Temukan Cara Terbaik Mendapatkan Sponsor untuk Acara Anda Berikutnya

Setiap perencana acara menghadapi pertanyaan penting saat mempersiapkan acara mereka berikutnya: bagaimana kita akan mendanainya?

Kecuali Anda bekerja di perusahaan besar yang menetapkan anggaran untuk acara berskala tinggi, Anda harus mempertimbangkan untuk mendapatkan sponsor acara untuk mewujudkan ide Anda. Tentu saja, ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tidak hanya Anda harus menemukan sponsor yang ideal, Anda juga harus mengunci sponsor untuk acara tersebut.

EventMG bertanya kepada 2.400 kontak dan lebih dari 1.000 responden tentang tantangan terbesar mereka. Tidak mengherankan bahwa “mencari sponsor” adalah tanggapan paling populer kedua, disetujui oleh hampir setengah (49%) responden.

Untungnya, ada beberapa cara di mana Anda dapat memastikan kesuksesan finansial acara Anda berikutnya. Jika Anda mendekati perusahaan dengan cara yang benar, dan pada waktu yang tepat, Anda bisa mendapatkan beberapa sponsor yang mendukung acara tersebut - semakin banyak yang Anda miliki, semakin banyak uang yang akan Anda peroleh!

Cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara

Salah satu alasan perusahaan mendukung acara adalah karena sponsorship dapat dimanfaatkan sebagai strategi pemasaran dan penjualan yang sangat baik. Mereka pada akhirnya mencari untuk terhubung dengan audiens target mereka, baik untuk secara langsung meningkatkan penjualan atau prospek, meningkatkan pengenalan merek, meningkatkan citra mereka, atau semua hal di atas.

Dalam hal menarik sponsor, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka yang secara langsung sejalan dengan strategi kampanye mereka, dan apakah mereka akan mendapat manfaat dari mensponsori acara tersebut? Proposal Anda perlu membuktikan bahwa dengan mendanai acara Anda, sponsor akan mendapatkan lebih dari sekadar klik ekstra ke situs web mereka.

Baik Anda merencanakan acara tatap muka atau virtual, proses menemukan sponsor yang tepat serupa. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah merevisi tujuan acara Anda, memahami apa yang dapat Anda bawa ke meja, dan mengidentifikasi bagaimana acara Anda akan memberikan nilai unik kepada calon sponsor.

Berdasarkan informasi ini, Anda harus menyusun daftar perusahaan potensial yang mungkin tertarik dengan apa yang Anda tawarkan. Setelah Anda mempersempit pilihan Anda, langkah selanjutnya adalah menyusun proposal sponsor yang disesuaikan dengan kebutuhan sponsor Anda.

Seperti kesepakatan bisnis lainnya, itu harus menjadi situasi yang saling menguntungkan. Ketika Anda sudah siap, Anda dapat mulai melakukan penjangkauan acara kepada prospek Anda. Percaya diri dalam pendekatan Anda, Anda akan jauh lebih berhasil jika Anda dapat mencerminkan hal ini dalam pengiriman Anda.

5 tips untuk menemukan sponsor acara untuk semua jenis acara

Mendapatkan dana untuk semua jenis acara dapat menjadi tujuan yang dapat dicapai, itu hanya membutuhkan strategi acara yang dipikirkan dengan matang. Untuk mengamankan kesuksesan, Anda perlu menemukan perusahaan yang selaras dengan nilai-nilai Anda. Lima tips ini akan membantu Anda mengidentifikasi tujuan dan sasaran acara Anda, mengetahui apa yang Anda inginkan dari sponsorship, dan memperjelas jenis perusahaan yang Anda coba tarik.

Memiliki tujuan acara dan tujuan akhir yang kedap udara

Mulailah dengan memiliki pemahaman yang mendalam tentang tujuan dan tujuan akhir acara. Pikirkan mengapa Anda memproduksinya? Apa hasil yang Anda harapkan untuk dicapai? Apa yang membedakan Anda dari acara serupa lainnya?

Sponsor akan menanyakan pertanyaan ini saat menerima proposal Anda. Melakukan latihan ini akan membantu Anda membuat proposal menarik yang menunjukkan insentif unik Anda, juga, itu akan membuat Anda tampak terorganisir dan bersemangat, yang membangun kepercayaan dengan prospek Anda.

Tentukan kriteria sponsor Anda

Menentukan kriteria Anda akan membantu Anda menentukan apakah suatu perusahaan cocok untuk acara Anda atau tidak. Anda tidak hanya akan dapat menghemat waktu dengan menghindari menjangkau perusahaan yang tidak selaras dengan merek Anda, tetapi Anda juga akan memberikan nilai kepada audiens yang ada dengan memperkenalkan mereka ke perusahaan yang menawarkan produk atau layanan yang mereka cari. untuk.

Untuk mendapatkan sponsor yang menguntungkan dan produktif, fokuslah untuk mengidentifikasi asosiasi mana yang akan menjadi mitra hebat. Apakah Anda mencari sponsor yang memahami nilai pemasaran acara? Atau audiens target siapa yang cocok dengan demografi dan minat Anda? Anda akan melihat bagaimana Anda berakhir dengan berbagai pilihan yang dapat Anda pilih.

Buat daftar sponsor yang ingin Anda tarik

Setelah Anda mengetahui detail acara Anda dan jenis perusahaan yang ingin Anda tarik, Anda dapat membuat daftar sponsor potensial yang sesuai dengan kriteria Anda. Untuk menemukannya, Anda dapat mengandalkan alat yang ada yang dirancang untuk membantu Anda dengan tugas ini, seperti SponsorPitch, SponsorPark, Sponeasy, atau SponsorMyEvent. Saat Anda mencantumkan perusahaan yang paling sesuai dengan acara Anda, ingatlah untuk menambahkan data yang relevan, seperti informasi kontak pembuat keputusan.

Teliti acara serupa dan cari tahu siapa yang mensponsori mereka

Kerjakan pekerjaan rumah Anda! Cara lain untuk menemukan sponsor adalah dengan merekayasa balik proses dan mencari acara yang serupa dengan acara Anda untuk menemukan perusahaan mana yang menawarkan dukungan keuangan. Karena asosiasi ini memahami nilai sponsor acara, kemungkinan besar mereka akan terus berinvestasi dalam jenis pemasaran ini. Demikian juga, mereka sudah tahu bahwa audiens target mereka sejalan dengan Anda, yang membuat mereka lebih mudah untuk didekati.

Minta audiens Anda membantu menyarankan sponsor

Sambil mencari acara yang berbagi audiens target Anda, mengapa tidak meminta saran sponsor dari peserta Anda? Ini akan membuat mereka merasa dihargai karena Anda memberi tahu mereka bahwa pendapat mereka penting.

Pikirkan tentang hal ini, apakah Anda ingin memiliki perusahaan di acara Anda yang tidak beresonansi dengan peserta Anda? yang membuat mereka merasa tidak termasuk dalam ekosistem itu? Untuk peserta, melihat merek di daftar sponsor Anda yang sudah mereka kenal akan memudahkan untuk terhubung dengannya. Jadi, jangan ragu untuk meminta bantuan audiens Anda!

6 cara menarik sponsor acara

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menemukan perusahaan yang ideal, mari kita lihat bagaimana Anda dapat menarik dan memikat mereka untuk berkomitmen pada acara Anda. Anda telah melakukan beberapa penelitian tentang sponsor potensial Anda, saatnya untuk memindahkan penelitian itu ke dalam tindakan!

Mengenal sponsor Anda lebih baik akan membantu Anda menjawab pertanyaan seperti siapa pembuat keputusan utama? Apa untungnya bagi mereka dalam sponsorship? bagaimana Anda membantu mereka mencapai tujuan mereka? Semakin banyak informasi yang Anda miliki tentang setiap perusahaan, semakin baik Anda dalam mengomunikasikan nilai acara di promosi Anda, yang penting untuk mengamankan kemitraan.

Bangun hubungan baik sebelum Anda perlu meminta sponsor

Membangun hubungan dengan perusahaan sebelum meminta dukungan mereka akan membantu Anda mensponsori acara Anda dengan sukses. Pergi ke acara yang sama yang dihadiri oleh pembuat keputusan, berinteraksi dengan mereka, atau menjangkau melalui LinkedIn adalah alternatif yang bagus untuk mulai membangun koneksi dengan perusahaan-perusahaan ini. Jangan lupa bahwa tujuan Anda adalah menciptakan hubungan yang bukan "permintaan" sejak awal.

Jelaskan "apa untungnya bagi mereka" kepada sponsor yang Anda targetkan

Tidak ada perusahaan yang akan mendukung acara Anda secara finansial jika tidak ada pertukaran nilai yang setara yang menguntungkan kedua belah pihak. Pikirkan tentang apa yang Anda tawarkan kepada mereka sebagai imbalan? Perawatan VIP? Berlangganan produk atau layanan dari perusahaan Anda? Bagaimanapun, Anda perlu menentukan insentif unik apa yang akan diperoleh sponsor Anda dari mendanai acara Anda. Itu harus menjadi hubungan win-win jika Anda serius membuat acara yang menguntungkan.

Beri mereka cara untuk mundur jika perlu

Semua orang menyukai rencana darurat, dan jika terjadi keadaan darurat atau pendanaan gagal, sponsor Anda mungkin ingin tahu bahwa mereka terlindungi. Untuk bersiap menghadapi semua skenario, buat kontrak dengan persyaratan yang menguntungkan mereka jika mereka mundur, tetapi lindungi Anda jika mereka juga melakukannya.

Ingatlah bahwa jika Anda memutuskan untuk bergerak maju tanpa jaminan selain kata-kata Anda untuk mendukung investasi mereka, sangat kecil kemungkinannya bahwa perusahaan mana pun akan memberikan uang mereka, menyebabkan kesepakatan Anda berantakan.

Gunakan data untuk merayu sponsor acara Anda

Perusahaan yang mensponsori acara memiliki tujuan keuangan mereka sendiri, dan data penting untuk memprediksi keberhasilan investasi.

Untuk menyajikan informasi yang paling relevan dalam proposal sponsorship Anda, pikirkan dulu mengapa mendanai acara Anda dapat menguntungkan mereka dan pelanggan mereka dengan cara yang sama seperti mereka akan menguntungkan Anda dan Anda. Apakah Anda mendapatkan beberapa klien besar akhir-akhir ini? Apakah Anda memiliki produk baru di cakrawala?

Gunakan kesempatan ini untuk menunjukkan kepada sponsor Anda kemenangan terbesar Anda. Lacak mereka dengan visual data yang kuat yang menguraikan fakta, angka, jumlah dolar, dan hal lain yang "mengkilap" dan menarik tentang acara Anda. Pastikan untuk selalu memperbarui data Anda saat Anda mempresentasikannya di proposal Anda.

Jangkau orang yang tepat

Saat menjangkau perusahaan, jangan "bernada dingin" pada rekan penjualan yang tidak dapat membantu Anda dan mungkin tidak akan menyampaikan informasi Anda. Juga, jangan mengirim pesan secara acak kepada orang-orang di perusahaan dengan harapan mereka akan menghubungkan Anda dengan orang yang tepat.

Pendekatan ini hanya membuang-buang waktu dan tidak akan membantu Anda menarik calon sponsor Anda, setidaknya dengan cara yang tidak baik. Ada beberapa pengambil keputusan untuk sponsor acara, jadi pastikan untuk menemukan orang yang tepat untuk berkomunikasi dan memotong perantara. Anda dapat memulai dalam jaringan Anda dan menjangkau orang-orang yang sudah Anda kenal - sesuatu yang positif dapat muncul darinya!

Selalu tindak lanjuti setelah proposal

Setelah Anda mengajukan proposal, jangan lupa untuk menindaklanjutinya tepat waktu. Tidak mendapat jawaban dari pembuat keputusan tidak berarti mereka tidak tertarik. Mereka adalah orang-orang yang sangat sibuk, jadi dapat dimengerti jika mereka melewatkan email awal dan/atau pesan media sosial Anda. Tunggu sekitar satu minggu untuk menindaklanjuti setidaknya sekali lagi.

Sering melakukan panggilan cepat bisa lebih efektif daripada mengirim email lain. Jika mereka tidak membalas Anda dalam waktu yang dapat diterima, lanjutkan dengan sponsor potensial lainnya. Tidak disarankan untuk menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang, jadi jangan hanya mengandalkan satu pilihan saja.

Bagaimana menemukan dan menarik sponsor acara

Jika Anda ingin melakukan rekap cepat dari informasi paling penting yang telah kami bahas, berikut adalah kunci yang dapat diambil dari pos tersebut:

• Sponsor pada akhirnya ingin terhubung dengan audiens target mereka, itulah sebabnya proposal Anda perlu membuktikan bagaimana hal itu akan memenuhi kebutuhan dan harapan mereka.
• Miliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan tujuan akhir acara Anda sebelum melanjutkan dengan pendekatan Anda.
• Tentukan kriteria sponsor Anda untuk menentukan apakah sebuah perusahaan cocok atau tidak untuk acara Anda, dengan begitu Anda akan menghindari menjangkau prospek yang tidak selaras dengan merek acara Anda atau tidak memiliki riwayat mendanai acara.
• Buat daftar perusahaan potensial yang sesuai dengan kriteria Anda, Anda dapat melakukannya dengan meneliti acara serupa dan mencari tahu siapa yang mensponsori mereka atau dengan meminta peserta Anda untuk membantu menyarankan sponsor.
• Sebelum mencari bantuan keuangan, Anda harus membangun hubungan dengan sponsor potensial Anda. Setelah Anda membuat hubungan itu, pikirkan bagaimana Anda akan menunjukkan kepada mereka insentif unik apa yang akan mereka dapatkan dari mendukung acara Anda.
• Jika terjadi keadaan darurat atau pendanaan gagal, buat kontrak dengan persyaratan yang menguntungkan mereka jika mereka keluar, tetapi lindungi Anda jika mereka melakukannya juga.
• Saat menjangkau calon sponsor, pastikan untuk menemukan orang yang tepat untuk berkomunikasi dan memotong perantara.
• Setelah Anda mengajukan proposal, jangan lupa untuk menindaklanjutinya tepat waktu. Jika sebuah perusahaan tidak membalas Anda dalam waktu yang dapat diterima, lanjutkan dengan sponsor potensial lainnya!

Sekarang setelah Anda memiliki kiat-kiat teratas untuk menemukan sponsor potensial serta cara terbaik untuk menarik mereka, Anda dapat merasa yakin memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mulai menjangkau mitra dan mengamankan dana untuk acara Anda berikutnya!

Bantu diri Anda menemukan sponsor acara dan banyak lagi dengan memilih platform manajemen acara tingkat atas untuk semua kebutuhan perencanaan acara Anda di masa mendatang!