Cum să scrieți un aviz media demn de Buzz

Vrei să scrii un aviz mediatic captivant? Ei bine, ar trebui să fii perspicace în privința cuvintelor tale, pentru că nu e prea mult spațiu pentru ele.

Citiți Digital PR Explained: Cele mai bune strategii și instrumente

Regula zero pentru consilierea dvs. media este să o faceți scurt. Nu este un articol pentru un public larg, ci un mesaj către jurnaliști pentru a participa la prezentarea ta. Pentru a îmbunătăți marketingul evenimentului dvs., trebuie să lustruiți fiecare margine a hârtiei de invitație.

Înainte de a aprofunda cum să scriem un aviz media demn de interes, să definim care este chestia.

Aviz media vs comunicat de presă

Un aviz media este un scurt document destinat jurnaliștilor pe care doriți să-i invitați la evenimentul dumneavoastră viitor. Ar trebui să aibă suficiente informații necesare pentru ca aceștia să participe. Și nu ar trebui să-l supraîncărcați cu cuvinte.

Un comunicat de presă sau comunicat de presă, pe de altă parte, este un document lung care conține toate informațiile despre evenimentul tău media. Acesta vizează instituțiile media pentru a obține un articol de știri despre companie. Comunicatul de presă conține citate de la vorbitori și alte informații relevante care permit cititorilor să înțeleagă conținutul evenimentului dvs. fără a participa. Companiile ar trebui să își facă comunicatele de presă relevante pentru audiența publicației de știri.

Ambele documente au obiective similare, dar ar trebui să utilizați consilierea media atunci când scopul dvs. este să atrageți reporteri. Un comunicat de presă înseamnă că scrii despre afacerea ta. În timp ce consilierea media merge pe o cale mai lungă și se așteaptă ca jurnaliștii să participe la evenimentul dvs. și să scrie prin prisma experienței lor cu acesta.

Citiți piesa comunicatul de presă: Iată cum să fiți la curent cu toate publicațiile online

Ce trebuie să țineți cont atunci când scrieți un aviz media

Format

În loc să scrieți pe hârtie simplă, creați și imprimați un antet al companiei dvs. Acest lucru va arăta destinatarilor dvs. că sunteți serios în privința asta și va indica profesionalismul dvs.

Scrieți „Media Advisory” în colțul din stânga sus al documentului dvs. cu majuscule. Scrieți data dedesubt. Puneți informațiile despre gazda evenimentului pe rândul următor. Denumiți-vă compania aici, introduceți persoanele de contact cu titlurile lor adecvate și furnizați-le numerele de telefon și adresele de e-mail. Cel mai bine este să oferiți contactele persoanelor ușor accesibile, astfel încât să nu pierdeți niciunul dintre invitați.

Încheiați documentul cu „###”.

Explorează-ți publicul

Înainte de a scrie un text de invitație, cercetează informațiile despre persoanele cărora le scrii. Diferite instituții media au interese diferite în industrie. Explorați articolele lor de știri și adaptați-vă textul în funcție de preferințele lor.

Jurnaliștii caută și oportunități de fotografie, așa că asigurați-vă că menționați clar că evenimentul dvs. oferă multe dintre acestea.

Răspunde la cele 5 W

Creați un scurt text de descriere răspunzând la următoarele 5 întrebări:

• Ce – spune-le despre importanța evenimentului tău. Ce valoare vor scoate oaspeții din asta.
• De ce – descrieți motivele pentru care are loc evenimentul dvs. și de ce ar trebui să participe la el.
• Cine – enumerați numele tuturor persoanelor de seamă care vor fi prezente la evenimentul dvs.
• Când – data evenimentului dumneavoastră.
• Unde – informează-te despre locul evenimentului tău. Indicați o adresă precisă, regiunea și codul poștal al acesteia.

În plus, spuneți destinatarilor cum să obțină informații suplimentare despre evenimentul dvs.

Cuvinte de putere

Când scrieți textul, asigurați-vă că acesta va avea un impact asupra cititorului. Unul dintre cele mai bune instrumente pentru asta este cuvintele de putere. Acestea sunt cuvintele care apelează la un răspuns emoțional din partea publicului. Explorează diferitele cuvinte puternice existente și întărește-ți textul cu aceste cârlige emoționale.

Titlul avizului dvs. media ar trebui să fie primul loc în care le introduceți. Este cea mai vizibilă linie a documentului și ar trebui să o faci să rezoneze cu cititorul tău.

Sincronizare

Un lucru important după ce scrieți avizul dvs. media este să știți când să îl trimiteți. Pentru a genera destulă zgomot despre evenimentul tău, trebuie să-l faci publicitate din timp, dar nu prea curând. Cu o săptămână înainte de eveniment ar fi momentul perfect pentru a-l trimite presei.

Dacă îl trimiteți prin e-mail, asigurați-vă că postați documentul în corpul e-mailului. Documentele atașate sunt adesea filtrate ca spam și vă pot lipsi audiența. Alternativ, puteți utiliza un software de distribuție terță parte, dintre care există o mulțime.

Citiți 8 moduri în care Mediatoolkit vă poate ajuta la crearea rapoartelor PR pentru șeful dvs

Greșeli de evitat

Multe companii pierd oportunități mari făcând greșeli directe în consilierea lor media în fiecare an.

Iată ceea ce ar trebui să vă străduiți să evitați:

Realizarea unui aviz generic media

Unele companii scriu o invitație generică care nu vizează nimănui anume. Mulți reporteri ar ignora astfel de evenimente pentru că pur și simplu nu văd cum se leagă acestea cu domeniile lor de interes. În schimb, ar trebui să vă adaptați invitația pentru a atrage fiecare instituție media în mod individual.

Folosind jargon

Unii directori s-au obișnuit cu termenii și abrevierile profesionale ale companiei lor. Dar acest tip de jargon nu poate fi înțeles atât de ușor de către cei din afară. Dacă doriți să invitați oameni la evenimentul dvs. media, ar trebui să faceți consilierea dvs. media ușor de înțeles.

Pierde momentul

Când trimiteți invitațiile cu o lună înainte de eveniment, le oferiți invitaților suficient timp pentru a se pregăti. Dar acest lucru le oferă și suficient timp pentru a uita de invitație sau pentru a-și pierde interesul pentru ea. Asigurați-vă că le acordați suficient timp pentru a alege echipa care va participa la evenimentul dvs., dar nici nu o trimiteți prea devreme - pentru că probabil că a dvs. nu este singurul aviz media pe care îl vor primi.

Oferirea de informații insuficiente

Uneori, jurnaliştii nu reuşesc să participe din cauza faptului că nu au înţeles despre ce este vorba la eveniment. Sau nu ați putut intra în contact cu compania dvs. Sau greșit înțeles, ce fel de companie este gazda. Ar trebui să vă proiectați avizul media pentru a fi cât mai clar posibil și astfel încât cititorii să nu aibă întrebări suplimentare pentru dvs.

Scrierea prea mult text

În timp ce remediați greșeala de mai sus, ar trebui să aveți grijă să nu vă umflați prea mult avizul media. Ține minte, este o invitație, nu un articol despre afacerea ta. Jurnaliştii pe care îi invitaţi vor fi cei care vă vor scrie un articol. Și dacă documentul dvs. devine mai lung de o pagină, asigurați-vă că a doua pagină are același format cu contacte și nume în colțul din stânga sus.

Cuvinte finale

V-am prezentat principalele puncte pe care trebuie să le cunoașteți pentru a genera buzz cu avizul dvs. media. Utilizați formatul potrivit. Află cui scrii. Folosiți cuvinte puternice pentru a vă picta textul cu emoții. Răspunde la toate întrebările posibile, dar să fie scurt. În cele din urmă, vrei ca reporterii să aibă o experiență autentică. Nu le pune cuvinte în gură, ci lasă-i să-și exprime părerile despre evenimentul tău media. Mărturiile sincere generează mai multă implicare.

Leon Collier este un scriitor academic și blogger cu o vastă experiență. Este un candidat perfect dacă doriți să angajați un scriitor pentru un eseu, deoarece lui Leon îi place să facă față provocărilor și se străduiește să ofere o muncă remarcabilă în fiecare proiect.