วิธีบันทึกการโทร VoIP อย่างมีประสิทธิภาพ

ตามรายงานที่เผยแพร่โดยการวิจัยตลาด Persistence ตลาด VoIP ทั่วโลกคาดว่าจะมีรายได้ 194.5 พันล้านดอลลาร์ภายในสิ้นปี 2567 ธุรกิจขนาดเล็กเกือบทุกแห่งไปจนถึงบริษัทยักษ์ใหญ่กำลังใช้ VoIP เพื่อการสื่อสารและในเวลาเดียวกัน ใช้การบันทึกการโทร VoIP เพื่อให้มั่นใจถึงความรับผิดชอบ

เนื่องจาก VoIP เป็นเทคโนโลยีขั้นสูงที่มาพร้อมกับคุณสมบัติที่น่าทึ่งในราคาที่ต่ำเมื่อเทียบกับแบบเดิม การบันทึกการโทรจึงแตกต่างกันด้วย ผู้ให้บริการ VoIP บางรายเสนอคุณสมบัติการบันทึกการโทรในแผนของตน แต่บางรายเสนอคุณสมบัตินี้เป็นส่วนเสริมโดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ในบทความนี้ คุณจะได้ทราบขั้นตอนการบันทึกการโทร VoIP

VoIP คืออะไร?
เหตุใดบริษัทจึงต้องบันทึกการโทรผ่าน VoIP
ขั้นตอนในการบันทึกการโทร VoIP

• ขั้นตอนที่ 1: เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
• ขั้นตอนที่ 2: การกำหนดค่าการตั้งค่าพื้นฐาน
• ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่านโยบายการบันทึกการโทร
• ขั้นตอนที่ 4: ดีไป

VoIP คืออะไร?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้สามารถส่งสัญญาณเสียงและวิดีโอการสนทนาทางอินเทอร์เน็ตได้อย่างราบรื่น การใช้เทคโนโลยีนี้สามารถใช้ประโยชน์จากการติดต่อสื่อสารกับผู้คนโดยใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลเสียงหรือวิดีโอจะถูกแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลในชุดข้อมูลขนาดเล็ก จากนั้นจะถูกส่งไปยังปลายทางโดยใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต ผู้รับได้รับแพ็กเก็ตข้อมูลนี้รวมกันเพื่อฟังการสนทนา

ให้ความสามารถในการโทรติดต่อธุรกิจจากสถานที่ใดก็ได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งแตกต่างจากระบบโทรศัพท์แบบเดิม ช่วยประหยัดเงินได้มากสำหรับการโทรปกติและการโทรทางไกลระหว่างประเทศ

ไม่เพียงแค่การโทรด้วยเสียง แต่สื่ออื่นๆ เช่น วิดีโอ แชท การส่งหรือรับรูปภาพ วิดีโอ และเอกสาร ทุกอย่างเป็นไปได้เพราะเทคโนโลยี VoIP ไม่มีข้อจำกัดในการยึดติดกับเครื่องมือสื่อสารเพียงอย่างเดียว แต่สามารถเปลี่ยนไปใช้สมาร์ทโฟนและโทรออกหรือรับสายธุรกิจได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดบริษัทจึงต้องบันทึกการโทรผ่าน VoIP

ธุรกิจในปัจจุบันใช้ VoIP อย่างแพร่หลายเนื่องจากความยืดหยุ่นและโครงสร้างพื้นฐานที่มีต้นทุนต่ำ แต่ในขณะที่ใช้การสื่อสารทางธุรกิจบน VoIP บริษัทจำเป็นต้องบันทึกการโทรทุกครั้ง มีเหตุผลบางประการที่บริษัทบันทึกการโทร และเหตุผลที่โดดเด่นที่สุดบางประการมีดังต่อไปนี้

• เพื่อป้องกันไม่ให้ธุรกิจเกิดความเข้าใจผิดกับลูกค้าในอนาคต บางครั้งเมื่อลูกค้าปฏิเสธคำพูดของพวกเขา การบันทึกการโทรของคุณจะเป็นหลักฐานที่ชัดเจน
• ธุรกิจต่างๆ ยังใช้การบันทึกการโทรเพื่อการประกันคุณภาพอีกด้วย ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณต้องการให้ลูกค้าพึงพอใจกับบริการของคุณเสมอ ดังนั้นจึงช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีพนักงานของคุณประพฤติตัวไม่เหมาะสมกับลูกค้าของคุณ
• บริษัทยังใช้บันทึกการโทรเพื่อฝึกอบรมผู้รับสมัครอีกด้วย คุณอาจเคยได้ยินเสียง "สายของคุณอาจถูกบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพและการฝึกอบรม" ในขณะที่กำลังสื่อสารกับบริษัทใดๆ
• ช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายหากคุณมีหลักฐานของคำมั่นสัญญาทางวาจาเป็นบันทึก
• ในขณะที่ทำงานในโครงการสำหรับลูกค้า บางครั้งคุณอาจต้องการคำชี้แจงจากการสนทนาก่อนหน้า และการบันทึกการโทรอัตโนมัติก็ถือเป็นเรื่องมหัศจรรย์ในเวลานั้น

ขั้นตอนในการบันทึกการโทร VoIP

กลับมาที่หัวข้อ ด้านล่างนี้เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณบันทึกการโทรผ่าน VoIP เนื่องจากคุณสามารถเลือกซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสำหรับการบันทึกการโทร VoIP ของคุณ แต่ขั้นตอนจะเหมือนกันไม่มากก็น้อย

ขั้นตอนที่ 1: เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเพื่อบันทึกการโทรเป็นขั้นตอนแรกและโดดเด่นที่สุดในรายการของเรา อาจมีผู้ให้บริการ VoIP หลายรายที่เสนอคุณสมบัติการบันทึกการโทรผ่าน VoIP บางคนรวมไว้ในแผนในขณะที่บางคนเสนอให้เป็นส่วนเสริม ต่อไปนี้คือรายชื่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บางรายที่มีคุณลักษณะการบันทึกการโทร

• ริงเซ็นทรัล
• 8×8
• เน็กซ์ติวา
• โวเนจ

เลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 2: การกำหนดค่าการตั้งค่าพื้นฐาน

เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดค่าการตั้งค่าการบันทึกการโทรพื้นฐาน เพื่อให้คุณทราบบริบทของวิธีการใช้คุณสมบัติการบันทึกการโทร เราได้ยกตัวอย่าง Nextiva‌ ให้เราพูดถึงวิธีการบันทึกการโทรบน Nextiva

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ เมื่อคุณอยู่ในแดชบอร์ดหน้าแรกของซอฟต์แวร์ คุณต้องคลิกตัวเลือกจัดการใต้แท็บของผู้ใช้‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌ หลังจากคลิกที่แท็บผู้ใช้ คุณจะเข้าสู่แผงควบคุมของผู้ใช้ ที่นี่ คุณจะเห็นผู้ใช้ทั้งหมดของคุณและตัวเลือกต่างๆ ในการกำหนดค่า เพียงเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการบันทึกการโทร‌‌

‌‌‌‌ เมื่อคุณคลิกที่ผู้ใช้รายใด คุณจะพบส่วนการตรวจสอบ ภายใต้ส่วนนี้มีตัวเลือกสำหรับการบันทึกการโทร เพียงเปิดใช้งานตัวเลือกการบันทึกการโทรนี้สำหรับผู้ใช้

คุณจะพบตัวเลือกนี้ในที่ต่างๆ ตามผู้ให้บริการของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่านโยบายการบันทึกการโทร

หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดแล้ว คุณต้องเลือกนโยบายการบันทึกการโทรที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง ด้านล่างนี้ เราได้อธิบายนโยบายเหล่านี้โดยย่อแล้ว

เปิดอยู่เสมอ

เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ทุกการโทรสำหรับผู้ใช้รายนั้นจะเริ่มบันทึกโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จะไม่สามารถควบคุมการบันทึกเพื่อเริ่ม หยุด หยุดชั่วคราว หรือเล่นต่อได้ คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้หากต้องการบันทึกการโทรทั้งหมดโดยไม่ให้ผู้ใช้ควบคุม

เปิดอยู่เสมอด้วยการหยุดชั่วคราวและดำเนินการต่อ

ตัวเลือกนี้ยังบันทึกการโทรทั้งหมดโดยอัตโนมัติทันทีที่เริ่มการโทร แต่ตัวเลือกนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถหยุดชั่วคราวและกลับมาบันทึกการโทรต่อได้ทุกเมื่อที่ต้องการ คุณสามารถเลือกตัวเลือกนี้ได้หากต้องการให้การควบคุมแก่ผู้ใช้

ผู้ใช้สามารถหยุดการบันทึกการโทรชั่วคราวโดยกด *48 และกลับมาบันทึกการโทรที่หยุดชั่วคราวโดยกด *49

ตามความต้องการ

ตามที่ชื่อแนะนำ On-demand ซึ่งหมายความว่าการบันทึกการโทร VoIP จะเริ่มขึ้นทันทีที่ผู้ใช้เริ่มการโทร แต่จะถูกลบโดยอัตโนมัติหากผู้ใช้ไม่ได้พักสายและกด *44

หมายความว่าหากผู้ใช้ต้องการบันทึกการโทรนี้ เขา/เธอจำเป็นต้องพักสายและกดรหัสคุณลักษณะ *44 ตัวเลือกนี้จะให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้มากขึ้น

ตามความต้องการด้วยการโทรที่เริ่มต้นโดยผู้ใช้

เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ การโทรจะไม่เริ่มบันทึกโดยอัตโนมัติ ในการเริ่มบันทึกการโทร ผู้ใช้ต้องพักสายและกด *44 นอกจากนี้ยังมีทางเลือกอื่นให้ผู้ใช้กดรหัสนี้ก่อนโทรออกเพื่อบันทึกการโทร

ไม่เคย

ตัวเลือกนี้ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้บันทึกการโทรใดๆ แม้แต่ผู้ใช้ก็ไม่สามารถบันทึกการโทรใด ๆ โดยใช้รหัสคุณลักษณะใด ๆ เช่น *44

ขั้นตอนที่ 4: ดีไป

หลังจากเลือกนโยบายการบันทึกสำหรับผู้ใช้แล้ว คุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นที่กำหนดค่าได้ง่าย เช่น ถ้าคุณต้องการประกาศว่ากำลังเริ่มหรือหยุดการบันทึกการโทร คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกได้ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าพื้นฐานอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย‌‌

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะบันทึกการโทรทางธุรกิจทั้งหมดของคุณแล้ว โปรดทราบว่าฉันได้ยกตัวอย่างของ Nextiva แต่คุณสามารถเลือกผู้ให้บริการใดก็ได้ การตั้งค่าและคุณลักษณะต่างๆ อาจเพิ่มขึ้นหรือลดลง แต่ฟังก์ชันการทำงานยังเหมือนเดิม

บทสรุป

การบันทึกการโทรเป็นคุณสมบัติที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจ เพิ่มศักยภาพให้ธุรกิจของคุณโดยใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการบันทึกการโทร ทุกวันนี้การบันทึกการโทรยังค่อนข้างท้าทายหากคุณไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนของเราเพื่อบันทึกการโทรผ่าน VoIP และดำเนินธุรกิจด้วยความรับผิดชอบอย่างเต็มที่ ช่วยให้บุคคลและบริษัทรักษาความรับผิดชอบต่อคำมั่นสัญญาทางวาจา การบันทึกการโทรโดยอัตโนมัติโดยใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจประสบความสำเร็จมากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

สามารถบันทึกการโทร VoIP ได้หรือไม่?

สามารถบันทึกการโทรผ่าน VoIP ผ่านแอปพลิเคชั่นบันทึกเสียงแบบสตรีมมิ่ง เครื่องบันทึกเสียงแบบสตรีมมิ่งมีประโยชน์สำหรับการบันทึกตามบ้าน

ฉันจะบันทึกการโทร VoIP บน Windows 10 ได้อย่างไร

แป้นพิมพ์ลัด Windows+Alt+R ช่วยให้คุณบันทึกการโทร VoIP บนพีซีของคุณได้อย่างรวดเร็ว

แอปฟรีที่ดีที่สุดสำหรับการบันทึกการโทรคืออะไร

รายชื่อซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดบางส่วนคือ

• ริงเซ็นทรัล
• 8×8
• เน็กซ์ติวา
• โวเนจ

เราสามารถบันทึกการโทรทั้งหมดโดยอัตโนมัติได้หรือไม่?

ซอฟต์แวร์บันทึกการโทร VoIP บางตัวให้คุณเลือกการสนทนาทางโทรศัพท์ที่คุณต้องการบันทึกได้ด้วยตนเอง ในขณะที่ซอฟต์แวร์อื่น ๆ รองรับการบันทึกเสียงอัตโนมัติของการโทรทั้งหมด