahun dalam hal pendukung Anda dan bagaimana mereka memungkinkan untuk mencapainya.

4. Jangan remehkan kekuatan apresiasi dalam membangun hubungan donatur

Anda mungkin tahu bahwa Anda harus mengirim pesan "terima kasih" kepada pendukung Anda setelah mereka menyumbang ke lembaga nonprofit Anda. Ini menunjukkan apresiasi langsung dan menegaskan bahwa kontribusi mereka telah diterima.

Bawa pesan ini ke level selanjutnya dengan mempersonalisasikannya dengan nama pendukung dan jumlah kontribusi mereka. Fundraising Letters menawarkan templat surat terima kasih gratis yang dapat memberikan wawasan luar biasa tentang seperti apa tampilan personalisasi ini.

Meskipun pesan penghargaan ini (biasanya melalui email) adalah awal yang baik untuk menghargai para donatur Anda, ini bukanlah solusi akhir segalanya.

Anda harus pergi ke atas dan ke luar untuk menunjukkan kepada donor Anda betapa berartinya mereka bagi Anda untuk membangun jenis hubungan yang Anda berdua cari dan mempertahankan donor tersebut. Anda dapat mempertimbangkan strategi seperti:

• Memanggil donor baru Anda
• Menyiapkan konferensi video untuk menunjukkan penghargaan
• Menyelenggarakan acara (atau acara virtual) di mana Anda berterima kasih kepada donatur dan tidak meminta uang
• Menulis catatan tulisan tangan berterima kasih kepada donatur Anda atas kontribusi mereka
• Memasukkan teriakan kepada para donatur di media sosial atau dalam laporan tahunan Anda
• Mengirim hadiah atau token kecil sebagai tanggapan atas kontribusi

Berkreasilah dengan strategi Anda untuk menunjukkan penghargaan kepada pendukung Anda. Pastikan Anda memberi mereka wawasan tentang dampak yang mereka buat pada misi filantropi Anda saat Anda berterima kasih kepada para donor.

Anda mungkin mengatakan:

Terima kasih, Amy, atas kontribusi Anda sebesar $100 untuk Kampanye Selamatkan Paus. Donasi Anda yang murah hati telah memungkinkan untuk memberi makan Orca kami yang terluka, Sammy, untuk bulan berikutnya. Sammy mengatakan terima kasih, dan kami juga!

Pesan ini berharga dan efektif karena menyebutkan nama donatur, jumlah kontribusi, dampak kontribusi bagi organisasi, dan pihak tertentu (Sammy) yang diuntungkan dari donasi tersebut.

Kesimpulan

Donor mengenali saat organisasi Anda bersikap autentik dengan mereka. Benar-benar percaya pada nilai yang diberikan pendukung Anda kepada lembaga nonprofit Anda adalah satu-satunya cara untuk menyampaikan betapa Anda menghargai mereka. Bagaimanapun, Anda tidak akan dapat mencapai misi Anda tanpa dukungan mereka yang luar biasa.

Pantau donor Anda dan hubungan Anda dengan mereka dengan menggunakan perangkat lunak manajemen donor yang tepat untuk kebutuhan Anda.