Avantages que votre équipe marketing tire de l'utilisation d'un système de gestion de documents

Un système de gestion de documents (DMS) est un système utilisé pour recevoir, stocker, partager, gérer et suivre des données afin de réduire l'utilisation de papier.

En d'autres termes, un système de gestion de documents est un système logiciel utilisé pour suivre, gérer et stocker des images et des documents électroniques capturés par un scanner de documents et ceux créés par des programmes informatiques numériques.

Un DMS solide permet d'accélérer le flux de travail, d'améliorer la précision, d'organiser nos données et fichiers, de suivre les versions et de fournir un accès au document depuis n'importe quelle partie du monde.

Le système de gestion de documents facilite également le processus de récupération, améliore la conformité réglementaire, réduit l'espace de stockage et améliore la sécurité.

Dans cet article, nous verrons comment les équipes marketing bénéficient de l'utilisation d'un système de gestion de documents.

Mais d'abord, regardons comment fonctionne un DMS et comment les entreprises bénéficient de la mise en œuvre de cette technologie.

Capture de documents

Le travail le plus important d'un système de gestion de documents consiste à capturer le document papier via un scanner de documents ou à partir d'un programme numérique et à l'enregistrer pour une utilisation et un accès ultérieurs.

L'indexation permet à votre équipe de retrouver plus facilement des documents ultérieurement. C'est une façon de classer un document en ajoutant des termes à ses métadonnées, comme des numéros de commande ou de client.

La capture de documents peut être effectuée pour les e-mails, les copies papier, le papier, les autres applications externes numériques.

Récupération de documents

Les fonctions de recherche permettent aux utilisateurs d'avoir accès pour récupérer n'importe quel document sur n'importe quelle recherche par mot-clé via le système de gestion de documents.

Ceci est le résultat de l'utilisation de l'index, garantissant la récupération correcte des documents et rendant l'ensemble du processus plus rapide et plus facile.

Distribution de documents

La distribution de documents est le composant clé du système de gestion de documents.

C'est le seul moyen d'envoyer des documents par voie électronique aux clients, fournisseurs, etc. Il peut également envoyer des documents par e-mail et FTP.

Sécurisation des documents

Le DMS assure la sécurité de deux manières. Tout d'abord, il intègre un contrôle de version qui permet de vérifier quelles modifications ont été apportées et quand.

Deuxièmement, il permet aux personnes d'accéder aux documents avec autorisation, ce qui signifie que vous pouvez vérifier qui accède aux documents et quand.

Disponibilité des informations sur les documents

Les fichiers plus anciens peuvent être récupérés à partir des archives et accessibles à tout moment par le système de gestion de documents. Cependant, il a besoin d'une reconnaissance de texte fiable et d'une recherche en texte intégral pour garantir cela. Toutes les informations non structurées et structurées sont disponibles dans DMS.

Gestion du flux de travail

Les employés ont accès au système de données même s'ils ne sont pas dans le processus. Les documents sont accessibles via des liens.

Vous devez avoir vos fichiers accessibles, mais vous devez également assurer un flux de travail approprié.

Le système de gestion de documents protège, récupère, gère et trace vos fichiers pour aider votre entreprise à se développer. Cela a également un impact positif sur l'équipe marketing d'une entreprise, car l'équipe marketing s'appuie sur une documentation appropriée.

Et les membres de l'équipe marketing peuvent tirer parti d'un DMS. Nous discuterons comment.

Comment un système de gestion de documents aide-t-il votre équipe marketing ?

Accès à une grande variété de pièces

L'équipe marketing de n'importe quelle entreprise doit accéder à une grande variété de fichiers qui incluent des éléments collatéraux, des propositions, des présentations, des graphiques et des feuilles de retour sur investissement.

Il n'est souvent pas facile pour les équipes de trouver le contenu et les informations vitales dont elles ont besoin pour leurs projets.

Si votre équipe a un meilleur accès à un système de gestion de documents, il leur sera plus facile de trouver le matériel dont ils ont besoin, améliorant ainsi leur efficacité.

Organisation efficace des documents

Un système de gestion de documents permet aux entreprises d'organiser leur contenu de manière ordonnée et efficace.

En d'autres termes, les dossiers partagés ne sont souvent pas une solution pratique car ils ne permettent pas à une seule personne d'accéder au contenu ou de gérer rapidement plusieurs versions. Cela finit par perdre beaucoup de temps.

Avec l'aide d'un système de gestion de documents, le marketing peut bénéficier d'une organisation documentaire efficace et trouver plus facilement le contenu dont il a besoin.

Partage et distribution efficaces

Qu'il s'agisse de partager au sein de votre équipe marketing ou de mettre à la disposition de vos commerciaux des supports de vente, un système de gestion de documents facilite vos processus et facilite la collaboration entre les services.

Rendre les documents visibles et les utiliser en collaboration se traduira par une sortie meilleure et plus efficace.

Meilleur travail d'équipe

Développer du matériel publicitaire et des stratégies de marketing demande beaucoup d'efforts et de travail d'équipe, ce qui implique une collaboration entre les membres de l'équipe.

Cela devient un processus complexe lorsque divers documents doivent se déplacer au sein de votre équipe – rapidement. Et il devient difficile pour votre équipe de garder une trace de tout ce qui vole.

Le système de gestion de documents intègre l'ensemble du processus et permet à l'équipe de travailler plus efficacement avec DMS.

Gestion du processus d'approbation

La création d'un format de flux de travail au sein de l'équipe facilite le processus d'approbation dans les délais pour faire de vos efforts marketing et commerciaux un succès.

L'un des éléments clés de la production d'un contenu marketing de qualité consiste à s'assurer que la collaboration aboutit à un document approuvé et que ces documents sont facilement accessibles aux bonnes personnes au bon moment. Le DMS le rend plus facile que les méthodes de la vieille école.

La numérisation des documents papier semble être un travail monumental, mais un DMS le rend non seulement gérable, mais améliore également le fonctionnement des entreprises en leur donnant le temps de se concentrer sur les domaines les plus faibles de l'entreprise.

Nous recommandons fortement que votre entreprise se concentre sur la création d'un DMS et sur l'identification des objectifs de gestion de l'information pour répondre aux besoins technologiques et optimiser vos objectifs commerciaux en maximisant les profits.