Преимущества, которые получает ваша маркетинговая команда от использования системы управления документами

Система управления документами (DMS) — это система, которая используется для получения, хранения, совместного использования, управления и отслеживания данных для сокращения использования бумаги.

Другими словами, система управления документами — это программная система, используемая для отслеживания, управления и хранения электронных изображений и документов, снятых с помощью сканера документов и созданных цифровыми компьютерными программами.

Надежная DMS помогает ускорить рабочий процесс, повысить точность, упорядочить наши данные и файлы, отслеживать версии и обеспечить доступ к документу из любой точки мира.

Система управления документами также упрощает процесс поиска, улучшает соответствие нормативным требованиям, сокращает пространство для хранения и повышает безопасность.

В этой статье мы обсудим, какую выгоду получают маркетинговые команды от использования системы управления документами.

Но сначала давайте посмотрим, как работает DMS и какую выгоду получает бизнес от внедрения этой технологии.

Захват документов

Самая важная работа системы управления документами — захват бумажного документа с помощью сканера документов или из цифровой программы и сохранение его для последующего использования и доступа.

Индексирование облегчает вашей команде поиск документов позже. Это способ классификации документа путем добавления терминов в его метаданные, таких как номера заказов или клиентов.

Захват документов может выполняться для электронных писем, печатных копий, бумаги, цифровых и других внешних приложений.

Получение документа

Функции поиска позволяют пользователям получить доступ к любому документу при поиске по любому ключевому слову через систему управления документами.

Это результат использования индекса, обеспечивающего надлежащий поиск документов и упрощающего и ускоряющего весь процесс.

Распространение документов

Распространение документов является ключевым компонентом системы управления документами.

Это единственный способ отправлять документы в электронном виде клиентам, поставщикам и т. д. Он также может отправлять документы по электронной почте и через FTP.

Защита документов

DMS обеспечивает безопасность двумя способами. Во-первых, он включает в себя контроль версий, который дает доступ к проверке того, какие изменения были сделаны и когда.

Во-вторых, он позволяет людям получать доступ к документам с разрешения, что означает, что вы можете проверить, кто и когда получает доступ к документам.

Доступность информации о документе

Более старые файлы могут быть извлечены из архивов и предоставлены к ним в любое время системой управления документами. Однако для этого требуется надежное распознавание текста и полнотекстовое исследование. Вся неструктурированная и структурированная информация доступна в DMS.

Управление рабочим процессом

Сотрудникам предоставляется доступ к системе данных, даже если они не участвуют в процессе. Документы доступны по ссылкам.

Вам нужно, чтобы ваши файлы были доступны, но вы также должны обеспечить правильный рабочий процесс.

Система управления документами защищает, извлекает, управляет и отслеживает ваши файлы, помогая вашему бизнесу расти. Это также оказывает положительное влияние на маркетинговую команду предприятия, поскольку маркетинговая команда полагается на соответствующую документацию.

И члены маркетинговой команды могут получить выгоду от DMS. Мы обсудим, как.

Как система управления документами помогает вашей маркетинговой команде?

Доступ к большому количеству произведений

Маркетинговая команда любой компании должна иметь доступ к большому количеству файлов, включая сопутствующие материалы, предложения, презентации, графику и листы рентабельности инвестиций.

Команде часто бывает нелегко найти контент и жизненно важную информацию, необходимую для их проектов.

Если у вашей команды будет лучший доступ к системе управления документами, им будет легко найти нужный материал, что повысит их эффективность.

Эффективная организация документов

Система управления документами позволяет предприятиям систематизировать свой контент упорядоченным и эффективным образом.

Другими словами, общие папки часто не являются практичным решением, поскольку они не позволяют одному человеку получить доступ к содержимому или быстро управлять несколькими версиями. Это заканчивается потерей большого количества времени.

С помощью системы управления документами отдел маркетинга может извлечь выгоду из эффективной организации документов и более легкого поиска необходимого контента.

Эффективный обмен и распространение

Будь то совместное использование вашей маркетинговой командой или предоставление материалов для продажи вашим торговым представителям, система управления документами помогает сгладить ваши процессы и упрощает сотрудничество между отделами.

Делая документы видимыми и используя их совместно, вы получите лучший и более эффективный результат.

Лучшая командная работа

Разработка рекламных материалов и маркетинговых стратегий требует больших усилий и совместной работы, что предполагает сотрудничество между членами команды.

Это становится сложным процессом, когда различные документы должны быстро перемещаться между вашей командой. И вашей команде становится сложно уследить за всем, что летает вокруг.

Система управления документами интегрирует весь процесс и упрощает работу команды с использованием DMS.

Управление процессом утверждения

Создание формата рабочего процесса внутри команды упрощает процесс своевременного утверждения, что делает ваши маркетинговые и деловые усилия успешными.

Одним из ключевых компонентов создания отличного маркетингового контента является обеспечение того, чтобы результатом совместной работы был утвержденный документ и чтобы эти документы были легко доступны нужным людям в нужное время. DMS делает это проще, чем методы старой школы.

Оцифровка бумажных документов кажется монументальной работой, но DMS не только делает ее управляемой, но и улучшает методы работы предприятий, давая им время сосредоточиться на более слабых областях бизнеса.

Мы настоятельно рекомендуем вашей компании сосредоточиться на создании DMS и определении целей управления информацией для удовлетворения технологических потребностей и оптимизации бизнес-целей за счет максимизации прибыли.