วิธีเขียนคำปรึกษาด้านสื่อที่คุ้มค่า

คุณต้องการเขียนคำแนะนำเกี่ยวกับสื่อที่น่าสนใจหรือไม่? คุณควรฉลาดเกี่ยวกับคำพูดของคุณเพราะไม่มีที่ว่างสำหรับพวกเขา

อ่านคำอธิบายเกี่ยวกับ PR ดิจิทัล: กลยุทธ์และเครื่องมือที่ดีที่สุด

กฎศูนย์สำหรับคำแนะนำด้านสื่อของคุณคือการทำให้สั้น ไม่ใช่บทความสำหรับผู้ชมทั่วไป แต่เป็นข้อความถึงนักข่าวให้เข้าร่วมในการนำเสนอของคุณ เพื่อปรับปรุงการตลาดของงานอีเวนต์ของคุณ คุณต้องขัดเกลาทุกขอบของกระดาษเชิญของคุณ

ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไปถึงวิธีการเขียนคำแนะนำเกี่ยวกับสื่อที่น่าสนใจ มานิยามกันก่อนว่าสิ่งนั้นคืออะไร

ที่ปรึกษาสื่อและข่าวประชาสัมพันธ์

คำแนะนำด้านสื่อเป็นเอกสารสั้นๆ ที่มุ่งเป้าไปที่นักข่าวที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมงานที่กำลังจะมาถึง ควรมีข้อมูลเพียงพอสำหรับพวกเขาในการเข้าร่วม และคุณไม่ควรเกินด้วยคำพูด

ในทางกลับกัน ข่าวประชาสัมพันธ์หรือข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเอกสารขนาดยาวที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกิจกรรมสื่อของคุณ มุ่งเป้าไปที่สื่อต่างๆ เพื่อรับบทความข่าวเกี่ยวกับบริษัท ข่าวประชาสัมพันธ์ประกอบด้วยคำพูดจากวิทยากรและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของงานของคุณโดยไม่ต้องเข้าร่วม บริษัทต่างๆ ควรทำข่าวประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ฟังของร้านข่าว

เอกสารทั้งสองมีเป้าหมายคล้ายกัน แต่คุณควรใช้คำแนะนำสื่อเมื่อเป้าหมายของคุณคือการดึงดูดนักข่าว ข่าวประชาสัมพันธ์คือคุณเขียนเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ในขณะที่การให้คำปรึกษาด้านสื่อดำเนินไปในเส้นทางที่ยาวกว่าและคาดหวังให้นักข่าวมีส่วนร่วมในงานของคุณและเขียนผ่านเลนส์ของประสบการณ์ของพวกเขาด้วย

อ่านข่าวประชาสัมพันธ์: นี่คือวิธีตระหนักถึงสิ่งพิมพ์ออนไลน์ทั้งหมด

สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเขียนคำปรึกษาด้านสื่อ

รูปแบบ

แทนที่จะเขียนบนกระดาษธรรมดา ให้สร้างและพิมพ์หัวจดหมายของบริษัทของคุณ สิ่งนี้จะแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณจริงจังกับเรื่องนี้และบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ

เขียน "Media Advisory" ที่ด้านบนซ้ายของเอกสารด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด เขียนวันที่ด้านล่าง วางข้อมูลเกี่ยวกับโฮสต์ของเหตุการณ์ในบรรทัดถัดไป ตั้งชื่อบริษัทของคุณที่นี่ พิมพ์ผู้ติดต่อของคุณด้วยชื่อที่เหมาะสม และระบุโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของพวกเขา เป็นการดีที่สุดที่จะให้ผู้ติดต่อกับผู้ที่เข้าถึงได้ง่าย เพื่อที่คุณจะได้ไม่สูญเสียแขกคนใด

ปิดท้ายเอกสารด้วย “###”

สำรวจผู้ชมของคุณ

ก่อนเขียนข้อความเชิญ หาข้อมูลเกี่ยวกับคนที่คุณกำลังเขียนถึง สื่อต่าง ๆ มีความสนใจในอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน สำรวจบทความข่าวของพวกเขาและปรับแต่งข้อความของคุณตามความต้องการ

นักข่าวยังแสวงหาโอกาสในการถ่ายภาพ ดังนั้นอย่าลืมระบุให้ชัดเจนว่างานของคุณมีมากมาย

ตอบข้อ 5W

สร้างข้อความคำอธิบายสั้น ๆ ของคุณโดยตอบคำถาม 5 ข้อต่อไปนี้:

• อะไร – บอกพวกเขาเกี่ยวกับความสำคัญของงานของคุณ คุณค่าที่แขกจะนำมาจากมัน
• เหตุผล – อธิบายเหตุผลว่าทำไมงานของคุณถึงเกิดขึ้น และทำไมพวกเขาจึงควรเข้าร่วม
• ใคร – ระบุชื่อบุคคลทั้งหมดที่จะเข้าร่วมในกิจกรรมของคุณ
• เมื่อไร – วันที่จัดงานของคุณ
• Where – แจ้งสถานที่จัดงานของคุณ ระบุที่อยู่ที่ชัดเจน ภูมิภาค และรหัสไปรษณีย์

นอกจากนี้ บอกผู้รับถึงวิธีการรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ

พลังคำ

เมื่อคุณเขียนข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความนั้นมีผลกระทบต่อผู้อ่าน หนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งนั้นคือคำพูดที่ทรงพลัง เหล่านี้เป็นคำที่เรียกว่าการตอบสนองทางอารมณ์จากผู้ชม สำรวจคำทรงพลังต่างๆ ที่มีอยู่และเสริมความแข็งแกร่งให้กับข้อความของคุณด้วยตะขอเกี่ยวกับอารมณ์เหล่านี้

พาดหัวข่าวของคำแนะนำด้านสื่อควรเป็นที่แรกที่คุณแทรกไว้ เป็นบรรทัดที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุดในเอกสารของคุณ และคุณควรทำให้สอดคล้องกับผู้อ่านของคุณ

เวลา

สิ่งสำคัญหลังจากที่คุณเขียนคำแนะนำด้านสื่อคือการรู้ว่าควรส่งเมื่อใด หากต้องการสร้างกระแสให้เพียงพอเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ คุณต้องโฆษณาล่วงหน้าแต่อย่าเร็วเกินไป หนึ่งสัปดาห์ก่อนงานจะเป็นช่วงเวลาที่เหมาะที่จะส่งให้สื่อมวลชน

หากคุณส่งทางอีเมล อย่าลืมโพสต์เอกสารในเนื้อหาของอีเมล เอกสารที่แนบมามักจะถูกกรองว่าเป็นสแปมและอาจพลาดผู้ชมของคุณ หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การแจกจ่ายของบริษัทอื่นซึ่งมีอยู่มากมาย

อ่าน 8 วิธีที่ Mediatoolkit สามารถช่วยในการสร้างรายงานการประชาสัมพันธ์สำหรับเจ้านายของคุณ

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

หลายบริษัทสูญเสียโอกาสที่ดีไปโดยการทำผิดพลาดอย่างตรงไปตรงมาในที่ปรึกษาสื่อของตนทุกปี

นี่คือสิ่งที่คุณควรพยายามหลีกเลี่ยง:

การให้คำปรึกษาสื่อทั่วไป

บางบริษัทเขียนคำเชิญทั่วไปโดยไม่ได้กำหนดเป้าหมายไปที่ใครเป็นพิเศษ นักข่าวหลายคนจะเพิกเฉยต่อเหตุการณ์ดังกล่าวเพราะพวกเขาไม่เห็นว่ามันเกี่ยวข้องกับประเด็นที่พวกเขาสนใจอย่างไร คุณควรปรับแต่งคำเชิญของคุณเพื่อดึงดูดทุกสื่อเป็นรายบุคคล

ใช้ศัพท์แสง

ผู้บริหารบางคนคุ้นเคยกับคำศัพท์และคำย่อของบริษัทอย่างมืออาชีพ แต่ศัพท์แสงประเภทนี้ไม่สามารถเข้าใจได้ง่ายโดยบุคคลภายนอก หากคุณต้องการเชิญคนเข้าร่วมงานสื่อของคุณ คุณควรทำให้คำแนะนำด้านสื่อของคุณเข้าใจง่าย

หมดเวลาแล้ว

เมื่อคุณส่งคำเชิญไปหนึ่งเดือนก่อนงาน แสดงว่าคุณให้เวลาแขกเพียงพอในการเตรียมตัว แต่ยังทำให้พวกเขามีเวลามากพอที่จะลืมคำเชิญหรือหมดความสนใจในคำเชิญนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้เวลาเพียงพอกับพวกเขาในการเลือกทีมที่จะเข้าร่วมงานของคุณ แต่อย่าส่งออกเร็วเกินไป เพราะทีมของคุณอาจไม่ใช่คำแนะนำจากสื่อเพียงอย่างเดียวที่พวกเขาจะได้รับ

ให้ข้อมูลไม่เพียงพอ

บางครั้งนักข่าวไม่มาร่วมงานเพียงเพราะพวกเขาไม่เข้าใจว่างานนี้เกี่ยวกับอะไร หรือไม่สามารถติดต่อกับบริษัทของคุณได้ หรือเข้าใจผิดว่าเป็นเจ้าบ้านแบบไหน คุณควรออกแบบคำแนะนำสื่อของคุณให้ชัดเจนที่สุด และทำให้ผู้อ่านไม่ต้องมีคำถามเพิ่มเติมสำหรับคุณ

เขียนข้อความมากเกินไป

ขณะแก้ไขข้อผิดพลาดข้างต้น คุณควรระมัดระวังที่จะไม่เผยแพร่คำแนะนำสื่อของคุณมากเกินไป จำไว้ว่านี่คือคำเชิญ ไม่ใช่บทความเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ นักข่าวที่คุณเชิญจะเป็นคนเขียนบทความให้คุณ และถ้าเอกสารของคุณมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้า ให้ตรวจสอบว่าหน้าที่สองมีรูปแบบเดียวกันกับที่ติดต่อและชื่อที่มุมซ้ายบน

คำพูดสุดท้าย

เราได้ให้ประเด็นหลักที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อสร้างกระแสตอบรับจากคำแนะนำด้านสื่อของคุณ ใช้รูปแบบที่เหมาะสม รู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร ใช้คำทรงพลังเพื่อระบายสีข้อความของคุณด้วยอารมณ์ ตอบทุกคำถามที่เป็นไปได้ แต่ให้สั้น ในท้ายที่สุด คุณต้องการให้นักข่าวมีประสบการณ์จริง อย่าใส่คำพูด แต่ให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานสื่อของคุณ คำให้การที่จริงใจสร้างการมีส่วนร่วมมากขึ้น

Leon Collier เป็นนักเขียนเชิงวิชาการและบล็อกเกอร์ที่มีประสบการณ์มากมาย เขาเป็นผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบหากคุณต้องการจ้างนักเขียนเพื่อเขียนเรียงความเพราะลีอองชอบเผชิญกับความท้าทายแบบตัวต่อตัวและมุ่งมั่นที่จะมอบผลงานที่โดดเด่นในทุกโครงการ