So schreiben Sie eine Buzz-Worthy Media Advisory

Möchten Sie eine ansprechende Medienberatung schreiben? Nun, Sie sollten mit Ihren Worten klug umgehen, denn es gibt nicht viel Platz für sie.

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Regel Null für Ihre Medienberatung ist es, sich kurz zu fassen. Es ist kein Artikel für ein allgemeines Publikum, sondern eine Botschaft an Journalisten, sich an Ihrer Präsentation zu beteiligen. Um die Vermarktung Ihrer Veranstaltung zu verbessern, müssen Sie Ihr Einladungspapier an allen Ecken und Enden polieren.

Bevor wir uns eingehender damit befassen, wie man eine Buzz-würdige Medienberatung schreibt, lassen Sie uns definieren, worum es geht.

Medienberatung vs. Pressemitteilung

Ein Medienhinweis ist ein kurzes Dokument, das sich an die Journalisten richtet, die Sie zu Ihrer bevorstehenden Veranstaltung einladen möchten. Es sollte ausreichende Informationen enthalten, die für die Teilnahme erforderlich sind. Und man sollte es nicht mit Worten überfrachten.

Eine Pressemitteilung oder Pressemitteilung hingegen ist ein langes Dokument, das alle Informationen zu Ihrem Medienereignis enthält. Es richtet sich an Medien, um einen Nachrichtenartikel über das Unternehmen zu erhalten. Die Pressemitteilung enthält Zitate der Redner und andere relevante Informationen, die es den Lesern ermöglichen, den Inhalt Ihrer Veranstaltung zu verstehen, ohne daran teilzunehmen. Unternehmen sollten ihre Pressemitteilungen für das Publikum der Nachrichtenagentur relevant machen.

Beide Dokumente haben ähnliche Ziele, aber Sie sollten die Medienberatung nutzen, wenn Sie Reporter gewinnen möchten. Eine Pressemitteilung ist, dass Sie über Ihr Unternehmen schreiben. Während Media Advisory einen längeren Weg geht und erwartet, dass die Journalisten an Ihrer Veranstaltung teilnehmen und durch die Linse ihrer Erfahrungen damit schreiben.

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Worauf Sie beim Verfassen einer Medienberatung achten sollten

Format

Anstatt auf Normalpapier zu schreiben, erstellen und drucken Sie einen Briefkopf Ihres Unternehmens. Damit zeigen Sie Ihren Empfängern, dass Sie es ernst meinen und zeigen Ihre Professionalität.

Schreiben Sie „Media Advisory“ in Großbuchstaben oben links in Ihr Dokument. Schreiben Sie das Datum darunter. Platzieren Sie die Informationen über den Gastgeber der Veranstaltung in der nächsten Zeile. Nennen Sie hier Ihr Unternehmen, geben Sie Ihre Kontakte mit den entsprechenden Titeln ein und geben Sie deren Telefone und E-Mail-Adressen an. Geben Sie am besten die Kontakte der Personen an, die gut erreichbar sind, damit Sie keinen der Gäste verlieren.

Beenden Sie Ihr Dokument mit „###“.

Entdecken Sie Ihr Publikum

Bevor Sie einen Einladungstext schreiben, recherchieren Sie die Informationen über die Personen, die Sie anschreiben. Verschiedene Medien haben unterschiedliche Interessen in der Branche. Erkunden Sie ihre Nachrichtenartikel und passen Sie Ihren Text an ihre Vorlieben an.

Die Journalisten suchen auch nach Gelegenheiten zum Fotografieren, also erwähnen Sie deutlich, dass Ihre Veranstaltung viele davon bietet.

Beantworten Sie die 5 W's

Erstellen Sie Ihren Kurzbeschreibungstext, indem Sie die nächsten 5 Fragen beantworten:

• Was – erzählen Sie ihnen von der Bedeutung Ihrer Veranstaltung. Welchen Wert die Gäste daraus ziehen werden.
• Warum – Beschreiben Sie die Gründe, warum Ihre Veranstaltung stattfindet und warum sie daran teilnehmen sollten.
• Wer – Listen Sie die Namen aller wichtigen Personen auf, die bei Ihrer Veranstaltung anwesend sein werden.
• Wann – das Datum Ihrer Veranstaltung.
• Wo – informieren Sie über den Ort Ihrer Veranstaltung. Geben Sie eine genaue Adresse, die Region und ihre Postleitzahl an.

Teilen Sie den Empfängern außerdem mit, wie sie zusätzliche Informationen zu Ihrer Veranstaltung erhalten können.

Machtworte

Achte beim Verfassen deines Textes darauf, dass er beim Leser Eindruck hinterlässt. Eines der besten Werkzeuge dafür sind Power Words. Das sind die Worte, die beim Publikum eine emotionale Reaktion hervorrufen. Erkunden Sie die verschiedenen existierenden Kraftwörter und stärken Sie Ihren Text mit diesen emotionalen Aufhängern.

Die Überschrift Ihres Medienhinweises sollte die erste Stelle sein, an der Sie sie einfügen. Es ist die sichtbarste Zeile Ihres Dokuments und Sie sollten dafür sorgen, dass sie bei Ihrem Leser ankommt.

Zeitliche Koordinierung

Nachdem Sie Ihre Medienempfehlung geschrieben haben, ist es wichtig zu wissen, wann Sie sie senden müssen. Um genug Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu erregen, müssen Sie sie im Voraus bewerben, aber nicht zu früh. Eine Woche vor der Veranstaltung wäre der perfekte Zeitpunkt, um es an die Presse zu schicken.

Wenn Sie es per E-Mail senden, stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument im Hauptteil der E-Mail veröffentlichen. Angehängte Dokumente werden oft als Spam gefiltert und können Ihr Publikum verfehlen. Alternativ können Sie eine Verteilungssoftware eines Drittanbieters verwenden, von der es viele gibt.

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Fehler zu vermeiden

Viele Unternehmen verpassen jedes Jahr große Chancen, indem sie grobe Fehler in ihrer Medienberatung machen.

Das sollten Sie vermeiden:

Eine generische Medienberatung erstellen

Einige Unternehmen schreiben eine allgemeine Einladung, die sich an niemanden richtet. Viele Reporter würden solche Ereignisse ignorieren, weil sie einfach nicht sehen, in welcher Beziehung sie zu ihren Interessengebieten stehen. Stattdessen sollten Sie Ihre Einladung so gestalten, dass sie jedes Medienunternehmen individuell anspricht.

Umgang mit Fachjargon

Einige Führungskräfte haben sich an die Fachbegriffe und Abkürzungen ihres Unternehmens gewöhnt. Aber diese Art von Jargon ist für Außenstehende nicht so einfach zu verstehen. Wenn Sie zu Ihrem Medienevent einladen möchten, sollten Sie Ihre Medienberatung leicht verständlich gestalten.

Den Augenblick vermissen

Wenn Sie Ihre Einladungen einen Monat vor der Veranstaltung versenden, geben Sie Ihren Gästen genügend Zeit, sich vorzubereiten. Aber das gibt ihnen auch genug Zeit, um die Einladung zu vergessen oder das Interesse daran zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen genug Zeit geben, um das Team auszuwählen, das an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wird, aber senden Sie es auch nicht zu früh – denn Ihre ist wahrscheinlich nicht die einzige Medienberatung, die sie erhalten.

Unzureichende Informationen geben

Manchmal kommen die Journalisten einfach nicht, weil sie nicht verstanden haben, worum es bei der Veranstaltung geht. Oder konnte keinen Kontakt zu Ihrem Unternehmen herstellen. Oder falsch verstanden, was für ein Unternehmen der Gastgeber ist. Gestalten Sie Ihren Medienhinweis so übersichtlich wie möglich und sorgen Sie dafür, dass die Leser keine weiteren Fragen an Sie stellen.

Zu viel Text schreiben

Während Sie den oben genannten Fehler beheben, sollten Sie darauf achten, Ihre Medienberatung nicht zu sehr aufzublähen. Denken Sie daran, es ist eine Einladung, kein Artikel über Ihr Unternehmen. Die Journalisten, die Sie einladen, sind diejenigen, die einen Artikel für Sie schreiben. Und wenn Ihr Dokument länger als eine Seite wird, stellen Sie sicher, dass die zweite Seite das gleiche Format mit Kontakten und Namen in der oberen linken Ecke hat.

Letzte Worte

Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte gegeben, die Sie wissen müssen, um mit Ihrer Medienberatung Begeisterung zu erzeugen. Verwenden Sie das richtige Format. Wissen, wem Sie schreiben. Verwenden Sie Kraftwörter, um Ihren Text mit Emotionen zu bemalen. Beantworten Sie jede mögliche Frage, aber halten Sie sich kurz. Am Ende wollen Sie, dass die Reporter ein echtes Erlebnis haben. Legen Sie ihnen keine Worte in den Mund, sondern lassen Sie sie ihre Meinung zu Ihrem Medienevent äußern. Aufrichtige Zeugnisse erzeugen mehr Engagement.

Leon Collier ist ein akademischer Autor und Blogger mit umfassender Erfahrung. Er ist ein perfekter Kandidat, wenn Sie einen Autor für einen Aufsatz engagieren möchten, denn Leon stellt sich Herausforderungen gerne direkt und strebt danach, in jedem Projekt hervorragende Arbeit zu leisten.