ドキュメント管理システムを使用することでマーケティング チームが得られるメリット

ドキュメント管理システム (DMS) は、紙の使用を削減するためにデータを受信、保存、共有、管理、および追跡するために使用されるシステムです。

言い換えると、ドキュメント管理システムは、ドキュメント スキャナで取り込まれた電子画像やドキュメント、およびデジタル コンピュータ プログラムで作成された電子画像やドキュメントを追跡、管理、保存するために使用されるソフトウェア システムです。

健全な DMS は、ワークフローの高速化、精度の向上、データとファイルの整理、バージョンの追跡、および世界中のどこからでもドキュメントへのアクセスを提供するのに役立ちます。

ドキュメント管理システムは、検索プロセスを容易にし、規制への準拠を改善し、保管スペースを削減し、セキュリティを強化します。

この記事では、ドキュメント管理システムを使用することでマーケティング チームがどのようなメリットを得られるかについて説明します。

しかし、最初に、DMS がどのように機能し、このテクノロジを実装することで企業がどのようなメリットを得られるかを見てみましょう。

ドキュメントのキャプチャ

ドキュメント管理システムの最も重要な作業は、ドキュメント スキャナまたはデジタル プログラムから紙のドキュメントをキャプチャし、後で使用およびアクセスできるように保存することです。

インデックスを作成すると、チームは後でドキュメントを簡単に見つけることができます。 これは、注文番号や顧客番号などの用語をメタデータに追加してドキュメントを分類する方法です。

ドキュメントのキャプチャは、電子メール、ハード コピー、紙、デジタル、その他の外部アプリケーションに対して実行できます。

ドキュメント検索

検索機能により、ユーザーは、ドキュメント管理システムを介して任意のキーワード検索で任意のドキュメントにアクセスできます。

これは、インデックスを使用してドキュメントを適切に取得し、プロセス全体をより迅速かつ簡単にした結果です。

ドキュメント配布

ドキュメント配布は、ドキュメント管理システムの主要コンポーネントです。

顧客やベンダーなどにドキュメントを電子的に送信する唯一の方法です。電子メールや FTP を介してドキュメントを送信することもできます。

ドキュメントの保護

DMS は 2 つの方法でセキュリティを提供します。 まず、どのような変更がいつ行われたかを確認するためのアクセスを提供するバージョン管理が組み込まれています。

2 つ目は、許可を得てドキュメントにアクセスできるようにすることです。つまり、誰がいつドキュメントにアクセスしたかを確認できます。

ドキュメント情報の入手可能性

古いファイルはアーカイブから取得でき、ドキュメント管理システムによっていつでもアクセスできます。 ただし、これを保証するには、信頼できるテキスト認識と全文調査が必要です。 非構造化情報と構造化情報はすべて DMS で利用できます。

ワークフローの管理

従業員は、プロセスに参加していない場合でも、データ システムへのアクセスが許可されます。 ドキュメントはリンクからアクセスできます。

ファイルにアクセスできる必要がありますが、適切なワークフローも確保する必要があります。

ドキュメント管理システムは、ファイルを保護、取得、管理、追跡して、ビジネスの成長を支援します。 マーケティング チームは適切なドキュメントに依存しているため、ビジネスのマーケティング チームにもプラスの影響があります。

また、マーケティング チームのメンバーは、DMS からメリットを得ることができます。 方法について説明します。

ドキュメント管理システムは、マーケティング チームにどのように役立ちますか?

さまざまなピースへのアクセス

どの企業のマーケティング チームも、販促資料、提案書、プレゼンテーション、グラフィック、ROI シートなど、さまざまなファイルにアクセスする必要があります。

多くの場合、チームがプロジェクトに必要なコンテンツや重要な情報を見つけるのは容易ではありません。

チームが文書管理システムに簡単にアクセスできるようになれば、必要な資料を簡単に見つけることができ、効率が向上します。

効果的な文書編成

ドキュメント管理システムを使用すると、企業はコンテンツを整然と効果的に整理できます。

つまり、共有フォルダは、1 人のユーザーがコンテンツにアクセスしたり、複数のバージョンをすばやく管理したりできないため、多くの場合、実用的なソリューションではありません。 これは多くの時間を無駄にしてしまいます。

ドキュメント管理システムの助けを借りて、マーケティングは効果的なドキュメント編成の恩恵を受け、必要なコンテンツをより簡単に調達できます。

効率的な共有と配布

マーケティング チーム全体で共有する場合でも、販売資料を営業担当者が利用できるようにする場合でも、ドキュメント管理システムはプロセスを円滑にし、部門間のコラボレーションを容易にします。

ドキュメントを可視化し、それらを共同で使用すると、より優れた効率的な出力が得られます。

より良いチームワーク

広告資料とマーケティング戦略の開発には、多くの労力と、チーム メンバー間のコラボレーションを含むチームワークが必要です。

さまざまなドキュメントをチーム間で迅速に移動する必要がある場合、複雑なプロセスになります。 そして、あなたのチームが飛び交うすべてのものを追跡することが難しくなります。

ドキュメント管理システムはプロセス全体を統合し、DMS を使用してチームがより効果的に作業できるようにします。

承認プロセスの管理

チーム内でワークフロー フォーマットを作成すると、オンタイムの承認プロセスが容易になり、マーケティングとビジネスの取り組みが成功します。

優れたマーケティング コンテンツを作成するための重要な要素の 1 つは、コラボレーションによって承認されたドキュメントが作成され、それらのドキュメントが適切な人が適切なタイミングですぐに利用できるようにすることです。 DMS を使用すると、従来の方法よりも簡単になります。

紙の記録のデジタル化は途方もない作業のように思えますが、DMS は管理を容易にするだけでなく、ビジネスのより弱い分野に集中する時間を与えることで、ビジネスの運営方法を改善します。

DMS の作成と情報管理の目標の特定に注力して、技術的なニーズを満たし、利益を最大化することでビジネス目標を最適化することを強くお勧めします。