Come registrare le chiamate VoIP in modo efficace?

Secondo il rapporto pubblicato dalla ricerca di mercato Persistence, si stima che il mercato VoIP globale raggiungerà i 194,5 miliardi di dollari di entrate entro la fine del 2024. Quasi tutte le piccole imprese e le grandi aziende giganti utilizzano il VoIP per la comunicazione e allo stesso tempo utilizzando la registrazione delle chiamate VoIP per garantire la responsabilità.

Poiché il VoIP è una tecnologia avanzata dotata di funzionalità sorprendenti a un prezzo contenuto rispetto a quelle tradizionali, anche la registrazione delle chiamate è diversa. Alcuni fornitori di servizi VoIP offrono una funzione di registrazione delle chiamate nei loro piani, ma alcuni offrono questa funzione come componente aggiuntivo a costi aggiuntivi.

Qui in questo articolo imparerai a conoscere la procedura per registrare una chiamata VoIP.

Cos'è il VoIP?
Perché le aziende devono registrare le chiamate VoIP?
Passaggi per registrare le chiamate VoIP

• Passaggio 1: scegli il software giusto
• Passaggio 2: configurazione delle impostazioni di base
• Passaggio 3: configurare i criteri di registrazione delle chiamate
• Passaggio 4: Buono per andare

Cos'è il VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) è una tecnologia che consente la trasmissione continua di conversazioni audio e video su Internet. Utilizzando questa tecnologia si può facilmente avvalersi del vantaggio di comunicare con le persone che utilizzano la connessione Internet. I dati audio o video vengono convertiti in dati digitali in piccoli pacchetti di dati, quindi vengono trasmessi alla destinazione utilizzando la rete Internet. Il ricevitore riceve questo pacchetto di dati combinato per ascoltare la conversazione.

Offre la possibilità di effettuare chiamate di lavoro da qualsiasi luogo da qualsiasi dispositivo tramite una connessione Internet. A differenza del sistema telefonico tradizionale, consente di risparmiare un sacco di soldi sulle chiamate normali e anche sulle chiamate internazionali a lunga distanza.

Non solo chiamate vocali ma altri mezzi come video, chat, invio o ricezione di immagini, video e documenti tutto è possibile grazie alla tecnologia VoIP. Non c'è limite a restare con un solo strumento per le comunicazioni, ma si può facilmente passare al proprio smartphone ed effettuare o ricevere una chiamata di lavoro su di esso.

Perché le aziende devono registrare le chiamate VoIP?

Il VoIP è ampiamente utilizzato dalle aziende di oggi grazie alla sua flessibilità e all'infrastruttura a basso costo. Ma durante l'esecuzione di comunicazioni aziendali su VoIP, le aziende hanno fortemente bisogno di registrare ogni loro chiamata. Ci sono alcuni motivi per cui le aziende registrano le chiamate e alcuni dei motivi più importanti sono i seguenti.

• Per prevenire l'azienda da futuri malintesi con i clienti. A volte, quando i clienti rifiutano le loro parole, la tua registrazione delle chiamate funziona come una prova evidente.
• Le aziende utilizzano anche le registrazioni delle chiamate per la garanzia della qualità. Come imprenditore, desideri sempre che i tuoi clienti siano soddisfatti del tuo servizio. Quindi aiuta a garantire che nessuno dei tuoi dipendenti si comporti male con il tuo cliente.
• Le registrazioni delle chiamate sono utilizzate anche dalle aziende per la formazione del reclutato. Potresti aver sentito la voce "la tua chiamata potrebbe essere registrata per scopi di qualità e formazione" durante la comunicazione con qualsiasi azienda.
• Aiuta a ridurre il rischio legale se hai la prova di qualsiasi impegno verbale come registrazione.
• Mentre lavori a un progetto per un cliente, a volte potresti richiedere chiarimenti dalla conversazione precedente e la registrazione automatica delle chiamate agisce come un miracolo in quel momento.

Passaggi per registrare le chiamate VoIP

Tornando all'argomento, di seguito è riportato il processo dettagliato per aiutarti a registrare le chiamate VoIP. Dal momento che puoi scegliere un software diverso per la registrazione delle tue chiamate VoIP, ma più o meno la procedura è la stessa.

Passaggio 1: scegli il software giusto

La scelta del software giusto per registrare le chiamate è il primo e più importante passo nel nostro elenco. Potrebbero esserci molti fornitori di servizi VoIP disponibili che offrono funzionalità di registrazione delle chiamate VoIP. Alcuni lo includono nel loro piano mentre altri lo offrono come componente aggiuntivo. Ecco un elenco di alcuni fornitori di software che forniscono la funzione di registrazione delle chiamate.

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Scegli uno dei fornitori che si adatta meglio alle tue esigenze.

Passaggio 2: configurazione delle impostazioni di base

Dopo aver selezionato il provider, il passaggio successivo consiste nella configurazione dell'impostazione di registrazione delle chiamate di base. Per fornirti il ​​contesto su come utilizzare la funzione di registrazione delle chiamate, abbiamo preso l'esempio di Nextiva.‌ Parliamo di come registrare una chiamata su Nextiva.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Una volta che sei nella dashboard della home page del software, devi fare clic sull'opzione di gestione nella scheda dell'utente.‌

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Dopo aver fatto clic sulla scheda dell'utente, entrerai nella dashboard dell'utente. Qui vedrai tutti i tuoi utenti e varie opzioni da configurare. Basta selezionare l'utente desiderato per il quale si desidera registrare la chiamata.‌‌

‌‌‌‌Dopo aver fatto clic su qualsiasi utente, troverai la sezione di monitoraggio, sotto questa sezione c'è un'opzione per la registrazione delle chiamate. Basta abilitare questa opzione di registrazione delle chiamate per l'utente.

Troverai questa opzione in luoghi diversi in base al tuo fornitore di servizi.

Passaggio 3: configurare i criteri di registrazione delle chiamate

Dopo aver completato tutti i passaggi precedenti, è necessario scegliere la politica di registrazione delle chiamate desiderata dal menu a discesa. Di seguito ho spiegato queste politiche in breve.

Sempre acceso

Quando questa opzione è selezionata, ogni chiamata per quell'utente inizierà automaticamente la registrazione. L'utente non avrà alcun controllo sulle registrazioni da avviare, interrompere, mettere in pausa o riprendere. È possibile selezionare questa opzione se si desidera registrare tutte le chiamate senza dare il controllo all'utente.

Sempre attivo con Pausa e Riprendi

Questa opzione registra anche tutte le chiamate automaticamente non appena iniziano le chiamate, ma questa opzione consente all'utente di mettere in pausa e riprendere la registrazione della chiamata quando lo desidera. Puoi selezionare questa opzione se vuoi dare un po' di controllo all'utente.

Gli utenti possono mettere in pausa la registrazione della chiamata componendo *48 e riprendere la registrazione della chiamata in pausa componendo *49.

Su richiesta

Come suggerisce il nome On-demand, il che significa che la registrazione delle chiamate VoIP inizierà non appena l'utente avvia la chiamata, ma verrà automaticamente cancellata se l'utente non mette la chiamata in attesa e compone *44.

Significa che se l'utente desidera salvare questa registrazione della chiamata, deve mettere la chiamata in attesa e comporre il codice funzione *44. Questa opzione darà molta più flessibilità agli utenti.

Su richiesta con chiamata avviata dall'utente

Quando questa opzione è abilitata, le chiamate non inizieranno a registrare automaticamente. Per avviare la registrazione della chiamata, l'utente deve mettere la chiamata in attesa e comporre *44. È disponibile anche un'altra alternativa, l'utente può comporre questo codice prima di effettuare la chiamata in uscita per registrare la chiamata.

Mai

Questa opzione non consente all'utente di registrare nessuna delle chiamate. Anche l'utente non può registrare alcuna chiamata utilizzando uno dei codici funzione come * 44.

Passaggio 4: Buono per andare

Dopo aver selezionato la politica di registrazione per l'utente, puoi selezionare l'altra opzione che è facile da configurare. Ad esempio, se si desidera effettuare l'annuncio che la registrazione della chiamata viene avviata o interrotta, è possibile selezionare l'opzione. Allo stesso modo, puoi facilmente configurare altre impostazioni di base.‌‌

Ora sei a posto per registrare tutte le tue chiamate di lavoro. Tieni presente che ho preso l'esempio di Nextiva ma puoi scegliere qualsiasi provider, le impostazioni e le funzionalità potrebbero essere attive o disattivate ma la funzionalità è la stessa.

Conclusione

La registrazione delle chiamate è una funzionalità ampiamente utilizzata nel settore. potenzia la tua attività sfruttando la funzione di registrazione delle chiamate. La registrazione delle chiamate, ancora oggi, è piuttosto impegnativa se non si hanno gli strumenti giusti. Segui la nostra guida passo passo per registrare le tue chiamate VoIP e gestire la tua attività con piena responsabilità. Aiuta gli individui e le aziende a mantenere la responsabilità per gli impegni verbali. La registrazione automatica delle chiamate tramite il tuo sistema telefonico VoIP ti aiuta a gestire un'attività di maggior successo.

FAQ

È possibile registrare le telefonate VoIP?

Le chiamate VoIP possono essere registrate tramite applicazioni di registrazione audio in streaming. I registratori audio in streaming possono essere utili per la registrazione da casa.

Come registro una chiamata VoIP su Windows 10?

La scorciatoia da tastiera Windows+Alt+R ti consente di registrare rapidamente le chiamate VoIP sul tuo PC.

Qual è la migliore app gratuita per registrare le telefonate?

L'elenco di alcuni dei migliori software è

• RingCentral
• 8×8
• Nextiva
• Vonage

Possiamo registrare automaticamente tutte le chiamate?

Alcuni software di registrazione delle chiamate VoIP consentono di selezionare manualmente quali conversazioni telefoniche si desidera registrare, mentre altri supportano le registrazioni audio automatiche di tutte le telefonate.