Descubra las mejores formas de conseguir patrocinadores para su próximo evento

Todo planificador de eventos se enfrenta a una pregunta importante cuando se prepara para su próximo evento: ¿cómo lo financiaremos?

A menos que trabaje en una gran corporación que designa un presupuesto para eventos de gran escala, deberá considerar obtener patrocinios de eventos para hacer realidad su idea. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo. No solo tiene que encontrar los patrocinadores ideales, también debe asegurar los patrocinios para el evento.

EventMG preguntó a 2400 contactos y más de 1000 encuestados sobre sus mayores desafíos. No sorprende que “encontrar patrocinadores” fuera la segunda respuesta más popular, con el acuerdo de casi la mitad (49 %) de los encuestados.

Afortunadamente, hay varias formas en las que puede garantizar el éxito financiero de su próximo evento. Si se acerca a las empresas de la manera correcta y en el momento adecuado, puede obtener varios patrocinios que respalden el evento: ¡cuanto más tenga, más dinero obtendrá!

Cómo conseguir patrocinadores para un evento

Una de las razones por las que las empresas apoyan los eventos es que los patrocinios pueden aprovecharse como excelentes estrategias de marketing y ventas. En última instancia, buscan conectarse con su público objetivo, ya sea para impulsar directamente las ventas o los clientes potenciales, mejorar el reconocimiento de marca, mejorar su imagen o todo lo anterior.

Cuando se trata de atraer patrocinadores, debe preguntarse qué puede ofrecerles que se alinee directamente con su estrategia de campaña, y ¿se beneficiarán de patrocinar el evento? Su propuesta debe demostrar que al financiar su evento, los patrocinadores obtendrán más que solo clics adicionales en su sitio web.

Ya sea que esté planeando un evento en persona o virtual, el proceso de encontrar el patrocinador adecuado es similar. Lo primero que debe hacer es revisar los objetivos de su evento, comprender lo que puede aportar e identificar cómo su evento proporcionará un valor único a los posibles patrocinadores.

Con base en esta información, debe compilar una lista de empresas potenciales que podrían estar interesadas en lo que tiene para ofrecer. Una vez que haya reducido sus opciones, el siguiente paso es elaborar una propuesta de patrocinio personalizada que se alinee con las necesidades de su patrocinador.

Como cualquier otro negocio, debe ser una situación en la que todos salgan ganando. Cuando tenga eso listo, puede comenzar a hacer el evento de divulgación para sus prospectos. Tenga confianza en su enfoque, tendrá mucho más éxito si puede reflejar esto en su entrega.

5 consejos para encontrar patrocinadores de eventos para cualquier tipo de evento

Conseguir financiación para cualquier tipo de evento puede ser un objetivo alcanzable, solo requiere una estrategia de evento bien pensada. Para asegurar el éxito, necesita encontrar empresas que se alineen con sus valores. Estos cinco consejos lo ayudarán a identificar el propósito y los objetivos de su evento, saber lo que quiere de un patrocinio y tener claro el tipo de empresas que está tratando de atraer.

Tener un propósito de evento hermético y un objetivo final.

Comience por tener una comprensión profunda del propósito y el objetivo final del evento. Piensa por qué lo estás produciendo. ¿Cuál es el resultado que espera lograr? ¿Qué os diferencia de otros eventos similares?

Los patrocinadores se harán estas preguntas cuando reciban su propuesta. Hacer este ejercicio lo ayudará a crear propuestas atractivas que muestren sus incentivos únicos, además, lo hará parecer organizado y apasionado, lo que generará confianza con sus prospectos.

Define tus criterios de patrocinio

Definir sus criterios lo ayudará a determinar si una empresa es adecuada para su evento o no. No solo podrá ahorrar tiempo al evitar llegar a empresas que no se alinean con su marca, sino que también aportará valor a su audiencia existente al presentarles empresas que ofrecen un producto o servicio que están buscando. por.

Para asegurar patrocinios rentables y productivos, concéntrese en identificar qué asociaciones serían excelentes socios. ¿Está buscando patrocinadores que entiendan el valor del marketing de eventos? ¿O cuyo público objetivo coincide con el suyo en términos demográficos e intereses? Verás como te encuentras con un amplio abanico de opciones donde poder elegir.

Cree una lista de patrocinadores que está tratando de atraer

Una vez que conozca los detalles de su evento y el tipo de empresas que está tratando de atraer, puede crear la lista de posibles patrocinadores que se ajusten a sus criterios. Para encontrarlos, puede confiar en las herramientas existentes diseñadas para ayudarlo en esta tarea, como SponsorPitch, SponsorPark, Sponeasy o SponsorMyEvent. Mientras enumera las empresas que mejor se alinean con su evento, recuerde agregar cualquier dato relevante, como la información de contacto de los tomadores de decisiones.

Investigue eventos similares y descubra quién los patrocinó

¡Haz tu tarea! Otra forma de encontrar patrocinio es aplicar ingeniería inversa al proceso y buscar eventos similares al suyo para descubrir qué empresas ofrecieron apoyo financiero. Dado que estas asociaciones entienden el valor del patrocinio de un evento, es muy probable que sigan invirtiendo en este tipo de marketing. Asimismo, ya saben que su público objetivo se alinea con el tuyo, lo que hace que sea más fácil acercarse a ellos.

Haz que tu audiencia ayude a sugerir patrocinadores

Mientras busca eventos que compartan su público objetivo, ¿por qué no también pedir sugerencias de patrocinadores a sus asistentes? Esto hará que se sientan valorados porque les estás haciendo saber que sus opiniones son importantes.

Piénsalo, ¿quieres tener empresas en tu evento que no resuenen con tus asistentes? que les hace sentir que no pertenecen a ese ecosistema? Para un asistente, ver una marca en su lista de patrocinadores con la que ya está familiarizado hace que sea más fácil conectarse con ella. ¡Así que no dudes en pedir ayuda a tu audiencia!

6 formas de atraer patrocinadores de eventos

Ahora que sabe cómo encontrar las empresas ideales, veamos cómo puede atraerlas y atraerlas para que se comprometan con su evento. Ya ha investigado un poco sobre sus posibles patrocinadores, ¡es hora de pasar esa investigación a la acción!

Conocer mejor a sus patrocinadores lo ayudará a abordar preguntas como ¿quién es el principal responsable de la toma de decisiones? ¿Qué hay para ellos en el patrocinio? ¿Cómo los está ayudando a cumplir sus objetivos? Cuanta más información tenga sobre cada empresa, mejor podrá comunicar el valor del evento en su presentación, lo cual es esencial para asegurar las asociaciones.

Construya relaciones mucho antes de que necesite solicitar patrocinio

Establecer relaciones con las empresas antes de solicitar su apoyo lo ayudará a patrocinar con éxito su evento. Ir a los mismos eventos a los que asisten los tomadores de decisiones, interactuar con ellos o comunicarse a través de LinkedIn son excelentes alternativas para comenzar a construir conexiones con estas empresas. No olvides que tu objetivo es crear una relación que no sea una "petición" desde el principio.

Explique "qué hay para ellos" a los patrocinadores a los que se dirige

Ninguna empresa apoyará económicamente su evento si no existe un intercambio equitativo de valor que beneficie a ambas partes. Piensa en lo que les estás ofreciendo a cambio. ¿Tratamiento VIP? ¿Suscripciones a un producto o servicio de su empresa? En cualquier caso, debe determinar cuáles son los incentivos únicos que obtendrán sus patrocinadores al financiar su evento. Tiene que ser una relación de ganar-ganar si realmente quieres hacer un evento rentable.

Dales una forma de retroceder si es necesario.

A todo el mundo le gusta un plan de contingencia y, en caso de una emergencia o de que no se consiga la financiación, es posible que sus patrocinadores quieran saber que están protegidos. Para estar preparado para todos los escenarios, redacte un contrato con términos que los beneficien si se retiran, pero que lo protejan a usted también si lo hacen.

Tenga en cuenta que si decide seguir adelante sin otra garantía que su palabra de respaldar su inversión, es muy poco probable que alguna empresa comprometa su dinero, lo que hará que su trato se desmorone.

Utilice los datos para atraer a los patrocinadores de su evento

Las empresas que patrocinan eventos tienen sus propios objetivos financieros y los datos son importantes para predecir el éxito de la inversión.

Para presentar la información más relevante en su propuesta de patrocinio, piense primero por qué financiar su evento puede beneficiarlos a ellos y a sus clientes de la misma manera que lo beneficiarán a usted y a los suyos. ¿Has conseguido algunos clientes importantes últimamente? ¿Tienes un nuevo producto en el horizonte?

Aproveche esta oportunidad para mostrar a sus patrocinadores sus mayores ganancias. Preséntelos con imágenes de datos sólidos que describan hechos relevantes, cifras, montos en dólares y cualquier otra cosa "brillante" y atractiva sobre su evento. Asegúrate de mantener tus datos actualizados para cuando los presentes en tu propuesta.

Llegar a las personas adecuadas

Cuando se comunique con las empresas, no les haga un "lanzamiento en frío" a los asociados de ventas que no pueden ayudarlo y probablemente no compartirán su información. Además, no envíes mensajes al azar a personas de la empresa con la esperanza de que te pongan en contacto con la persona adecuada.

Estos enfoques son solo una pérdida de tiempo y no lo ayudarán a atraer a su patrocinador potencial, al menos no en el buen sentido. Hay varios responsables de la toma de decisiones para los patrocinios de eventos, así que asegúrese de encontrar a las personas adecuadas para comunicarse y eliminar a los intermediarios. Puede comenzar dentro de su red y comunicarse con personas que ya conoce: ¡algo positivo puede surgir de eso!

Siempre haga un seguimiento después de una propuesta

Una vez que haya presentado su propuesta, no olvide hacer un seguimiento de manera oportuna. No tener una respuesta de parte de los tomadores de decisiones no significa necesariamente que no estén interesados. Son personas muy ocupadas, por lo que es comprensible que no hayan recibido sus correos electrónicos y/o mensajes de redes sociales iniciales. Espere una semana más o menos para hacer un seguimiento al menos una vez más.

A menudo, hacer una llamada rápida puede ser más efectivo que enviar otro correo electrónico. Si no se comunican con usted dentro de un tiempo aceptable, continúe con otro posible patrocinador. No se recomienda poner todos los huevos en una sola canasta, así que no confíes únicamente en una sola opción.

Cómo encontrar y atraer patrocinadores de eventos

Si desea hacer un resumen rápido de la información más importante que hemos cubierto, estos son los puntos clave de la publicación:

• En última instancia, los patrocinadores buscan conectarse con su público objetivo, es por eso que su propuesta debe demostrar cómo abordará sus necesidades y expectativas.
• Tenga una comprensión clara del propósito y los objetivos finales de su evento antes de seguir adelante con su enfoque.
• Defina sus criterios de patrocinio para determinar si una empresa es o no una buena opción para su evento, de esa manera evitará llegar a prospectos que no se alinean con la marca de su evento o que no tienen un historial de financiamiento de eventos.
• Cree la lista de empresas potenciales que se ajustan a sus criterios, puede hacerlo investigando eventos similares y averiguando quién los patrocinó o pidiendo a los asistentes que ayuden a sugerir patrocinadores.
• Antes de buscar asistencia financiera, debe establecer relaciones con sus posibles patrocinadores. Una vez que haya creado esa conexión, piense en cómo les mostrará cuáles son los incentivos únicos que obtendrán al apoyar su evento.
• En caso de una emergencia o de que no se consiga la financiación, redacta un contrato con términos que los beneficien si se retiran, pero que te protejan a ti también si lo hacen.
• Al comunicarse con patrocinadores potenciales, asegúrese de encontrar a las personas adecuadas para comunicarse y elimine a los intermediarios.
• Una vez que haya presentado su propuesta, no olvide hacer un seguimiento de manera oportuna. Si una empresa no se comunica con usted dentro de un tiempo aceptable, ¡continúe con otro posible patrocinador!

Ahora que tiene los mejores consejos para encontrar posibles patrocinadores, así como las mejores formas de atraerlos, puede sentirse seguro de tener todo lo que necesita para comenzar a comunicarse con los socios y obtener fondos para su próximo evento.

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