Comment organiser un webinaire qui les incitera à revenir pour plus

Que vous vous adressiez à un auditoire de 10 ou 10 000 personnes, il y a quelque chose dans le fait de se tenir devant une foule de gens qui fait trembler beaucoup de nos genoux de peur.

Avec un peu de pratique, les conférenciers pour les événements publics en direct deviennent souvent plus à l'aise et qualifiés au fil du temps. Mais que se passe-t-il si votre événement se déroule en ligne ?

Dans le cas d'un webinaire ou d'un séminaire Web, les responsabilités de l'hôte ne se limitent pas à surmonter le trac. La quantité de collaboration et de préparation nécessaire à un webinaire est équivalente, sinon supérieure, à la quantité nécessaire à un événement en direct.

Ci-dessous, nous verrons comment créer un webinaire et en héberger un du début à la fin.

Élaboration de stratégies pour votre webinaire

Trouver des idées et les exécuter pour un webinaire est souvent la partie la plus excitante du processus.

Mais avant le lancement de toute campagne ou activité marketing, les spécialistes du marketing doivent prendre du recul et réfléchir de manière stratégique. Chaque étape franchie pour votre webinaire doit être faite avec un but et une intention.

Vous trouverez ci-dessous certaines des choses auxquelles vous devriez penser lorsqu'il s'agit de votre propre stratégie de webinaire.

Connaissez votre public

Avant même d'essayer de proposer un sujet, une énorme partie de votre stratégie tourne autour de votre public.

Quel genre de personnes voulez-vous connaître et assister à votre webinaire ? Quel genre de questions ont-ils? Quels problèmes pourraient-ils avoir besoin d'aide pour résoudre ? Avec quoi voulez-vous qu'ils repartent ?

Répondre à ces types de questions peut vous aider à affiner votre personnalité idéale pour votre webinaire et vous aider dans le reste de votre planification et de votre stratégie.

Choisissez votre objectif

Avant de commencer avec l'un des détails techniques, demandez-vous et à votre équipe : "Qu'espérons-nous accomplir avec ce webinaire ?"

Les réponses pourraient être l'une des suivantes :

• Développer la notoriété de la marque
• Créez du contenu permanent pour vos clients
• Développez votre liste de diffusion
• Générer des prospects de haute qualité

Quel que soit votre objectif, le garder cohérent et clair dès le début vous aidera à mieux préparer votre webinaire qui vous aidera finalement à atteindre votre objectif. À partir de ces objectifs, vous pouvez également définir des indicateurs de performance clés pour vous aider à rendre compte du succès de votre webinaire.

Sachez à quoi vous voulez que votre webinaire ressemble

Les webinaires ne sont pas seulement une chance d'éduquer ou d'informer votre public, ils sont aussi une occasion de renforcer votre marque.

Une image de marque cohérente tout au long de votre webinaire et de l'expérience qui l'entoure est cruciale. L'utilisation de votre logo, la police de votre marque et le respect du guide de style de votre marque sont des efforts qui doivent être faits pour accroître la vivacité de votre marque dans l'esprit de votre public.

N'oubliez pas de concevoir pour mobile

Lorsque le mot « webinaire » vient à l'esprit, l'image générée est probablement un écran d'ordinateur.

Même si ce nombre est une moyenne, il est toujours préférable d'être prudent et de concevoir votre présentation en pensant au mobile.

Des choses comme l'agrandissement de la taille de votre texte et des visuels sur vos diapositives ainsi que le choix d'une plate-forme prenant en charge la diffusion mobile sont des moyens d'assurer l'inclusivité de votre public, quel que soit l'appareil sur lequel il se connecte.

Se préparer avant votre webinaire

On peut dire que l'heure pendant laquelle vous parlez pendant votre webinaire n'est pas la partie la plus difficile du processus - c'est la préparation. Bien que long et parfois frustrant, plus vous et votre équipe préparez votre webinaire, plus il se déroulera en douceur.

Vous trouverez ci-dessous certaines des choses auxquelles les hôtes devraient penser afin de se préparer pour la journée de diffusion.

Rassemblez une équipe

Organiser un webinaire en solo a déjà été fait, et cela se reproduira. Mais demandez à tous ceux qui ont vécu cela, et ils vous diront que c'est tout un exploit.

Si vous avez une équipe à votre disposition, profitez de leur aide. Même une seule personne pour détecter vos erreurs, vous aider à promouvoir et à surveiller la technologie va alléger un peu la charge sur vos épaules.

Personne n'a dit que vous deviez le faire vous-même.

Choisissez un sujet approprié

Parfois, le sujet de votre webinaire sera évident. D'autres fois, il faudra un peu plus de remue-méninges et de collaboration pour en sortir un.

Décider d'un sujet, c'est s'y tenir et s'assurer qu'il est suffisamment précis pour ne pas s'en écarter, mais pas si précis que votre webinaire dure 10 minutes.

Voici quelques questions à vous poser pour vous aider à avoir une idée plus claire de votre sujet.

Quelles sont les questions fréquemment posées par votre public ?

Y a-t-il une question que votre CMO se pose toujours ? Les clients parlent-ils sans cesse de la même solution à vos représentants du service client ?

Un webinaire pourrait être la plate-forme idéale pour présenter ce sujet et répondre à la question de manière approfondie, informative et interactive.

Qu'est-ce qu'un article de blog ou un article dont le trafic augmente constamment ?

Quel qu'il soit, cet article est celui dans lequel votre public trouve une certaine valeur. Pourquoi ne pas réutiliser ce contenu et le transformer en un webinaire ?

Cela donne également aux membres de l'auditoire un moyen facile de poser des questions sur le sujet qui auraient pu être plus difficiles à faire s'il était resté sous forme d'article.

Quel est le sujet dont les gens de votre secteur ne peuvent s'empêcher de parler ?

Y a-t-il de nouveaux développements dans votre industrie sur lesquels vous pourriez apporter votre propre opinion ? Les tendances de votre secteur sont à la mode pour une raison : le sujet est populaire et suscite la conversation.

Par exemple, si vous êtes un expert UX et que vous remarquez qu'un site Web populaire vient de subir une refonte massive, un webinaire pourrait être le moyen idéal de le décomposer pour votre public.

Les ventes ont-elles des suggestions ?

Les spécialistes du marketing ne peuvent pas se tenir au courant de tout ce que leurs clients ont à dire. Heureusement, il existe un autre département qui possède une mine d'informations sur les clients de votre entreprise : les ventes.

Toute la journée (et parfois toute la nuit), les commerciaux discutent avec vos clients. Ils savent ce que vos clients aiment, quels sont leurs points faibles et comment les faire descendre dans l'entonnoir.

Aligner les ventes et le marketing n'est pas toujours facile, mais un webinaire est le moyen idéal pour prendre un café et quelques idées pour rendre votre webinaire aussi informatif et utile que possible pour votre public.

Choisissez votre formule

Aucun webinaire ne se ressemble. Le format de votre webinaire dépend du sujet que vous choisissez ainsi que des préférences personnelles que vous, votre équipe et votre entreprise avez sur la façon dont vous aimeriez être présenté à un public.

Voici quelques-unes des options les plus courantes :

• Présentateur unique : une personne partage son point de vue d'expert, ses conseils et est chargée de répondre aux questions du public.
• Deux présentateurs : Avoir deux présentateurs peut transformer le sujet en une discussion et engager davantage le public en offrant plusieurs perspectives et opinions sur le même sujet.
• Présentation du panel : Avoir trois présentateurs ou plus serait considéré comme un panel, dans lequel plusieurs experts animeraient le webinaire et discuteraient du sujet traité.
• Interview : Au lieu de présenter des informations à partir de diapositives, faire appel à un leader d'opinion en tant qu'invité est un excellent moyen d'élargir votre audience et de renforcer votre autorité. Si vous êtes connecté à quelqu'un de bien connu dans l'industrie, vous avez une longueur d'avance sur les autres.
• Démo produit : Si le sujet de votre webinaire est votre propre produit, votre format est choisi pour vous. Une démonstration de produit ou un webinaire au format tutoriel est ce qui fonctionnera le mieux dans ce cas.

Créez votre page de destination

Une fois que vous avez décidé et confirmé votre sujet, votre format et vos invités, vous devrez créer une page de destination. Cela donnera aux gens un endroit où aller lorsqu'ils voudront en savoir plus sur votre webinaire et sera également l'endroit où les gens pourront soumettre leurs informations afin de s'inscrire.

Votre page de destination doit inclure des éléments tels que :

• La date et l'heure de votre webinaire
• La durée prévue de votre webinaire
• Un résumé de ce que les participants peuvent s'attendre à apprendre ou à emporter
• Informations sur le(s) intervenant(s)
• Un bouton ou un formulaire d'inscription

L'inclusion de tous ces éléments sur votre page de destination donne au spectateur une idée complète de ce qu'il peut attendre de votre événement en ligne.

Votre formulaire de contact

L'un des éléments de votre page de destination sera un formulaire de contact, sur lequel les visiteurs pourront soumettre leurs informations en échange d'une place à votre webinaire. Les informations fournies détermineront s'il s'agit ou non d'un prospect qui mérite d'être transmis à votre équipe de vente.

Les formulaires sont souvent personnalisables, ce qui permet aux administrateurs de modifier les informations requises pour qu'un formulaire soit rempli.

Il y a une ligne mince entre avoir une grande quantité d'informations à transmettre aux ventes et trop demander à vos visiteurs. Demander trop d'informations pourrait faire fuir les visiteurs, tandis que ne pas demander suffisamment d'informations ne donnera rien à la vente.

Afin d'éviter de franchir cette ligne, n'exigez que les informations les plus essentielles comme un prénom et une adresse e-mail des personnes intéressées par votre webinaire afin de renforcer la confiance. Au fil du temps, les prospects qualifiés seront ceux qui vous fourniront des informations supplémentaires telles qu'un numéro de téléphone.

Promouvoir

Ce n'est pas parce que vous avez créé un excellent contenu que quelqu'un s'inscrira pour l'entendre.

Ce n'est pas parce que vous avez un leader d'opinion bien connu que quiconque saura qu'il fera une apparition. Et ce n'est pas parce que vous avez conçu une page de destination que quelqu'un y atterrira réellement.

Il est peu probable que votre webinaire ait un public de taille idéale sans un effort de promotion supplémentaire qui l'entoure.

En ce qui concerne la recherche organique, dans quelle mesure votre titre est-il consultable ? Comment allez-vous faire connaître votre webinaire ? Campagnes par e-mail, publicités payantes, cris constants sur les réseaux sociaux, comarketing - quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous que votre stratégie de promotion est solide avant d'aller de l'avant.

Choisissez votre plateforme de webinaires

Il existe une grande variété de logiciels de webinaires parmi lesquels les hôtes peuvent choisir pour leur premier webinaire. Lorsque vous essayez de décider dans quel logiciel investir, assurez-vous de prendre en compte des éléments tels que :

• Prix ​​du produit
• Facilité d'utilisation pour vous et votre public
• Le nombre de participants autorisés
• Le nombre de présentateurs autorisés
• La capacité à capter des leads
• La disponibilité des analyses
• La possibilité d'enregistrer
• Les fonctionnalités supplémentaires disponibles
• Ce que les utilisateurs précédents ont dit sur le produit

Aucun logiciel de webinaire n'est parfait, mais chacun a ses propres capacités qui le rendent unique par rapport à ses concurrents. Assurez-vous de lire attentivement les descriptions et les critiques avant de prendre une décision.

Avoir un scénario

Peu importe à quel point vous pensez connaître votre présentation, avoir un script ne peut que vous aider à long terme. Non seulement cela vous donnera, à vous et à votre public, un cadre de ce à quoi vous attendre dans votre présentation, mais cela vous gardera également sur la bonne voie.

La création d'un diaporama n'est pas quelque chose dont chaque webinaire peut avoir besoin, mais un script n'est pas facultatif.

Assurez-vous que vous êtes :

• Présentez-vous. Il n'y a pas de meilleure façon de vous présenter et de présenter tout hôte supplémentaire qu'au début de la présentation. Assurez-vous de fournir des noms et de courtes biographies de vous-même et de tous les invités supplémentaires que vous pourriez avoir, y compris les antécédents professionnels et toutes les réalisations pertinentes.
  
  Cela peut sembler un peu drôle de dire certaines de ces choses sur vous-même, mais rappelez-vous que même si cela peut donner l'impression de vous vanter, cela vous positionne comme une autorité auprès de votre public.
• Raconter une histoire. Ce n'est pas le moment d'accumuler votre créativité. La narration est un excellent moyen de commencer à établir la confiance avec votre public.
  
  Si vous commencez une démo, racontez comment le produit a vu le jour. Si vous partagez une nouvelle idée, commencez par le début. Le fait de reconnaître que vous avez réalisé un problème et ensuite de partager comment vous l'avez surmonté fera de vous une source fiable de conseils.
• Fournir un ordre du jour. Tout le monde aime savoir ce qui va arriver, et un script de webinaire doit absolument inclure un peu de votre plan pour le webinaire.
  
  Décomposez ce que les participants apprendront par section, partagez le type d'informations auxquelles ils peuvent s'attendre et divisez-le en sections. Tout comme la couverture arrière d'un livre, cela donne à votre public un aperçu de ce qui s'en vient.
• Fournir une incitation. Votre public vous écoute pendant une longue période. S'ils repartent sans rien, vous n'entendrez plus parler d'eux.
  
  Il est difficile de savoir quel type d'informations chaque individu trouvera précieux, mais les récompenser avec quelque chose de spécial est quelque chose que tout le monde aime. Assurez-vous qu'à la fin du webinaire, vous fournirez à votre public un plat à emporter unique, qu'il s'agisse d'une remise exclusive sur un produit, d'un ebook gratuit ou d'une session individuelle.

Faire un essai à sec

Comme vous le feriez pour toute autre présentation, parcourir votre webinaire avant le grand jour est un must. C'est une excellente occasion d'aplanir tous les obstacles sur la route : la confusion logicielle, les problèmes techniques, les modifications de script, etc. sont tous des obstacles qui pourraient être franchis à l'avance au lieu du jour même.

Vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie pour savoir comment mettre en place un webinaire, mais plus vous connaissez votre équipement et votre présentation, plus vous gagnerez le respect de ceux qui prennent le temps de leur journée pour écoute-toi.

Dans le cas d'un webinaire, malheureusement, la pratique peut ne jamais rendre parfait. Peu importe combien de fois vous répétez votre présentation ou combien d'heures vous passez à naviguer dans le logiciel et ses fonctionnalités, il y aura toujours une chance que quelque chose se passe mal.

À ce stade, le mieux que vous puissiez faire est de vous préparer à ces situations tout en acceptant qu'il puisse toujours y avoir un risque que des problèmes surviennent.

Notez ce processus

Si vous faites un webinaire pour la première fois et que cela se passe bien, vous ne voudrez pas oublier les étapes que vous avez franchies vers le succès. À l'avenir, avoir un processus documenté pour les étapes que vous avez suivies pour préparer votre premier webinaire vous aidera avec le second, et ainsi de suite.

La création de ce document dans une liste de contrôle détaillée dans un outil de gestion de projet pour chaque phase de préparation vous aidera à rester organisé et aidera les futurs diffuseurs de votre entreprise à suivre un processus standardisé qui peut toujours être modifié à la perfection.

Pendant votre webinaire

C'est le grand jour ! Vous avez fait tout ce que vous pouviez pour vous préparer à cela, mais il y a encore certaines choses que vous devriez faire pendant votre webinaire pour vous assurer que votre public reviendra pour en savoir plus.

se lever

Dans votre esprit, imaginez-vous dans le public lors d'un événement en direct. Regardez le présentateur : sont-ils assis ? Probablement pas.

S'asseoir pendant que vous faites votre webinaire peut sembler une décision facile à prendre, mais les professionnels mettent en garde contre cela à maintes reprises. Il y a deux raisons pour lesquelles vous devriez être debout pendant votre présentation.

Le premier est pour votre propre bien. L'étude ci-dessus révèle que la position debout permet une pensée plus claire et une attention plus concentrée. Se tenir debout pendant une présentation vous aidera à rester concentré sur vos diapositives et votre script, ainsi qu'à répondre aux questions de manière significative et intentionnelle.

La deuxième raison est pour votre public. Que vous imaginiez cette personne dans une salle de classe ou sur scène, il est très probable que cette personne était physiquement au-dessus de vous, émettant ainsi un sentiment d'autorité.

Partager l'autorité avec votre public peut sembler une bonne chose à faire, mais dans un webinaire, les gens se sont probablement inscrits pour écouter, pas pour participer. Ne pas se tenir debout pendant une présentation nivelle immédiatement le présentateur avec le public, ce qui rend plus difficile pour l'orateur de tenir la parole.

En d'autres termes, si vous avez les moyens de vous tenir debout pendant que vous présentez votre webinaire, faites-le.

Faites attention à votre public

Si vous étiez dans le public de votre propre webinaire, repartiriez-vous en vous sentant éduqué ? Éclairé? Engagé? Ou repartiriez-vous en vous sentant ennuyé, confus et plein de ressentiment ?

J'espère que ce n'est pas cette dernière option, et vous devriez faire tout ce que vous pouvez pour empêcher votre propre public de ressentir cela également.

Même si le sujet de votre webinaire tourne autour de l'éducation, profitez-en pour éduquer et divertir votre public. Cela peut être fait consciemment de plusieurs manières différentes :

• Commencer par une histoire
• Laissez de la place pour les questions-réponses
• Fournir des statistiques intéressantes
• Maintenir un ton conversationnel
• Briser le troisième mur
• Utilisez l'humour

Ce webinaire ne devrait pas être une réunion qui aurait pu être un e-mail - c'est une chance pour vous d'être authentique, créatif et de vous connecter avec votre public, de première main. Les futurs clients pourraient être de l'autre côté de l'écran, alors faites en sorte que votre présentation compte.

Laisser place aux questions

Peu importe le contenu ou la durée de votre présentation, il est toujours prudent de supposer qu'au moins un membre de votre auditoire aura une question. Laissez délibérément de la place aux questions dans votre présentation.

Cela peut sembler différent selon votre présentation et son contenu : certains animateurs voudront peut-être laisser de la place pour les questions après chaque section de leur présentation, tandis que d'autres voudront peut-être parcourir l'intégralité de leur présentation et laisser de la place pour les questions à la fin.

Après votre webinaire

Le travail n'est pas terminé une fois que vous avez remercié votre public pour sa présence et signé. Si vous essayez d'améliorer encore un excellent webinaire, vous devrez faire certaines choses une fois que votre présentation aura atteint sa dernière diapositive.

Mettez à jour votre page de destination

L'intégration de votre logiciel CRM avec votre logiciel de webinaire va s'avérer utile pour cette étape. C'est maintenant le moment idéal pour noter qui s'est inscrit, qui a participé et qui s'est évanoui.

Ensuite, assurez-vous d'avoir correctement étiqueté toutes vos pistes de webinaire avec l'événement. Si votre webinaire aboutit à un accord conclu, vous devriez être en mesure de le prouver.

Si vous prévoyez de partager votre webinaire après l'événement, il est maintenant temps de télécharger l'enregistrement sur votre page de destination.

La copie de votre page de destination doit être mise à jour pour indiquer que l'événement est passé et que l'inscription est fermée. Au lieu de cela, cette page hébergera désormais l'événement à la demande.

Envoyer un e-mail de suivi

Lorsque vous envoyez votre e-mail post-événement, environ 24 heures après votre événement, vous pourrez toucher tous ceux qui se sont inscrits, y compris ceux qui ont raté l'événement.

À l'ère de la personnalisation, il est crucial qu'au moins deux e-mails distincts soient rédigés : un pour ceux qui ont participé et un pour ceux qui n'y ont pas participé. De cette façon, vous pouvez remercier les participants pour leur participation et fournir à ceux qui ont manqué votre événement un enregistrement ou une transcription.

Votre webinaire ne se termine jamais vraiment. Vous trouverez ci-dessous certaines des mesures que vous pouvez prendre pour le maintenir en vie.

Ne cessez jamais de promouvoir votre webinaire

Ce n'est pas parce que le webinaire en direct est terminé que le contenu perd soudainement tout son sens. Garder une version enregistrée du webinaire en vie sur une page de destination constitue un élément de contenu à feuilles persistantes qui peut même être intégré à votre emploi du temps habituel sur les réseaux sociaux.

Mesurez toujours votre impact

Saisir vos inscrits dans votre CRM et les étiqueter avec votre événement n'est que le début du processus de suivi.

Revenez souvent et tenez compte des prospects qualifiés, des conversions et de l'augmentation du pipeline résultant du webinaire. De plus, planifiez une heure régulière pour noter le nombre de visionnages à la demande à partir de votre page de destination.

La mesure régulière de ces mesures garantit que vous suivez avec précision des éléments tels que le taux de conversion et que vous effectuez les ajustements appropriés.

Créer du contenu supplémentaire

Ne vous contentez pas de publier un enregistrement de votre webinaire sur une page de destination - chaque élément de votre webinaire peut être réutilisé dans d'autres actifs.

Les transcriptions, les articles de blog et les ressources de messagerie peuvent tous être extraits d'un seul webinaire. De plus, votre webinaire pourra peut-être vous fournir des éléments tels que des listes de contrôle, des fiches de conseils et même des infographies si vous êtes prêt à prendre le temps de faire preuve de créativité.

La meilleure mesure du succès d'un webinaire n'est pas seulement l'impact immédiat - les webinaires ont une durée de vie beaucoup plus longue que la durée d'enregistrement initiale. Passez un peu de temps à voir comment vous pouvez travailler avec les matériaux que vous avez créés pour vous-même afin de créer encore plus d'actifs pour que votre public puisse y trouver de la valeur.

Record atteint

L'hébergement d'un webinaire ne se limite pas à connaître votre présentation ; il s'agit également de connaître votre public, votre technologie et vos métriques.

Il y a plus dans la préparation du webinaire que le webinaire lui-même, et il est important de vraiment suivre chacune des étapes de cet article afin de s'assurer que vous faites un excellent travail à la fois pour votre entreprise et votre spectateurs.