Cara Menulis Nasihat Media yang Layak Buzz

Apakah Anda ingin menulis nasihat media yang menarik? Nah, Anda harus cerdas tentang kata-kata Anda karena tidak ada banyak ruang untuk mereka.

Baca Penjelasan PR Digital: Strategi dan Alat Terbaik

Aturan nol untuk penasihat media Anda adalah membuatnya singkat. Ini bukan artikel untuk khalayak umum, tetapi pesan kepada jurnalis untuk berpartisipasi dalam presentasi Anda. Untuk meningkatkan pemasaran acara Anda, Anda harus memoles setiap tepi kertas undangan Anda.

Sebelum kita mempelajari lebih dalam tentang bagaimana menulis nasihat media yang layak untuk buzz, mari kita definisikan, apa masalahnya.

Penasihat Media vs Rilis Berita

Penasihat media adalah dokumen singkat yang ditujukan untuk jurnalis yang ingin Anda undang ke acara mendatang. Itu harus memiliki informasi yang cukup yang diperlukan bagi mereka untuk hadir. Dan Anda tidak boleh membebaninya dengan kata-kata.

Rilis berita, atau siaran pers, di sisi lain, adalah dokumen panjang yang berisi semua informasi tentang acara media Anda. Ini menargetkan outlet media untuk mendapatkan artikel berita tentang perusahaan. Rilis berita berisi kutipan dari pembicara dan informasi relevan lainnya yang memungkinkan pembaca untuk memahami isi acara Anda tanpa berpartisipasi. Perusahaan harus membuat siaran pers mereka relevan dengan audiens outlet berita.

Kedua dokumen memiliki tujuan yang sama, tetapi Anda harus menggunakan media advisory ketika tujuan Anda adalah untuk menarik wartawan. Siaran pers adalah Anda menulis tentang bisnis Anda. Sementara penasihat media menempuh rute yang lebih panjang dan mengharapkan para jurnalis untuk berpartisipasi dalam acara Anda dan menulis melalui lensa pengalaman mereka dengannya.

Baca Track Siaran Pers: Inilah Cara Mengetahui Semua Publikasi Online

Apa yang Harus Diperhatikan saat Menulis Nasihat Media

Format

Daripada menulis di atas kertas biasa, buat dan cetak kop surat perusahaan Anda. Ini akan menunjukkan kepada penerima bahwa Anda serius dan menunjukkan profesionalisme Anda.

Tulis “Media Advisory” di kiri atas dokumen Anda dengan huruf kapital semua. Tulis tanggal di bawahnya. Tempatkan informasi tentang pembawa acara di baris berikutnya. Beri nama perusahaan Anda di sini, ketik kontak Anda dengan judul yang sesuai, dan berikan telepon dan alamat email mereka. Yang terbaik adalah memberikan kontak orang-orang yang mudah dijangkau, sehingga Anda tidak akan kehilangan satu pun tamu.

Akhiri dokumen Anda dengan “###”.

Jelajahi audiens Anda

Sebelum menulis teks undangan, teliti informasi tentang orang yang Anda tuju. Outlet media yang berbeda memiliki kepentingan yang berbeda dalam industri ini. Jelajahi artikel berita mereka dan sesuaikan teks Anda sesuai dengan preferensi mereka.

Para jurnalis juga mencari peluang foto, jadi pastikan untuk menyebutkannya dengan jelas bahwa acara Anda menyediakan banyak peluang tersebut.

Jawab 5 W

Buat teks deskripsi singkat Anda dengan menjawab 5 pertanyaan berikut:

• Apa – beri tahu mereka tentang pentingnya acara Anda. Nilai apa yang akan dibawa oleh para tamu darinya.
• Mengapa – jelaskan alasan mengapa acara Anda berlangsung, dan mengapa mereka harus menghadirinya.
• Siapa – daftar nama-nama semua individu yang akan hadir di acara Anda.
• Kapan – tanggal acara Anda.
• Dimana – menginformasikan tentang tempat acara Anda. Berikan alamat yang tepat, wilayah, dan kode posnya.

Selain itu, beri tahu penerima cara memperoleh informasi tambahan tentang acara Anda.

Kata-kata yang kuat

Ketika Anda menulis teks Anda, pastikan itu akan berdampak pada pembaca. Salah satu alat terbaik untuk itu adalah kata-kata yang kuat. Ini adalah kata-kata yang memanggil respon emosional dari penonton. Jelajahi berbagai kata kekuatan yang ada dan perkuat teks Anda dengan kait emosional ini.

Judul media advisory Anda harus menjadi tempat pertama di mana Anda memasukkannya. Ini adalah baris yang paling terlihat dari dokumen Anda dan Anda harus membuatnya beresonansi dengan pembaca Anda.

Waktu

Hal penting setelah Anda menulis media advisory Anda adalah mengetahui kapan harus mengirimkannya. Untuk menghasilkan buzz yang cukup tentang acara Anda, Anda harus mengiklankannya terlebih dahulu, tetapi tidak terlalu cepat. Seminggu sebelum acara akan menjadi waktu yang tepat untuk mengirimkannya ke pers.

Jika Anda mengirimnya melalui email, pastikan untuk memposting dokumen di badan surat. Dokumen terlampir sering kali difilter sebagai spam dan mungkin terlewatkan oleh audiens Anda. Atau, Anda dapat menggunakan perangkat lunak distribusi pihak ketiga, yang jumlahnya banyak.

Baca 8 Cara Mediatoolkit Dapat Membantu Membuat Laporan PR untuk Bos Anda

Kesalahan yang Harus Dihindari

Banyak perusahaan kehilangan peluang besar dengan melakukan kesalahan tumpul dalam penasehat media mereka setiap tahun.

Inilah yang harus Anda upayakan untuk dihindari:

Membuat penasehat media generik

Beberapa perusahaan menulis undangan umum yang tidak ditujukan kepada siapa pun secara khusus. Banyak wartawan akan mengabaikan peristiwa seperti itu karena mereka tidak melihat bagaimana hal itu berkaitan dengan bidang minat mereka. Sebaliknya, Anda harus menyesuaikan undangan Anda untuk menarik setiap outlet media satu per satu.

Menggunakan jargon

Beberapa eksekutif menjadi terbiasa dengan istilah dan singkatan profesional perusahaan mereka. Tetapi jargon semacam ini tidak dapat dengan mudah dipahami oleh orang luar. Jika Anda ingin mengundang orang ke acara media Anda, Anda harus membuat penasehat media Anda mudah dipahami.

Rindu momen

Saat Anda mengirim undangan sebulan sebelum acara, Anda memberi tamu Anda cukup waktu untuk bersiap. Tapi ini juga memberi mereka cukup waktu untuk melupakan undangan, atau kehilangan minat di dalamnya. Pastikan untuk memberi mereka waktu yang cukup untuk memilih tim yang akan menghadiri acara Anda, tetapi juga jangan mengirimkannya terlalu dini – karena Anda mungkin bukan satu-satunya penasihat media yang akan mereka dapatkan.

Memberikan informasi yang tidak memadai

Terkadang wartawan tidak hadir hanya karena mereka tidak mengerti tentang apa acara tersebut. Atau tidak dapat menghubungi perusahaan Anda. Atau disalahpahami, perusahaan seperti apa tuan rumahnya. Anda harus merancang penasihat media Anda sejelas mungkin, dan membuatnya agar pembaca tidak memiliki pertanyaan tambahan untuk Anda.

Menulis terlalu banyak teks

Saat memperbaiki kesalahan di atas, Anda harus berhati-hati untuk tidak terlalu banyak mengasapi penasihat media Anda. Ingat, ini adalah undangan, bukan artikel tentang bisnis Anda. Wartawan yang Anda undang akan menjadi orang yang menulis artikel untuk Anda. Dan jika dokumen Anda menjadi lebih panjang dari satu halaman, pastikan halaman kedua memiliki format yang sama dengan kontak dan nama di sudut kiri atas.

Kata-kata Terakhir

Kami memberi Anda poin utama yang perlu Anda ketahui untuk menghasilkan buzz dengan penasihat media Anda. Gunakan format yang tepat. Ketahui kepada siapa Anda menulis surat. Gunakan kata-kata yang kuat untuk melukis teks Anda dengan emosi. Jawab setiap pertanyaan yang mungkin, tetapi tetap singkat. Pada akhirnya, Anda ingin para reporter memiliki pengalaman asli. Jangan menaruh kata-kata di mulut mereka, tetapi biarkan mereka mengungkapkan pendapat mereka tentang acara media Anda. Kesaksian yang tulus menghasilkan lebih banyak keterlibatan.

Leon Collier adalah seorang penulis akademis dan blogger dengan pengalaman luas. Dia adalah kandidat yang sempurna jika Anda ingin menyewa seorang penulis untuk esai karena Leon suka menghadapi tantangan secara langsung dan berusaha untuk memberikan pekerjaan yang luar biasa di setiap proyek.