Jak napisać poradę medialną wartą buzza

Chcesz napisać angażujący poradnik medialny? Cóż, powinieneś być sprytny w swoich słowach, ponieważ nie ma na nie zbyt wiele miejsca.

Przeczytaj objaśnienie cyfrowego PR: najlepsze strategie i narzędzia

Zasadą zero dla twojego poradnika medialnego jest skrócenie go. Nie jest to artykuł dla ogółu odbiorców, ale wiadomość do dziennikarzy, aby mogli wziąć udział w Twojej prezentacji. Aby poprawić marketing swojego wydarzenia, musisz wypolerować każdą krawędź papieru z zaproszeniem.

Zanim zagłębimy się w to, jak napisać warty szumu poradnik medialny, zdefiniujmy, o co chodzi.

Doradztwo medialne a informacje prasowe

Poradnik medialny to krótki dokument skierowany do dziennikarzy, których chcesz zaprosić na nadchodzące wydarzenie. Powinna mieć wystarczającą ilość informacji potrzebnych im do wzięcia udziału. I nie powinieneś przeciążać go słowami.

Z drugiej strony komunikat prasowy lub komunikat prasowy to długi dokument, który zawiera wszystkie informacje o Twoim wydarzeniu medialnym. Jest skierowany do mediów, aby uzyskać artykuł informacyjny o firmie. Komunikat prasowy zawiera cytaty z prelegentów i inne istotne informacje, które pozwalają czytelnikom zrozumieć treść wydarzenia bez udziału. Firmy powinny przedstawiać swoje komunikaty prasowe istotne dla odbiorców serwisu informacyjnego.

Oba dokumenty mają podobne cele, ale gdy Twoim celem jest przyciągnięcie reporterów, powinieneś skorzystać z doradztwa medialnego. Komunikat prasowy to ty piszesz o swojej firmie. Podczas gdy doradztwo medialne idzie dłuższą drogą i oczekuje od dziennikarzy udziału w Twoim wydarzeniu i pisania przez pryzmat ich doświadczeń z nim.

Przeczytaj komunikat prasowy utworu: Oto jak być świadomym wszystkich publikacji online

Na co zwrócić uwagę podczas pisania porady dla mediów

Format

Zamiast pisać na zwykłym papierze, utwórz i wydrukuj papier firmowy swojej firmy. To pokaże Twoim odbiorcom, że traktujesz to poważnie i wskaże Twój profesjonalizm.

Napisz „Poradnik dotyczący mediów” w lewym górnym rogu dokumentu wszystkimi wielkimi literami. Wpisz datę poniżej. Umieść informację o gospodarzu wydarzenia w następnej linii. Nazwij tutaj swoją firmę, wpisz swoje kontakty z odpowiednimi tytułami oraz podaj ich telefony i adresy e-mail. Najlepiej podawaj kontakty osób, do których łatwo dotrzeć, aby nie stracić żadnego z gości.

Zakończ dokument znakiem „###”.

Poznaj swoich odbiorców

Zanim napiszesz zaproszenie, zapoznaj się z informacjami o osobach, do których piszesz. Różne media mają różne zainteresowania branżą. Przeglądaj ich artykuły z wiadomościami i dostosuj tekst zgodnie z ich preferencjami.

Dziennikarze również szukają okazji do robienia zdjęć, więc upewnij się, że wyraźnie zaznaczysz, że Twoje wydarzenie zapewnia ich mnóstwo.

Odpowiedz na 5 W

Stwórz swój krótki opis, odpowiadając na 5 kolejnych pytań:

• Co – powiedz im o znaczeniu Twojego wydarzenia. Jaką wartość wyniosą z tego goście.
• Dlaczego – opisz powody, dla których odbywa się Twoje wydarzenie i dlaczego powinni w nim uczestniczyć.
• Kto – wymień nazwiska wszystkich ważnych osób, które będą obecne na Twoim wydarzeniu.
• Kiedy – data Twojego wydarzenia.
• Gdzie – poinformuj o miejscu Twojego wydarzenia. Podaj dokładny adres, region i jego kod pocztowy.

Oprócz tego powiedz odbiorcom, jak zdobyć dodatkowe informacje o Twoim wydarzeniu.

Mocne słowa

Kiedy piszesz swój tekst, upewnij się, że będzie on miał wpływ na czytelnika. Jednym z najlepszych narzędzi do tego są słowa mocy. To słowa wywołujące emocjonalną reakcję publiczności. Poznaj różne istniejące słowa mocy i wzmocnij swój tekst tymi emocjonalnymi haczykami.

Nagłówek porady dotyczącej mediów powinien być pierwszym miejscem, w którym je wstawiasz. Jest to najbardziej widoczna linijka w Twoim dokumencie i powinieneś sprawić, by rezonowała z Twoim czytelnikiem.

wyczucie czasu

Ważną rzeczą po napisaniu porady dla mediów jest wiedzieć, kiedy ją wysłać. Aby wygenerować wystarczająco dużo szumu na temat swojego wydarzenia, musisz je ogłosić z wyprzedzeniem, ale nie za wcześnie. Tydzień przed wydarzeniem byłby to idealny czas, aby wysłać go do prasy.

Jeśli wyślesz go e-mailem, opublikuj dokument w treści wiadomości. Załączone dokumenty często są filtrowane jako spam i mogą nie trafiać do odbiorców. Alternatywnie możesz użyć oprogramowania do dystrybucji innej firmy, którego jest mnóstwo.

Przeczytaj 8 sposobów, w jakie Mediatoolkit może pomóc w tworzeniu raportów PR dla Twojego szefa

Błędy, których należy unikać

Wiele firm traci co roku wielkie możliwości, popełniając co roku tępe błędy w doradztwie medialnym.

Oto czego powinieneś unikać:

Tworzenie ogólnego doradztwa medialnego

Niektóre firmy piszą ogólne zaproszenie skierowane do nikogo konkretnie. Wielu reporterów zignorowałoby takie wydarzenia, ponieważ po prostu nie widzą, jak to ma się do ich obszarów zainteresowań. Zamiast tego powinieneś dostosować swoje zaproszenie, aby przyciągnąć każdy środek przekazu indywidualnie.

Używanie żargonu

Niektórzy dyrektorzy przyzwyczaili się do fachowych określeń i skrótów stosowanych w ich firmie. Ale tego rodzaju żargon nie może być tak łatwo zrozumiany przez osoby z zewnątrz. Jeśli chcesz zaprosić ludzi na swoje wydarzenie medialne, powinieneś sprawić, by Twój poradnik medialny był łatwy do zrozumienia.

Brakuje chwili

Wysyłając zaproszenia na miesiąc przed wydarzeniem, dajesz gościom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się. Ale daje im to również wystarczająco dużo czasu, aby zapomnieć o zaproszeniu lub stracić zainteresowanie nim. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu na wybranie zespołu, który weźmie udział w Twoim wydarzeniu, ale też nie wysyłaj go zbyt wcześnie – ponieważ prawdopodobnie nie jest to jedyny komunikat medialny, jaki otrzymają.

Podanie niewystarczających informacji

Czasem dziennikarze nie przychodzą po prostu dlatego, że nie rozumieją, o co chodzi w wydarzeniu. Lub nie mógł skontaktować się z Twoją firmą. Lub źle zrozumiano, jakiego rodzaju firmą jest gospodarz. Powinieneś zaprojektować swoją poradę medialną tak, aby była jak najbardziej przejrzysta i sprawić, by czytelnicy nie mieli do Ciebie dodatkowych pytań.

Pisanie za dużo tekstu

Naprawiając powyższy błąd, powinieneś uważać, aby zbytnio nie nadużywać porady dotyczącej mediów. Pamiętaj, że to zaproszenie, a nie artykuł o Twojej firmie. Dziennikarze, których zaprosisz będą tymi, którzy napiszą dla Ciebie artykuł. A jeśli Twój dokument stanie się dłuższy niż jedna strona, upewnij się, że druga strona ma ten sam format z kontaktami i nazwiskami w lewym górnym rogu.

Ostatnie słowa

Przekazaliśmy Ci główne punkty, które musisz wiedzieć, aby generować szum w swoim poradniku medialnym. Użyj odpowiedniego formatu. Wiedz, do kogo piszesz. Użyj mocnych słów, aby pomalować tekst emocjami. Odpowiedz na każde możliwe pytanie, ale pisz krótko. W końcu chcesz, aby reporterzy mieli autentyczne doświadczenie. Nie wkładaj im słów w usta, ale pozwól im wyrazić swoją opinię na temat Twojego wydarzenia medialnego. Szczere zeznania generują większe zaangażowanie.

Leon Collier jest pisarzem akademickim i blogerem z dużym doświadczeniem. Jest idealnym kandydatem, jeśli chcesz zatrudnić pisarza do eseju, ponieważ Leon lubi stawiać czoła wyzwaniom i stara się zapewnić doskonałą pracę w każdym projekcie.