Como gravar chamadas VoIP de forma eficaz?

De acordo com o relatório publicado pela pesquisa de mercado Persistence, estima-se que o mercado global de VoIP atinja a marca de US $ 194,5 bilhões em receita até o final de 2024. Quase todas as pequenas empresas para grandes empresas gigantes estão usando VoIP para comunicação e, ao mesmo tempo, usando a gravação de chamadas VoIP para garantir a responsabilidade.

Como o VoIP é uma tecnologia avançada que vem com recursos incríveis a um preço baixo em relação aos tradicionais, a gravação de chamadas também é diferente. Alguns provedores de serviços VoIP oferecem um recurso de gravação de chamadas em seus planos, mas alguns oferecem esse recurso como um complemento com custos adicionais.

Aqui neste artigo, você conhecerá o procedimento para gravar uma chamada VoIP.

O que é VoIP?
Por que as empresas precisam gravar chamadas VoIP?
Etapas para gravar chamadas VoIP

• Etapa 1: escolha o software certo
• Etapa 2: Configuração das configurações básicas
• Etapa 3: configurar políticas de gravação de chamadas
• Passo 4: bom para ir

O que é VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) é uma tecnologia que permite a transmissão contínua de conversas de áudio e vídeo pela Internet. Usando esta tecnologia, pode-se aproveitar facilmente o benefício de se comunicar com pessoas que usam a conexão com a Internet. Os dados de áudio ou vídeo são convertidos em dados digitais em pequenos pacotes de dados e, em seguida, são transmitidos ao destino usando a rede da Internet. O receptor recebe este pacote de dados combinado para ouvir a conversa.

Ele fornece a capacidade de fazer chamadas comerciais de qualquer local e de qualquer dispositivo por meio de uma conexão com a Internet. Ao contrário do sistema telefônico tradicional, ele economiza muito dinheiro em chamadas normais e também em chamadas internacionais de longa distância.

Não apenas chamadas de voz, mas outros meios como vídeo, bate-papo, envio ou recebimento de imagens, vídeos e documentos, tudo é possível por causa da tecnologia VoIP. Não há limite para ficar com apenas uma ferramenta de comunicação, mas é possível alternar facilmente para o smartphone e fazer ou receber uma chamada comercial nele.

Por que as empresas precisam gravar chamadas VoIP?

VoIP é amplamente utilizado pelas empresas de hoje devido à sua flexibilidade e infra-estrutura de baixo custo. Mas, ao executar a comunicação comercial em VoIP, as empresas precisam gravar todas as suas chamadas. Existem certas razões pelas quais as empresas gravam as chamadas e algumas das razões mais importantes são as seguintes.

• Para prevenir a empresa de futuros mal-entendidos com os clientes. Às vezes, quando os clientes recusam suas palavras, sua gravação de chamadas funciona como uma forte evidência.
• As empresas também usam gravações de chamadas para garantia de qualidade. Como proprietário de uma empresa, você sempre deseja que seus clientes fiquem satisfeitos com seu serviço. Portanto, ajuda a garantir que nenhum de seus funcionários se comporte mal com seu cliente.
• As gravações de chamadas também são utilizadas pelas empresas para o treinamento do recruta. Você pode ter ouvido a voz "sua chamada pode ser gravada para fins de qualidade e treinamento" enquanto se comunicava com qualquer empresa.
• Ajuda a reduzir o risco legal se você tiver prova de qualquer compromisso verbal como uma gravação.
• Ao trabalhar em um projeto para um cliente, às vezes você pode exigir esclarecimentos da conversa anterior, e a gravação automática de chamadas age como um milagre naquele momento.

Etapas para gravar chamadas VoIP

Voltando ao assunto, abaixo está o processo passo a passo para ajudá-lo a gravar chamadas VoIP. Como você pode escolher um software diferente para a gravação de chamadas VoIP, mas mais ou menos o procedimento é o mesmo.

Etapa 1: escolha o software certo

Escolher o software certo para gravar chamadas é o primeiro e mais importante passo da nossa lista. Pode haver muitos provedores de serviços VoIP disponíveis que oferecem recursos de gravação de chamadas VoIP. Alguns o incluem em seu plano, enquanto outros o oferecem como um complemento. Aqui está uma lista de alguns fornecedores de software que fornecem o recurso de gravação de chamadas.

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Escolha qualquer um dos provedores que melhor atendam às suas necessidades.

Etapa 2: Configuração das configurações básicas

Depois de selecionar o provedor, a próxima etapa é definir a configuração básica de gravação de chamadas. Para fornecer a você o contexto de como usar o recurso de gravação de chamadas, tomamos o exemplo do Nextiva.‌ Vamos discutir como gravar uma chamada no Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Quando estiver no painel da página inicial do software, você precisa clicar na opção de gerenciamento na guia do usuário.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Após clicar na guia do usuário, você entrará no painel do usuário. Aqui você verá todos os seus usuários e várias opções para configurar. Basta selecionar o usuário desejado para quem deseja gravar a chamada.‌‌

‌‌‌‌Ao clicar em qualquer usuário, você encontrará a seção de monitoramento, nesta seção há uma opção para gravação de chamadas. Basta ativar esta opção de gravação de chamadas para o usuário.

Você encontrará essa opção em locais diferentes com base no seu provedor de serviços.

Etapa 3: configurar políticas de gravação de chamadas

Depois de concluir todas as etapas acima, você precisa escolher a política de gravação de chamadas desejada no menu suspenso. Abaixo, expliquei resumidamente essas políticas.

Sempre

Quando esta opção é selecionada, todas as chamadas para aquele usuário começarão a ser gravadas automaticamente. O usuário não terá controle sobre as gravações para iniciar, parar, pausar ou retomar. Você pode selecionar esta opção se quiser gravar todas as chamadas sem dar o controle ao usuário.

Sempre ligado com pausa e retomada

Esta opção também grava todas as chamadas automaticamente assim que as chamadas são iniciadas, mas esta opção permite ao usuário pausar e retomar a gravação da chamada quando quiser. Você pode selecionar esta opção se quiser dar algum controle ao usuário.

Os usuários podem pausar a gravação da chamada discando *48 e retomar a gravação da chamada pausada discando *49.

Sob demanda

Como o nome sugere On-demand, o que significa que a gravação de chamadas VoIP começará assim que o usuário iniciar a chamada, mas será excluída automaticamente se o usuário não colocar a chamada em espera e discar *44.

Isso significa que, se o usuário quiser salvar a gravação dessa chamada, ele precisará colocar a chamada em espera e discar o código de recurso *44. Esta opção dará muito mais flexibilidade aos usuários.

Sob demanda com chamada iniciada pelo usuário

Quando esta opção estiver habilitada, as chamadas não começarão a ser gravadas automaticamente. Para iniciar a gravação da chamada, o usuário deve colocar a chamada em espera e discar *44. Outra alternativa também está disponível, o usuário pode discar este código antes de fazer a chamada de saída para gravar a chamada.

Nunca

Esta opção não permite que o usuário grave nenhuma das chamadas. Mesmo o usuário não pode gravar nenhuma chamada usando qualquer um dos códigos de recurso como *44.

Passo 4: bom para ir

Depois de selecionar sua política de gravação para o usuário, você pode selecionar a outra opção que é fácil de configurar. Por exemplo, se você deseja anunciar que a gravação da chamada está sendo iniciada ou interrompida, marque a opção. Da mesma forma, você pode definir facilmente outras configurações básicas.‌‌

Agora você está pronto para gravar todas as suas chamadas de negócios. Lembre-se de que usei o exemplo do Nextiva, mas você pode escolher qualquer provedor, as configurações e os recursos podem estar ativados ou desativados, mas a funcionalidade é a mesma.

Conclusão

A gravação de chamadas é um recurso amplamente utilizado nos negócios. capacite sua empresa aproveitando o recurso de gravação de chamadas. A gravação de chamadas, ainda hoje, é bastante desafiadora se você não tiver as ferramentas certas. Siga nosso guia passo a passo para gravar suas chamadas VoIP e administrar seus negócios com total responsabilidade. Ajuda indivíduos e empresas a manter a responsabilidade por compromissos verbais. A gravação automática de chamadas usando seu sistema de telefonia VoIP ajuda você a administrar um negócio mais bem-sucedido.

Perguntas frequentes

Chamadas telefônicas VoIP podem ser gravadas?

As chamadas VoIP podem ser gravadas por meio de aplicativos de gravação de streaming de áudio. Os gravadores de streaming de áudio podem ser úteis para gravações caseiras.

Como faço para gravar uma chamada VoIP no Windows 10?

O atalho de teclado Windows+Alt+R permite gravar chamadas VoIP em seu PC rapidamente.

Qual é o melhor aplicativo gratuito para gravar chamadas telefônicas?

A lista de alguns dos melhores softwares é

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Podemos gravar automaticamente todas as chamadas?

Alguns softwares de gravação de chamadas VoIP permitem que você selecione manualmente quais conversas telefônicas deseja gravar, enquanto outros suportam gravações automáticas de áudio de todas as chamadas telefônicas.