Jak skutecznie nagrywać rozmowy VoIP?

Zgodnie z raportem opublikowanym przez Persistence market research, globalny rynek VoIP ma osiągnąć do końca 2024 r. przychody na poziomie 194,5 mld USD. za pomocą nagrywania rozmów VoIP w celu zapewnienia odpowiedzialności.

Ponieważ VoIP to zaawansowana technologia, która ma niesamowite funkcje w niskiej cenie w porównaniu z tradycyjnymi, nagrywanie rozmów jest również inne. Niektórzy dostawcy usług VoIP oferują w swoich planach funkcję nagrywania rozmów, ale niektórzy oferują tę funkcję jako dodatek za dodatkową opłatą.

W tym artykule poznasz procedurę nagrywania rozmowy VoIP.

Co to jest VoIP?
Dlaczego firmy muszą nagrywać rozmowy VoIP?
Kroki, aby nagrywać połączenia VoIP

• Krok 1: Wybierz odpowiednie oprogramowanie
• Krok 2: Konfiguracja ustawień podstawowych
• Krok 3: Skonfiguruj zasady nagrywania rozmów
• Krok 4: Gotowy do pracy

Co to jest VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) to technologia umożliwiająca bezproblemową transmisję rozmów audio i wideo przez Internet. Korzystając z tej technologii można łatwo skorzystać z korzyści płynących z komunikowania się z ludźmi za pomocą łącza internetowego. Dane audio lub wideo są konwertowane na dane cyfrowe w małych pakietach danych, a następnie przesyłane do miejsca docelowego za pomocą sieci internetowej. Odbiorca odbiera ten pakiet danych połączony w celu odsłuchania rozmowy.

Zapewnia możliwość wykonywania połączeń biznesowych z dowolnego miejsca z dowolnego urządzenia za pośrednictwem połączenia internetowego. W przeciwieństwie do tradycyjnego systemu telefonicznego, oszczędza dużo pieniędzy na normalnych połączeniach, a także na połączeniach międzymiastowych międzynarodowych.

Nie tylko połączenia głosowe, ale także inne media, takie jak wideo, czaty, wysyłanie lub odbieranie obrazów, filmów i dokumentów, wszystko jest możliwe dzięki technologii VoIP. Nie ma ograniczeń, aby trzymać się tylko jednego narzędzia do komunikacji, ale można łatwo przełączyć się na smartfon i wykonywać lub odbierać na nim połączenia biznesowe.

Dlaczego firmy muszą nagrywać rozmowy VoIP?

VoIP jest szeroko stosowany przez dzisiejsze firmy ze względu na swoją elastyczność i tanią infrastrukturę. Ale prowadząc komunikację biznesową przez VoIP, firmy muszą nagrywać każdą rozmowę. Istnieją pewne powody, dla których firmy nagrywają rozmowy, a niektóre z najważniejszych powodów są następujące.

• Aby zapobiec przyszłym nieporozumieniom z klientami. Czasami, gdy klienci odrzucają ich słowa, nagranie rozmowy działa jako mocny dowód.
• Firmy wykorzystują również nagrania rozmów w celu zapewnienia jakości. Jako właściciel firmy zawsze chcesz, aby Twoi klienci byli zadowoleni z Twoich usług. Pomaga to zapewnić, że żaden z pracowników nie zachowuje się niewłaściwie w stosunku do klienta.
• Nagrania rozmów są również wykorzystywane przez firmy do szkolenia rekrutów. Być może słyszałeś głos „Twoja rozmowa może być nagrywana w celach jakościowych i szkoleniowych” podczas komunikacji z dowolną firmą.
• Pomaga zmniejszyć ryzyko prawne, jeśli masz dowód na jakiekolwiek słowne zobowiązanie w postaci nagrania.
• Pracując nad projektem dla klienta, czasami możesz potrzebować wyjaśnień z poprzedniej rozmowy, a automatyczne nagrywanie rozmowy działa wtedy jak cud.

Kroki, aby nagrywać połączenia VoIP

Wracając do tematu, poniżej przedstawiamy krok po kroku proces, który pomoże Ci nagrywać rozmowy VoIP. Ponieważ możesz wybrać różne oprogramowanie do nagrywania rozmów VoIP, ale procedura jest mniej więcej taka sama.

Krok 1: Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Wybór odpowiedniego oprogramowania do nagrywania rozmów to pierwszy i najważniejszy krok na naszej liście. Dostępnych może być wielu dostawców usług VoIP oferujących funkcje nagrywania rozmów VoIP. Niektórzy uwzględniają to w swoim planie, a niektórzy oferują jako dodatek. Oto lista kilku dostawców oprogramowania, którzy udostępniają funkcję nagrywania rozmów.

• Pierścień Centralny
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Wybierz jednego z dostawców, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Krok 2: Konfiguracja ustawień podstawowych

Po zakończeniu wybierania dostawcy następnym krokiem jest skonfigurowanie podstawowych ustawień nagrywania rozmów. Aby przedstawić kontekst korzystania z funkcji nagrywania rozmów, wzięliśmy przykład z Nextiva. Omówmy, jak nagrać rozmowę na Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Kiedy znajdziesz się na pulpicie nawigacyjnym strony głównej oprogramowania, musisz kliknąć opcję zarządzania na karcie użytkownika.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Po kliknięciu karty użytkownika przejdziesz do panelu użytkownika. Tutaj zobaczysz wszystkich swoich użytkowników i różne opcje do skonfigurowania. Po prostu wybierz żądanego użytkownika, dla którego chcesz nagrać rozmowę

‌‌‌‌Kiedy klikniesz dowolnego użytkownika, znajdziesz sekcję monitorowania, w której znajduje się opcja nagrywania rozmów. Po prostu włącz tę opcję nagrywania rozmów dla użytkownika.

Znajdziesz tę opcję w różnych miejscach w zależności od usługodawcy.

Krok 3: Skonfiguruj zasady nagrywania rozmów

Po wykonaniu wszystkich powyższych kroków musisz wybrać żądaną politykę nagrywania rozmów z menu rozwijanego. Poniżej krótko wyjaśniłem te zasady.

Zawsze włączone

Gdy ta opcja jest zaznaczona, każda rozmowa dla tego użytkownika automatycznie rozpocznie nagrywanie. Użytkownik nie będzie miał kontroli nad uruchamianiem, zatrzymywaniem, wstrzymywaniem lub wznawianiem nagrań. Możesz wybrać tę opcję, jeśli chcesz nagrywać wszystkie rozmowy bez przekazywania kontroli użytkownikowi.

Zawsze włączony z pauzą i wznowieniem

Ta opcja automatycznie nagrywa wszystkie rozmowy, gdy tylko się rozpoczną, ale ta opcja umożliwia użytkownikowi wstrzymanie i wznowienie nagrywania rozmowy w dowolnym momencie. Możesz wybrać tę opcję, jeśli chcesz dać użytkownikowi pewną kontrolę.

Użytkownicy mogą wstrzymać nagrywanie rozmowy, wybierając *48 i wznowić wstrzymane nagrywanie rozmowy, wybierając *49.

Na żądanie

Jak sama nazwa wskazuje Na żądanie, co oznacza, że ​​nagrywanie rozmowy VoIP rozpocznie się, gdy tylko użytkownik zainicjuje połączenie, ale zostanie automatycznie usunięte, jeśli użytkownik nie zawiesi połączenia i nie wybierze *44.

Oznacza to, że jeśli użytkownik chce zapisać to nagranie rozmowy, musi zawiesić rozmowę i wybrać kod funkcji *44. Ta opcja zapewni użytkownikom znacznie większą elastyczność.

Na żądanie z połączeniem inicjowanym przez użytkownika

Gdy ta opcja jest włączona, nagrywanie rozmów nie rozpocznie się automatycznie. Aby rozpocząć nagrywanie rozmowy, użytkownik musi zawiesić rozmowę i wybrać *44. Dostępna jest również inna alternatywa, użytkownik może wybrać ten kod przed wykonaniem połączenia wychodzącego, aby nagrać połączenie.

Nigdy

Ta opcja nie pozwala użytkownikowi nagrywać żadnych rozmów. Nawet użytkownik nie może nagrać żadnej rozmowy przy użyciu żadnego z kodów funkcji, takich jak *44.

Krok 4: Gotowy do pracy

Po wybraniu zasad nagrywania dla użytkownika możesz wybrać inną opcję, którą łatwo skonfigurować. Na przykład, jeśli chcesz ogłosić, że nagrywanie rozmowy jest uruchamiane lub zatrzymywane, możesz zaznaczyć tę opcję. Podobnie możesz łatwo skonfigurować inne podstawowe ustawienia

Teraz możesz przystąpić do nagrywania wszystkich rozmów biznesowych. Pamiętaj, że wziąłem przykład z Nextiva, ale możesz wybrać dowolnego dostawcę, ustawienia i funkcje mogą być w górę lub w dół, ale funkcjonalność jest taka sama.

Wniosek

Nagrywanie rozmów jest powszechnie stosowaną funkcją w biznesie. wzmocnij swoją firmę, wykorzystując funkcję nagrywania rozmów. Nagrywanie rozmów, nawet dzisiaj, jest dość trudne, jeśli nie masz odpowiednich narzędzi. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku, aby nagrywać rozmowy VoIP i prowadzić firmę z pełną odpowiedzialnością. Pomaga osobom i firmom zachować odpowiedzialność za ustne zobowiązania. Automatyczne nagrywanie rozmów przy użyciu systemu telefonicznego VoIP pomaga w prowadzeniu biznesu z większymi sukcesami.

Często zadawane pytania

Czy można nagrywać rozmowy telefoniczne VoIP?

Rozmowy VoIP mogą być nagrywane za pośrednictwem aplikacji do strumieniowego nagrywania dźwięku. Streamingowe rejestratory audio mogą być przydatne do nagrywania w domu.

Jak nagrać rozmowę VoIP w systemie Windows 10?

Skrót klawiaturowy Windows+Alt+R umożliwia szybkie nagrywanie rozmów VoIP na komputerze.

Jaka jest najlepsza darmowa aplikacja do nagrywania rozmów telefonicznych?

Lista niektórych z najlepszych programów to

• Pierścień Centralny
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Czy możemy automatycznie nagrywać wszystkie rozmowy?

Niektóre programy do nagrywania rozmów VoIP umożliwiają ręczne wybieranie rozmów telefonicznych, które mają być nagrywane, podczas gdy inne obsługują automatyczne nagrywanie dźwięku wszystkich rozmów telefonicznych.