Découvrez les meilleures façons d'obtenir des sponsors pour votre prochain événement

Chaque organisateur d'événements est confronté à une question importante lors de la préparation de son prochain événement : comment allons-nous le financer ?

À moins que vous ne travailliez dans une grande entreprise qui affecte un budget à des événements de grande envergure, vous devrez envisager d'obtenir des parrainages d'événements pour concrétiser votre idée. Bien sûr, c'est plus facile à dire qu'à faire. Non seulement vous devez trouver les sponsors idéaux, mais vous devez également verrouiller les sponsors de l'événement.

EventMG a interrogé 2 400 contacts et plus de 1 000 répondants sur leurs plus grands défis. Il n'est pas surprenant que « trouver des sponsors » soit la deuxième réponse la plus populaire, approuvée par près de la moitié (49 %) des répondants.

Heureusement, il existe plusieurs façons d'assurer le succès financier de votre prochain événement. Si vous approchez les entreprises de la bonne manière et au bon moment, vous pouvez obtenir plusieurs sponsors pour soutenir l'événement - plus vous en avez, plus vous gagnerez d'argent !

Comment obtenir des sponsors pour un événement

L'une des raisons pour lesquelles les entreprises soutiennent les événements est que les parrainages peuvent être mis à profit comme d'excellentes stratégies de marketing et de vente. Ils cherchent en fin de compte à se connecter avec leur public cible, que ce soit pour augmenter directement les ventes ou les prospects, améliorer la reconnaissance de la marque, améliorer leur image ou tout ce qui précède.

Lorsqu'il s'agit d'attirer des sponsors, vous devez vous demander ce que vous pouvez leur offrir qui s'aligne directement sur leur stratégie de campagne, et bénéficieront-ils du sponsoring de l'événement ? Votre proposition doit prouver qu'en finançant votre événement, les sponsors obtiendront plus que des clics supplémentaires vers leur site Web.

Que vous planifiez un événement en personne ou virtuel, le processus de recherche du bon sponsor est similaire. La première chose que vous devez faire est de revoir les objectifs de votre événement, de comprendre ce que vous pouvez apporter à la table et d'identifier comment votre événement apportera une valeur unique aux sponsors potentiels.

Sur la base de ces informations, vous devez compiler une liste d'entreprises potentielles susceptibles d'être intéressées par ce que vous avez à offrir. Une fois que vous avez réduit vos options, l'étape suivante consiste à élaborer une proposition de parrainage sur mesure qui correspond aux besoins de votre parrain.

Comme toute autre transaction commerciale, cela doit être une situation gagnant-gagnant. Lorsque vous avez tout préparé, vous pouvez commencer à faire de la sensibilisation à vos prospects. Soyez confiant dans votre approche, vous aurez beaucoup plus de succès si vous êtes en mesure de refléter cela dans votre livraison.

5 conseils pour trouver des sponsors d'événements pour tout type d'événement

Obtenir un financement pour tout type d'événement peut être un objectif réalisable, cela nécessite simplement une stratégie événementielle bien pensée. Pour réussir, vous devez trouver des entreprises qui correspondent à vos valeurs. Ces cinq conseils vous aideront à identifier le but et les objectifs de votre événement, à savoir ce que vous attendez d'un parrainage et à clarifier le type d'entreprises que vous essayez d'attirer.

Avoir un objectif d'événement et un objectif final hermétiques

Commencez par avoir une compréhension approfondie du but et de l'objectif final de l'événement. Pensez à pourquoi vous le produisez? Quel est le résultat que vous espérez atteindre ? Qu'est-ce qui vous distingue des autres événements similaires ?

Les sponsors poseront ces questions lors de la réception de votre proposition. Faire cet exercice vous aidera à créer des propositions alléchantes qui mettent en valeur vos incitations uniques, en plus, cela vous fera apparaître organisé et passionné, ce qui renforce la confiance avec vos prospects.

Définissez vos critères de parrainage

La définition de vos critères vous aidera à déterminer si une entreprise convient ou non à votre événement. Non seulement vous pourrez gagner du temps en évitant de contacter des entreprises qui ne correspondent pas à votre marque, mais vous apporterez également de la valeur à votre public existant en les présentant aux entreprises qui offrent un produit ou un service qu'ils recherchent. pour.

Pour obtenir des parrainages rentables et productifs, concentrez-vous sur l'identification des associations qui feraient d'excellents partenaires. Vous recherchez des sponsors qui comprennent la valeur du marketing événementiel ? Ou dont le public cible correspond au vôtre en termes de démographie et d'intérêts ? Vous verrez comment vous vous retrouvez avec un large éventail d'options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Créez une liste de sponsors que vous essayez d'attirer

Une fois que vous connaissez les détails de votre événement et le type d'entreprises que vous essayez d'attirer, vous pouvez créer la liste des sponsors potentiels qui correspondent à vos critères. Pour les trouver, vous pouvez vous appuyer sur des outils existants conçus pour vous aider dans cette tâche, comme SponsorPitch, SponsorPark, Sponeasy ou SponsorMyEvent. Pendant que vous répertoriez les entreprises qui correspondent le mieux à votre événement, n'oubliez pas d'ajouter toutes les données pertinentes, telles que les coordonnées des décideurs.

Recherchez des événements similaires et découvrez qui les a parrainés

Fais tes devoirs! Une autre façon de trouver un parrainage consiste à inverser le processus et à rechercher des événements similaires au vôtre pour découvrir quelles entreprises ont offert un soutien financier. Étant donné que ces associations comprennent la valeur d'un parrainage d'événement, elles continueront très probablement à investir dans ce type de marketing. De même, ils savent déjà que leur public cible correspond au vôtre, ce qui les rend plus faciles à approcher.

Demandez à votre public de vous aider à suggérer des sponsors

Tout en recherchant des événements qui partagent votre public cible, pourquoi ne pas également demander à vos participants des suggestions de sponsors ? Cela les fera se sentir valorisés parce que vous leur faites savoir que leurs opinions comptent.

Pensez-y, voulez-vous avoir des entreprises dans votre événement qui ne résonnent pas auprès de vos participants ? qui leur donne l'impression de ne pas appartenir à cet écosystème ? Pour un participant, voir une marque sur votre liste de sponsors qu'il connaît déjà facilite la connexion avec elle. Alors n'hésitez pas à demander de l'aide à votre audience !

6 façons d'attirer des sponsors d'événements

Maintenant que vous savez comment trouver les entreprises idéales, voyons comment vous pouvez les attirer et les inciter à s'engager dans votre événement. Vous avez déjà fait des recherches sur vos sponsors potentiels, il est temps de passer à l'action !

Mieux connaître vos sponsors vous aidera à répondre à des questions telles que qui est le principal décideur ? Qu'y a-t-il pour eux dans le parrainage ? comment les aidez-vous à atteindre leurs objectifs ? Plus vous aurez d'informations sur chaque entreprise, mieux vous communiquerez la valeur de l'événement dans votre argumentaire, ce qui est essentiel pour sécuriser les partenariats.

Établissez des relations bien avant de devoir demander un parrainage

Construire des relations avec les entreprises avant de demander leur soutien vous aidera à parrainer avec succès votre événement. Aller aux mêmes événements auxquels les décideurs assistent, interagir avec eux ou contacter via LinkedIn sont d'excellentes alternatives pour commencer à établir des liens avec ces entreprises. N'oubliez pas que votre objectif est de créer une relation qui n'est pas une « demande » dès le départ.

Expliquez "ce qu'il y a dedans pour eux" aux sponsors que vous ciblez

Aucune entreprise ne soutiendra financièrement votre événement s'il n'y a pas d'échange égal de valeur qui profite aux deux parties. Pensez à ce que vous leur offrez en retour ? Traitement VIP ? Des abonnements à un produit ou service de votre entreprise ? Dans tous les cas, vous devez déterminer quelles sont les incitations uniques que vos sponsors obtiendront en finançant votre événement. Il doit s'agir d'une relation gagnant-gagnant si vous voulez vraiment faire un événement rentable.

Donnez-leur un moyen de revenir en arrière si nécessaire

Tout le monde aime un plan d'urgence, et en cas d'urgence ou d'échec du financement, vos parrains voudront peut-être savoir qu'ils sont protégés. Pour être prêt à tous les scénarios, rédigez un contrat avec des termes qui leur profitent s'ils se retirent, mais vous protègent s'ils le font également.

Gardez à l'esprit que si vous décidez d'aller de l'avant sans autre garantie que votre parole pour soutenir leur investissement, il est très peu probable qu'une entreprise engage son argent, ce qui entraînerait l'échec de votre accord.

Utilisez les données pour attirer les sponsors de votre événement

Les entreprises qui parrainent des événements ont leurs propres objectifs financiers et les données sont importantes pour prédire le succès de l'investissement.

Pour présenter les informations les plus pertinentes dans votre proposition de parrainage, réfléchissez d'abord à la raison pour laquelle le financement de votre événement peut leur être bénéfique, ainsi qu'à leurs clients, de la même manière qu'il vous bénéficiera, à vous et aux vôtres. Avez-vous décroché de gros clients dernièrement ? Vous avez un nouveau produit à l'horizon ?

Profitez de cette occasion pour montrer à vos sponsors vos plus gros gains. Introduisez-les avec des visuels de données solides qui décrivent les faits pertinents, les chiffres, les montants en dollars et tout ce qui est «brillant» et attrayant à propos de votre événement. Assurez-vous de garder vos données à jour lorsque vous les présenterez dans votre proposition.

Atteindre les bonnes personnes

Lorsque vous vous adressez à des entreprises, ne faites pas de « pitch froid » aux vendeurs qui ne peuvent pas vous aider et ne transmettront probablement pas vos informations. De plus, n'envoyez pas de message au hasard aux personnes de l'entreprise dans l'espoir qu'elles vous mettent en contact avec la bonne personne.

Ces approches ne sont qu'une perte de temps et ne vous aideront pas à attirer votre sponsor potentiel, du moins pas dans le bon sens. Il existe plusieurs décideurs pour les parrainages d'événements, alors assurez-vous de trouver les bonnes personnes avec qui communiquer et d'éliminer les intermédiaires. Vous pouvez commencer au sein de votre réseau et atteindre des personnes que vous connaissez déjà - quelque chose de positif peut en sortir !

Toujours faire un suivi après une proposition

Une fois que vous avez présenté votre proposition, n'oubliez pas de faire un suivi en temps opportun. Ne pas avoir de réponse des décideurs ne signifie pas nécessairement qu'ils ne sont pas intéressés. Ce sont des gens très occupés, il est donc compréhensible qu'ils aient raté vos premiers e-mails et/ou messages sur les réseaux sociaux. Attendez environ une semaine pour faire un suivi au moins une fois de plus.

Souvent, passer un appel rapide peut être plus efficace que d'envoyer un autre e-mail. S'ils ne vous répondent pas dans un délai acceptable, passez à un autre sponsor potentiel. Il n'est pas recommandé de mettre tous vos œufs dans le même panier, alors ne vous fiez pas uniquement à une seule option.

Comment trouver et attirer des sponsors d'événements

Si vous souhaitez faire un bref récapitulatif des informations les plus importantes que nous avons couvertes, voici les principaux points à retenir du message :

• Les sponsors cherchent en fin de compte à se connecter avec leur public cible, c'est pourquoi votre proposition doit prouver comment elle répondra à leurs besoins et attentes.
• Ayez une compréhension claire du but et des objectifs finaux de votre événement avant d'aller de l'avant avec votre approche.
• Définissez vos critères de parrainage pour déterminer si une entreprise convient ou non à votre événement, de cette façon vous éviterez de contacter des prospects qui ne correspondent pas à la marque de votre événement ou qui n'ont pas d'historique de financement d'événements.
• Créez la liste des entreprises potentielles qui correspondent à vos critères, vous pouvez le faire soit en recherchant des événements similaires et en découvrant qui les a parrainés, soit en demandant à vos participants de vous aider à suggérer des sponsors.
• Avant de rechercher une aide financière, vous devez nouer des relations avec vos sponsors potentiels. Une fois que vous avez créé cette connexion, pensez à la façon dont vous allez leur montrer quelles sont les incitations uniques qu'ils obtiendront en soutenant votre événement.
• En cas d'urgence ou d'échec du financement, rédigez un contrat avec des termes qui leur profitent s'ils se retirent, mais vous protègent s'ils le font également.
• Lors de la prise de contact avec des sponsors potentiels, assurez-vous de trouver les bonnes personnes avec qui communiquer et d'éliminer les intermédiaires.
• Une fois que vous avez présenté votre proposition, n'oubliez pas de faire un suivi en temps opportun. Si une entreprise ne vous répond pas dans un délai acceptable, passez à un autre sponsor potentiel !

Maintenant que vous avez les meilleurs conseils pour trouver des sponsors potentiels ainsi que les meilleurs moyens de les attirer, vous pouvez être sûr d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour commencer à contacter des partenaires et à obtenir des fonds pour votre prochain événement !

Aidez-vous à trouver des sponsors d'événements et plus encore en sélectionnant une plateforme de gestion d'événements de premier plan pour tous vos futurs besoins de planification d'événements !