Cum să înregistrați eficient apelurile VoIP?

Publicat: 2023-01-09

Conform raportului publicat de cercetarea de piață Persistence, se estimează că piața globală VoIP va atinge pragul de 194,5 miliarde de dolari în venituri până la sfârșitul anului 2024. Aproape fiecare afacere mică pentru marea companie gigant utilizează VoIP pentru comunicare și, în același timp, folosind înregistrarea apelurilor VoIP pentru a asigura responsabilitatea.

Deoarece VoIP este o tehnologie avansată care vine cu caracteristici uimitoare la un preț scăzut în comparație cu cele tradiționale, înregistrarea apelurilor este și ea diferită. Unii furnizori de servicii VoIP oferă o funcție de înregistrare a apelurilor în planurile lor, dar unii oferă această funcție ca supliment la costuri suplimentare.

Aici, în acest articol, veți cunoaște procedura de înregistrare a unui apel VoIP.

Ce este VoIP?
De ce trebuie companiile să înregistreze apelurile VoIP?
Pași pentru înregistrarea apelurilor VoIP

  • Pasul 1: Alegeți software-ul potrivit
  • Pasul 2: Configurarea setărilor de bază
  • Pasul 3: Configurați politicile de înregistrare a apelurilor
  • Pasul 4: Bun de plecat

Ce este VoIP?

Voice Over Internet Protocol (VoIP) este o tehnologie care permite transmiterea fără întreruperi a conversațiilor audio și video pe internet. Folosind această tehnologie, se poate profita cu ușurință de avantajul comunicării cu oamenii care folosesc conexiunea la internet. Datele audio sau video sunt convertite în date digitale în pachete mici de date, apoi sunt transmise la destinație folosind rețeaua de Internet. Receptorul primește acest pachet de date combinat pentru a asculta conversația.

Oferă posibilitatea de a efectua apeluri de afaceri din orice locație de pe orice dispozitiv printr-o conexiune la internet. Spre deosebire de sistemul de telefonie tradițional, economisește o mulțime de bani la apelurile normale și, de asemenea, la apelurile internaționale la distanță.

Nu numai apelurile vocale, ci și alte medii precum video, chat-uri, trimiterea sau primirea de imagini, videoclipuri și documente, totul este posibil datorită tehnologiei VoIP. Nu există nicio limită pentru a rămâne cu un singur instrument pentru comunicații, dar se poate comuta cu ușurință la smartphone-ul său și poate efectua sau primi un apel de afaceri pe acesta.

De ce trebuie companiile să înregistreze apelurile VoIP?

VoIP este utilizat pe scară largă de companiile de astăzi datorită flexibilității și infrastructurii sale cu costuri reduse. Dar, în timp ce rulează comunicarea de afaceri pe VoIP, companiile trebuie să își înregistreze fiecare apel. Există anumite motive pentru care companiile înregistrează apelurile și unele dintre cele mai importante motive sunt următoarele.

  • Pentru a preveni neînțelegerile viitoare ale afacerii cu clienții. Uneori, atunci când clienții refuză cuvintele lor, înregistrarea apelurilor dvs. funcționează ca o dovadă puternică.
  • Companiile folosesc, de asemenea, înregistrările apelurilor pentru asigurarea calității. În calitate de proprietar de afaceri, doriți întotdeauna ca clienții dvs. să fie mulțumiți de serviciile dvs. Prin urmare, vă ajută să vă asigurați că niciunul dintre angajați nu se comportă greșit cu clientul.
  • Înregistrările apelurilor sunt folosite și de companii pentru instruirea recrutului. Este posibil să fi auzit vocea „apelul tău poate fi înregistrat pentru calitate și în scopuri de instruire” în timp ce comunicai cu orice companie.
  • Ajută la reducerea riscului legal dacă aveți dovada oricărui angajament verbal ca înregistrare.
  • În timp ce lucrați la un proiect pentru un client, uneori este posibil să aveți nevoie de clarificări din conversația anterioară, iar înregistrarea automată a apelurilor acționează ca un miracol în acel moment.
Dimensiunea pieței VoIP mobil în funcție de regiune

Pași pentru înregistrarea apelurilor VoIP

Revenind la subiect, mai jos este procesul pas cu pas pentru a vă ajuta să înregistrați apelurile VoIP. Deoarece puteți alege software diferit pentru înregistrarea apelurilor VoIP, dar mai mult sau mai puțin procedura este aceeași.

Pasul 1: Alegeți software-ul potrivit

Alegerea software-ului potrivit pentru înregistrarea apelurilor este primul și cel mai proeminent pas din lista noastră. Ar putea exista mulți furnizori de servicii VoIP disponibili care oferă funcții de înregistrare a apelurilor VoIP. Unii îl includ în planul lor, în timp ce alții îl oferă ca supliment. Iată o listă cu câțiva furnizori de software care oferă funcția de înregistrare a apelurilor.

  • RingCentral
  • 8×8
  • Nextiva
  • Vonage

Alegeți oricare dintre furnizorii care se potrivesc cel mai bine nevoilor dvs.

Pasul 2: Configurarea setărilor de bază

După ce ați terminat de selectat furnizorul, următorul pas este configurarea setării de bază de înregistrare a apelurilor. Pentru a vă oferi contextul modului de utilizare a funcției de înregistrare a apelurilor, am luat exemplul Nextiva.‌ Să discutăm despre cum să înregistrăm un apel pe Nextiva.

Pagina principala

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌Odată ce vă aflați pe tabloul de bord al software-ului, trebuie să faceți clic pe opțiunea de gestionare din fila utilizatorului.

Pagina de prezentare generală a utilizatorului

După ce faceți clic pe fila utilizatorului, veți intra în tabloul de bord al utilizatorului. Aici veți vedea toți utilizatorii dvs. și diverse opțiuni de configurat. Doar selectați utilizatorul dorit pentru care doriți să înregistrați apelul.‌‌


Faceți clic aici pentru a obține Nextiva

Pagina Manager de utilizatori

‌‌‌‌Odată ce faceți clic pe orice utilizator, veți găsi secțiunea de monitorizare, sub această secțiune există o opțiune pentru înregistrarea apelurilor. Doar activați această opțiune de înregistrare a apelurilor pentru utilizator.

Veți găsi această opțiune în diferite locuri în funcție de furnizorul dvs. de servicii.

Pasul 3: Configurați politicile de înregistrare a apelurilor

După finalizarea tuturor pașilor de mai sus, trebuie să alegeți politica dorită de înregistrare a apelurilor din meniul drop-down. Mai jos am explicat pe scurt aceste politici.

Opțiuni de înregistrare a apelurilor

Mereu pe

Când această opțiune este selectată, fiecare apel pentru acel utilizator va începe automat înregistrarea. Utilizatorul nu va avea control asupra înregistrărilor pentru a începe, opri, întrerupe sau relua. Puteți selecta această opțiune dacă doriți să înregistrați toate apelurile fără a da control utilizatorului.

Întotdeauna activat cu pauză și reluare

Această opțiune înregistrează, de asemenea, toate apelurile automat de îndată ce apelurile încep, dar această opțiune dă putere utilizatorului să întrerupă și să reia înregistrarea apelurilor oricând dorește. Puteți selecta această opțiune dacă doriți să oferiți un anumit control utilizatorului.

Utilizatorii pot întrerupe înregistrarea apelului formând *48 și pot relua înregistrarea apelului întrerupt formând *49.

La cerere

După cum sugerează și numele La cerere, ceea ce înseamnă că înregistrarea apelului VoIP va începe imediat ce utilizatorul inițiază apelul, dar va fi ștearsă automat dacă utilizatorul nu pune apelul în așteptare și nu formează *44.

Înseamnă că dacă utilizatorul dorește să salveze această înregistrare a apelului, atunci el/ea trebuie să pună apelul în așteptare și trebuie să formeze codul caracteristic *44. Această opțiune va oferi mult mai multă flexibilitate utilizatorilor.

La cerere cu apel inițiat de utilizator

Când această opțiune este activată, apelurile nu vor începe automat înregistrarea. Pentru a începe înregistrarea apelului, utilizatorul trebuie să pună apelul în așteptare și să formeze *44. O altă alternativă este, de asemenea, disponibilă, utilizatorul poate forma acest cod înainte de a efectua apelul de ieșire pentru a înregistra apelul.

Nu

Această opțiune nu permite utilizatorului să înregistreze niciunul dintre apeluri. Nici măcar utilizatorul nu poate înregistra niciun apel folosind niciunul dintre codurile caracteristice, cum ar fi*44.

Pasul 4: Bun de plecat

După ce ați selectat politica de înregistrare pentru utilizator, puteți selecta cealaltă opțiune care este ușor de configurat. Ca dacă doriți să faceți anunțul că înregistrarea apelului este pornită sau oprită, atunci puteți bifa opțiunea. În mod similar, puteți configura cu ușurință alte setări de bază.‌‌

Acum sunteți bine să vă înregistrați toate apelurile de afaceri. Rețineți că am luat exemplul Nextiva, dar puteți alege orice furnizor, setările și funcțiile pot fi sus sau jos, dar funcționalitatea este aceeași.

Concluzie

Înregistrarea apelurilor este o caracteristică utilizată pe scară largă în afaceri. împuterniciți-vă afacerea prin valorificarea funcției de înregistrare a apelurilor. Înregistrarea apelurilor, chiar și astăzi, este destul de dificilă dacă nu aveți instrumentele potrivite. Urmați ghidul nostru pas cu pas pentru a vă înregistra apelurile VoIP și a vă gestiona afacerea cu responsabilitate deplină. Ajută indivizii și companiile să își mențină responsabilitatea pentru angajamentele verbale. Înregistrarea automată a apelurilor folosind sistemul dumneavoastră de telefonie VoIP vă ajută să conduceți o afacere de succes.

FAQ

Pot fi înregistrate apelurile telefonice VoIP?

Apelurile VoIP pot fi înregistrate prin intermediul aplicațiilor de înregistrare audio în flux. Înregistrările audio în flux pot fi utile pentru înregistrarea acasă.

Cum înregistrez un apel VoIP pe Windows 10?

Comanda rapidă de la tastatură Windows+Alt+R vă permite să înregistrați rapid apelurile VoIP pe computer.

Care este cea mai bună aplicație gratuită pentru înregistrarea apelurilor telefonice?

Lista unora dintre cele mai bune software-uri este

  • RingCentral
  • 8×8
  • Nextiva
  • Vonage

Putem înregistra automat toate apelurile?

Unele software de înregistrare a apelurilor VoIP vă permit să selectați manual ce conversații telefonice doriți să înregistrați, în timp ce altele acceptă înregistrările audio automate ale tuturor apelurilor telefonice.