Come scrivere un avviso multimediale degno di Buzz

Vuoi scrivere un media advisory coinvolgente? Bene, dovresti essere accorto con le tue parole perché non c'è molto spazio per loro.

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La regola zero per i tuoi media advisory è di farla breve. Non è un articolo per un pubblico generico, ma un messaggio ai giornalisti affinché partecipino alla tua presentazione. Per migliorare il marketing del tuo evento, devi lucidare ogni bordo della tua carta d'invito.

Prima di approfondire come scrivere un avviso mediatico degno di nota, definiamo di cosa si tratta.

Avviso per i media vs comunicato stampa

Un media advisory è un breve documento rivolto ai giornalisti che vuoi invitare al tuo prossimo evento. Dovrebbe avere sufficienti informazioni necessarie per la loro partecipazione. E non dovresti sovraccaricarlo di parole.

Un comunicato stampa, o comunicato stampa, d'altra parte, è un lungo documento che contiene tutte le informazioni sul tuo evento mediatico. Si rivolge ai media per ottenere un articolo di notizie sull'azienda. Il comunicato stampa contiene citazioni dei relatori e altre informazioni rilevanti che consentono ai lettori di comprendere i contenuti del tuo evento senza partecipare. Le aziende dovrebbero rendere i loro comunicati stampa rilevanti per il pubblico del notiziario.

Entrambi i documenti hanno obiettivi simili, ma dovresti usare la consulenza sui media quando il tuo obiettivo è attirare i giornalisti. Un comunicato stampa sei tu che scrivi della tua attività. Mentre la consulenza sui media segue un percorso più lungo e si aspetta che i giornalisti partecipino al tuo evento e scrivano attraverso la lente della loro esperienza con esso.

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Cosa prendere in considerazione quando si scrive un avviso per i media

Formato

Invece di scrivere su carta comune, crea e stampa una carta intestata della tua azienda. Questo mostrerà ai tuoi destinatari che sei serio al riguardo e indicherà la tua professionalità.

Scrivi "Avviso sui media" in alto a sinistra del documento in lettere maiuscole. Scrivi la data sotto di essa. Inserisci le informazioni sull'organizzatore dell'evento nella riga successiva. Assegna un nome alla tua azienda qui, digita i tuoi contatti con i titoli appropriati e fornisci i loro telefoni e indirizzi e-mail. È meglio dare i contatti delle persone che sono facilmente raggiungibili, così non perderai nessuno degli ospiti.

Termina il documento con "###".

Esplora il tuo pubblico

Prima di scrivere un testo di invito, cerca le informazioni sulle persone a cui stai scrivendo. Diversi media hanno interessi diversi nel settore. Esplora i loro articoli di notizie e personalizza il tuo testo in base alle loro preferenze.

I giornalisti cercano anche opportunità fotografiche, quindi assicurati di menzionare chiaramente che il tuo evento ne offre molte.

Rispondi alle 5 W

Crea il tuo breve testo descrittivo rispondendo alle prossime 5 domande:

• Cosa : parla loro dell'importanza del tuo evento. Quale valore ne trarranno gli ospiti.
• Perché : descrivi i motivi per cui il tuo evento si sta svolgendo e perché dovrebbero parteciparvi.
• Chi : elenca i nomi di tutte le persone degne di nota che saranno presenti al tuo evento.
• Quando : la data del tuo evento.
• Dove : informa sul luogo del tuo evento. Fornisci un indirizzo preciso, la regione e il suo codice postale.

Inoltre, spiega ai destinatari come acquisire ulteriori informazioni sul tuo evento.

Parole di potere

Quando scrivi il tuo testo, assicurati che abbia un impatto sul lettore. Uno dei migliori strumenti per questo sono le parole di potere. Queste sono le parole che richiamano una risposta emotiva da parte del pubblico. Esplora le varie parole di potere esistenti e rafforza il tuo testo con questi ganci emotivi.

Il titolo del tuo avviso multimediale dovrebbe essere il primo posto in cui li inserisci. È la riga più visibile del tuo documento e dovresti farlo risuonare con il tuo lettore.

Tempi

Una cosa importante dopo aver scritto il tuo avviso per i media è sapere quando inviarlo. Per generare abbastanza buzz sul tuo evento, devi pubblicizzarlo in anticipo, ma non troppo presto. Una settimana prima dell'evento sarebbe il momento perfetto per inviarlo alla stampa.

Se lo invii via e-mail, assicurati di inviare il documento nel corpo della posta. I documenti allegati spesso vengono filtrati come spam e potrebbero perdere il tuo pubblico. In alternativa, puoi utilizzare un software di distribuzione di terze parti, di cui ce ne sono molti.

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Errori da evitare

Molte aziende perdono ogni anno grandi opportunità commettendo errori evidenti nella loro consulenza sui media.

Questo è ciò che dovresti sforzarti di evitare:

Fare un media advisor generico

Alcune aziende scrivono un invito generico rivolto a nessuno in particolare. Molti giornalisti ignorerebbero tali eventi perché semplicemente non vedono come si collega alle loro aree di interesse. Invece, dovresti personalizzare il tuo invito per attirare individualmente ogni media.

Usando il gergo

Alcuni dirigenti si sono abituati ai termini professionali e alle abbreviazioni della loro azienda. Ma questo tipo di gergo non può essere così facilmente compreso dagli estranei. Se vuoi invitare persone al tuo evento mediatico, dovresti rendere il tuo avviso sui media di facile comprensione.

Manca il momento

Quando invii i tuoi inviti un mese prima dell'evento, dai ai tuoi ospiti abbastanza tempo per prepararsi. Ma questo dà loro anche abbastanza tempo per dimenticare l'invito o perdere interesse per esso. Assicurati di dare loro abbastanza tempo per scegliere la squadra che parteciperà al tuo evento, ma anche non inviarlo troppo presto, perché probabilmente il tuo non è l'unico avviso mediatico che riceveranno.

Dare informazioni insufficienti

A volte i giornalisti non partecipano semplicemente perché non hanno capito di cosa tratta l'evento. Oppure non sei riuscito a contattare la tua azienda. O frainteso, che tipo di compagnia è l'host. Dovresti progettare il tuo avviso per i media in modo che sia il più chiaro possibile e fare in modo che i lettori non abbiano ulteriori domande per te.

Scrivere troppo testo

Durante la correzione dell'errore di cui sopra, dovresti fare attenzione a non gonfiare troppo il tuo avviso sui media. Ricorda, è un invito, non un articolo sulla tua attività. I giornalisti che inviterai saranno quelli che scriveranno un articolo per te. E se il tuo documento diventa più lungo di una pagina, assicurati che la seconda pagina abbia lo stesso formato con contatti e nomi nell'angolo in alto a sinistra.

Parole finali

Ti abbiamo fornito i punti principali che devi sapere per generare buzz con la tua consulenza sui media. Usa il formato giusto. Sapere a chi stai scrivendo. Usa parole potenti per dipingere il tuo testo con le emozioni. Rispondi a ogni possibile domanda, ma mantienila breve. Alla fine, vuoi che i giornalisti abbiano un'esperienza genuina. Non mettere loro le parole in bocca, ma lascia che esprimano le loro opinioni sul tuo evento mediatico. Testimonianze sincere generano più coinvolgimento.

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