Comment enregistrer efficacement les appels VoIP ?

Selon le rapport publié par l'étude de marché Persistence, le marché mondial de la VoIP devrait atteindre la barre des 194,5 milliards de dollars de revenus d'ici la fin de 2024. Presque toutes les petites entreprises de la grande entreprise géante utilisent la VoIP pour la communication et en même temps. en utilisant l'enregistrement des appels VoIP pour assurer la responsabilité.

Étant donné que la VoIP est une technologie avancée dotée de fonctionnalités étonnantes à un prix avantageux par rapport aux technologies traditionnelles, l'enregistrement des appels est également différent. Certains fournisseurs de services VoIP proposent une fonctionnalité d'enregistrement des appels dans leurs forfaits, mais certains proposent cette fonctionnalité en tant que module complémentaire moyennant des frais supplémentaires.

Ici, dans cet article, vous apprendrez à connaître la procédure pour enregistrer un appel VoIP.

Qu'est-ce que la VoIP ?
Pourquoi les entreprises doivent-elles enregistrer les appels VoIP ?
Étapes pour enregistrer les appels VoIP

• Étape 1 : Choisissez le bon logiciel
• Étape 2 : Configuration des paramètres de base
• Étape 3 : Configurer les politiques d'enregistrement des appels
• Étape 4 : Bon à emporter

Qu'est-ce que la VoIP ?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) est une technologie qui permet une transmission transparente des conversations audio et vidéo sur Internet. En utilisant cette technologie, on peut facilement profiter de l'avantage de communiquer avec des personnes utilisant la connexion Internet. Les données audio ou vidéo sont converties en données numériques dans de petits paquets de données, puis elles sont transmises à la destination via le réseau Internet. Le récepteur reçoit ce paquet de données combiné pour écouter la conversation.

Il offre la possibilité de passer des appels professionnels depuis n'importe quel endroit depuis n'importe quel appareil via une connexion Internet. Contrairement au système téléphonique traditionnel, il permet d'économiser beaucoup d'argent sur les appels normaux et aussi sur les appels interurbains internationaux.

Non seulement les appels vocaux, mais d'autres supports comme la vidéo, les chats, l'envoi ou la réception d'images, de vidéos et de documents, tout est possible grâce à la technologie VoIP. Il n'y a aucune limite à s'en tenir à un seul outil de communication, mais on peut facilement passer à son smartphone et passer ou recevoir un appel professionnel dessus.

Pourquoi les entreprises doivent-elles enregistrer les appels VoIP ?

La VoIP est largement utilisée par les entreprises d'aujourd'hui en raison de sa flexibilité et de son infrastructure à faible coût. Mais lorsqu'elles gèrent des communications professionnelles sur VoIP, les entreprises ont fortement besoin d'enregistrer chacun de leurs appels. Il existe certaines raisons pour lesquelles les entreprises enregistrent les appels et certaines des raisons les plus importantes sont les suivantes.

• Pour éviter à l'entreprise de futurs malentendus avec les clients. Parfois, lorsque les clients refusent leurs paroles, votre enregistrement d'appel fonctionne comme une preuve solide.
• Les entreprises utilisent également les enregistrements d'appels pour l'assurance qualité. En tant que propriétaire d'entreprise, vous voulez toujours que vos clients soient satisfaits de votre service. Cela permet donc de s'assurer qu'aucun de vos employés ne se comporte mal avec votre client.
• Les enregistrements d'appels sont également utilisés par les entreprises pour la formation de la recrue. Vous avez peut-être entendu la voix "votre appel peut être enregistré à des fins de qualité et de formation" lors de la communication avec n'importe quelle entreprise.
• Cela aide à réduire le risque juridique si vous avez la preuve d'un engagement verbal sous forme d'enregistrement.
• Lorsque vous travaillez sur un projet pour un client, vous pouvez parfois avoir besoin d'éclaircissements sur la conversation précédente, et l'enregistrement automatique des appels agit comme un miracle à ce moment-là.

Étapes pour enregistrer les appels VoIP

Pour en revenir au sujet, vous trouverez ci-dessous le processus étape par étape pour vous aider à enregistrer les appels VoIP. Étant donné que vous pouvez choisir différents logiciels pour l'enregistrement de vos appels VoIP, la procédure est plus ou moins la même.

Étape 1 : Choisissez le bon logiciel

Choisir le bon logiciel pour enregistrer les appels est la première et la plus importante étape de notre liste. Il pourrait y avoir de nombreux fournisseurs de services VoIP disponibles qui offrent des fonctionnalités d'enregistrement d'appels VoIP. Certains l'incluent dans leur plan tandis que d'autres l'offrent en complément. Voici une liste de quelques fournisseurs de logiciels qui offrent la fonction d'enregistrement des appels.

• AnneauCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Choisissez l'un des fournisseurs qui répondent le mieux à vos besoins.

Étape 2 : Configuration des paramètres de base

Une fois que vous avez terminé de sélectionner le fournisseur, l'étape suivante consiste à configurer le paramètre d'enregistrement d'appel de base. Pour vous fournir le contexte d'utilisation de la fonction d'enregistrement d'appel, nous avons pris l'exemple de Nextiva.‌ Voyons comment enregistrer un appel sur Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Une fois que vous êtes sur le tableau de bord de la page d'accueil du logiciel, vous devez cliquer sur l'option de gestion sous l'onglet de l'utilisateur.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Après avoir cliqué sur l'onglet de l'utilisateur, vous entrerez dans le tableau de bord de l'utilisateur. Ici, vous verrez tous vos utilisateurs et diverses options à configurer. Sélectionnez simplement l'utilisateur souhaité pour lequel vous souhaitez enregistrer l'appel.‌‌

‌‌‌‌Une fois que vous avez cliqué sur n'importe quel utilisateur, vous trouverez la section de surveillance, sous cette section, il y a une option pour l'enregistrement des appels. Activez simplement cette option d'enregistrement d'appel pour l'utilisateur.

Vous trouverez cette option à différents endroits en fonction de votre fournisseur de services.

Étape 3 : Configurer les politiques d'enregistrement des appels

Après avoir terminé toutes les étapes ci-dessus, vous devez choisir la politique d'enregistrement des appels souhaitée dans le menu déroulant. Ci-dessous, j'ai expliqué ces politiques en bref.

Toujours activé

Lorsque cette option est sélectionnée, chaque appel de cet utilisateur démarre automatiquement l'enregistrement. L'utilisateur n'aura aucun contrôle sur les enregistrements pour démarrer, arrêter, mettre en pause ou reprendre. Vous pouvez sélectionner cette option si vous souhaitez enregistrer tous les appels sans donner le contrôle à l'utilisateur.

Toujours activé avec pause et reprise

Cette option enregistre également tous les appels automatiquement dès le début des appels, mais cette option permet à l'utilisateur de mettre en pause et de reprendre l'enregistrement des appels quand il le souhaite. Vous pouvez sélectionner cette option si vous souhaitez donner un certain contrôle à l'utilisateur.

Les utilisateurs peuvent suspendre l'enregistrement de l'appel en composant le *48 et reprendre l'enregistrement de l'appel en pause en composant le *49.

À la demande

Comme son nom l'indique, à la demande, ce qui signifie que l'enregistrement des appels VoIP commencera dès que l'utilisateur initiera l'appel, mais il sera automatiquement supprimé si l'utilisateur ne met pas l'appel en attente et ne compose pas * 44.

Cela signifie que si l'utilisateur souhaite sauvegarder cet enregistrement d'appel, il doit mettre l'appel en attente et composer le code de fonction *44. Cette option donnera beaucoup plus de flexibilité aux utilisateurs.

À la demande avec appel initié par l'utilisateur

Lorsque cette option est activée, les appels ne démarrent pas automatiquement l'enregistrement. Pour démarrer l'enregistrement de l'appel, l'utilisateur doit mettre l'appel en attente et composer *44. Une autre alternative est également disponible, l'utilisateur peut composer ce code avant de passer l'appel sortant pour enregistrer l'appel.

Jamais

Cette option ne permet pas à l'utilisateur d'enregistrer les appels. Même l'utilisateur ne peut enregistrer aucun appel en utilisant l'un des codes de fonction comme *44.

Étape 4 : Bon à emporter

Après avoir sélectionné votre politique d'enregistrement pour l'utilisateur, vous pouvez sélectionner l'autre option qui est facile à configurer. Par exemple, si vous souhaitez annoncer que l'enregistrement de l'appel est en cours de démarrage ou d'arrêt, vous pouvez cocher l'option. De même, vous pouvez facilement configurer d'autres paramètres de base.‌‌

Vous êtes maintenant prêt à enregistrer tous vos appels professionnels. Gardez à l'esprit que j'ai pris l'exemple de Nextiva mais vous pouvez choisir n'importe quel fournisseur, les paramètres et les fonctionnalités peuvent être en hausse ou en baisse mais la fonctionnalité est la même.

Conclusion

L'enregistrement des appels est une fonctionnalité largement utilisée dans l'entreprise. renforcez votre entreprise en tirant parti de la fonction d'enregistrement des appels. L'enregistrement des appels, même aujourd'hui, est assez difficile si vous n'avez pas les bons outils. Suivez notre guide étape par étape pour enregistrer vos appels VoIP et gérer votre entreprise en toute responsabilité. Il aide les particuliers et les entreprises à maintenir la responsabilité des engagements verbaux. L'enregistrement automatique des appels à l'aide de votre système téléphonique VoIP vous aide à gérer une entreprise plus prospère.

FAQ

Les appels téléphoniques VoIP peuvent-ils être enregistrés ?

Les appels VoIP peuvent être enregistrés via des applications d'enregistrement audio en streaming. Les enregistreurs audio en continu peuvent être utiles pour l'enregistrement à domicile.

Comment enregistrer un appel VoIP sur Windows 10 ?

Le raccourci clavier Windows+Alt+R vous permet d'enregistrer rapidement les appels VoIP sur votre PC.

Quelle est la meilleure application gratuite pour enregistrer les appels téléphoniques ?

La liste de certains des meilleurs logiciels est

• AnneauCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Pouvons-nous enregistrer automatiquement tous les appels ?

Certains logiciels d'enregistrement d'appels VoIP vous permettent de sélectionner manuellement les conversations téléphoniques que vous souhaitez enregistrer, tandis que d'autres prennent en charge les enregistrements audio automatiques de tous les appels téléphoniques.