Volontaires virtuels : 6 conseils de recrutement à suivre

Publié: 2021-01-27

Le volontariat virtuel est en hausse depuis un certain temps.

Non seulement c'est un moyen facile pour les supporters de redonner à une cause qui leur tient à cœur, mais cela fournit également à votre organisation une aide indispensable sans frais supplémentaires.

Avec les récents événements mondiaux, le volontariat virtuel est désormais une nécessité pour de nombreuses organisations caritatives. En tant que responsable de la gestion des bénévoles, vous avez probablement dû étendre les offres virtuelles afin de maintenir le soutien à votre mission.

Un défi commun au volontariat virtuel consiste en fait à recruter des volontaires. Cela peut provenir :

Manque de visibilité de l'événement
Inconscient
Manque de promotion active
Manque de compréhension de l'impact

Dans ce guide, nous explorerons exactement qui sont les bénévoles virtuels, comment les trouver et certains de nos conseils préférés pour les recruter.

Que sont les volontaires virtuels ?

Commençons par une définition de base. Les volontaires virtuels sont des supporters qui participent à des activités, des événements et des programmes pour le plein bénéfice d'une organisation via Internet et leurs smartphones.

Élargir vos programmes de bénévolat pour inclure des opportunités virtuelles est important pour de nombreuses raisons. L'un des principaux avantages pour les responsables de la gestion des bénévoles est qu'il peut élargir votre base de bénévoles et vous aider à rencontrer de nouveaux partisans potentiels. Parce que personne ne doit nécessairement participer en personne, vous pouvez recruter des bénévoles du monde entier !

De plus, offrir des opportunités virtuelles est une alternative extrêmement pratique pour les supporters qui souhaitent redonner mais qui n'ont pas les moyens ou le calendrier nécessaires pour faire du bénévolat en personne. Grâce aux options en ligne, ces personnes peuvent soutenir votre cause sans quitter le confort de leur foyer et pendant leur temps libre.

Bien que les opportunités de bénévolat virtuel que vous hébergez dépendent de votre organisation, de vos objectifs et de votre mission, voici les formes courantes que cela peut prendre :

Appels téléphoniques et sensibilisation pour la collecte de fonds
Services bancaires par téléphone ou SMS
Conception ou assistance de site Web
Saisie des données
Marketing ou gestion par e-mail
Animation et gestion des réseaux sociaux
Développement d'applications
Suivi des bénévoles
Rédaction, blog ou édition
Conception graphique et photographie
Aide au marketing ou à l'image de marque
Création vidéo
Assistance virtuelle
Soutien du personnel

Maintenant que vous savez à quoi ressemble exactement le volontariat virtuel, il est temps de comprendre comment vous pouvez trouver des prospects viables afin de les recruter pour votre mission.

Comment trouver des volontaires virtuels

Si vous souhaitez travailler sur le recrutement de volontaires virtuels, vous devez savoir exactement où vous pouvez les trouver. C'est là qu'il sera utile d'avoir une base de données de bénévoles fiable. Recruter des sympathisants qui connaissent déjà votre organisation et qui ont déjà fait du bénévolat sera le point de départ le plus efficace, et vous pourrez ensuite étendre votre portée à partir de là.

Considérez ces méthodes pour trouver des volontaires virtuels pour vos offres en ligne :

Contactez votre base de bénévoles existante

Il est beaucoup plus avantageux et rentable de conserver les supporters actuels au lieu d'utiliser du temps et des ressources pour en acquérir continuellement de nouveaux. Utilisez ce même processus de réflexion pour vos bénévoles virtuels. Envoyez un e-mail à votre base de bénévoles existante pour leur demander s'ils seraient intéressés à soutenir votre cause par des moyens entièrement en ligne. Le plus souvent, vos bénévoles ne sont probablement même pas conscients que vous offrez des opportunités virtuelles.

Segmentez vos supporters existants par compétences

Si vos événements de bénévolat virtuels sont basés sur certaines compétences, essayez de filtrer vos supporters existants en fonction de cette compétence. Cela peut vous donner un indice sur les personnes les plus susceptibles de s'inscrire à votre événement virtuel mais aussi de le réussir. Les activités bénévoles virtuelles comme les services bancaires par téléphone, la promotion des médias sociaux ou le développement d'applications pourraient être les meilleures pour les personnes qui travaillent dans le service à la clientèle, sont des influenceurs sociaux ou ont de l'expérience dans le codage.

Visitez les sites d'inscription des bénévoles

Il existe une tonne de sites Web, comme Mobilize, qui servent de marchés de bénévolat pour les supporters afin de trouver de nouvelles causes et pour les organisations de trouver de nouveaux bénévoles. Les gens s'inscriront généralement sur le site, entreront des compétences ou des passions particulières et rechercheront des événements bénévoles qui attirent leur attention. En tant que responsable de la gestion des bénévoles, vous pouvez également utiliser ces plateformes pour publier vos propres opportunités virtuelles et contacter de nouveaux inscrits.

Regardez vos partenariats d'entreprise

Souvent, les entreprises et les entreprises incitent leurs propres employés à faire du bénévolat pour une cause caritative. Cela peut se faire soit par le biais d'un programme de responsabilité sociale d'entreprise, soit par un parrainage d'entreprise à but non lucratif. Il en résulte souvent que les employés de la société font du bénévolat pour votre organisation au nom de leur entreprise.

Considérez toutes les entreprises avec lesquelles vous avez déjà des relations et contactez-les si leurs compétences et leurs objectifs correspondent aux vôtres. Si vous n'avez pas de partenariats existants, vous pouvez toujours prendre les mesures pour les rechercher en explorant les entreprises locales ayant des missions similaires à la vôtre.

Les personnes qui se portent volontaires pour votre organisation viennent d'horizons et de lieux variés. L'utilisation de votre base de données existante, d'un site public de listes de bénévoles ou de vos partenariats d'entreprise est un moyen clé d'affiner vos choix et d'augmenter votre recrutement de bénévoles virtuels.

6 conseils pour recruter des bénévoles virtuels

Même sans l'aspect virtuel, recruter des bénévoles n'est pas toujours une promenade de santé. Qu'il s'agisse de s'assurer que vos supporters connaissent les bonnes opportunités ou de mettre en place des bénévoles avec les bons outils numériques, vous devez prendre en compte de nombreux aspects.

1. Assurez-vous que les opportunités de bénévolat virtuel sont faciles à trouver

D'une part, il ne devrait pas être difficile pour vos sympathisants de trouver vos opportunités de bénévolat virtuel. Disons qu'ils veulent soutenir votre cause numériquement ; Cependant, s'ils ne peuvent pas facilement comprendre comment le faire, ils seront beaucoup plus susceptibles d'abandonner et de passer à une autre organisation.

Si vous voulez vous assurer que vos opportunités de bénévolat virtuel sont faciles à trouver, suivez ces étapes :

Assurez-vous d'avoir un site Web optimisé pour le référencement et bien conçu . Votre site Web doit figurer sur la première page des résultats de recherche lorsqu'un internaute recherche le nom de votre organisation. À partir de là, dès qu'un utilisateur atterrit sur votre site, vos opportunités de bénévolat doivent être au premier plan. Cela peut être avec un bouton accrocheur ou via un lien bien en vue sur le menu principal de votre site Web.

Ayez une page dédiée aux opportunités de bénévolat avec un filtre pour les opportunités virtuelles. Une fois que les gens sont sur le site Web de votre organisation, vous devez les diriger vers une page dédiée à toutes vos opportunités de bénévolat. À partir de là, facilitez la recherche de ceux purement virtuels par des filtres. Lorsque vous créez de nouveaux événements de bénévolat, assurez-vous de les marquer comme virtuels ou en personne afin que cette fonction de filtrage fonctionne avec précision.

Assurez-vous que chaque opportunité virtuelle a une description complète. Les événements de bénévolat virtuel sont uniques en ce sens qu'ils nécessitent probablement un certain outil ou appareil en ligne pour le réaliser. Assurez-vous que cela est clairement indiqué dans la description de l'événement. Cela devrait inclure un résumé du travail à accomplir, les compétences requises pour la tâche, tout engagement de temps important, et plus encore.

Avec cette croix sur votre liste de choses à faire, vous pouvez être assuré que vos partisans savent exactement où aller s'ils veulent soutenir virtuellement votre organisation.

2. Commercialisez intelligemment vos opportunités de bénévolat virtuel

En plus d'avoir une page dédiée sur le site Web de votre organisation pour vos opportunités de bénévolat virtuel, vous aurez besoin d'une stratégie de marketing numérique et de sensibilisation. Après tout, comment allez-vous diriger autrement vos prospects bénévoles vers votre site Web et différents événements virtuels ?

Il est recommandé d'utiliser une stratégie de marketing multicanal. Utiliser plusieurs canaux pour entrer en contact avec des bénévoles potentiels est le meilleur moyen de les diriger vers votre opportunité de bénévolat virtuel. Le marketing multicanal consiste simplement à utiliser plusieurs canaux de communication pour promouvoir une opportunité, en guidant vos supporters vers différents canaux jusqu'à ce qu'ils se retrouvent sur la page souhaitée.

Les moyens les plus courants de contacter vos volontaires virtuels potentiels seront probablement les médias sociaux, les newsletters régulières par e-mail ou les SMS. Comment pouvez-vous transformer cela en une stratégie multicanal ?

Par exemple, vos newsletters régulières devraient déjà encourager les lecteurs à suivre vos comptes de réseaux sociaux. À partir de là, utilisez votre compte de médias sociaux pour raconter l'histoire de votre organisation. Une tactique populaire consiste à publier les faits saillants de tous les événements virtuels passés. Dans certains messages, encouragez vos abonnés à s'inscrire à vos messages texte. Vous pouvez ensuite utiliser vos messages texte pour envoyer directement des opportunités de bénévolat virtuel qui intéresseront le destinataire.

Dans cet exemple, vous pouvez voir que les différents canaux de marketing se soutiennent mutuellement et dirigent le prospect vers vos événements de volontariat virtuels. N'oubliez pas que le marketing multicanal n'est pas linéaire. Les gens pourraient d'abord vous trouver via vos réseaux sociaux.

C'est pourquoi il est important non seulement que vos différents canaux se soutiennent mutuellement, mais aussi d'incorporer des liens clés et du contenu marketing dans chacun de ces canaux. De cette façon, quelle que soit la façon dont le prospect interagit avec votre organisation, il sait exactement où aller pour des opportunités virtuelles.

3. Avoir une formation virtuelle dédiée ou un programme d'intégration

Ce n'est pas exactement une astuce de recrutement, mais une astuce de rétention. L'un des meilleurs moyens de recruter des volontaires virtuels est déjà d'avoir un groupe de supporters qui ont fait du bénévolat de la même manière dans le passé. Cela peut être fait en mettant en œuvre une formation virtuelle dédiée ou un programme d'intégration dès le départ.

Comme vous le savez déjà, le volontariat virtuel a plus de facteurs techniques et peut-être même d'équipement qu'un événement régulier pourrait en avoir. En effet, le travail doit être effectué entièrement en ligne. Cela pourrait être difficile pour vos bénévoles plus âgés ou pour ceux qui ne sont tout simplement pas aussi avancés en littératie numérique.

Vos événements de bénévolat réguliers ont probablement déjà un certain type d'intégration ou de formation pour s'assurer que les bénévoles comprennent ce dont la tâche a besoin et qu'ils peuvent l'accomplir avec succès. Une fois l'intégration terminée, ils ne devraient pas avoir à refaire ce processus car ils sont déjà aussi préparés qu'ils doivent l'être.

L'intégration de la formation virtuelle suit ce même processus de réflexion. Cependant, la formation traditionnelle réussit souvent parce qu'elle se déroule en personne et qu'un expert dirige physiquement, ce qui donne aux stagiaires la possibilité de poser des questions ou de se corriger.

Comment pouvez-vous faire pivoter cet engagement en ligne vers l'espace virtuel ? Pensez à utiliser ces outils :

Chat vidéo
Webinaires en ligne
Contenu préenregistré
PDF et autres documents en ligne
Quiz et sondages en ligne

Si la formation virtuelle peut manquer de face à face, celle-ci peut être compensée par certaines solutions de visioconférence. Il en va de même pour les autres activités en personne. Intégrer des éléments virtuels dans votre formation est même une bonne pratique à adopter pour vos événements bénévoles non virtuels. La formation en ligne est souvent plus pratique pour le bénévole et peut être complétée à son propre rythme.

4. Encouragez les volontaires virtuels à se connecter les uns aux autres

Parfois, vos bénévoles se méfient des opportunités virtuelles parce qu'ils manquent d'interaction en personne. L'un des meilleurs aspects du bénévolat pour une cause qui vous tient à cœur est de rencontrer d'autres personnes qui ressentent la même chose. L'engagement en personne renforce la camaraderie et motive les sympathisants à continuer de faire du bénévolat pour votre organisation. Cela peut être un obstacle lorsqu'il s'agit de recruter vos bénévoles virtuels.

Cependant, il existe des moyens d'encourager vos volontaires virtuels à se connecter et à s'engager les uns avec les autres. Envisagez de faire ce qui suit :

Associez les nouvelles recrues à des bénévoles plus expérimentés. Avoir un mentor plus expérimenté qui vous guide tout au long du processus de bénévolat est un excellent moyen de les connecter plus profondément à votre mission. Encouragez les bénévoles à parler aux nouvelles recrues par le biais de rencontres et d'appels virtuels ! C'est également une occasion clé pour les débutants de poser toutes les questions urgentes qu'ils ont.
Organisez une session de chat vidéo avec vos volontaires virtuels. Si vous ou un autre responsable de programme avez du temps supplémentaire, envisagez de mettre en place une session de chat vidéo avec toutes vos recrues bénévoles virtuelles. Vous pouvez répondre à toutes les questions et présenter les bénévoles les uns aux autres.

Organisez une rencontre en ligne pour les bénévoles virtuels afin de rencontrer les membres clés du personnel. Les bénévoles virtuels perdent la possibilité de rencontrer en personne les membres clés du personnel. Envisagez de mettre en place une rencontre en ligne en direct pour vos recrues virtuelles afin qu'elles se présentent et se familiarisent avec les meilleurs joueurs de votre organisation.

Lorsque vos partisans voient que vous faites l'effort de continuer à créer une communauté de bénévoles engageante, ils sont plus susceptibles de s'inscrire et de continuer à s'inscrire à vos opportunités virtuelles, ce qui vous donne un bassin de partisans fidèles pour les événements futurs.

5. Poursuivre l'engagement des bénévoles virtuels au fil du temps.

Ceci est un autre conseil de rétention, par opposition au recrutement. La poursuite de l'engagement des bénévoles virtuels après avoir déjà recruté le bénévole est essentielle pour s'assurer qu'il continue à soutenir votre organisation et à participer à vos événements.

Comment pouvez-vous maintenir activement l'engagement avec vos volontaires virtuels ? Suivez ces suggestions :

Soyez réactif à tous les e-mails, appels ou autres questions posées.
Dès qu'un bénévole virtuel termine un événement, envoyez-lui un courriel ou une lettre d'appréciation.
Tenez les bénévoles au courant de toutes les mises à jour organisationnelles importantes (ceci est particulièrement utile lorsqu'une pandémie mondiale bouleverse la vie).
Associez systématiquement des bénévoles à des opportunités virtuelles qui les intéressent et pour lesquelles ils ont les compétences.
Demandez les commentaires des volontaires virtuels et mettez-les véritablement en œuvre.

Le recrutement de bénévoles ne s'arrête pas une fois qu'ils participent à un programme ou à un événement. Si quoi que ce soit, si ce bénévole ne continue pas avec votre organisation, vos efforts de recrutement sont sans objet. La fidélisation de vos volontaires virtuels est un indicateur clé d'un recrutement de volontaires réussi ! La poursuite d'un engagement précieux avec ces bénévoles est votre meilleur pari.

6. Utilisez un logiciel de gestion des bénévoles dédié.

Vous utilisez probablement déjà et connaissez les avantages d'un logiciel de gestion des bénévoles. Mais si vous développez vos efforts de volontariat virtuel, le logiciel que vous utilisez est encore plus critique. Avoir un endroit dédié pour se référer aux points de données et aux mesures clés est nécessaire si vous souhaitez améliorer vos opportunités de bénévolat virtuel et vos efforts de recrutement.

Assurez-vous que vos solutions de gestion des bénévoles peuvent gérer les éléments suivants :

Collectez et stockez les données des volontaires dans une base de données centralisée.
Créez de nouveaux segments de votre base de bénévoles à des fins de marketing ou de programmation.
Personnalisez les formulaires d'inscription des bénévoles en fonction de l'opportunité qui s'offre à vous.
Automatisez les communications avec les bénévoles.
Compiler des rapports sur les données d'engagement des bénévoles.

En plus d'une solution de gestion des bénévoles, vous aurez probablement besoin de quelques outils supplémentaires pour organiser votre événement virtuel. Découvrez les logiciels de visioconférence, les outils de diffusion en direct, les fonctions de chat instantané, etc.

Conclusion

En tant que leader de la gestion des bénévoles, le recrutement de bénévoles n'est pas un nouveau concept. Après tout, c'est ainsi que vous obtenez des supporters pour participer à vos événements et soutenir votre cause. Cependant, les opportunités de volontariat virtuel posent des défis supplémentaires en raison de leur aspect technique et du fait que tout le monde ne sait même pas qu'elles existent. Utilisez les conseils ci-dessus pour optimiser vos propres tactiques de recrutement et engager efficacement vos bénévoles virtuels.