Relawan Virtual: 6 Tips Rekrutmen untuk Diikuti

Kesukarelaan virtual telah meningkat selama beberapa waktu.

Tidak hanya itu cara mudah bagi pendukung untuk memberikan kembali ke tujuan yang mereka pedulikan, tetapi juga memberi organisasi Anda bantuan yang sangat dibutuhkan tanpa biaya tambahan.

Dengan peristiwa global baru-baru ini, sukarelawan virtual sekarang menjadi kebutuhan bagi banyak organisasi amal. Sebagai pemimpin manajemen sukarelawan, kemungkinan besar Anda harus memperluas penawaran virtual untuk mempertahankan dukungan bagi misi Anda.

Tantangan umum untuk kesukarelaan virtual sebenarnya adalah merekrut sukarelawan. Ini bisa berasal dari:

• Kurangnya visibilitas acara
• Kurangnya kesadaran
• Kurang aktifnya promosi
• Kurangnya pemahaman dampak

Dalam panduan ini, kita akan mengeksplorasi siapa sebenarnya relawan virtual, bagaimana menemukan mereka, dan beberapa tip favorit kami untuk merekrut mereka.

Apa itu relawan virtual?

Mari kita mulai dengan definisi dasar. Relawan virtual adalah pendukung yang berpartisipasi dalam kegiatan, acara, dan program untuk kepentingan penuh organisasi melalui internet dan smartphone mereka.

Memperluas program sukarela Anda untuk memasukkan peluang virtual sangat penting karena berbagai alasan. Salah satu manfaat utama bagi pemimpin manajemen sukarelawan adalah dapat memperluas basis sukarelawan Anda dan membantu Anda bertemu calon pendukung baru. Karena tidak ada yang harus berpartisipasi secara langsung, Anda dapat meminta sukarelawan dari seluruh dunia!

Selain itu, menawarkan peluang virtual adalah alternatif yang sangat nyaman bagi pendukung yang ingin memberi kembali tetapi tidak memiliki sarana atau jadwal yang diperlukan untuk menjadi sukarelawan secara langsung. Dengan opsi online, orang-orang ini dapat mendukung tujuan Anda tanpa meninggalkan kenyamanan rumah mereka sendiri dan pada waktu mereka sendiri.

Meskipun peluang sukarelawan virtual yang Anda selenggarakan akan bergantung pada organisasi, tujuan, dan misi unik Anda, berikut adalah bentuk umum yang dapat diambil:

• Panggilan telepon dan penjangkauan penggalangan dana
• Perbankan telepon atau SMS advokasi
• Desain atau dukungan situs web
• entri data
• Pemasaran atau manajemen email
• Promosi dan manajemen media sosial
• Pengembangan aplikasi
• Pelacakan sukarelawan
• Copywriting, blogging, atau editing
• Desain grafis dan fotografi
• Bantuan pemasaran atau branding
• Pembuatan video
• Bantuan virtual
• Dukungan staf

Sekarang setelah Anda mengetahui seperti apa sebenarnya sukarelawan virtual, inilah saatnya untuk memikirkan bagaimana Anda dapat menemukan prospek yang layak untuk merekrut mereka untuk misi Anda.

Bagaimana menemukan sukarelawan virtual

Jika Anda ingin bekerja dalam merekrut sukarelawan virtual, Anda harus tahu persis di mana Anda dapat menemukannya. Di sinilah memiliki database sukarelawan yang dapat diandalkan akan berguna. Merekrut pendukung yang sudah mengenal organisasi Anda dan telah menjadi sukarelawan sebelumnya akan menjadi tempat yang paling efektif untuk memulai, dan kemudian Anda dapat memperluas jangkauan Anda dari sana.

Pertimbangkan metode berikut untuk menemukan sukarelawan virtual untuk penawaran online Anda:

Jangkau basis sukarelawan Anda yang ada

Jauh lebih bermanfaat dan hemat biaya untuk mempertahankan pendukung saat ini daripada menggunakan waktu dan sumber daya untuk terus mendapatkan pendukung baru. Gunakan proses berpikir yang sama untuk relawan virtual Anda. Kirim ledakan email ke basis sukarelawan Anda yang ada menanyakan apakah mereka tertarik untuk mendukung tujuan Anda melalui cara yang sepenuhnya online. Lebih sering daripada tidak, sukarelawan Anda mungkin tidak menyadari bahwa Anda memberikan peluang virtual.

Segmentasikan pendukung Anda yang ada berdasarkan keahlian

Jika acara sukarelawan virtual Anda didasarkan pada keterampilan tertentu, coba dan saring pendukung Anda yang ada dengan keterampilan itu. Ini dapat memberi Anda petunjuk tentang orang-orang yang kemungkinan besar akan mendaftar ke acara virtual Anda tetapi juga berhasil di dalamnya. Kegiatan sukarelawan virtual seperti perbankan telepon, promosi media sosial, atau pengembangan aplikasi mungkin paling baik untuk orang-orang yang bekerja di layanan pelanggan, pemberi pengaruh sosial, atau memiliki pengalaman dalam pengkodean.

Kunjungi situs daftar sukarelawan

Ada banyak sekali situs web di luar sana, seperti Mobilize, yang berfungsi sebagai pasar sukarela bagi para pendukung untuk menemukan tujuan baru dan bagi organisasi untuk mencari sukarelawan baru. Orang-orang biasanya akan mendaftar ke situs tersebut, memasukkan keahlian atau minat khusus apa pun, dan mencari acara sukarelawan yang menarik perhatian mereka. Sebagai pemimpin manajemen sukarelawan, Anda juga dapat menggunakan platform ini untuk memposting peluang virtual Anda sendiri dan menghubungi pendaftar baru.

Lihatlah kemitraan perusahaan Anda

Seringkali, perusahaan dan bisnis akan memberi insentif kepada karyawan mereka sendiri untuk menjadi sukarelawan untuk tujuan amal. Ini bisa melalui program tanggung jawab sosial perusahaan atau sponsor perusahaan nirlaba. Ini sering mengakibatkan karyawan perusahaan menjadi sukarelawan untuk organisasi Anda atas nama perusahaan mereka.

Pertimbangkan bisnis apa pun yang sudah Anda jalin hubungan dan jangkau jika keterampilan dan tujuan mereka selaras dengan Anda. Jika Anda belum memiliki kemitraan, Anda selalu dapat mengambil langkah-langkah untuk mencarinya dengan menjelajahi bisnis lokal yang memiliki misi serupa dengan Anda.

Orang-orang yang menjadi sukarelawan untuk organisasi Anda berasal dari berbagai latar belakang dan tempat. Menggunakan database Anda yang ada, situs daftar sukarelawan publik, atau kemitraan perusahaan Anda adalah cara utama untuk mempersempit pilihan Anda dan meningkatkan perekrutan sukarelawan virtual Anda

6 tips untuk merekrut sukarelawan virtual

Bahkan tanpa aspek virtual, merekrut sukarelawan tidak selalu berjalan di taman. Dari memastikan bahwa pendukung Anda mengetahui peluang yang tepat hingga menyiapkan sukarelawan dengan alat digital yang tepat, ada banyak aspek yang harus Anda pertimbangkan.

1. Pastikan peluang sukarelawan virtual mudah ditemukan

Untuk satu hal, seharusnya tidak sulit bagi pendukung Anda untuk menemukan peluang sukarelawan virtual Anda. Katakanlah mereka ingin mendukung tujuan Anda secara digital; namun, jika mereka tidak dapat dengan mudah mengetahui bagaimana melakukannya, mereka akan cenderung menyerah dan pindah ke organisasi lain.

Jika Anda ingin memastikan peluang sukarelawan virtual Anda mudah ditemukan, ikuti langkah-langkah berikut:

• Pastikan Anda memiliki situs web yang dioptimalkan untuk SEO dan dirancang dengan baik . Situs web Anda harus berada di halaman pertama hasil pencarian ketika seseorang mencari nama organisasi Anda. Dari sana, segera setelah pengguna mendarat di situs Anda, peluang sukarelawan Anda harus menjadi yang terdepan. Ini bisa dengan tombol yang menarik atau melalui tautan yang menonjol di menu utama situs web Anda.

• Miliki halaman khusus untuk peluang sukarelawan dengan filter untuk peluang virtual. Setelah orang-orang berada di situs web organisasi Anda, Anda harus mengarahkan mereka ke halaman khusus untuk semua peluang sukarelawan Anda. Dari sana, permudah untuk menemukan yang murni virtual dengan filter. Saat Anda membuat acara sukarelawan baru, pastikan untuk menandainya sebagai virtual atau tatap muka sehingga fitur filter ini bekerja secara akurat.

• Pastikan setiap peluang virtual memiliki deskripsi yang komprehensif. Acara sukarelawan virtual unik karena kemungkinan memerlukan alat atau perangkat online tertentu untuk melakukannya. Pastikan ini dinyatakan dengan jelas dalam deskripsi acara. Ini harus mencakup ringkasan pekerjaan yang ada, keterampilan yang dibutuhkan untuk tugas itu, komitmen waktu utama, dan banyak lagi.

Dengan mencoret daftar tugas Anda, Anda dapat yakin mengetahui bahwa pendukung Anda tahu persis ke mana harus pergi jika mereka ingin mendukung organisasi Anda secara virtual.

2. Pasarkan peluang sukarelawan virtual Anda dengan cerdas

Seiring dengan memiliki halaman khusus di situs web organisasi Anda untuk peluang sukarelawan virtual Anda, Anda akan memerlukan pemasaran digital dan strategi penjangkauan. Lagi pula, bagaimana lagi Anda akan mengarahkan prospek sukarelawan Anda ke situs web Anda dan berbagai acara virtual?

Disarankan agar Anda menggunakan strategi pemasaran multisaluran. Menggunakan beberapa saluran untuk terhubung dengan calon sukarelawan adalah cara terbaik untuk menyalurkan mereka ke peluang sukarelawan virtual Anda. Pemasaran multisaluran hanyalah konsep menggunakan lebih dari satu saluran komunikasi untuk mempromosikan peluang, mengarahkan pendukung Anda ke saluran yang berbeda hingga mereka berakhir di halaman yang Anda inginkan.

Cara paling umum untuk menjangkau calon sukarelawan virtual Anda mungkin melalui media sosial, buletin email reguler, atau ledakan teks. Bagaimana Anda bisa mengubah ini menjadi strategi multichannel?

Misalnya, buletin reguler Anda seharusnya sudah mendorong pembaca untuk mengikuti akun media sosial Anda. Dari sana, gunakan akun media sosial Anda untuk menceritakan kisah organisasi Anda. Salah satu taktik populer adalah memposting sorotan dari acara virtual sebelumnya. Dalam beberapa posting, dorong pengikut Anda untuk mendaftar ke ledakan pesan teks Anda. Anda kemudian dapat menggunakan pesan teks Anda untuk langsung mengirim peluang sukarelawan virtual yang akan diminati penerima.

Dalam contoh ini, Anda dapat melihat bahwa saluran pemasaran yang berbeda saling mendukung dan menyalurkan prospek ke acara sukarela virtual Anda. Ingat, pemasaran multisaluran tidak linier. Orang mungkin menemukan Anda melalui media sosial Anda terlebih dahulu.

Itulah mengapa penting untuk tidak hanya memiliki saluran yang berbeda yang saling mendukung, tetapi juga memasukkan tautan utama dan konten pemasaran di masing-masing saluran ini. Dengan cara ini, tidak peduli bagaimana prospek terlibat dengan organisasi Anda, mereka tahu persis ke mana harus mencari peluang virtual.

3. Miliki program pelatihan atau orientasi virtual khusus

Ini bukan tip rekrutmen, tapi tip retensi. Salah satu cara terbaik untuk merekrut sukarelawan virtual adalah dengan memiliki sekelompok pendukung yang telah menjadi sukarelawan dengan cara yang sama di masa lalu. Ini dapat dilakukan dengan menerapkan pelatihan virtual khusus atau program orientasi sejak awal.

Seperti yang sudah Anda ketahui, sukarelawan virtual memiliki lebih banyak faktor teknis dan bahkan mungkin peralatan daripada acara biasa. Ini karena pekerjaan harus dilakukan sepenuhnya secara online. Ini mungkin sulit bagi sukarelawan Anda yang lebih tua atau mereka yang tidak begitu mahir dalam literasi digital.

Acara sukarelawan reguler Anda kemungkinan sudah memiliki beberapa jenis orientasi atau pelatihan untuk memastikan bahwa sukarelawan memahami apa yang dibutuhkan tugas dan bahwa mereka dapat menyelesaikannya dengan sukses. Setelah orientasi selesai, mereka tidak perlu melalui proses ini lagi karena mereka sudah siap seperti yang seharusnya.

Memasukkan pelatihan virtual mengikuti proses pemikiran yang sama ini. Namun, pelatihan tradisional seringkali berhasil karena dilakukan secara langsung dan seorang ahli memimpin secara fisik, memberikan kesempatan kepada peserta pelatihan untuk mengajukan pertanyaan atau mengoreksi diri mereka sendiri.

Bagaimana Anda dapat mengubah keterlibatan online ini ke ruang virtual? Pertimbangkan untuk menggunakan alat ini:

• Obrolan video
• Webinar online
• Konten pra-rekaman
• PDF dan dokumen online lainnya
• Kuis dan survei online

Sementara pelatihan virtual mungkin kekurangan aspek tatap muka, ini dapat dibuat dengan solusi konferensi video tertentu. Hal yang sama berlaku untuk kegiatan tatap muka lainnya. Memasukkan elemen virtual ke dalam pelatihan Anda bahkan merupakan praktik yang baik untuk dilakukan dalam acara sukarelawan non-virtual Anda. Pelatihan online seringkali lebih nyaman bagi sukarelawan dan dapat diselesaikan pada waktu mereka sendiri.

4. Dorong sukarelawan virtual untuk terhubung satu sama lain

Terkadang, sukarelawan Anda khawatir tentang peluang virtual karena mereka tidak memiliki interaksi langsung. Salah satu bagian terbaik dari menjadi sukarelawan untuk tujuan yang Anda pedulikan adalah bertemu dengan orang lain yang merasakan hal yang sama. Keterlibatan langsung membangun persahabatan dan memotivasi pendukung untuk terus menjadi sukarelawan untuk organisasi Anda. Ini bisa menjadi penghalang dalam hal merekrut sukarelawan virtual Anda.

Namun, ada beberapa cara Anda masih dapat mendorong sukarelawan virtual Anda untuk terhubung dan terlibat satu sama lain. Pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

• Pasangkan rekrutan baru dengan sukarelawan yang lebih berpengalaman. Memiliki mentor yang lebih berpengalaman memandu Anda melalui proses sukarela adalah cara yang bagus untuk menghubungkan mereka lebih dalam ke misi Anda. Dorong sukarelawan untuk berbicara dengan anggota baru melalui pertemuan dan panggilan virtual! Ini juga merupakan kesempatan penting bagi pemula untuk mengajukan pertanyaan mendesak yang mereka miliki.
• Siapkan sesi obrolan video dengan sukarelawan virtual Anda. Jika Anda atau pemimpin program lain memiliki waktu ekstra, pertimbangkan untuk mengatur sesi obrolan video dengan semua rekrutan sukarelawan virtual Anda. Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun, serta memperkenalkan sukarelawan satu sama lain.

• Selenggarakan pertemuan dan sapa online bagi sukarelawan virtual untuk bertemu dengan anggota staf kunci. Relawan virtual kehilangan kesempatan untuk bertemu langsung dengan anggota staf kunci. Pertimbangkan untuk mengatur pertemuan dan sapa online langsung untuk rekrutan virtual Anda untuk memperkenalkan diri dan mengenal para pemain top di organisasi Anda.

Ketika pendukung Anda melihat bahwa Anda berusaha untuk tetap membangun komunitas sukarelawan yang menarik, mereka cenderung mendaftar dan terus mendaftar untuk peluang virtual Anda, memberi Anda kumpulan pendukung setia untuk acara mendatang.

5. Lanjutkan keterlibatan sukarelawan virtual dari waktu ke waktu.

Ini adalah tip retensi lain, yang bertentangan dengan rekrutmen. Melanjutkan keterlibatan sukarelawan virtual setelah Anda merekrut sukarelawan adalah kunci untuk memastikan bahwa mereka terus mendukung organisasi Anda dan berpartisipasi dalam acara Anda.

Bagaimana Anda dapat secara aktif menjaga keterlibatan dengan sukarelawan virtual Anda? Ikuti saran ini:

• Bersikaplah responsif terhadap email, panggilan, atau pertanyaan lain yang diajukan.
• Segera setelah sukarelawan virtual menyelesaikan sebuah acara, kirimkan email atau surat penghargaan kepada mereka.
• Beri tahu para sukarelawan tentang pembaruan organisasi secara luas (ini sangat berguna ketika pandemi global mengubah hidup menjadi terbalik).
• Secara konsisten mencocokkan sukarelawan dengan peluang virtual yang mereka minati dan memiliki keterampilan untuk itu.
• Mintalah umpan balik dari sukarelawan virtual dan terapkan dengan sungguh-sungguh.

Merekrut relawan bukanlah sesuatu yang berhenti begitu mereka berpartisipasi dalam suatu program atau acara. Jika ada, jika sukarelawan itu tidak melanjutkan organisasi Anda, upaya perekrutan Anda dapat diperdebatkan. Mempertahankan sukarelawan virtual Anda adalah indikator kunci keberhasilan rekrutmen sukarelawan! Melanjutkan keterlibatan yang berharga dengan para sukarelawan itu adalah pilihan terbaik Anda.

6. Gunakan perangkat lunak manajemen sukarelawan khusus.

Anda mungkin sudah menggunakan dan mengetahui manfaat perangkat lunak manajemen sukarelawan. Tetapi jika Anda memperluas upaya kesukarelaan virtual Anda, perangkat lunak yang Anda gunakan bahkan lebih penting. Memiliki tempat khusus untuk merujuk ke poin dan metrik data utama diperlukan jika Anda ingin meningkatkan peluang dan upaya rekrutmen sukarelawan virtual Anda.

Pastikan solusi manajemen sukarelawan Anda dapat menangani hal berikut:

• Kumpulkan dan simpan data relawan dalam database terpusat.
• Buat segmen baru dari basis sukarelawan Anda untuk tujuan pemasaran atau pemrograman.
• Sesuaikan formulir pendaftaran sukarelawan agar sesuai dengan peluang yang ada.
• Otomatisasi komunikasi dengan sukarelawan.
• Menyusun laporan tentang data keterlibatan sukarelawan.

Seiring dengan solusi manajemen sukarelawan, Anda mungkin memerlukan beberapa alat tambahan untuk melakukan acara virtual Anda. Lihat perangkat lunak konferensi video, alat streaming langsung, fungsi obrolan instan, dan banyak lagi.

Kesimpulan

Sebagai pemimpin manajemen relawan, merekrut relawan bukanlah konsep baru. Bagaimanapun, begitulah cara Anda mendapatkan pendukung untuk berpartisipasi dalam acara Anda dan mendukung tujuan Anda. Namun, peluang sukarelawan virtual memang menimbulkan tantangan tambahan karena aspek teknisnya dan fakta bahwa tidak semua orang tahu bahwa mereka ada. Gunakan tips di atas untuk mengoptimalkan taktik perekrutan Anda sendiri dan melibatkan sukarelawan virtual Anda secara efektif.