¿Cómo grabar llamadas VoIP de manera efectiva?

Según el informe publicado por la investigación de mercado de Persistence, se estima que el mercado global de VoIP alcanzará la marca de $ 194.5 mil millones en ingresos para fines de 2024. Casi todas las pequeñas empresas y las grandes empresas gigantes utilizan VoIP para la comunicación y al mismo tiempo. utilizando la grabación de llamadas VoIP para garantizar la responsabilidad.

Dado que VoIP es una tecnología avanzada que viene con características sorprendentes a un precio bajo en comparación con las tradicionales, la grabación de llamadas también es diferente. Algunos proveedores de servicios de VoIP ofrecen una función de grabación de llamadas en sus planes, pero algunos ofrecen esta función como complemento a un costo adicional.

Aquí, en este artículo, conocerá el procedimiento para grabar una llamada VoIP.

¿Qué es VoIP?
¿Por qué las empresas necesitan grabar llamadas VoIP?
Pasos para grabar llamadas VoIP

• Paso 1: elija el software adecuado
• Paso 2: Configuración de los ajustes básicos
• Paso 3: Configure las políticas de grabación de llamadas
• Paso 4: Bueno para ir

¿Qué es VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) es una tecnología que permite la transmisión fluida de conversaciones de audio y video a través de Internet. Con esta tecnología, uno puede aprovechar fácilmente el beneficio de comunicarse con personas que utilizan la conexión a Internet. Los datos de audio o video se convierten en datos digitales en pequeños paquetes de datos, luego se transmiten al destino utilizando la red de Internet. El receptor recibe este paquete de datos combinado para escuchar la conversación.

Brinda la capacidad de realizar llamadas comerciales desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo a través de una conexión a Internet. A diferencia del sistema telefónico tradicional, ahorra mucho dinero en llamadas normales y también en llamadas internacionales de larga distancia.

No solo las llamadas de voz, sino también otros medios como video, chats, enviar o recibir imágenes, videos y documentos, todo es posible gracias a la tecnología VoIP. No hay límite para quedarse con una sola herramienta para las comunicaciones, pero uno puede cambiar fácilmente a su teléfono inteligente y hacer o recibir una llamada comercial en él.

¿Por qué las empresas necesitan grabar llamadas VoIP?

VoIP es ampliamente utilizado por las empresas de hoy en día debido a su flexibilidad e infraestructura de bajo costo. Pero mientras ejecutan la comunicación comercial en VoIP, las empresas necesitan fuertemente registrar cada una de sus llamadas. Hay ciertas razones por las que las empresas graban las llamadas y algunas de las razones más destacadas son las siguientes.

• Para evitar que la empresa tenga futuros malentendidos con los clientes. A veces, cuando los clientes rechazan sus palabras, la grabación de su llamada funciona como evidencia sólida.
• Las empresas también utilizan grabaciones de llamadas para garantizar la calidad. Como propietario de un negocio, siempre desea que sus clientes estén satisfechos con su servicio. Por lo tanto, ayuda a garantizar que ninguno de sus empleados se porte mal con su cliente.
• Las grabaciones de llamadas también son utilizadas por las empresas para la formación de los reclutas. Es posible que haya escuchado la voz "su llamada puede grabarse con fines de calidad y capacitación" mientras se comunicaba con cualquier empresa.
• Ayuda a reducir el riesgo legal si tiene pruebas de cualquier compromiso verbal como una grabación.
• Mientras trabaja en un proyecto para un cliente, a veces puede necesitar una aclaración de la conversación anterior, y la grabación automática de llamadas actúa como un milagro en ese momento.

Pasos para grabar llamadas VoIP

Volviendo al tema, a continuación se muestra el proceso paso a paso para ayudarlo a grabar llamadas VoIP. Ya que puede elegir un software diferente para su grabación de llamadas VoIP, pero más o menos el procedimiento es el mismo.

Paso 1: elija el software adecuado

Elegir el software adecuado para grabar llamadas es el primer y más destacado paso de nuestra lista. Podría haber muchos proveedores de servicios de VoIP disponibles que ofrezcan funciones de grabación de llamadas de VoIP. Algunos lo incluyen en su plan, mientras que otros lo ofrecen como complemento. Aquí hay una lista de algunos proveedores de software que ofrecen la función de grabación de llamadas.

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Elija cualquiera de los proveedores que mejor se adapte a sus necesidades.

Paso 2: Configuración de los ajustes básicos

Una vez que haya terminado de seleccionar el proveedor, el siguiente paso es configurar la configuración básica de grabación de llamadas. Para brindarle el contexto de cómo usar la función de grabación de llamadas, hemos tomado el ejemplo de Nextiva.‌ Analicemos cómo grabar una llamada en Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Una vez que esté en el panel de la página de inicio del software, debe hacer clic en la opción de administración debajo de la pestaña del usuario.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Después de hacer clic en la pestaña del usuario, ingresará al panel del usuario. Aquí verás todos tus usuarios y varias opciones para configurar. Simplemente seleccione el usuario deseado para el que desea grabar la llamada.‌‌

‌‌‌‌Una vez que haga clic en cualquier usuario, encontrará la sección de monitoreo, debajo de esta sección hay una opción para grabar llamadas. Simplemente habilite esta opción de grabación de llamadas para el usuario.

Encontrará esta opción en diferentes lugares según su proveedor de servicios.

Paso 3: Configure las políticas de grabación de llamadas

Después de completar todos los pasos anteriores, debe elegir la política de grabación de llamadas deseada en el menú desplegable. A continuación he explicado estas políticas en breve.

siempre encendido

Cuando se selecciona esta opción, todas las llamadas de ese usuario comenzarán a grabarse automáticamente. El usuario no tendrá control sobre las grabaciones para iniciar, detener, pausar o reanudar. Puede seleccionar esta opción si desea grabar todas las llamadas sin darle el control al usuario.

Siempre encendido con pausa y reanudar

Esta opción también graba todas las llamadas automáticamente tan pronto como comienzan las llamadas, pero esta opción permite al usuario pausar y reanudar la grabación de llamadas cuando lo desee. Puede seleccionar esta opción si desea dar algún control al usuario.

Los usuarios pueden pausar la grabación de llamadas marcando *48 y reanudar la grabación de llamadas en pausa marcando *49.

Bajo demanda

Como sugiere el nombre, On-demand, lo que significa que la grabación de llamadas VoIP comenzará tan pronto como el usuario inicie la llamada, pero se eliminará automáticamente si el usuario no pone la llamada en espera y marca *44.

Significa que si el usuario desea guardar esta grabación de llamada, debe poner la llamada en espera y marcar el código de función *44. Esta opción dará mucha más flexibilidad a los usuarios.

Bajo demanda con llamada iniciada por el usuario

Cuando esta opción está habilitada, las llamadas no comenzarán a grabarse automáticamente. Para iniciar la grabación de la llamada, el usuario debe poner la llamada en espera y marcar *44. También está disponible otra alternativa, el usuario puede marcar este código antes de realizar la llamada saliente para grabar la llamada.

Nunca

Esta opción no permite al usuario grabar ninguna de las llamadas. Incluso el usuario no puede grabar ninguna llamada utilizando ninguno de los códigos de función como *44.

Paso 4: Bueno para ir

Después de seleccionar su política de grabación para el usuario, puede seleccionar la otra opción que es fácil de configurar. Al igual que si desea anunciar que la grabación de llamadas se está iniciando o deteniendo, puede marcar la opción. Del mismo modo, puede configurar fácilmente otras configuraciones básicas.‌‌

Ahora está listo para grabar todas sus llamadas comerciales. Tenga en cuenta que he tomado el ejemplo de Nextiva, pero puede elegir cualquier proveedor, la configuración y las funciones pueden estar activas o desactivadas, pero la funcionalidad es la misma.

Conclusión

La grabación de llamadas es una característica ampliamente utilizada en el negocio. potencie su negocio aprovechando la función de grabación de llamadas. La grabación de llamadas, incluso hoy en día, es bastante desafiante si no tiene las herramientas adecuadas. Siga nuestra guía paso a paso para grabar sus llamadas VoIP y administrar su negocio con total responsabilidad. Ayuda a las personas y empresas a mantener la responsabilidad de los compromisos verbales. La grabación automática de llamadas usando su sistema telefónico VoIP lo ayuda a administrar un negocio más exitoso.

Preguntas más frecuentes

¿Se pueden grabar las llamadas telefónicas VoIP?

Las llamadas VoIP se pueden grabar a través de aplicaciones de grabación de audio en tiempo real. Las grabadoras de audio en tiempo real pueden ser útiles para la grabación en el hogar.

¿Cómo grabo una llamada VoIP en Windows 10?

El atajo de teclado Windows+Alt+R le permite grabar llamadas VoIP en su PC rápidamente.

¿Cuál es la mejor aplicación gratuita para grabar llamadas telefónicas?

La lista de algunos de los mejores software es

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

¿Podemos grabar automáticamente todas las llamadas?

Algunos software de grabación de llamadas VoIP le permiten seleccionar manualmente qué conversaciones telefónicas desea grabar, mientras que otros admiten grabaciones de audio automáticas de todas las llamadas telefónicas.