Vızıldamaya Değer Bir Medya Danışmanlığı Nasıl Yazılır?

İlgi çekici bir medya danışmanlığı yazmak ister misiniz? Pekâlâ, sözlerin konusunda kurnaz olmalısın çünkü onlara pek yer yok.

Dijital Halkla İlişkiler Açıklamasını Okuyun: En İyi Stratejiler ve Araçlar

Medya danışmanlığınızın sıfır kuralı, kısa yapmaktır. Bu genel bir kitleye yönelik bir makale değil, gazetecilere sunumunuza katılmaları için bir mesajdır. Etkinliğinizin pazarlamasını geliştirmek için davetiye kağıdınızın her kenarını cilalamalısınız.

Ses getiren bir medya danışmanlığının nasıl yazılacağına daha derinden dalmadan önce, neyin ne olduğunu tanımlayalım.

Medya Danışmanlığı ve Haber Bülteni

Medya danışmanlığı, yaklaşan etkinliğinize davet etmek istediğiniz gazetecilere yönelik kısa bir belgedir. Katılmaları için gereken yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Ve onu kelimelerle aşırı yüklememelisin.

Öte yandan bir haber bülteni veya basın açıklaması, medya etkinliğinizle ilgili tüm bilgileri içeren uzun bir belgedir. Şirket hakkında bir haber makalesi almak için medya kuruluşlarını hedefliyor. Haber bülteni, konuşmacılardan alıntılar ve okuyucuların etkinliğinizin içeriğini katılmadan anlamalarını sağlayan diğer ilgili bilgileri içerir. Şirketler, basın bültenlerini haber kaynağının izleyicileriyle alakalı hale getirmelidir.

Her iki belgenin de benzer amaçları vardır, ancak amacınız muhabirleri çekmek olduğunda medya danışmanlığını kullanmalısınız. Bir basın bülteni, işiniz hakkında yazıyorsunuz. Medya danışmanlığı daha uzun bir yol izler ve gazetecilerin etkinliğinize katılmasını ve deneyimlerinin merceğinden yazmalarını bekler.

Parça Basın Bültenini Okuyun: İşte Tüm Çevrimiçi Yayınlardan Nasıl Haberdar Olunacağı

Medya Danışmanlığı Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Biçim

Düz kağıda yazmak yerine şirketinizin antetli kağıdını oluşturun ve yazdırın. Bu, alıcılarınıza bu konuda ciddi olduğunuzu gösterecek ve profesyonelliğinizi gösterecektir.

Belgenizin sol üst köşesine tamamı büyük harflerle “Medya Danışmanlığı” yazın. Altına tarihi yazın. Etkinliğin ev sahibi hakkındaki bilgileri bir sonraki satıra yerleştirin. Buraya şirketinizin adını verin, kişilerinizi uygun başlıklarla yazın ve telefonlarını ve e-posta adreslerini verin. Ulaşılması kolay kişilerin bağlantılarını vermek en iyisidir, böylece hiçbir misafirinizi kaybetmezsiniz.

Belgenizi “###” ile bitirin.

Kitlenizi keşfedin

Davet metni yazmadan önce, yazdığınız kişilerin bilgilerini araştırın. Farklı medya kuruluşlarının sektörde farklı çıkarları vardır. Haber makalelerini keşfedin ve metninizi tercihlerine göre uyarlayın.

Gazeteciler de fotoğraf fırsatları ararlar, bu nedenle etkinliğinizin bunlardan bolca sağladığını açıkça belirttiğinizden emin olun.

5 W'ları cevaplayın

Sonraki 5 soruyu yanıtlayarak kısa açıklama metninizi oluşturun:

• Ne – onlara etkinliğinizin önemini anlatın. Konukların bundan ne gibi bir değer çıkaracağı.
• Neden – etkinliğinizin neden yapıldığını ve neden katılmaları gerektiğini açıklayın.
• Kim – etkinliğinizde bulunacak olan tüm kişilerin isimlerini listeleyin.
• Ne zaman – etkinliğinizin tarihi.
• Nerede – etkinliğinizin yeri hakkında bilgi verin. Kesin bir adres, bölge ve posta kodu verin.

Buna ek olarak, alıcılara etkinliğiniz hakkında nasıl ek bilgi edinebileceklerini söyleyin.

güç kelimeler

Metninizi yazarken, okuyucu üzerinde bir etkisi olacağından emin olun. Bunun için en iyi araçlardan biri güçlü kelimelerdir. Seyirciden duygusal bir tepki veren sözler bunlar. Var olan çeşitli güçlü kelimeleri keşfedin ve bu duygusal kancalarla metninizi güçlendirin.

Medya tavsiyenizin başlığı, bunları eklediğiniz ilk yer olmalıdır. Bu, belgenizin en görünür satırıdır ve okuyucunuzda yankı uyandırmasını sağlamalısınız.

Zamanlama

Medya tavsiyenizi yazdıktan sonra önemli olan şey, onu ne zaman göndereceğinizi bilmektir. Etkinliğiniz hakkında yeterince ses getirmek için, önceden reklamını yapmalısınız, ancak çok erken değil. Etkinlikten bir hafta önce basına göndermek için mükemmel bir zaman olurdu.

E-posta yoluyla gönderirseniz, belgeyi postanın gövdesine gönderdiğinizden emin olun. Ekli belgeler genellikle spam olarak filtrelenir ve hedef kitlenizi kaçırabilir. Alternatif olarak, bol miktarda bulunan bir üçüncü taraf dağıtım yazılımı kullanabilirsiniz.

Mediatoolkit'in Patronunuz İçin Halkla İlişkiler Raporları Oluşturmaya Yardımcı Olabileceği 8 Yolu Okuyun

Kaçınılması Gereken Hatalar

Birçok şirket, her yıl medya danışmanlığında aleni hatalar yaparak büyük fırsatları kaçırıyor.

Bu, kaçınmaya çalışmanız gereken şeydir:

Genel bir medya danışmanlığı yapmak

Bazı şirketler, özellikle kimseyi hedef almayan genel bir davetiye yazar. Pek çok muhabir bu tür olayları görmezden gelir çünkü sadece kendi ilgi alanlarıyla nasıl bir ilişkisi olduğunu görmezler. Bunun yerine, davetinizi her medya kuruluşunu ayrı ayrı çekecek şekilde düzenlemelisiniz.

jargon kullanma

Bazı yöneticiler, şirketlerinin mesleki terimlerine ve kısaltmalarına alıştı. Ancak bu tür bir jargon, dışarıdan gelenler tarafından o kadar kolay anlaşılamaz. İnsanları medya etkinliğinize davet etmek istiyorsanız, medya danışmanlığınızı kolay anlaşılır hale getirmelisiniz.

anı kaçırma

Davetlerinizi etkinlikten bir ay önce gönderdiğinizde misafirlerinize hazırlanmaları için yeterli zaman vermiş olursunuz. Ancak bu aynı zamanda onlara daveti unutmaları veya davete olan ilgilerini kaybetmeleri için yeterli zaman verir. Etkinliğinize katılacak ekibi seçmeleri için onlara yeterli zaman verdiğinizden emin olun, ancak aynı zamanda çok erken göndermeyin - çünkü muhtemelen alacakları tek medya danışmanlığı sizinki olmayacaktır.

Yetersiz bilgi verilmesi

Bazen gazeteciler, olayın ne hakkında olduğunu anlamadıkları için katılmazlar. Ya da firmanızla iletişime geçemedim. Ya da yanlış anlaşılmış, ev sahibi nasıl bir şirkettir. Medya tavsiyenizi olabildiğince açık olacak şekilde tasarlamalı ve okuyucuların size başka soruları olmayacak şekilde hazırlamalısınız.

Çok fazla metin yazmak

Yukarıdaki hatayı düzeltirken, medya tavsiyelerinizi çok fazla şişirmemeye dikkat etmelisiniz. Unutmayın, bu bir davet, işinizle ilgili bir makale değil. Davet ettiğiniz gazeteciler, sizin için bir makale yazanlar olacaktır. Belgeniz bir sayfadan uzun olursa, ikinci sayfanın sol üst köşedeki kişiler ve adlarla aynı formatta olduğundan emin olun.

Son sözler

Medya danışmanlığınızla ilgi uyandırmak için bilmeniz gereken ana noktaları size verdik. Doğru formatı kullanın. Kime yazdığınızı bilin. Metninizi duygularla boyamak için güçlü kelimeler kullanın. Olası her soruyu yanıtlayın, ancak kısa tutun. Sonunda, muhabirlerin gerçek bir deneyim yaşamasını istiyorsunuz. Sözleri ağızlarına almayın, medya etkinliğiniz hakkında düşüncelerini ifade etmelerine izin verin. Samimi tanıklıklar daha fazla katılım sağlar.

Leon Collier, kapsamlı deneyime sahip akademik bir yazar ve blog yazarıdır. Bir deneme için bir yazar kiralamak istiyorsanız mükemmel bir adaydır çünkü Leon zorluklarla doğrudan yüzleşmeyi sever ve her projede olağanüstü işler sağlamaya çalışır.