Wie kann man VoIP-Anrufe effektiv aufzeichnen?

Laut dem von Persistence Market Research veröffentlichten Bericht wird der weltweite VoIP-Markt bis Ende 2024 auf einen Umsatz von 194,5 Milliarden US-Dollar geschätzt. Fast jedes kleine Unternehmen bis hin zum großen Riesenunternehmen nutzt VoIP für die Kommunikation und gleichzeitig Verwendung von VoIP-Anrufaufzeichnung, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Da VoIP eine fortschrittliche Technologie ist, die erstaunliche Funktionen zu einem niedrigen Preis im Vergleich zu herkömmlichen bietet, unterscheidet sich auch die Aufzeichnung von Anrufen. Einige VoIP-Dienstanbieter bieten eine Anrufaufzeichnungsfunktion in ihren Plänen an, andere bieten diese Funktion jedoch als Add-On gegen Aufpreis an.

Hier in diesem Artikel lernen Sie das Verfahren zum Aufzeichnen eines VoIP-Gesprächs kennen.

Was ist VoIP?
Warum müssen Unternehmen VoIP-Anrufe aufzeichnen?
Schritte zum Aufzeichnen von VoIP-Anrufen

• Schritt 1: Wählen Sie die richtige Software
• Schritt 2: Konfiguration der Grundeinstellungen
• Schritt 3: Konfigurieren Sie Anrufaufzeichnungsrichtlinien
• Schritt 4: Gut zu gehen

Was ist VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) ist eine Technologie, die eine nahtlose Übertragung von Audio- und Videogesprächen über das Internet ermöglicht. Mit dieser Technologie kann man leicht den Vorteil nutzen, mit Menschen über die Internetverbindung zu kommunizieren. Die Audio- oder Videodaten werden in kleine Datenpakete in digitale Daten umgewandelt und dann über das Internetnetzwerk zum Zielort übertragen. Der Empfänger empfängt dieses Datenpaket kombiniert, um das Gespräch mitzuhören.

Es bietet die Möglichkeit, geschäftliche Anrufe von jedem Ort und jedem Gerät über eine Internetverbindung zu tätigen. Im Gegensatz zum herkömmlichen Telefonsystem spart es viel Geld bei normalen Anrufen und auch bei internationalen Ferngesprächen.

Nicht nur Sprachanrufe, sondern auch andere Medien wie Video, Chats, Senden oder Empfangen von Bildern, Videos und Dokumenten, alles ist dank der VoIP-Technologie möglich. Es gibt keine Begrenzung, sich nur an ein einziges Kommunikationstool zu halten, sondern man kann einfach zu seinem Smartphone wechseln und darauf einen geschäftlichen Anruf tätigen oder entgegennehmen.

Warum müssen Unternehmen VoIP-Anrufe aufzeichnen?

VoIP wird von heutigen Unternehmen aufgrund seiner Flexibilität und kostengünstigen Infrastruktur häufig verwendet. Aber während die Geschäftskommunikation über VoIP läuft, müssen Unternehmen unbedingt jeden Anruf aufzeichnen. Es gibt bestimmte Gründe, warum Unternehmen die Anrufe aufzeichnen, und einige der wichtigsten Gründe sind die folgenden.

• Um das Unternehmen vor zukünftigen Missverständnissen mit Kunden zu schützen. Manchmal, wenn Kunden ihre Worte ablehnen, ist Ihre Anrufaufzeichnung ein starker Beweis.
• Auch Unternehmen nutzen Gesprächsaufzeichnungen zur Qualitätssicherung. Als Unternehmer möchten Sie immer, dass Ihre Kunden mit Ihrem Service zufrieden sind. So hilft es sicherzustellen, dass sich keiner Ihrer Mitarbeiter gegenüber Ihren Kunden schlecht benimmt.
• Gesprächsaufzeichnungen werden von den Unternehmen auch für die Schulung des Rekruten verwendet. Möglicherweise haben Sie bei der Kommunikation mit einem Unternehmen die Stimme „Ihr Anruf kann zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet werden“ gehört.
• Es hilft, das rechtliche Risiko zu reduzieren, wenn Sie eine mündliche Zusage als Aufzeichnung nachweisen können.
• Während Sie an einem Projekt für einen Kunden arbeiten, benötigen Sie manchmal eine Klärung aus dem vorherigen Gespräch, und die automatische Anrufaufzeichnung wirkt zu diesem Zeitpunkt wie ein Wunder.

Schritte zum Aufzeichnen von VoIP-Anrufen

Um auf das Thema zurückzukommen, finden Sie unten den schrittweisen Prozess, der Ihnen beim Aufzeichnen von VoIP-Anrufen hilft. Da Sie für Ihre VoIP-Gesprächsaufzeichnung unterschiedliche Software auswählen können, ist die Vorgehensweise jedoch mehr oder weniger gleich.

Schritt 1: Wählen Sie die richtige Software

Die Auswahl der richtigen Software zum Aufzeichnen von Anrufen ist der erste und wichtigste Schritt in unserer Liste. Möglicherweise gibt es viele VoIP-Dienstanbieter, die VoIP-Anrufaufzeichnungsfunktionen anbieten. Einige schließen es in ihren Plan ein, während andere es als Add-On anbieten. Hier ist eine Liste einiger Softwareanbieter, die die Anrufaufzeichnungsfunktion anbieten.

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Wählen Sie einen der Anbieter, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Schritt 2: Konfiguration der Grundeinstellungen

Nachdem Sie den Anbieter ausgewählt haben, konfigurieren Sie im nächsten Schritt die grundlegenden Anrufaufzeichnungseinstellungen. Um Ihnen den Kontext zur Verwendung der Anrufaufzeichnungsfunktion zu vermitteln, haben wir das Beispiel von Nextiva genommen.‌ Lassen Sie uns besprechen, wie Sie einen Anruf auf Nextiva aufzeichnen.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Sobald Sie sich auf dem Homepage-Dashboard der Software befinden, müssen Sie auf der Registerkarte des Benutzers auf die Verwaltungsoption klicken.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Nachdem Sie auf die Registerkarte des Benutzers geklickt haben, gelangen Sie zum Dashboard des Benutzers. Hier sehen Sie alle Ihre Benutzer und verschiedene Optionen zum Konfigurieren. Wählen Sie einfach den gewünschten Benutzer aus, für den Sie den Anruf aufzeichnen möchten.‌‌

‌‌‌‌Sobald Sie auf einen beliebigen Benutzer klicken, finden Sie den Überwachungsabschnitt, unter diesem Abschnitt gibt es eine Option für die Anrufaufzeichnung. Aktivieren Sie einfach diese Anrufaufzeichnungsoption für den Benutzer.

Je nach Dienstanbieter finden Sie diese Option an verschiedenen Stellen.

Schritt 3: Konfigurieren Sie Anrufaufzeichnungsrichtlinien

Nachdem Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben, müssen Sie Ihre gewünschte Anrufaufzeichnungsrichtlinie aus dem Dropdown-Menü auswählen. Im Folgenden habe ich diese Richtlinien kurz erläutert.

Immer auf

Wenn diese Option ausgewählt ist, wird jeder Anruf für diesen Benutzer automatisch mit der Aufzeichnung gestartet. Der Benutzer hat keine Kontrolle über das Starten, Stoppen, Anhalten oder Fortsetzen der Aufzeichnungen. Sie können diese Option auswählen, wenn Sie alle Anrufe aufzeichnen möchten, ohne dem Benutzer die Kontrolle zu überlassen.

Immer an mit Pause und Fortsetzen

Diese Option zeichnet auch alle Anrufe automatisch auf, sobald die Anrufe beginnen, aber diese Option ermöglicht es dem Benutzer, die Anrufaufzeichnung zu unterbrechen und fortzusetzen, wann immer er/sie möchte. Sie können diese Option auswählen, wenn Sie dem Benutzer eine gewisse Kontrolle geben möchten.

Benutzer können die Anrufaufzeichnung anhalten, indem sie *48 wählen, und die angehaltene Anrufaufzeichnung fortsetzen, indem sie *49 wählen.

Auf Nachfrage

Wie der Name schon sagt, On-Demand, was bedeutet, dass die VoIP-Anrufaufzeichnung beginnt, sobald der Benutzer den Anruf initiiert, aber automatisch gelöscht wird, wenn der Benutzer den Anruf nicht hält und *44 wählt.

Das heißt, wenn der Benutzer diese Anrufaufzeichnung speichern möchte, muss er den Anruf halten und den Funktionscode *44 wählen. Diese Option gibt den Benutzern viel mehr Flexibilität.

On-Demand mit benutzerinitiiertem Anruf

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Anrufe nicht automatisch aufgezeichnet. Um die Anrufaufzeichnung zu starten, muss der Benutzer den Anruf halten und *44 wählen. Eine andere Alternative ist ebenfalls verfügbar, der Benutzer kann diesen Code wählen, bevor er den ausgehenden Anruf tätigt, um den Anruf aufzuzeichnen.

Niemals

Diese Option erlaubt dem Benutzer nicht, einen der Anrufe aufzuzeichnen. Selbst der Benutzer kann keinen Anruf mit einem der Funktionscodes wie *44 aufzeichnen.

Schritt 4: Gut zu gehen

Nachdem Sie Ihre Aufzeichnungsrichtlinie für den Benutzer ausgewählt haben, können Sie die andere Option auswählen, die einfach zu konfigurieren ist. Wenn Sie beispielsweise ankündigen möchten, dass die Anrufaufzeichnung gestartet oder gestoppt wird, können Sie die Option aktivieren. Ebenso können Sie einfach andere Grundeinstellungen konfigurieren.‌‌

Jetzt können Sie alle Ihre geschäftlichen Anrufe aufzeichnen. Denken Sie daran, dass ich das Beispiel von Nextiva genommen habe, aber Sie können jeden Anbieter auswählen, Einstellungen und Funktionen können oben oder unten sein, aber die Funktionalität ist dieselbe.

Fazit

Anrufaufzeichnung ist eine weit verbreitete Funktion in der Branche. Stärken Sie Ihr Unternehmen, indem Sie die Funktion der Anrufaufzeichnung nutzen. Die Anrufaufzeichnung ist auch heute noch eine ziemliche Herausforderung, wenn Sie nicht über die richtigen Tools verfügen. Befolgen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre VoIP-Anrufe aufzuzeichnen und Ihr Unternehmen mit voller Verantwortung zu führen. Es hilft Einzelpersonen und Unternehmen, die Verantwortung für mündliche Zusagen einzuhalten. Die automatische Anrufaufzeichnung mit Ihrem VoIP-Telefonsystem hilft Ihnen, Ihr Geschäft erfolgreicher zu führen.

FAQ

Können VoIP-Telefonate aufgezeichnet werden?

VoIP-Anrufe können über Streaming-Audioaufzeichnungsanwendungen aufgezeichnet werden. Streaming-Audiorecorder können für die Aufnahme zu Hause nützlich sein.

Wie zeichne ich einen VoIP-Anruf unter Windows 10 auf?

Mit der Tastenkombination Windows+Alt+R können Sie VoIP-Anrufe schnell auf Ihrem PC aufzeichnen.

Was ist die beste kostenlose App zum Aufzeichnen von Telefongesprächen?

Die Liste einiger der besten Software ist

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Können wir alle Anrufe automatisch aufzeichnen?

Bei einigen VoIP-Anrufaufzeichnungssoftware können Sie manuell auswählen, welche Telefongespräche Sie aufzeichnen möchten, während andere automatische Audioaufzeichnungen aller Telefongespräche unterstützen.