Beneficiile echipei dvs. de marketing câștigă din utilizarea unui sistem de management al documentelor

Un sistem de management al documentelor (DMS) este un sistem care este utilizat pentru primirea, stocarea, partajarea, gestionarea și urmărirea datelor pentru a reduce utilizarea hârtiei.

Cu alte cuvinte, un sistem de gestionare a documentelor este un sistem software utilizat pentru a urmări, gestiona și stoca imagini și documente electronice capturate printr-un scanner de documente și pe cele create de programele computerizate digitale.

Un DMS sunet ajută la accelerarea fluxului de lucru, la îmbunătățirea acurateței, la organizarea datelor și a fișierelor noastre, la evidența versiunilor și la furnizarea accesului la document din orice parte a lumii.

De asemenea, sistemul de management al documentelor ușurează procesul de recuperare, îmbunătățește conformitatea cu reglementările, reduce spațiul de stocare și îmbunătățește securitatea.

În acest articol, vom discuta despre cum beneficiază echipele de marketing de pe urma utilizării unui sistem de management al documentelor.

Dar mai întâi, să ne uităm la modul în care funcționează un DMS și cum beneficiază companiile de pe urma implementării acestei tehnologii.

Capturarea documentelor

Cea mai importantă activitate a unui sistem de management al documentelor este să capteze documentul pe hârtie printr-un scanner de documente sau dintr-un program digital și să-l salveze pentru utilizare și acces ulterioară.

Indexarea facilitează pentru echipa dvs. să găsească documente mai târziu. Este o modalitate de a clasifica un document prin adăugarea de termeni la metadatele sale, cum ar fi numerele de comandă sau de clienți.

Capturarea documentelor se poate face pentru e-mailuri, copii pe hârtie, hârtie, digital alte aplicații externe.

Recuperarea documentelor

Caracteristicile de căutare le permit utilizatorilor să aibă acces pentru a prelua orice document din orice căutare prin cuvinte cheie prin sistemul de management al documentelor.

Acesta este rezultatul utilizării indexului, asigurând regăsirea corectă a documentelor și făcând întregul proces mai rapid și mai ușor.

Distribuirea documentelor

Distribuția documentelor este componenta cheie a sistemului de management al documentelor.

Este singura modalitate de a trimite documente electronic clienților, vânzătorilor etc. De asemenea, poate trimite documente prin e-mailuri și FTP-uri.

Securizarea documentelor

DMS oferă securitate în două moduri. În primul rând, încorporează controlul versiunilor care oferă acces pentru a verifica ce modificări au fost făcute și când.

În al doilea rând, le permite oamenilor să acceseze documente cu permisiune, ceea ce înseamnă că puteți verifica cine accesează documentele și când.

Disponibilitatea informațiilor despre document

Fișierele mai vechi pot fi preluate din arhive și pot fi accesate în orice moment de către sistemul de management al documentelor. Cu toate acestea, are nevoie de recunoaștere fiabilă a textului și de cercetare integrală pentru a asigura acest lucru. Toate informațiile nestructurate și structurate sunt disponibile în DMS.

Gestionarea fluxului de lucru

Angajaților li se oferă acces la sistemul de date chiar dacă nu sunt în proces. Documentele pot fi accesate prin link-uri.

Trebuie să aveți fișierele accesibile, dar trebuie să vă asigurați și un flux de lucru adecvat.

Sistemul de management al documentelor vă protejează, preia, gestionează și urmărește fișierele pentru a vă ajuta afacerea să se dezvolte. Are un impact pozitiv și asupra echipei de marketing a unei afaceri, deoarece echipa de marketing se bazează pe documentația adecvată.

Și membrii echipei de marketing pot obține beneficii de la un DMS. Vom discuta cum.

Cum vă ajută un sistem de management al documentelor echipa dvs. de marketing?

Acces la o mare varietate de piese

Echipa de marketing a oricărei companii trebuie să acceseze o mare varietate de fișiere care includ piese colaterale, propuneri, prezentări, grafice și foi de ROI.

De multe ori nu este ușor pentru echipe să găsească conținutul și informațiile vitale de care au nevoie pentru proiectele lor.

Dacă echipa ta are acces mai bun la un sistem de management al documentelor, le va fi ușor să găsească materialul de care are nevoie, îmbunătățindu-și eficiența.

Organizarea eficientă a documentelor

Un sistem de management al documentelor permite companiilor să-și organizeze conținutul într-o manieră ordonată și eficientă.

Cu alte cuvinte, folderele partajate nu sunt adesea o soluție practică, deoarece nu permit unei persoane să obțină acces la conținut sau să gestioneze mai multe versiuni rapid. Acest lucru ajunge să piardă mult timp.

Cu ajutorul unui sistem de management al documentelor, marketingul poate beneficia de o organizare eficientă a documentelor și poate obține mai ușor conținutul de care are nevoie.

Partajare și distribuție eficiente

Indiferent dacă distribuiți echipa dvs. de marketing sau puneți la dispoziția reprezentanților dvs. de vânzări garanția de vânzări, un sistem de gestionare a documentelor vă ajută să vă ușurați procesele și să faceți colaborarea între departamente mai ușoară.

Facerea documentelor vizibile și utilizarea acestora în colaborare va avea ca rezultat rezultate mai bune și mai eficiente.

O mai bună muncă în echipă

Dezvoltarea materialelor publicitare și a strategiilor de marketing necesită mult efort și muncă în echipă, ceea ce implică colaborarea între membrii echipei.

Devine un proces complex atunci când diferite documente trebuie să se deplaseze în echipa ta - rapid. Și devine dificil pentru echipa ta să urmărească tot ce zboară în jur.

Sistemul de management al documentelor integrează întregul proces și ușurează ca echipa să lucreze mai eficient folosind DMS.

Gestionarea procesului de aprobare

Crearea unui format de flux de lucru în cadrul echipei facilitează procesul de aprobare la timp pentru a face eforturile dvs. de marketing și de afaceri un succes.

Una dintre componentele cheie ale producerii unui conținut de marketing excelent este asigurarea faptului că colaborarea are ca rezultat un document aprobat și că acele documente sunt ușor accesibile persoanelor potrivite la momentul potrivit. DMS-ul face mai ușor decât metodele vechi.

Digitalizarea înregistrărilor pe hârtie pare o muncă monumentală, dar un DMS nu numai că o face ușor de gestionat, ci și îmbunătățește modul în care operează întreprinderile, oferindu-le timp să se concentreze pe zone mai slabe ale afacerii.

Vă recomandăm cu căldură ca compania dumneavoastră să se concentreze pe crearea unui DMS și pe identificarea obiectivelor de management al informațiilor pentru a satisface nevoile tehnologice și a optimiza obiectivele de afaceri prin maximizarea profitului.