Comment rédiger un avis aux médias digne d'intérêt

Vous souhaitez rédiger un avis aux médias engageant ? Eh bien, vous devriez être astucieux dans vos mots car il n'y a pas beaucoup de place pour eux.

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La règle zéro pour votre avis aux médias est de le rendre court. Ce n'est pas un article destiné au grand public, mais un message aux journalistes pour qu'ils participent à votre présentation. Pour améliorer la commercialisation de votre événement, vous devez peaufiner chaque bord de votre papier d'invitation.

Avant d'approfondir la rédaction d'un avis aux médias digne d'intérêt, définissons ce qu'il en est.

Avis aux médias vs communiqué de presse

Un avis aux médias est un court document destiné aux journalistes que vous souhaitez inviter à votre prochain événement. Il devrait avoir suffisamment d'informations nécessaires pour qu'ils puissent y assister. Et vous ne devriez pas le surcharger de mots.

Un communiqué de presse, ou communiqué de presse, en revanche, est un long document qui contient toutes les informations sur votre événement médiatique. Il cible les médias pour obtenir un article de presse sur l'entreprise. Le communiqué de presse contient des citations des conférenciers et d'autres informations pertinentes qui permettent aux lecteurs de comprendre le contenu de votre événement sans y participer. Les entreprises doivent rendre leurs communiqués de presse pertinents pour le public du média.

Les deux documents ont des objectifs similaires, mais vous devez utiliser l'avis aux médias lorsque votre objectif est d'attirer des journalistes. Un communiqué de presse, c'est vous écrire sur votre entreprise. Tandis que le conseil aux médias va plus loin et s'attend à ce que les journalistes participent à votre événement et écrivent à travers le prisme de leur expérience avec celui-ci.

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Ce qu'il faut prendre en compte lors de la rédaction d'un avis aux médias

Format

Plutôt que d'écrire sur du papier ordinaire, créez et imprimez un papier à en-tête de votre entreprise. Cela montrera à vos destinataires que vous êtes sérieux et indiquera votre professionnalisme.

Écrivez « Avis aux médias » en haut à gauche de votre document en majuscules. Écrivez la date en dessous. Placez les informations sur l'hôte de l'événement sur la ligne suivante. Nommez votre entreprise ici, tapez vos contacts avec leurs titres appropriés et donnez leurs numéros de téléphone et adresses e-mail. Il est préférable de donner les contacts des personnes facilement joignables, afin de ne perdre aucun invité.

Terminez votre document par "###".

Explorez votre public

Avant d'écrire un texte d'invitation, recherchez les informations sur les personnes à qui vous écrivez. Différents médias ont des intérêts différents dans l'industrie. Explorez leurs articles de presse et adaptez votre texte en fonction de leurs préférences.

Les journalistes recherchent également des opportunités de photos, alors assurez-vous de mentionner clairement que votre événement en offre beaucoup.

Répondez aux 5 W

Créez votre court texte de description en répondant aux 5 questions suivantes :

• Quoi – Parlez-leur de l'importance de votre événement. Quelle valeur les invités en tireront.
• Pourquoi – décrivez les raisons pour lesquelles votre événement a lieu et pourquoi ils devraient y assister.
• Qui – listez les noms de toutes les personnes importantes qui seront présentes à votre événement.
• Quand – la date de votre événement.
• Où – informez-vous sur le lieu de votre événement. Donnez une adresse précise, la région, et son code postal.

De plus, indiquez aux destinataires comment obtenir des informations supplémentaires sur votre événement.

Mots de pouvoir

Lorsque vous écrivez votre texte, assurez-vous qu'il aura un impact sur le lecteur. L'un des meilleurs outils pour cela est les mots puissants. Ce sont les mots qui appellent une réponse émotionnelle de l'auditoire. Explorez les différents mots puissants existants et renforcez votre texte avec ces accroches émotionnelles.

Le titre de votre avis aux médias doit être le premier endroit où vous l'insérez. C'est la ligne la plus visible de votre document et vous devez la faire résonner auprès de votre lecteur.

Horaire

Une chose importante après avoir rédigé votre avis aux médias est de savoir quand l'envoyer. Pour générer suffisamment de buzz autour de votre événement, vous devez en faire la publicité à l'avance, mais pas trop tôt. Une semaine avant l'événement serait le moment idéal pour l'envoyer à la presse.

Si vous l'envoyez par e-mail, assurez-vous de poster le document dans le corps du courrier. Les documents joints sont souvent filtrés comme spam et peuvent manquer votre public. Alternativement, vous pouvez utiliser un logiciel de distribution tiers, dont il existe de nombreux.

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Erreurs à éviter

De nombreuses entreprises perdent de grandes opportunités en commettant chaque année des erreurs grossières dans leur avis aux médias.

Voici ce que vous devriez vous efforcer d'éviter :

Rédaction d'un avis aux médias générique

Certaines entreprises écrivent une invitation générique destinée à personne en particulier. De nombreux journalistes ignoreraient de tels événements parce qu'ils ne voient tout simplement pas comment cela se rapporte à leurs domaines d'intérêt. Au lieu de cela, vous devez personnaliser votre invitation pour attirer chaque média individuellement.

Utiliser le jargon

Certains cadres se sont habitués aux termes et abréviations professionnels de leur entreprise. Mais ce genre de jargon ne peut pas être aussi facilement compris par des étrangers. Si vous souhaitez inviter des personnes à votre événement médiatique, vous devez rendre votre avis aux médias facile à comprendre.

Manquer le moment

Lorsque vous envoyez vos invitations un mois avant l'événement, vous laissez suffisamment de temps à vos invités pour se préparer. Mais cela leur donne également suffisamment de temps pour oublier l'invitation ou s'en désintéresser. Assurez-vous de leur laisser suffisamment de temps pour choisir l'équipe qui assistera à votre événement, mais ne l'envoyez pas trop tôt, car le vôtre n'est probablement pas le seul avis aux médias qu'ils recevront.

Donner des informations insuffisantes

Parfois, les journalistes n'y assistent pas simplement parce qu'ils n'ont pas compris de quoi il s'agit. Ou n'a pas pu entrer en contact avec votre entreprise. Ou mal compris, quel type d'entreprise est l'hôte. Vous devez concevoir votre avis aux médias de manière à ce qu'il soit aussi clair que possible et à ce que les lecteurs n'aient pas de questions supplémentaires à vous poser.

Écrire trop de texte

Tout en corrigeant l'erreur ci-dessus, vous devez faire attention à ne pas trop gonfler votre avis aux médias. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une invitation, pas d'un article sur votre entreprise. Les journalistes que vous invitez seront ceux qui écriront un article pour vous. Et si votre document devient plus long qu'une page, assurez-vous que la deuxième page a le même format avec les contacts et les noms dans le coin supérieur gauche.

Derniers mots

Nous vous avons donné les principaux points à connaître pour faire le buzz avec votre avis média. Utilisez le bon format. Sachez à qui vous écrivez. Utilisez des mots puissants pour peindre votre texte avec des émotions. Répondez à toutes les questions possibles, mais soyez bref. En fin de compte, vous voulez que les journalistes aient une expérience authentique. Ne leur mettez pas de mots dans la bouche, mais laissez-les exprimer leurs opinions sur votre événement médiatique. Les témoignages sincères génèrent plus d'engagement.

Leon Collier est un écrivain universitaire et un blogueur possédant une vaste expérience. Il est un candidat idéal si vous souhaitez embaucher un écrivain pour un essai, car Leon aime relever les défis de front et s'efforce de fournir un travail exceptionnel dans chaque projet.