Pourquoi devriez-vous toujours créer des brouillons de contenu dans Google Docs

Lorsque j'ai commencé en tant qu'écrivain indépendant, je ne connaissais pas grand-chose en dehors de la stratégie et de la création de contenu, mais je savais que le chemin de la moindre résistance signifiait que je pouvais terminer les projets plus rapidement et donc en faire plus.

J'ai donc pris l'approche d'écrire des articles de blog directement dans les plateformes CMS de mes clients, que ce soit WordPress, Shopify, HubSpot ou autre. Il semblait sauter l'étape de le télécharger plus tard… mais j'ai ensuite réalisé que mon processus «efficace» était tout sauf cela.

Je jure maintenant de créer des brouillons de contenu dans Google Docs, et c'est quelque chose que je recommande vivement à tous les indépendants, agences et même aux spécialistes du marketing internes. Voyons pourquoi vous devriez toujours utiliser Google Docs pour la création de contenu.

1. Les systèmes CMS mangent parfois des messages

Je n'oublierai jamais le week-end où j'ai emménagé dans ma maison. C'était le week-end de Pâques, et j'ai eu l'idée folle de faire un énorme dîner dans mon nouveau logement. J'avais passé tout le week-end à déballer, et il ne me restait plus qu'à terminer ce dernier article avant que mes invités n'arrivent pour pouvoir enfin me détendre.

Dix minutes avant l'arrivée des invités, j'ai écrit la dernière phrase. Il y a eu un bug et la page s'est chargée automatiquement. Pour une raison quelconque, il n'avait pas été enregistré automatiquement. J'ai perdu tout le message sur lequel j'avais passé deux heures et demie, et il n'y avait aucun moyen de le récupérer (j'ai fait vérifier mon petit ami féru de technologie).

J'ai dû recommencer après que tout le monde soit parti et j'étais debout jusqu'à 2 heures du matin.

Je ne touche à aucun outil ici, mais la réalité est que la technologie échoue parfois.

Parfois, le problème est que mon ordinateur se déconnecte d'Internet et je ne le remarque pas car il semble toujours qu'il enregistre de mon côté. À d'autres moments, j'ai vu des problèmes chroniques avec le logiciel mis à jour d'un seul client qui entraînaient la disparition de publications ou la mise en forme de leur contenu.

Google Drive n'est pas parfait et peut avoir ses propres problèmes. Parfois, il me manque un commentaire ou deux, ou ma dernière mise à jour n'est pas enregistrée. Cela étant dit, c'est de loin la plate-forme la plus fiable, et dans le pire des cas, nous parlons de quelques modifications manquantes par rapport à un article de blog entier manquant.

Et la meilleure partie : je suis averti dès qu'il y a une connexion Internet afin que je puisse copier le message dans mes notes ou dans un document Word si nécessaire avant qu'il ne se bloque.

2. C'est la meilleure option pour une collaboration facile

Dans la plupart des cas, les créateurs de contenu vont travailler avec d'autres membres de l'équipe.

Pour les pigistes, cela signifie l'approbation du client (parfois avec plusieurs membres de l'équipe impliqués). Les agences doivent travailler à la fois avec des pigistes et des clients, agissant comme la voix de l'homme intermédiaire. Et même les spécialistes du marketing internes recevront probablement des commentaires des équipes de développement de produits et des superviseurs.

Les systèmes CMS sont inefficaces pour cette raison. Les gens doivent laisser des commentaires dans le texte lui-même qui sont parfois manqués et publiés, ou recourir à l'envoi par courrier électronique "Ce paragraphe, peut-il être modifié", ce qui prend du temps et est source de confusion.

Cela signifie que vous devez créer le contenu sur une plate-forme qui permet une collaboration facile. Google Docs correspond à ce projet de loi.

Tout le monde peut commenter un document en temps réel. Ils peuvent suggérer des modifications dans les commentaires ou dans le texte. Les gens peuvent se taguer pour poser des questions ou assigner des tâches.

Vous pouvez suivre toutes ces modifications au fil du temps en consultant les différents historiques de version. (Vous pouvez le faire en allant dans "Fichier" puis en trouvant "Historique des versions".)

Même un document Word n'excelle pas avec ce niveau de collaboration, car cela ne se produit pas en temps réel. J'ai utilisé des documents Word pendant un certain temps, et c'est devenu désordonné, les gens se confondant sur les versions actuelles et les commentaires manquants.

3. Vous possédez le document

Ceci est particulièrement pertinent pour les indépendants et les agences, et même si nous espérons que cela ne vous concernera jamais spécifiquement, cela peut être inestimable.

Lorsque vous créez du contenu dans votre propre document Google d'origine, vous en êtes le propriétaire. Personne ne peut couper votre accès et ensuite dire que vous n'avez rien soumis, ce qu'ils peuvent faire avec un système CMS.

Cela ne m'est arrivé qu'une seule fois, mais c'est arrivé. Un client était en colère que j'ai été réservé pour le reste de l'année (que je l'avais prévenu environ un mois à l'avance) et que je ne pouvais pas terminer son projet. Il m'a retiré l'accès à leur CMS, a dit que je n'avais jamais rendu de message et que je lui en devais un autre ou qu'il ferait une rétrofacturation de carte de crédit.

Heureusement, j'avais enregistré le message dans Google Docs. Je l'avais écrit là-bas avant de le télécharger, et cela montrait qu'il avait reçu l'accès trois semaines auparavant et l'avait approuvé dans le document. J'en avais assez pour m'assurer qu'il ne pouvait pas retenir ou faire une rétrofacturation sur les paiements.

Et bien que cette personne soit devenue un ex-client, il avait été parfaitement merveilleux de travailler avec lui avant cet événement. Avoir de petites choses en place pour protéger votre entreprise est un excellent appel, et c'est facile.

4. Il est facile d'exporter et de télécharger sur d'autres plateformes

Le contenu a été créé, modifié et approuvé. Et maintenant?

Avec Google Docs, il est facile de l'exporter et/ou de le télécharger pour l'obtenir partout où vous avez besoin du contenu.

Vous pouvez le partager avec vos clients pour qu'ils puissent en faire ce qu'ils veulent ou créer un document PDF ou Word en un seul clic.

Vous pouvez également utiliser Wordable.io pour télécharger le contenu (images et tout !) en quelques secondes et quelques clics sur plusieurs plates-formes CMS, notamment WordPress, Medium, HubSpot, Shopify et bien d'autres à venir.

Il vous suffit d'importer vos documents depuis Google, de vous connecter à votre CMS et de les télécharger directement. Tout sera formaté correctement et vous pourrez faire des ajustements comme le texte alternatif et le nom de l'auteur au fur et à mesure. Voyez comment cela fonctionne ici :

Vidéo

Wordable.io est le moyen le plus simple de télécharger rapidement votre contenu de Google Drive vers votre CMS. Essayez-le ici, avec vos 5 premières exportations gratuites.

Dernières pensées

Bien qu'aucun outil de contenu ne soit vraiment parfaitement ou à l'abri des problèmes techniques, Google Docs est à peu près aussi bon que possible. C'est le plus susceptible d'être fiable, il vous garde dans le siège du conducteur et il rend la collaboration, l'édition et le téléchargement aussi simples et efficaces que possible.

Je recommande fortement à tous les créateurs de contenu d'écrire leurs brouillons de contenu dans Google Docs avant de les télécharger sur leur CMS, d'autant plus que des outils comme Wordable.io rendent le processus de publication si simple. C'est un moyen simple de protéger votre entreprise et votre contenu, tout en vous assurant que le résultat final correspond exactement à ce que tout le monde espérait voir.

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