15 Strategi Manajemen Email Efektif yang Harus Anda Gunakan

Banyak dari kita kewalahan oleh email.

Kata itu sendiri memunculkan gambar dari tiga digit nomor email yang belum dibaca, yang masing-masing membutuhkan perhatian Anda.

Sebagai pusat komunikasi terutama dalam kehidupan profesional kita, email tidak dapat dihindari. Bahkan dengan upaya terbesar untuk menyingkirkan kotak masuk kami, email telah membuktikan bahwa itu tidak akan kemana-mana.

Masalah muncul karena banyaknya email yang kami terima. Jika dibiarkan tidak dicentang, satu-satunya prioritas asli email adalah tanggal penerimaannya. Email dengan desain tidak dibuat untuk menangani volume kami saat ini dan banyak cara kami berinteraksi dengan kotak masuk kami. Untungnya, teknologi dan praktik terbaik dapat membantu Anda.

Manajemen email yang efektif mengharuskan Anda untuk secara aktif mengambil kotak masuk Anda ke tangan Anda sendiri. Ini akan memerlukan penambahan perangkat lunak email dan beberapa aturan umum tentang cara paling efisien untuk menangani komunikasi email.

15 tips untuk menguasai manajemen email

Email adalah bentuk komunikasi bisnis yang paling kuat dan dengan strategi efektif ini, email dapat menjadi salah satu yang benar-benar Anda nikmati saat bekerja. Untuk masuk ke strategi manajemen email yang efektif, ikuti tips manajemen email sederhana ini.

1. Hapus pesan penjualan promosi

Sebelum masuk ke pengelolaan kotak masuk yang efektif, penting untuk memprioritaskan dan menghapus pesan yang tidak diinginkan. Pesan penjualan promosi harus menjadi yang pertama masuk dan menyeretnya ke tab Promosi tidak efektif. Idenya adalah memiliki kotak masuk terorganisir yang hanya diisi dengan konten yang sesuai dengan tujuan kerja Anda. Dalam kebanyakan kasus, pesan penjualan mengganggu dan mengalihkan perhatian dari prioritas Anda. Ada kemungkinan beberapa email mungkin spam atau berasal dari alamat email yang tidak aman. Melindungi diri Anda dari hal ini membantu Anda menghindari pencurian identitas, pelanggaran data, dan melindungi detail kontak Anda.

2. Berhenti berlangganan buletin yang tidak pernah Anda baca

Jika Anda adalah pelanggan buletin serial, inilah kesempatan lain untuk merampingkan kotak masuk Anda. Anda mungkin tergoda untuk membuat label dan filter yang dapat memprosesnya untuk Anda, tetapi sekali lagi, mari simpan strategi tersebut untuk email yang menambah nilai bagi kehidupan pribadi dan profesional Anda.

Jika Anda belum membaca dua edisi terakhir dari buletin itu, kemungkinan Anda tidak mendapatkan nilai apa pun, jadi pertimbangkan untuk berhenti berlangganan. Jika Anda tidak tahan untuk berhenti berlangganan, sebagian besar buletin memungkinkan Anda meminimalkan frekuensi pengirimannya.

3. Meminta penghapusan dari pesan grup yang tidak berhubungan dengan Anda

Mirip dengan buletin, Anda mungkin telah bergabung dengan berbagai grup yang melamar Anda saat itu. Perhatikan kembali nilai yang mereka berikan dan apakah itu relevan atau tidak dengan tujuan dan minat Anda saat ini.

Pesan grup dapat mencakup email dari kontak pribadi dengan topik acak atau hanya menghapus diri Anda dari utas "balas semua" yang sangat panjang itu. Sedikit diplomasi akan sangat membantu di sini karena Anda tidak bisa hanya 'berhenti berlangganan' atau 'memblokir' teman dan kolega Anda. Gmail memang menawarkan tombol "bisu" tetapi untuk orang lain Anda harus membuat niat Anda diketahui.

Pesan singkat yang memberi tahu mereka bahwa Anda tidak lagi relevan dengan percakapan akan memungkinkan Anda keluar dengan lancar dan selangkah lebih dekat ke strategi email yang dikelola secara efektif.

4. Buat label untuk jenis email yang serupa

Sekarang setelah Anda menghapus hal-hal yang tidak penting, saatnya untuk mengatur email yang sebenarnya Anda inginkan dan label adalah cara yang bagus untuk melakukannya.

Label dapat digunakan untuk membuat sistem folder khusus di dalam kotak masuk Anda. Beri nama berdasarkan kategori, klien, proyek, atau apa pun yang Anda inginkan. Memiliki pengaturan granular dari kotak masuk Anda menciptakan sistem di mana percakapan Anda memiliki tempat yang tepat, membuatnya mudah ditemukan dan diproses.

5. Jangan menghindar dari membuat banyak folder email

Tidak ada batasan jumlah folder email yang dapat Anda buat di kotak masuk. Bukan hal yang aneh jika Anda memiliki 30 label dan folder atau lebih untuk mengatur percakapan Anda pada tingkat yang terperinci.

Kotak masuk bersama dan label bersama memungkinkan Anda untuk membawa konsep folder lebih jauh dan mengelola email di kotak masuk Anda sebagai sebuah tim. G2 memiliki kategori di kotak masuk bersama terbaik yang dibuat untuk tim, tempat Anda akan menemukan daftar sumber terbaik untuk tim Anda.

Penugasan email adalah salah satu komponen kotak masuk bersama yang memungkinkan Anda mendelegasikan email dengan jelas.

Sebelum menambahkan alat tambahan, Anda harus mempertimbangkan alat yang berfungsi dengan klien email Anda saat ini. Harus bangkit masuk dan keluar dari kotak masuk Anda kontraproduktif untuk tetap fokus dan mengatur kotak masuk Anda di tempat pertama.

6. Filter atur otomatis untuk pengirim tertentu

Mengapa tidak membuat hidup Anda lebih mudah dengan beberapa alat otomatisasi email? Tanggapan email otomatis dapat memberikan pesan yang jelas tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu Anda. Membuat filter email adalah cara lain email masuk Anda dapat diurutkan, diberi label, atau ditandai untuk Anda sesuai dengan kriteria yang Anda tetapkan.

Filter akan meyakinkan Anda bahwa Anda tidak akan pernah melewatkan tagihan atau email penting dari penerima tertentu. Mereka dapat digunakan untuk mengelompokkan email secara otomatis berdasarkan proyek atau nama klien berdasarkan kata kunci, lampiran, dan baris subjek tertentu. Anda dapat mempertimbangkan filter sebagai asisten pribadi Anda yang melakukan pra-pengorganisasian untuk Anda, memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih mendesak.

7. Buat alias pengirim terpisah di bawah alamat email yang sama

Cara sederhana lainnya untuk memfilter email yang masuk, adalah dengan membuat alias. Email alias adalah alamat email alternatif yang akan tetap mengarah ke email asli Anda. Pada dasarnya, Anda akan mendapat manfaat dari memiliki alamat email baru tanpa membuat dan mengelola akun baru.

Misalnya, Anda dapat berlangganan buletin dengan email alias alih-alih alamat email utama Anda. Anda kemudian dapat membuat filter untuk secara otomatis memberi label atau memberi bintang pada semua email yang masuk ke alamat email alias.

Alias ​​email Gmail juga memberi Anda kesempatan untuk mengirim email dari nama yang berbeda. Misalnya, Anda dapat mengirim email terkait pekerjaan dari satu alamat email dan email pribadi dari alias, atau sebaliknya.

Meskipun, jika Anda perlu membuat akun baru, misalnya, untuk mengelola penjualan atau pertanyaan dukungan, perangkat lunak meja bantuan akan memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan meja bantuan dengan mulus di dalam kotak masuk pribadi Anda. Dengan cara ini, email penjualan dan dukungan dapat diperlakukan dengan gaya tiket dan ditetapkan ke agen tertentu langsung dari kotak masuk pribadi Anda.

8. Hilangkan penerusan email internal

Memahami bahwa kolega Anda menerima email eksternal yang cukup, praktik yang baik adalah menghindari penggunaan email untuk komunikasi internal dan ini termasuk CC panjang, rantai BCC.

Manajemen email modern telah menghilangkan kebutuhan untuk meneruskan email ke tim internal Anda. Perangkat lunak manajemen email terbaik akan memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan rekan tim Anda melalui catatan email melalui perangkat lunak perpesanan dalam aplikasi. Manfaat ganda ini berarti Anda tidak perlu menggunakan platform perpesanan eksternal dan Anda juga menghindari kekacauan di kotak masuk semua orang. Tim Anda akan berterima kasih untuk ini!

9. Baca dan balas email pada waktu yang ditentukan setiap hari

Memantau kotak masuk Anda secara terus-menerus dapat berubah menjadi kebiasaan yang tidak efektif dalam manajemen waktu.

Menjadwalkan waktu yang strategis untuk mengelola email Anda mengarah ke manajemen email yang efisien dan yang terbaik adalah membuat waktu yang sama setiap hari. Ini memungkinkan Anda untuk membuat slot dalam hari Anda dan membebaskan Anda untuk fokus pada tugas-tugas lain tanpa perasaan berlama-lama yang terus-menerus bahwa Anda harus memeriksa email Anda.

Setelah Anda mengatur kotak masuk Anda untuk hari itu, Anda harus menunda melompat masuk dan keluar dari kotak masuk Anda, kecuali sesuatu yang sangat mendesak datang. Bahkan kemudian Anda dapat mengatur sistem untuk menandai email-email yang tidak dapat Anda tanggapi segera.

10. Tandai pesan penting yang tidak dapat Anda tanggapi segera

Perangkat lunak manajemen email mencakup kemampuan untuk menunda email atau mengembalikannya ke bagian atas kotak masuk Anda di lain waktu. Sistem penandaan yang baik yang didukung oleh filter akan memastikan tidak ada yang terlewat sambil memungkinkan Anda merespons penerima secara efektif.

Bahkan email penting tidak selalu dapat dibalas dengan segera, tetapi ada praktik terbaik dalam hal waktu respons yang diharapkan.

11. Tanggapi email bisnis dalam jangka waktu 24-48 jam

Sebagai aturan umum, email terkait bisnis harus dibalas pada hari kerja yang sama. Penelitian telah menunjukkan bahwa mengambil lebih dari 48 jam untuk membalas email akan menyebabkan hilangnya pelanggan potensial dan ketidakpuasan mereka.

Perusahaan Fast melakukan survei tentang waktu respons email di mana mereka menemukan bahwa lebih dari 70% orang mengharapkan waktu respons dalam waktu empat jam.

Sekali lagi, perangkat lunak manajemen email dapat membantu di sini. Paling tidak, Anda dapat mengatur penjawab otomatis untuk memberi tahu penerima bahwa mereka memiliki perhatian Anda dengan tanggapan yang lebih rinci untuk diikuti, yang pasti harus dalam waktu 3-5 hari kerja.

12. Tindak lanjuti email penting dalam 3-5 hari kerja

Kita semua berurusan dengan banyak berbagai tugas bersama dengan volume email harian yang tinggi, tetapi penting untuk memprioritaskan email yang tidak dapat tetap tidak terjawab. Baik Anda menunggu balasan perekrut, konfirmasi pemangku kepentingan eksternal, atau keputusan pelanggan, 3-5 hari kerja harus menjadi dasar Anda untuk mengirim email tindak lanjut.

Mungkin ada situasi ketika beberapa tindak lanjut mungkin diperlukan. Jangan lupa untuk menambahkan satu atau dua hari di antara setiap email tindak lanjut untuk menghindari kesan bahwa Anda putus asa.

Untuk situasi di mana Anda tidak dapat segera menindaklanjuti, penjawab otomatis sudah cukup untuk menunjukkan keterlibatan Anda. Dalam hal ini, jika Anda pengguna Gmail, alat komunikasi G-Suite dapat membantu.

Delegasi adalah kunci dalam manajemen email yang sukses. Dengan alat yang tepat di tangan, atau lebih tepatnya di kotak masuk Anda, Anda cukup mengirimkan catatan email internal cepat ke kolega Anda yang secara otomatis akan berbagi email dengan mereka. Anda bahkan dapat melangkah lebih jauh, dan membuat aturan otomatis untuk membagikan email tertentu secara otomatis dengan kolega tertentu. Catatan email internal juga dapat ditambahkan secara otomatis untuk memberikan lebih banyak kejelasan dan konteks pada pesan Anda.

13. Unduh aplikasi yang sesuai untuk menanggapi email saat bepergian

Sebagian besar klien layanan email populer memiliki aplikasi seluler yang sesuai untuk membantu Anda mengelola email saat Anda tidak berada di depan laptop. Dengan akses mudah ke email Anda di telapak tangan Anda, Anda dapat memiliki gambaran real-time cepat dari email yang masuk, dan menjadwalkan hari Anda sesuai dengan itu.

14. Miliki tanda tangan yang ditetapkan di email Anda sehingga Anda tidak perlu menulis nama Anda setiap saat

Meluangkan waktu di awal untuk menyusun strategi email Anda dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi Anda. Anehnya, tanda tangan email tidak digunakan sesering yang seharusnya. Dengan tidak menebak-nebak mengetik nama, jabatan, dan informasi perusahaan, Anda dapat fokus pada penyusunan dan pengiriman email efektif yang jauh lebih cepat.

Proses tanda tangan Anda dapat lebih disederhanakan dengan bantuan perangkat lunak tanda tangan email. Perangkat lunak tanda tangan email tidak hanya akan menghemat waktu Anda tetapi juga membantu Anda dan tim Anda tetap ringkas. Ini adalah cara sederhana, namun efisien untuk meningkatkan merek dan upaya pemasaran Anda. Dengan tanda tangan email, Anda dapat mempromosikan bisnis Anda, mengarahkan penerima ke halaman situs atau akun media sosial pilihan Anda, mengumumkan acara mendatang dan banyak lagi.

Jika Anda menggunakan alias, Anda bahkan dapat memiliki tanda tangan yang berbeda untuk setiap alamat email. Ini akan membantu Anda meningkatkan strategi komunikasi dan melibatkan penerima email dengan cara yang ditargetkan.

15. Buat dan bagikan template email

Template email adalah cara lain untuk menghemat waktu dan memastikan Anda memiliki nada suara yang konsisten untuk branding perusahaan.

Sebagian besar layanan email menawarkan cara asli untuk menyimpan email sebagai template. Meskipun, ada daftar perangkat lunak pembuat template email yang lebih kuat, yang, ketika terintegrasi langsung di kotak masuk Anda, dapat menyederhanakan banyak proses berulang Anda dan menambah kotak masuk Anda dengan template email yang dapat dibagikan. Memiliki kemampuan untuk menambahkan variabel khusus akan memastikan penerima Anda menerima respons yang disesuaikan yang memberi kesan bahwa itu dibuat khusus untuk mereka.

Kesimpulan

Mengelola kotak masuk Anda secara efektif dapat membuat Anda lebih efisien secara keseluruhan. Dengan bantuan kiat dan perangkat lunak manajemen email yang dibahas dalam artikel ini, Anda sudah siap untuk menjinakkan dan berteman dengan kotak masuk Anda.

Untuk saran lebih lanjut tentang mengendalikan email Anda, secara internal dan eksternal, lihat hub email G2 untuk panduan lebih lanjut!