Voluntarios virtuales: 6 consejos de reclutamiento a seguir

El voluntariado virtual ha ido en aumento durante bastante tiempo.

No solo es una manera fácil para que los simpatizantes retribuyan a una causa que les importa, sino que también brinda a su organización la ayuda que tanto necesita sin costo adicional.

Con los eventos globales recientes, el voluntariado virtual es ahora una necesidad para muchas organizaciones benéficas. Como líder de gestión de voluntarios, es probable que haya tenido que expandir las ofertas virtuales para mantener el apoyo a su misión.

Un desafío común para el voluntariado virtual es reclutar voluntarios. Esto puede provenir de:

• Falta de visibilidad del evento.
• Falta de conciencia
• Falta de promoción activa.
• Falta de comprensión del impacto.

En esta guía, exploraremos exactamente quiénes son los voluntarios virtuales, cómo encontrarlos y algunos de nuestros consejos favoritos para reclutarlos.

¿Qué son los voluntarios virtuales?

Comencemos con una definición básica. Los voluntarios virtuales son simpatizantes que participan en actividades, eventos y programas para el beneficio total de una organización a través de Internet y sus teléfonos inteligentes.

Ampliar sus programas de voluntariado para incluir oportunidades virtuales es importante por muchas razones. Uno de los principales beneficios para los líderes de gestión de voluntarios es que puede expandir su base de voluntarios y ayudarlo a conocer nuevos seguidores potenciales. Debido a que nadie tiene que participar necesariamente en persona, ¡puede reclutar voluntarios de todo el mundo!

Además, ofrecer oportunidades virtuales es una alternativa extremadamente conveniente para los simpatizantes que desean retribuir pero no tienen los medios o el horario necesarios para el voluntariado en persona. Con opciones en línea, estas personas pueden apoyar su causa sin dejar la comodidad de su hogar y en su propio tiempo.

Si bien las oportunidades de voluntariado virtual que organice dependerán de su organización, objetivos y misión únicos, estas son las formas comunes que puede tomar:

• Llamadas telefónicas para recaudar fondos y divulgación
• Abogacía por banca telefónica o mensajes de texto
• Diseño o soporte del sitio web
• Entrada de datos
• Gestión o marketing por correo electrónico
• Promoción y gestión de redes sociales.
• desarrollo de aplicaciones
• Seguimiento de voluntarios
• Redacción, blogs o edición
• diseño grafico y fotografia
• Asistencia de marketing o marca
• Creación de videos
• asistencia virtual
• Apoyo al personal

Ahora que sabe cómo es exactamente el voluntariado virtual, es hora de averiguar cómo puede encontrar prospectos viables para reclutarlos para su misión.

Cómo encontrar voluntarios virtuales

Si desea trabajar en el reclutamiento de voluntarios virtuales, necesitará saber exactamente dónde puede encontrarlos. Aquí es donde será útil tener una base de datos de voluntarios confiable. Reclutar simpatizantes que ya conocen su organización y se han ofrecido como voluntarios antes será el lugar más efectivo para comenzar, y luego puede expandir su alcance desde allí.

Considere estos métodos para encontrar voluntarios virtuales para sus ofertas en línea:

Comuníquese con su base de voluntarios existente

Es mucho más beneficioso y rentable retener a los seguidores actuales en lugar de utilizar el tiempo y los recursos para adquirir continuamente nuevos. Utilice este mismo proceso de pensamiento para sus voluntarios virtuales. Envíe un correo electrónico masivo a su base de voluntarios existente preguntándoles si estarían interesados ​​en apoyar su causa a través de medios completamente en línea. La mayoría de las veces, es probable que sus voluntarios ni siquiera se den cuenta de que está brindando oportunidades virtuales.

Segmente a sus seguidores existentes por conjunto de habilidades

Si sus eventos de voluntariado virtual se basan en ciertas habilidades, intente filtrar a sus seguidores existentes por esa habilidad. Esto puede darle una pista sobre las personas que tienen más probabilidades de registrarse en su evento virtual pero que también tendrán éxito. Las actividades de voluntariado virtual, como la banca telefónica, la promoción en las redes sociales o el desarrollo de aplicaciones, pueden ser mejores para las personas que trabajan en el servicio al cliente, son personas influyentes en las redes sociales o tienen experiencia en codificación.

Visite los sitios de listas de voluntarios

Hay un montón de sitios web, como Mobilize, que sirven como mercados de voluntariado para que los simpatizantes encuentren nuevas causas y para que las organizaciones busquen nuevos voluntarios. Las personas generalmente se registran en el sitio, ingresan cualquier habilidad o pasión especial y buscan eventos de voluntariado que les llamen la atención. Como líder de gestión de voluntarios, también puede utilizar estas plataformas para publicar sus propias oportunidades virtuales y ponerse en contacto con nuevos registrados.

Mire a sus sociedades corporativas

A menudo, las empresas y los negocios incentivarán a sus propios empleados para que se ofrezcan como voluntarios para una causa benéfica. Esto puede ser a través de un programa de responsabilidad social corporativa o un patrocinio corporativo sin fines de lucro. A menudo da como resultado que los empleados de la corporación se ofrezcan como voluntarios para su organización en nombre de su empresa.

Considere las empresas con las que ya tiene relaciones y comuníquese con ellas si sus habilidades y objetivos se alinean con los suyos. Si no tiene ninguna asociación existente, siempre puede dar los pasos para buscarla explorando negocios locales con misiones similares a la suya.

Las personas que se ofrecen como voluntarias para su organización provienen de una variedad de orígenes y lugares. El uso de su base de datos existente, un sitio público de listado de voluntarios o sus asociaciones corporativas es una forma clave de reducir sus opciones y aumentar su reclutamiento de voluntarios virtuales.

6 consejos para reclutar voluntarios virtuales

Incluso sin el aspecto virtual, reclutar voluntarios no siempre es pan comido. Desde asegurarse de que sus seguidores conozcan las oportunidades adecuadas hasta preparar a los voluntarios con las herramientas digitales adecuadas, existen numerosos aspectos que debe tener en cuenta.

1. Asegúrese de que las oportunidades de voluntariado virtual sean fáciles de encontrar

Por un lado, no debería ser difícil para sus seguidores encontrar sus oportunidades de voluntariado virtual. Digamos que quieren apoyar tu causa digitalmente; sin embargo, si no pueden averiguar fácilmente cómo hacerlo, es mucho más probable que se rindan y se trasladen a otra organización.

Si desea asegurarse de que sus oportunidades de voluntariado virtual sean fáciles de encontrar, siga estos pasos:

• Asegúrate de tener un sitio web optimizado para SEO y bien diseñado . Su sitio web debe estar en la primera página de resultados de búsqueda cuando alguien busque el nombre de su organización. A partir de ahí, tan pronto como un usuario llegue a su sitio, sus oportunidades de voluntariado deberían estar al frente y al centro. Esto puede ser con un botón llamativo o mediante un enlace destacado en el menú principal de su sitio web.

• Tenga una página dedicada a las oportunidades de voluntariado con un filtro para las virtuales. Una vez que las personas estén en el sitio web de su organización, debe dirigirlas a una página dedicada a todas sus oportunidades de voluntariado. A partir de ahí, facilita la búsqueda de los puramente virtuales mediante filtros. A medida que cree nuevos eventos de voluntariado, asegúrese de etiquetarlos como virtuales o en persona para que esta función de filtro funcione con precisión.

• Asegúrese de que cada oportunidad virtual tenga una descripción completa. Los eventos de voluntariado virtual son únicos en el sentido de que probablemente requieran una determinada herramienta o dispositivo en línea para llevarlos a cabo. Asegúrese de que esto se indique claramente en la descripción del evento. Esto debe incluir un resumen del trabajo en cuestión, las habilidades requeridas para la tarea, cualquier compromiso de tiempo importante y más.

Con esto tachado de su lista de tareas pendientes, puede estar seguro de que sus seguidores saben exactamente a dónde ir si quieren apoyar a su organización virtualmente.

2. Comercialice sus oportunidades de voluntariado virtual de manera inteligente

Además de tener una página dedicada en el sitio web de su organización para sus oportunidades de voluntariado virtual, necesitará una estrategia de divulgación y marketing digital. Después de todo, ¿de qué otra manera va a dirigir a sus prospectos voluntarios a su sitio web y diferentes eventos virtuales?

Se recomienda que utilice una estrategia de marketing multicanal. El uso de múltiples canales para conectarse con voluntarios potenciales es la mejor manera de canalizarlos hacia su oportunidad de voluntariado virtual. El marketing multicanal es simplemente el concepto de usar más de un canal de comunicación para promover una oportunidad, llevando a sus seguidores a diferentes canales hasta que terminen en la página deseada.

Las formas más comunes de comunicarse con sus posibles voluntarios virtuales probablemente sean a través de las redes sociales, boletines de correo electrónico periódicos o envíos masivos de mensajes de texto. ¿Cómo puedes convertir esto en una estrategia multicanal?

Por ejemplo, sus boletines regulares ya deberían alentar a los lectores a seguir sus cuentas de redes sociales. A partir de ahí, utilice su cuenta de redes sociales para contar la historia de su organización. Una táctica popular es publicar lo más destacado de cualquier evento virtual anterior. Dentro de algunas publicaciones, anime a sus seguidores a registrarse para recibir sus mensajes de texto. Luego puede usar sus mensajes de texto para enviar directamente oportunidades de voluntariado virtual que le interesen al destinatario.

En este ejemplo, puede ver que los diferentes canales de marketing se apoyan mutuamente y canalizan al prospecto a sus eventos de voluntariado virtual. Recuerde, el marketing multicanal no es lineal. La gente puede encontrarte primero a través de tus redes sociales.

Por eso es importante que sus diferentes canales no solo se apoyen entre sí, sino que también incorporen enlaces clave y contenido de marketing en cada uno de estos canales. De esta manera, sin importar cómo interactúe el cliente potencial con su organización, sabrá exactamente adónde acudir para encontrar oportunidades virtuales.

3. Tener un programa dedicado de capacitación o incorporación virtual

Esto no es exactamente un consejo de reclutamiento, sino un consejo de retención. Una de las mejores formas de reclutar voluntarios virtuales es tener un grupo de seguidores que se hayan ofrecido como voluntarios de manera similar en el pasado. Esto se puede hacer implementando una capacitación virtual dedicada o un programa de incorporación desde el principio.

Como ya sabes, el voluntariado virtual tiene más factores técnicos y tal vez incluso equipos que los que podría tener un evento regular. Esto se debe a que el trabajo tiene que hacerse completamente en línea. Esto puede ser difícil para los voluntarios mayores o para aquellos que no están tan avanzados en alfabetización digital.

Es probable que sus eventos regulares de voluntariado ya tengan algún tipo de incorporación o capacitación para garantizar que los voluntarios entiendan lo que necesita la tarea y que puedan completarla con éxito. Una vez que se completa la incorporación, no deberían tener que volver a pasar por este proceso, ya que ya están tan preparados como deben estar.

La incorporación de capacitación virtual sigue este mismo proceso de pensamiento. Sin embargo, la capacitación tradicional a menudo tiene éxito porque es en persona y un experto dirige físicamente, lo que brinda a los participantes la oportunidad de hacer preguntas o corregirse a sí mismos.

¿Cómo puede trasladar este compromiso en línea al espacio virtual? Considere usar estas herramientas:

• chat de vídeo
• Seminarios web en línea
• Contenido pregrabado
• PDF y otros documentos en línea
• Cuestionarios y encuestas en línea

Si bien la capacitación virtual puede carecer del aspecto presencial, esto se puede compensar con ciertas soluciones de videoconferencia. Lo mismo ocurre con otras actividades presenciales. La incorporación de elementos virtuales en su capacitación es incluso una buena práctica para sus eventos de voluntariado no virtuales. La capacitación en línea suele ser más conveniente para el voluntario y puede completarse en su propio tiempo.

4. Anime a los voluntarios virtuales a conectarse entre sí

A veces, sus voluntarios desconfían de las oportunidades virtuales porque carecen de interacción en persona. Una de las mejores partes de ser voluntario para una causa que te importa es conocer a otras personas que sienten lo mismo. El compromiso en persona crea camaradería y motiva a los seguidores a continuar como voluntarios para su organización. Esto puede ser una barrera a la hora de reclutar a tus voluntarios virtuales.

Sin embargo, hay formas en las que aún puede alentar a sus voluntarios virtuales a conectarse e interactuar entre sí. Considere hacer lo siguiente:

• Empareje a los nuevos reclutas con voluntarios más experimentados. Tener un mentor más experimentado que lo guíe a través del proceso de voluntariado es una excelente manera de conectarlo más profundamente con su misión. ¡Anima a los voluntarios a hablar con los nuevos reclutas a través de reuniones y llamadas virtuales! Esta es también una oportunidad clave para que los novatos hagan cualquier pregunta urgente que tengan.
• Configure una sesión de chat de video con sus voluntarios virtuales. Si usted u otro líder del programa tienen algo de tiempo extra, considere configurar una sesión de chat de video con todos sus reclutas voluntarios virtuales. Puede responder cualquier pregunta, así como presentar a los voluntarios entre sí.

• Organice una reunión en línea para que los voluntarios virtuales conozcan a los miembros clave del personal. Los voluntarios virtuales pierden la oportunidad de conocer en persona a miembros clave del personal. Considere la posibilidad de organizar un encuentro y saludo en línea en vivo para que sus reclutas virtuales se presenten y se familiaricen con los mejores jugadores de su organización.

Cuando sus seguidores ven que se está esforzando por seguir construyendo una comunidad de voluntarios atractiva, es más probable que se inscriban y continúen inscribiéndose en sus oportunidades virtuales, brindándole un grupo leal de seguidores para eventos futuros.

5. Continuar con la participación de voluntarios virtuales a lo largo del tiempo.

Este es otro consejo de retención, a diferencia del reclutamiento. Continuar con la participación de voluntarios virtuales después de haber reclutado al voluntario es clave para garantizar que continúe apoyando a su organización y participando en sus eventos.

¿Cómo puede mantener activamente el compromiso con sus voluntarios virtuales? Siga estas sugerencias:

• Sea receptivo a cualquier correo electrónico, llamadas u otras preguntas que se le hagan.
• Tan pronto como un voluntario virtual complete un evento, envíele un correo electrónico o una carta de agradecimiento.
• Mantenga a los voluntarios informados sobre cualquier actualización organizativa amplia (esto es especialmente útil cuando una pandemia global pone la vida patas arriba).
• Relacione constantemente a los voluntarios con oportunidades virtuales que les interesen y para las que tengan las habilidades.
• Solicite retroalimentación de voluntarios virtuales e impleméntela genuinamente.

Reclutar voluntarios no es algo que termina una vez que participan en un programa o evento. En todo caso, si ese voluntario no continúa con su organización, sus esfuerzos de reclutamiento son discutibles. ¡Retener a sus voluntarios virtuales es un indicador clave del éxito en el reclutamiento de voluntarios! Continuar con el valioso compromiso de esos voluntarios es su mejor apuesta.

6. Utilice un software de gestión de voluntarios dedicado.

Es probable que ya utilice y conozca los beneficios del software de gestión de voluntarios. Pero si está ampliando sus esfuerzos de voluntariado virtual, el software que utiliza es aún más crítico. Tener un lugar dedicado para consultar puntos de datos y métricas clave es necesario si desea mejorar sus oportunidades de voluntariado virtual y sus esfuerzos de reclutamiento.

Asegúrese de que sus soluciones de gestión de voluntarios puedan manejar lo siguiente:

• Recopile y almacene datos de voluntarios en una base de datos centralizada.
• Cree nuevos segmentos de su base de voluntarios con fines de marketing o programación.
• Personalice los formularios de registro de voluntarios para alinearlos con la oportunidad en cuestión.
• Automatice las comunicaciones con los voluntarios.
• Compilar informes sobre datos de participación de voluntarios.

Junto con una solución de gestión de voluntarios, es probable que necesite un par de herramientas adicionales para llevar a cabo su evento virtual. Busque software de videoconferencia, herramientas de transmisión en vivo, funciones de chat instantáneo y más.

Conclusión

Como líder de gestión de voluntarios, el reclutamiento de voluntarios no es un concepto nuevo. Después de todo, así es como logra que los seguidores participen en sus eventos y apoyen su causa. Sin embargo, las oportunidades de voluntariado virtual plantean desafíos adicionales debido a su aspecto técnico y al hecho de que no todos saben que existen. Use los consejos anteriores para optimizar sus propias tácticas de reclutamiento e involucrar a sus voluntarios virtuales de manera efectiva.