Как написать рекомендацию для СМИ, достойную шумихи

Хотите написать интересное сообщение для СМИ? Что ж, вам следует быть осторожными со своими словами, потому что для них не так много места.

Прочтите «Объяснение цифрового PR: лучшие стратегии и инструменты»

Нулевое правило для вашего информационного бюллетеня — делать его кратким. Это не статья для широкой аудитории, а призыв к журналистам принять участие в вашей презентации. Чтобы улучшить маркетинг вашего мероприятия, вы должны отшлифовать каждую кромку вашего пригласительного билета.

Прежде чем мы углубимся в то, как написать рекомендацию для СМИ, давайте определим, что это такое.

Консультации для СМИ и выпуск новостей

Сообщение для СМИ — это краткий документ, предназначенный для журналистов, которых вы хотите пригласить на предстоящее мероприятие. В нем должно быть достаточно информации, необходимой для их участия. И не стоит перегружать его словами.

С другой стороны, пресс-релиз или пресс-релиз — это длинный документ, содержащий всю информацию о вашем мероприятии для СМИ. Он нацелен на средства массовой информации, чтобы получить новостную статью о компании. Пресс-релиз содержит цитаты спикеров и другую актуальную информацию, позволяющую читателям понять содержание вашего мероприятия, не участвуя в нем. Компании должны делать свои пресс-релизы актуальными для аудитории новостного агентства.

Оба документа имеют схожие цели, но вы должны использовать рекомендации для СМИ, когда ваша цель состоит в том, чтобы привлечь журналистов. Пресс-релиз — это то, что вы пишете о своем бизнесе. В то время как медиа-консультации идут более длинным путем и ожидают, что журналисты примут участие в вашем мероприятии и напишут через призму своего опыта.

Прочитайте пресс-релиз Track: как быть в курсе всех онлайн-публикаций

На что обратить внимание при написании информационного бюллетеня

Формат

Вместо того, чтобы писать на обычной бумаге, создайте и распечатайте фирменный бланк вашей компании. Это покажет вашим получателям, что вы серьезно относитесь к этому, и укажет на ваш профессионализм.

Напишите «Информация для СМИ» в левом верхнем углу документа заглавными буквами. Напишите дату под ним. Разместите информацию о организаторе мероприятия на следующей строке. Назовите свою компанию здесь, введите свои контакты с соответствующими названиями и укажите их телефоны и адреса электронной почты. Лучше всего давать контакты людей, до которых легко добраться, так вы не потеряете никого из гостей.

Завершите документ знаком «###».

Исследуйте свою аудиторию

Прежде чем писать текст приглашения, изучите информацию о людях, которым вы пишете. Различные СМИ имеют разные интересы в отрасли. Изучите их новостные статьи и адаптируйте свой текст в соответствии с их предпочтениями.

Журналисты также ищут возможность сфотографироваться, поэтому не забудьте четко указать, что на вашем мероприятии таких возможностей предостаточно.

Ответьте на 5 вопросов

Создайте текст краткого описания, ответив на следующие 5 вопросов:

• Что – расскажите им о важности вашего мероприятия. Какую ценность гости извлекут из этого.
• Почему — опишите причины, по которым ваше мероприятие проходит, и почему они должны его посетить.
• Кто — перечислите имена всех известных личностей, которые будут присутствовать на вашем мероприятии.
• Когда – дата вашего мероприятия.
• Где – сообщите о месте вашего мероприятия. Укажите точный адрес, регион и почтовый индекс.

В дополнение к этому расскажите получателям, как получить дополнительную информацию о вашем мероприятии.

Силовые слова

Когда вы пишете свой текст, убедитесь, что он произведет впечатление на читателя. Одним из лучших инструментов для этого являются сильные слова. Именно эти слова вызывают эмоциональный отклик у аудитории. Исследуйте различные существующие слова силы и укрепите свой текст с помощью этих эмоциональных зацепок.

Заголовок вашего информационного бюллетеня должен быть первым местом, куда вы их вставите. Это самая заметная строка вашего документа, и вы должны сделать так, чтобы она резонировала с вашим читателем.

Сроки

После того, как вы напишете рекомендацию для СМИ, важно знать, когда ее отправить. Чтобы создать достаточно шума о вашем мероприятии, вы должны рекламировать его заранее, но не слишком рано. За неделю до мероприятия было бы идеальное время, чтобы отправить его в прессу.

Если вы отправляете его по электронной почте, обязательно разместите документ в теле письма. Вложенные документы часто фильтруются как спам и могут пропустить вашу аудиторию. Как вариант, можно использовать сторонние дистрибутивы, которых предостаточно.

Прочитайте 8 способов, которыми Mediatoolkit может помочь в создании PR-отчетов для вашего босса

Ошибки, которых следует избегать

Многие компании упускают большие возможности из-за того, что каждый год допускают грубые ошибки в своих консультациях со СМИ.

Вот чего вам следует избегать:

Создание общего информационного бюллетеня

Некоторые компании пишут общие приглашения, не предназначенные ни для кого конкретно. Многие репортеры проигнорировали бы такие события, потому что они просто не видят, как это связано с сферой их интересов. Вместо этого вы должны адаптировать свое приглашение, чтобы привлечь каждое средство массовой информации в отдельности.

Использование жаргона

Некоторые руководители привыкли к профессиональным терминам и сокращениям своей компании. Но этот жаргон не может быть так легко понят посторонними. Если вы хотите пригласить людей на ваше мероприятие для СМИ, вы должны сделать свои рекомендации для СМИ простыми для понимания.

Упускаю момент

Когда вы отправляете приглашения за месяц до мероприятия, вы даете своим гостям достаточно времени для подготовки. Но это также дает им достаточно времени, чтобы забыть о приглашении или потерять к нему интерес. Обязательно дайте им достаточно времени, чтобы выбрать команду, которая примет участие в вашем мероприятии, но при этом не отправляйте ее слишком рано, потому что, возможно, вы не единственная информационная рекомендация, которую они получат.

Предоставление недостаточной информации

Иногда журналисты не приходят просто из-за того, что не понимают, о чем идет речь. Или не удалось связаться с вашей компанией. Или неправильно понял, что за компания хозяин. Вы должны разработать свои рекомендации для СМИ как можно более четкими и сделать так, чтобы у читателей не возникало к вам дополнительных вопросов.

Написание слишком большого количества текста

Исправляя вышеуказанную ошибку, вы должны быть осторожны, чтобы не слишком раздувать свои медийные рекомендации. Помните, что это приглашение, а не статья о вашем бизнесе. Журналисты, которых вы пригласите, будут теми, кто напишет для вас статью. И если ваш документ стал длиннее одной страницы, убедитесь, что вторая страница имеет тот же формат с контактами и именами в верхнем левом углу.

Заключительные слова

Мы рассказали вам об основных моментах, которые вам необходимо знать, чтобы вызвать шумиху с помощью ваших рекомендаций в СМИ. Используйте правильный формат. Знайте, кому вы пишете. Используйте сильные слова, чтобы раскрасить текст эмоциями. Ответьте на все возможные вопросы, но будьте кратки. В конце концов, вы хотите, чтобы у репортеров был настоящий опыт. Не кладите им в рот слова, дайте им возможность высказать свое мнение о вашем медиа-мероприятии. Искренние свидетельства вызывают больше вовлеченности.

Леон Коллиер — академический писатель и блоггер с большим опытом работы. Он идеальный кандидат, если вы хотите нанять писателя для написания эссе, потому что Леон любит встречать вызовы лицом к лицу и стремится обеспечить выдающуюся работу в каждом проекте.