Volontari virtuali: 6 consigli per il reclutamento da seguire

Il volontariato virtuale è in aumento da un po' di tempo.

Non solo è un modo semplice per i sostenitori di restituire una causa a cui tengono, ma fornisce anche alla tua organizzazione l'aiuto tanto necessario senza costi aggiuntivi.

Con i recenti eventi globali, il volontariato virtuale è ora una necessità per molte organizzazioni di beneficenza. In qualità di leader della gestione dei volontari, probabilmente hai dovuto espandere le offerte virtuali per sostenere il supporto per la tua missione.

Una sfida comune al volontariato virtuale è in realtà il reclutamento dei volontari. Questo può derivare da:

• Mancanza di visibilità dell'evento
• Mancanza di consapevolezza
• Mancanza di promozione attiva
• Impatto della mancanza di comprensione

In questa guida esploreremo esattamente chi sono i volontari virtuali, come trovarli e alcuni dei nostri consigli preferiti per reclutarli.

Cosa sono i volontari virtuali?

Partiamo da una definizione di base. I volontari virtuali sono sostenitori che partecipano ad attività, eventi e programmi a pieno vantaggio di un'organizzazione attraverso Internet e i loro smartphone.

Espandere i tuoi programmi di volontariato per includere opportunità virtuali è importante per molte ragioni. Uno dei principali vantaggi per i leader della gestione dei volontari è che può espandere la tua base di volontari e aiutarti a incontrare nuovi potenziali sostenitori. Poiché nessuno deve necessariamente partecipare di persona, puoi arruolare volontari da tutto il mondo!

Inoltre, offrire opportunità virtuali è un'alternativa estremamente conveniente per i sostenitori che vogliono restituire ma non hanno i mezzi o il programma necessari per il volontariato di persona. Con le opzioni online, queste persone possono sostenere la tua causa senza lasciare la comodità della propria casa e nel proprio tempo.

Mentre le opportunità di volontariato virtuale che ospiti dipenderanno dalla tua organizzazione, obiettivi e missione unici, ecco le forme comuni che può assumere:

• Telefonate e raccolta fondi
• Advocacy phone banking o sms
• Progettazione o supporto del sito web
• Inserimento dati
• Email marketing o gestione
• Promozione e gestione dei social media
• Sviluppo di app
• Monitoraggio dei volontari
• Copywriting, blogging o editing
• Grafica e fotografia
• Assistenza marketing o branding
• Creazione video
• Assistenza virtuale
• Supporto del personale

Ora che sai che aspetto ha esattamente il volontariato virtuale, è tempo di capire come puoi trovare potenziali clienti per reclutarli per la tua missione.

Come trovare volontari virtuali

Se vuoi lavorare sul reclutamento di volontari virtuali, dovrai sapere esattamente dove puoi trovarli. È qui che tornerà utile avere un database di volontari affidabile. Il reclutamento di sostenitori che già conoscono la tua organizzazione e si sono già offerti volontari sarà il punto di partenza più efficace e da lì potrai espandere la tua portata.

Considera questi metodi per trovare volontari virtuali per le tue offerte online:

Contatta la tua base di volontari esistente

È molto più vantaggioso ed economico mantenere i sostenitori attuali invece di utilizzare tempo e risorse per acquisirne continuamente di nuovi. Usa questo stesso processo di pensiero per i tuoi volontari virtuali. Invia un'e-mail alla tua base di volontari esistente chiedendo loro se sarebbero interessati a sostenere la tua causa attraverso mezzi interamente online. Il più delle volte, i tuoi volontari probabilmente non sono nemmeno consapevoli che stai offrendo opportunità virtuali.

Segmenta i tuoi sostenitori esistenti per skillset

Se i tuoi eventi di volontariato virtuale si basano su determinate abilità, prova a filtrare i tuoi sostenitori esistenti in base a tale abilità. Questo può darti un indizio sulle persone che hanno maggiori probabilità di iscriversi al tuo evento virtuale ma anche di riuscirci. Le attività di volontariato virtuale come il banking telefonico, la promozione sui social media o lo sviluppo di app potrebbero essere le migliori per le persone che lavorano nel servizio clienti, sono influencer sociali o hanno esperienza nella programmazione.

Visita i siti di elenchi di volontari

Ci sono un sacco di siti web là fuori, come Mobilize, che fungono da mercati di volontariato per i sostenitori per trovare nuove cause e per le organizzazioni per trovare nuovi volontari. Le persone di solito si iscriveranno al sito, inseriranno abilità o passioni speciali e cercheranno eventi di volontariato che attirino la loro attenzione. In qualità di leader della gestione dei volontari, puoi anche utilizzare queste piattaforme per pubblicare le tue opportunità virtuali e contattare nuovi iscritti.

Guarda le tue partnership aziendali

Spesso le aziende e le imprese incentivino i propri dipendenti a fare volontariato per una causa di beneficenza. Questo può avvenire attraverso un programma di responsabilità sociale aziendale o una sponsorizzazione aziendale senza scopo di lucro. Spesso i dipendenti dell'azienda si offrono volontari per l'organizzazione per conto della loro azienda.

Prendi in considerazione tutte le aziende con cui hai già rapporti e contattaci se le loro competenze e i loro obiettivi sono in linea con i tuoi. Se non hai partnership esistenti, puoi sempre fare i passi per cercarle esplorando attività locali con missioni simili alla tua.

Le persone che fanno volontariato per la tua organizzazione provengono da una varietà di ambienti e luoghi. L'utilizzo del database esistente, di un sito di elenchi di volontari pubblici o delle partnership aziendali è un modo fondamentale per restringere le scelte e aumentare il reclutamento di volontari virtuali

6 consigli per reclutare volontari virtuali

Anche senza l'aspetto virtuale, reclutare volontari non è sempre una passeggiata. Dal garantire che i tuoi sostenitori conoscano le giuste opportunità alla creazione di volontari con i giusti strumenti digitali, ci sono numerosi aspetti che devi considerare.

1. Assicurati che le opportunità di volontariato virtuale siano facili da trovare

Per prima cosa, non dovrebbe essere difficile per i tuoi sostenitori trovare le tue opportunità di volontariato virtuale. Diciamo che vogliono supportare la tua causa digitalmente; tuttavia, se non riescono a capire facilmente come farlo, sarà molto più probabile che si arrendano e passino a un'altra organizzazione.

Se vuoi assicurarti che le tue opportunità di volontariato virtuale siano facili da trovare, segui questi passaggi:

• Assicurati di avere un sito web ottimizzato SEO e ben progettato . Il tuo sito web dovrebbe essere sulla prima pagina dei risultati di ricerca quando qualcuno cerca il nome della tua organizzazione. Da lì, non appena un utente atterra sul tuo sito, le tue opportunità di volontariato dovrebbero essere al centro. Questo può essere con un pulsante accattivante o tramite un collegamento in evidenza nel menu principale del tuo sito web.

• Avere una pagina dedicata per le opportunità di volontariato con un filtro per quelle virtuali. Una volta che le persone sono sul sito web della tua organizzazione, dovresti indirizzarle a una pagina dedicata per tutte le tue opportunità di volontariato. Da lì, rendi facile trovare quelli puramente virtuali tramite filtri. Quando crei nuovi eventi di volontariato, assicurati di contrassegnarli come virtuali o di persona in modo che questa funzione di filtro funzioni in modo accurato.

• Assicurati che ogni opportunità virtuale abbia una descrizione completa. Gli eventi di volontariato virtuale sono unici in quanto probabilmente richiedono un determinato strumento o dispositivo online per realizzarli. Assicurati che sia chiaramente indicato nella descrizione dell'evento. Ciò dovrebbe includere un riepilogo del lavoro da svolgere, le competenze richieste per l'attività, eventuali impegni di tempo importanti e altro ancora.

Con questo barrato dalla tua lista di cose da fare, puoi stare tranquillo sapendo che i tuoi sostenitori sanno esattamente dove andare se vogliono supportare virtualmente la tua organizzazione.

2. Commercializza le tue opportunità di volontariato virtuale in modo intelligente

Oltre ad avere una pagina dedicata sul sito Web della tua organizzazione per le tue opportunità di volontariato virtuale, avrai bisogno di una strategia di marketing e sensibilizzazione digitale. Dopotutto, in quale altro modo indirizzerai i tuoi potenziali clienti volontari al tuo sito Web e a diversi eventi virtuali?

Si consiglia di utilizzare una strategia di marketing multicanale. L'utilizzo di più canali per connettersi con potenziali volontari è il modo migliore per incanalarli verso la tua opportunità di volontariato virtuale. Il marketing multicanale è semplicemente il concetto di utilizzare più di un canale di comunicazione per promuovere un'opportunità, guidando i tuoi sostenitori su canali diversi fino a quando non finiscono sulla pagina desiderata.

I modi più comuni per contattare i tuoi potenziali volontari virtuali saranno probabilmente attraverso i social media, le newsletter periodiche e-mail o le esplosioni di testo. Come puoi trasformarla in una strategia multicanale?

Ad esempio, le tue newsletter regolari dovrebbero già incoraggiare i lettori a seguire i tuoi account sui social media. Da lì, usa il tuo account di social media per raccontare la storia della tua organizzazione. Una tattica popolare è quella di pubblicare i momenti salienti di qualsiasi evento virtuale passato. All'interno di alcuni post, incoraggia i tuoi follower a registrarsi per i tuoi messaggi di testo. Puoi quindi utilizzare i tuoi messaggi di testo per inviare direttamente opportunità di volontariato virtuale a cui il destinatario sarà interessato.

In questo esempio, puoi vedere che i diversi canali di marketing si supportano a vicenda e incanalano il potenziale cliente verso i tuoi eventi di volontariato virtuali. Ricorda, il marketing multicanale non è lineare. Le persone potrebbero trovarti prima attraverso i tuoi social media.

Ecco perché è importante non solo che i tuoi diversi canali si supportino a vicenda, ma anche incorporare link chiave e contenuti di marketing in ciascuno di questi canali. In questo modo, indipendentemente dal modo in cui il potenziale cliente interagisce con la tua organizzazione, sa esattamente dove andare per le opportunità virtuali.

3. Avere un programma di formazione o onboarding virtuale dedicato

Questo non è esattamente un suggerimento per il reclutamento, ma un suggerimento per la conservazione. Uno dei modi migliori per reclutare volontari virtuali è già avere un gruppo di sostenitori che si sono offerti volontari in modo simile in passato. Questo può essere fatto implementando un programma di formazione virtuale o onboarding dedicato fin dall'inizio.

Come già sai, il volontariato virtuale ha più fattori tecnici e forse anche attrezzature rispetto a un normale evento. Questo perché il lavoro deve essere svolto interamente online. Questo potrebbe essere difficile per i tuoi volontari più anziani o per coloro che non sono così avanzati nell'alfabetizzazione digitale.

È probabile che i tuoi eventi di volontariato regolari abbiano già un qualche tipo di inserimento o formazione per garantire che i volontari capiscano di cosa ha bisogno l'attività e che possano completarla con successo. Una volta completata l'onboarding, non dovrebbero dover ripetere questo processo poiché sono già preparati come dovrebbero.

L'integrazione della formazione virtuale segue questo stesso processo di pensiero. Tuttavia, la formazione tradizionale ha spesso successo perché è di persona e un esperto guida fisicamente, dando ai tirocinanti l'opportunità di porre domande o correggersi.

Come puoi trasformare questo coinvolgimento online nello spazio virtuale? Prendi in considerazione l'utilizzo di questi strumenti:

• Videochat
• Webinar online
• Contenuti preregistrati
• PDF e altri documenti online
• Quiz e sondaggi online

Sebbene la formazione virtuale possa mancare dell'aspetto faccia a faccia, questo può essere compensato con alcune soluzioni di videoconferenza. Lo stesso vale per altre attività di persona. Incorporare elementi virtuali nella tua formazione è anche una buona pratica da adottare per i tuoi eventi di volontariato non virtuali. La formazione online è spesso più conveniente per il volontario e può essere completata a suo tempo.

4. Incoraggiare i volontari virtuali a connettersi tra loro

A volte, i tuoi volontari sono diffidenti riguardo alle opportunità virtuali perché mancano di interazione di persona. Una delle parti migliori del volontariato per una causa a cui tieni è incontrare altre persone che la pensano allo stesso modo. Il coinvolgimento di persona crea cameratismo e motiva i sostenitori a continuare a fare volontariato per la tua organizzazione. Questo può essere un ostacolo quando si tratta di reclutare i tuoi volontari virtuali.

Tuttavia, ci sono modi in cui puoi ancora incoraggiare i tuoi volontari virtuali a connettersi e interagire tra loro. Considera di fare quanto segue:

• Associa le nuove reclute a volontari più esperti. Avere un mentore più esperto ti guiderà attraverso il processo di volontariato è un ottimo modo per connetterlo più profondamente alla tua missione. Incoraggia i volontari a parlare con le nuove reclute attraverso incontri e chiamate virtuali! Questa è anche un'occasione chiave per i neofiti di porre qualsiasi domanda urgente che hanno.
• Organizza una sessione di chat video con i tuoi volontari virtuali. Se tu o un altro leader del programma avete un po' di tempo in più, considerate l'idea di organizzare una sessione di chat video con tutte le vostre reclute di volontari virtuali. Puoi rispondere a qualsiasi domanda e presentare i volontari l'un l'altro.

• Organizza un incontro online per i volontari virtuali per incontrare i membri chiave del personale. I volontari virtuali perdono l'opportunità di incontrare di persona i membri chiave del personale. Prendi in considerazione l'idea di organizzare un incontro online dal vivo per le tue reclute virtuali per presentarsi e familiarizzare con i migliori giocatori della tua organizzazione.

Quando i tuoi sostenitori vedono che stai facendo lo sforzo di costruire ancora una comunità di volontari coinvolgente, è più probabile che si iscrivano e continuino a registrarsi per le tue opportunità virtuali, offrendoti un pool fedele di sostenitori per eventi futuri.

5. Continuare il coinvolgimento dei volontari virtuali nel tempo.

Questo è un altro suggerimento per la conservazione, al contrario del reclutamento. Continuare il coinvolgimento del volontario virtuale dopo che hai già reclutato il volontario è fondamentale per garantire che continui a supportare la tua organizzazione e partecipare ai tuoi eventi.

Come puoi mantenere attivamente il coinvolgimento con i tuoi volontari virtuali? Segui questi suggerimenti:

• Rispondi a eventuali e-mail, chiamate o altre domande poste.
• Non appena un volontario virtuale completa un evento, inviagli un'e-mail o una lettera di apprezzamento.
• Tieni i volontari al corrente di qualsiasi ampio aggiornamento organizzativo (questo è particolarmente utile quando una pandemia globale sconvolge la vita).
• Abbina costantemente i volontari alle opportunità virtuali a cui sono interessati e per cui hanno le competenze.
• Chiedi un feedback ai volontari virtuali e implementalo davvero.

Il reclutamento di volontari non è qualcosa che si interrompe una volta che partecipano a un programma oa un evento. Semmai, se quel volontario non continua con la tua organizzazione, i tuoi sforzi di reclutamento sono discutibili. Mantenere i tuoi volontari virtuali è un indicatore chiave del successo del reclutamento di volontari! Continuare il prezioso impegno con quei volontari è la soluzione migliore.

6. Utilizzare un software di gestione dei volontari dedicato.

Probabilmente già utilizzi e conosci i vantaggi del software di gestione dei volontari. Ma se stai espandendo i tuoi sforzi di volontariato virtuale, il software che usi è ancora più critico. Avere un posto dedicato per fare riferimento ai punti dati e alle metriche chiave è necessario se si desidera migliorare le opportunità di volontariato virtuale e gli sforzi di reclutamento.

Assicurati che le tue soluzioni di gestione dei volontari siano in grado di gestire quanto segue:

• Raccogli e archivia i dati dei volontari in un database centralizzato.
• Crea nuovi segmenti della tua base di volontari per scopi di marketing o programmazione.
• Personalizza i moduli di registrazione dei volontari per allinearli con l'opportunità a portata di mano.
• Automatizza le comunicazioni con i volontari.
• Compilare report sui dati sul coinvolgimento dei volontari.

Insieme a una soluzione di gestione dei volontari, probabilmente avrai bisogno di un paio di strumenti aggiuntivi per realizzare il tuo evento virtuale. Esamina il software di videoconferenza, gli strumenti di live streaming, le funzioni di chat istantanea e altro ancora.

Conclusione

In qualità di leader della gestione dei volontari, il reclutamento di volontari non è un concetto nuovo. Dopotutto, è così che fai in modo che i sostenitori partecipino ai tuoi eventi e sostengano la tua causa. Tuttavia, le opportunità di volontariato virtuale pongono ulteriori sfide a causa del loro aspetto tecnico e del fatto che non tutti sanno nemmeno che esistono. Usa i suggerimenti di cui sopra per ottimizzare le tue tattiche di reclutamento e coinvolgere efficacemente i tuoi volontari virtuali.