Bagaimana Cara Merekam Panggilan VoIP Secara Efektif?

Sesuai laporan yang diterbitkan oleh riset pasar Persistence, pasar VoIP global diperkirakan mencapai pendapatan $194,5 miliar pada akhir tahun 2024. Hampir setiap bisnis kecil hingga perusahaan raksasa besar menggunakan VoIP untuk komunikasi dan pada saat yang sama menggunakan rekaman panggilan VoIP untuk memastikan akuntabilitas.

Karena VoIP adalah teknologi canggih yang hadir dengan fitur luar biasa dengan harga murah dibandingkan dengan yang tradisional, perekaman panggilan juga berbeda. Beberapa penyedia layanan VoIP menawarkan fitur perekaman panggilan dalam paket mereka, tetapi beberapa menawarkan fitur ini sebagai tambahan dengan biaya tambahan.

Di sini, di artikel ini, Anda akan mengetahui prosedur untuk merekam panggilan VoIP.

Apa itu VoIP?
Mengapa Perusahaan Perlu Merekam Panggilan VoIP?
Langkah-langkah untuk Merekam Panggilan VoIP

• Langkah 1: Pilih Perangkat Lunak yang Tepat
• Langkah 2: Konfigurasi Pengaturan Dasar
• Langkah 3: Konfigurasikan Kebijakan Perekaman Panggilan
• Langkah 4: Baik untuk Pergi

Apa itu VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) adalah teknologi yang memungkinkan transmisi percakapan audio dan video tanpa batas melalui internet. Dengan menggunakan teknologi ini, seseorang dapat dengan mudah memanfaatkan manfaat berkomunikasi dengan orang menggunakan koneksi internet. Data audio atau video diubah menjadi data digital dalam paket data kecil, kemudian ditransmisikan ke tujuan menggunakan jaringan internet. Penerima menerima gabungan paket data ini untuk mendengarkan percakapan.

Ini memberikan kemampuan untuk melakukan panggilan bisnis dari lokasi mana pun dari perangkat apa pun melalui koneksi internet. Berbeda dengan sistem telepon tradisional, ini menghemat banyak uang untuk panggilan biasa dan juga untuk panggilan Internasional jarak jauh.

Tidak hanya panggilan suara tetapi media lain seperti video, obrolan, mengirim atau menerima gambar, video, dan dokumen semuanya dimungkinkan karena teknologi VoIP. Tidak ada batasan untuk tetap menggunakan hanya satu alat komunikasi tetapi seseorang dapat dengan mudah beralih ke ponsel cerdas mereka dan melakukan atau menerima panggilan bisnis di dalamnya.

Mengapa Perusahaan Perlu Merekam Panggilan VoIP?

VoIP banyak digunakan oleh bisnis saat ini karena fleksibilitas dan infrastruktur berbiaya rendah. Namun saat menjalankan komunikasi bisnis di VoIP, perusahaan sangat perlu merekam setiap panggilan mereka. Ada beberapa alasan perusahaan merekam panggilan dan beberapa alasan yang paling menonjol adalah sebagai berikut.

• Untuk mencegah bisnis dari kesalahpahaman masa depan dengan klien. Terkadang ketika klien menolak kata-kata mereka, rekaman panggilan Anda berfungsi sebagai bukti kuat.
• Bisnis juga menggunakan rekaman panggilan untuk jaminan kualitas. Sebagai pemilik bisnis, Anda selalu ingin pelanggan senang dengan layanan Anda. Jadi, ada baiknya memastikan, tidak ada karyawan Anda yang berperilaku buruk dengan pelanggan Anda.
• Rekaman panggilan juga digunakan oleh perusahaan untuk pelatihan perekrutan. Anda mungkin pernah mendengar suara "panggilan Anda mungkin direkam untuk tujuan kualitas dan pelatihan" saat berkomunikasi dengan perusahaan mana pun.
• Ini membantu mengurangi risiko hukum jika Anda memiliki bukti komitmen lisan sebagai rekaman.
• Saat mengerjakan proyek untuk klien, terkadang Anda mungkin memerlukan klarifikasi dari percakapan sebelumnya, dan perekaman panggilan otomatis berfungsi sebagai keajaiban saat itu.

Langkah-langkah untuk Merekam Panggilan VoIP

Kembali ke topik, di bawah ini adalah proses langkah demi langkah untuk membantu Anda merekam panggilan VoIP. Karena Anda dapat memilih perangkat lunak yang berbeda untuk merekam panggilan VoIP Anda, tetapi kurang lebih prosedurnya sama.

Langkah 1: Pilih Perangkat Lunak yang Tepat

Memilih perangkat lunak yang tepat untuk merekam panggilan adalah langkah pertama dan paling menonjol dalam daftar kami. Mungkin ada banyak penyedia layanan VoIP yang menawarkan fitur perekaman panggilan VoIP. Beberapa memasukkannya ke dalam paket mereka sementara beberapa menawarkannya sebagai tambahan. Berikut adalah daftar beberapa penyedia perangkat lunak yang menyediakan fitur perekaman panggilan.

• RingCentral
• 8×8
• Selanjutnya
• Vonage

Pilih salah satu penyedia yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah 2: Konfigurasi Pengaturan Dasar

Setelah Anda selesai memilih penyedia, langkah selanjutnya adalah mengonfigurasi pengaturan perekaman panggilan dasar. Untuk memberi Anda konteks tentang cara menggunakan fitur perekaman panggilan, kami telah mengambil contoh Nextiva.‌ Mari kita bahas cara merekam panggilan di Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Setelah Anda berada di dasbor beranda perangkat lunak, Anda perlu mengklik opsi kelola di bawah tab pengguna.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Setelah mengklik tab pengguna, Anda akan masuk ke dasbor pengguna. Di sini Anda akan melihat semua pengguna Anda dan berbagai opsi untuk dikonfigurasi. Cukup pilih pengguna yang ingin Anda rekam panggilannya.‌‌

‌‌‌‌Setelah Anda mengklik pengguna mana pun, Anda akan menemukan bagian pemantauan, di bawah bagian ini ada opsi untuk merekam panggilan. Cukup aktifkan opsi perekaman panggilan ini untuk pengguna.

Anda akan menemukan opsi ini di berbagai tempat berdasarkan penyedia layanan Anda.

Langkah 3: Konfigurasikan Kebijakan Perekaman Panggilan

Setelah menyelesaikan semua langkah di atas, Anda harus memilih kebijakan perekaman panggilan yang diinginkan dari menu tarik-turun. Di bawah ini saya telah menjelaskan kebijakan ini secara singkat.

Selalu Aktif

Saat opsi ini dipilih, setiap panggilan untuk pengguna tersebut akan mulai merekam secara otomatis. Pengguna tidak akan memiliki kendali atas rekaman untuk memulai, menghentikan, menjeda, atau melanjutkan. Anda dapat memilih opsi ini jika ingin merekam semua panggilan tanpa memberikan kendali kepada pengguna.

Selalu Aktif Dengan Jeda dan Lanjutkan

Opsi ini juga merekam semua panggilan secara otomatis segera setelah panggilan dimulai, tetapi opsi ini memberdayakan pengguna untuk menjeda dan melanjutkan perekaman panggilan kapan pun dia mau. Anda dapat memilih opsi ini jika ingin memberikan kontrol kepada pengguna.

Pengguna dapat menjeda rekaman panggilan dengan menghubungi *48 dan melanjutkan rekaman panggilan yang dijeda dengan menekan *49.

Sesuai permintaan

Seperti namanya On-demand, yang berarti perekaman panggilan VoIP akan dimulai segera setelah pengguna melakukan panggilan tetapi secara otomatis akan dihapus jika pengguna tidak menahan panggilan dan menekan *44.

Artinya, jika pengguna ingin menyimpan rekaman panggilan ini, maka dia harus menahan panggilan dan harus menekan kode fitur *44. Opsi ini akan memberikan lebih banyak fleksibilitas kepada pengguna.

Sesuai Permintaan Dengan Panggilan yang Diprakarsai Pengguna

Saat opsi ini diaktifkan, panggilan tidak akan mulai merekam secara otomatis. Untuk memulai perekaman panggilan, pengguna harus menahan panggilan dan menghubungi *44. Alternatif lain juga tersedia, pengguna dapat menekan kode ini sebelum melakukan Panggilan keluar untuk merekam panggilan.

Tidak pernah

Opsi ini tidak mengizinkan pengguna merekam panggilan apa pun. Bahkan pengguna tidak dapat merekam panggilan apa pun menggunakan salah satu kode fitur seperti *44.

Langkah 4: Baik untuk Pergi

Setelah memilih kebijakan perekaman untuk pengguna, Anda dapat memilih opsi lain yang mudah dikonfigurasi. Seperti jika Anda ingin membuat pengumuman bahwa rekaman panggilan sedang dimulai atau dihentikan, maka Anda dapat mencentang opsi tersebut. Demikian pula, Anda dapat dengan mudah mengonfigurasi pengaturan dasar lainnya.‌‌

Sekarang Anda siap untuk merekam semua panggilan bisnis Anda. Perlu diingat bahwa saya telah mengambil contoh Nextiva tetapi Anda dapat memilih penyedia mana saja, pengaturan dan fitur mungkin naik atau turun tetapi fungsinya sama.

Kesimpulan

Rekaman panggilan adalah fitur yang banyak digunakan dalam bisnis. berdayakan bisnis Anda dengan memanfaatkan fitur perekaman panggilan. Rekaman panggilan, bahkan saat ini, cukup menantang jika Anda tidak memiliki alat yang tepat. Ikuti panduan langkah demi langkah kami untuk merekam panggilan VoIP Anda dan menjalankan bisnis Anda dengan penuh tanggung jawab. Ini membantu individu dan perusahaan menjaga akuntabilitas untuk komitmen verbal. Rekaman panggilan otomatis menggunakan sistem telepon VoIP Anda membantu Anda menjalankan bisnis yang lebih sukses.

FAQ

Bisakah panggilan telepon VoIP direkam?

Panggilan VoIP dapat direkam melalui aplikasi perekaman audio streaming. Perekam audio streaming dapat berguna untuk perekaman berbasis rumah.

Bagaimana cara merekam panggilan VoIP di Windows 10?

Pintasan keyboard Windows+Alt+R memungkinkan Anda merekam panggilan VoIP di PC dengan cepat.

Apa aplikasi gratis terbaik untuk merekam panggilan telepon?

Daftar beberapa perangkat lunak terbaik adalah

• RingCentral
• 8×8
• Selanjutnya
• Vonage

Bisakah kita merekam semua panggilan secara otomatis?

Beberapa perangkat lunak perekam panggilan VoIP memungkinkan Anda memilih secara manual percakapan telepon mana yang ingin Anda rekam, sementara yang lain mendukung perekaman audio otomatis dari semua panggilan telepon.