Korzyści, jakie Twój zespół marketingowy czerpie z używania systemu zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami (DMS) to system używany do odbierania, przechowywania, udostępniania, zarządzania i śledzenia danych w celu zmniejszenia zużycia papieru.

Innymi słowy, system zarządzania dokumentami to system oprogramowania służący do śledzenia, zarządzania i przechowywania elektronicznych obrazów i dokumentów przechwyconych za pomocą skanera dokumentów oraz tworzonych przez cyfrowe programy komputerowe.

Solidny DMS pomaga przyspieszyć przepływ pracy, poprawić dokładność, uporządkować nasze dane i pliki, śledzić wersje i zapewnić dostęp do dokumentu z dowolnego miejsca na świecie.

System zarządzania dokumentami ułatwia również proces wyszukiwania, poprawia zgodność z przepisami, zmniejsza przestrzeń do przechowywania i zwiększa bezpieczeństwo.

W tym artykule omówimy, jakie korzyści ze stosowania systemu zarządzania dokumentami odnoszą zespoły marketingowe.

Ale najpierw przyjrzyjmy się, jak działa system DMS i jakie korzyści przedsiębiorstwa czerpią z wdrożenia tej technologii.

Przechwytywanie dokumentów

Najważniejszą pracą systemu zarządzania dokumentami jest przechwycenie dokumentu papierowego za pomocą skanera dokumentów lub programu cyfrowego i zapisanie go do późniejszego wykorzystania i dostępu.

Indeksowanie ułatwia zespołowi późniejsze znajdowanie dokumentów. Jest to sposób klasyfikowania dokumentu poprzez dodawanie terminów do jego metadanych, takich jak numer zamówienia lub klienta.

Przechwytywanie dokumentów można wykonać w przypadku wiadomości e-mail, kopii papierowych, papierowych, cyfrowych i innych aplikacji zewnętrznych.

Pobieranie dokumentów

Funkcje wyszukiwania umożliwiają użytkownikom dostęp do pobierania dowolnego dokumentu za pomocą dowolnego wyszukiwania słów kluczowych w systemie zarządzania dokumentami.

To efekt zastosowania indeksu, zapewnienia prawidłowego wyszukiwania dokumentów oraz przyspieszenia i ułatwienia całego procesu.

Dystrybucja dokumentów

Dystrybucja dokumentów jest kluczowym elementem systemu zarządzania dokumentami.

Jest to jedyny sposób na wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną do klientów, dostawców itp. Może również wysyłać dokumenty przez e-maile i FTP.

Zabezpieczanie dokumentów

DMS zapewnia bezpieczeństwo na dwa sposoby. Po pierwsze, zawiera kontrolę wersji, która daje dostęp do sprawdzenia, jakie zmiany zostały wprowadzone i kiedy.

Po drugie, pozwala ludziom na dostęp do dokumentów z uprawnieniami, co oznacza, że ​​możesz sprawdzić, kto i kiedy ma dostęp do dokumentów.

Dostępność informacji o dokumencie

Starsze pliki mogą być pobierane z archiwów i udostępniane w dowolnym momencie przez system zarządzania dokumentami. Jednak aby to zapewnić, potrzebne jest niezawodne rozpoznawanie tekstu i badanie pełnego tekstu. Wszystkie nieustrukturyzowane i ustrukturyzowane informacje są dostępne w systemie DMS.

Zarządzanie przepływem pracy

Pracownicy mają dostęp do systemu danych, nawet jeśli nie są w trakcie procesu. Dostęp do dokumentów można uzyskać za pomocą łączy.

Musisz mieć dostęp do swoich plików, ale musisz także zapewnić odpowiedni przepływ pracy.

System zarządzania dokumentami chroni, pobiera, zarządza i śledzi Twoje pliki, aby pomóc Twojej firmie w rozwoju. Ma to również pozytywny wpływ na zespół marketingowy firmy, ponieważ zespół marketingowy opiera się na odpowiedniej dokumentacji.

A członkowie zespołu marketingowego mogą czerpać korzyści z DMS. Omówimy, jak.

W jaki sposób system zarządzania dokumentami pomaga Twojemu zespołowi marketingowemu?

Dostęp do szerokiej gamy elementów

Zespół marketingowy każdej firmy musi mieć dostęp do szerokiej gamy plików, które obejmują materiały dodatkowe, oferty, prezentacje, grafiki i arkusze zwrotu z inwestycji.

Zespołom często nie jest łatwo znaleźć zawartość i istotne informacje potrzebne do ich projektów.

Jeśli Twój zespół ma lepszy dostęp do systemu zarządzania dokumentami, łatwiej będzie mu znaleźć potrzebny materiał, co poprawi jego wydajność.

Efektywna organizacja dokumentów

System zarządzania dokumentami pozwala firmom organizować swoje treści w uporządkowany i efektywny sposób.

Innymi słowy, foldery współdzielone często nie są praktycznym rozwiązaniem, ponieważ nie pozwalają jednej osobie uzyskać dostępu do treści ani szybko zarządzać wieloma wersjami. To kończy się stratą czasu.

Dzięki systemowi zarządzania dokumentami dział marketingu może skorzystać na efektywnej organizacji dokumentów i łatwiej pozyskiwać potrzebne treści.

Efektywne udostępnianie i dystrybucja

Niezależnie od tego, czy udostępniasz dokumenty w zespole marketingowym, czy udostępniasz przedstawicielom handlowym zabezpieczenia sprzedaży, system zarządzania dokumentami pomaga usprawnić procesy i ułatwia współpracę między działami.

Uwidocznienie dokumentów i wykorzystanie ich we współpracy zaowocuje lepszymi i wydajniejszymi wynikami.

Lepsza praca zespołowa

Opracowywanie materiałów reklamowych i strategii marketingowych wymaga dużego wysiłku i pracy zespołowej, co wiąże się ze współpracą członków zespołu.

Staje się to złożonym procesem, gdy różne dokumenty muszą przemieszczać się w Twoim zespole – szybko. Twojemu zespołowi trudno jest śledzić wszystko, co lata wokół.

System zarządzania dokumentami integruje cały proces i ułatwia zespołowi efektywniejszą pracę z wykorzystaniem DMS.

Zarządzanie procesem zatwierdzania

Stworzenie formatu przepływu pracy w zespole ułatwia proces zatwierdzania na czas, aby Twoje działania marketingowe i biznesowe zakończyły się sukcesem.

Jednym z kluczowych elementów tworzenia świetnych treści marketingowych jest upewnienie się, że efektem współpracy jest zatwierdzony dokument, który jest łatwo dostępny dla właściwych osób we właściwym czasie. DMS sprawia, że ​​jest to łatwiejsze niż metody starej szkoły.

Digitalizacja dokumentów papierowych wydaje się monumentalną pracą, ale system DMS nie tylko ułatwia zarządzanie, ale także poprawia sposób działania firm, dając im czas na skupienie się na słabszych obszarach działalności.

Zdecydowanie zalecamy, aby Twoja firma skupiła się na stworzeniu systemu DMS i określeniu celów zarządzania informacjami w celu zaspokojenia potrzeb technologicznych i optymalizacji celów biznesowych poprzez maksymalizację zysków.