Cómo escribir un aviso de medios digno de atención

¿Quieres escribir un aviso atractivo para los medios? Bueno, debes ser astuto con tus palabras porque no hay mucho espacio para ellas.

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La regla cero para su aviso a los medios es que sea breve. No es un artículo para una audiencia general, sino un mensaje a los periodistas para que participen en su presentación. Para mejorar el marketing de su evento, debe pulir cada borde de su papel de invitación.

Antes de profundizar en cómo escribir un aviso para los medios que valga la pena, definamos de qué se trata.

Aviso a los medios frente a comunicado de prensa

Un aviso a los medios es un documento breve dirigido a los periodistas a quienes desea invitar a su próximo evento. Debe tener suficiente información necesaria para que asistan. Y no debes sobrecargarlo con palabras.

Un comunicado de prensa, o comunicado de prensa, por otro lado, es un documento largo que contiene toda la información sobre su evento mediático. Se dirige a los medios de comunicación para obtener un artículo de noticias sobre la empresa. El comunicado de prensa contiene citas de los oradores y otra información relevante que permite a los lectores comprender el contenido de su evento sin participar. Las empresas deben hacer que sus comunicados de prensa sean relevantes para la audiencia del medio de comunicación.

Ambos documentos tienen objetivos similares, pero debe utilizar el aviso a los medios cuando su objetivo es atraer a los periodistas. Un comunicado de prensa es usted escribiendo sobre su negocio. Mientras que el asesoramiento a los medios va por un camino más largo y espera que los periodistas participen en su evento y escriban a través de la lente de su experiencia con él.

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Qué tener en cuenta al escribir un aviso a los medios

Formato

En lugar de escribir en papel normal, cree e imprima un membrete de su empresa. Esto mostrará a sus destinatarios que se lo toma en serio e indicará su profesionalismo.

Escriba "Aviso a los medios" en la parte superior izquierda de su documento en mayúsculas. Escribe la fecha debajo. Coloque la información sobre el anfitrión del evento en la siguiente línea. Nombre su empresa aquí, escriba sus contactos con sus títulos apropiados y proporcione sus teléfonos y direcciones de correo electrónico. Lo mejor es dar los contactos de las personas que son fáciles de localizar, para que no pierdas a ninguno de los invitados.

Termina tu documento con "###".

Explora tu audiencia

Antes de escribir un texto de invitación, investiga la información sobre las personas a las que les estás escribiendo. Diferentes medios de comunicación tienen diferentes intereses en la industria. Explore sus artículos de noticias y adapte su texto de acuerdo con sus preferencias.

Los periodistas también buscan oportunidades para tomar fotografías, así que asegúrese de mencionar claramente que su evento ofrece muchas de ellas.

Responde las 5 W

Cree su breve texto descriptivo respondiendo las siguientes 5 preguntas:

• Qué : cuéntales sobre la importancia de tu evento. Qué valor sacarán los invitados de ello.
• Por qué : describa las razones por las que se lleva a cabo su evento y por qué deberían asistir.
• Quién : enumere los nombres de todas las personas destacadas que estarán presentes en su evento.
• Cuándo : la fecha de su evento.
• Dónde : informa sobre el lugar de tu evento. Proporcione una dirección precisa, la región y su código postal.

Además de esto, indica a los destinatarios cómo adquirir información adicional sobre tu evento.

palabras de poder

Cuando escribas tu texto, asegúrate de que tendrá un impacto en el lector. Una de las mejores herramientas para eso son las palabras poderosas. Estas son las palabras que provocan una respuesta emocional de la audiencia. Explore las diversas palabras poderosas que existen y fortalezca su texto con estos ganchos emocionales.

El título de su aviso a los medios debe ser el primer lugar donde los inserte. Es la línea más visible de su documento y debe hacer que resuene con su lector.

Momento

Una cosa importante después de escribir su aviso a los medios es saber cuándo enviarlo. Para generar suficiente entusiasmo sobre su evento, debe anunciarlo con anticipación, pero no demasiado pronto. Una semana antes del evento sería el momento perfecto para enviarlo a la prensa.

Si lo envía por correo electrónico, asegúrese de publicar el documento en el cuerpo del correo. Los documentos adjuntos a menudo se filtran como correo no deseado y pueden pasar por alto a su audiencia. Alternativamente, puede usar un software de distribución de terceros, de los cuales hay muchos.

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Errores a evitar

Muchas empresas pierden grandes oportunidades al cometer errores contundentes en sus avisos de medios cada año.

Esto es lo que debes esforzarte por evitar:

Elaboración de un aviso genérico para los medios

Algunas empresas escriben una invitación genérica dirigida a nadie en particular. Muchos reporteros ignorarían tales eventos porque simplemente no ven cómo se relaciona con sus áreas de interés. En su lugar, debe adaptar su invitación para atraer a cada medio de comunicación individualmente.

usando jerga

Algunos ejecutivos se acostumbraron a los términos y abreviaturas profesionales de su empresa. Pero este tipo de jerga no puede ser entendido tan fácilmente por personas ajenas. Si desea invitar a personas a su evento de medios, debe hacer que su aviso de medios sea fácil de comprender.

perdiendo el momento

Cuando envías tus invitaciones un mes antes del evento, les das a tus invitados suficiente tiempo para prepararse. Pero esto también les da tiempo suficiente para olvidarse de la invitación o perder interés en ella. Asegúrese de darles suficiente tiempo para elegir el equipo que asistirá a su evento, pero tampoco lo envíe demasiado pronto, porque el suyo probablemente no sea el único aviso de prensa que recibirán.

Dar información insuficiente

A veces los periodistas no asisten simplemente porque no entendieron de qué se trataba el evento. O no pudo ponerse en contacto con su empresa. O mal entendido, qué tipo de compañía es el anfitrión. Debe diseñar su aviso a los medios para que sea lo más claro posible y hacer que los lectores no tengan preguntas adicionales para usted.

Escribir demasiado texto

Al corregir el error anterior, debe tener cuidado de no inflar demasiado su aviso de medios. Recuerde, es una invitación, no un artículo sobre su negocio. Los periodistas a los que invites serán los que escriban un artículo para ti. Y si su documento se vuelve más largo que una página, asegúrese de que la segunda página tenga el mismo formato con contactos y nombres en la esquina superior izquierda.

Ultimas palabras

Le dimos los puntos principales que necesita saber para generar entusiasmo con su aviso de medios. Usa el formato correcto. Sepa a quién le está escribiendo. Usa palabras poderosas para pintar tu texto con emociones. Responda todas las preguntas posibles, pero sea breve. Al final, desea que los reporteros tengan una experiencia genuina. No pongas palabras en sus bocas, pero deja que expresen sus opiniones sobre tu evento mediático. Los testimonios sinceros generan más compromiso.

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