Beneficios que obtiene su equipo de marketing al utilizar un sistema de gestión de documentos

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema que se utiliza para recibir, almacenar, compartir, gestionar y rastrear datos para reducir el uso de papel.

En otras palabras, un sistema de administración de documentos es un sistema de software utilizado para rastrear, administrar y almacenar imágenes y documentos electrónicos capturados a través de un escáner de documentos y aquellos creados por programas de computadora digital.

Un DMS sólido ayuda a acelerar el flujo de trabajo, mejorar la precisión, organizar nuestros datos y archivos, realizar un seguimiento de las versiones y brindar acceso al documento desde cualquier parte del mundo.

El sistema de gestión de documentos también facilita el proceso de recuperación, mejora el cumplimiento normativo, reduce el espacio de almacenamiento y mejora la seguridad.

En este artículo, discutiremos cómo los equipos de marketing se benefician del uso de un sistema de gestión de documentos.

Pero primero, veamos cómo funciona un DMS y cómo se benefician las empresas al implementar esta tecnología.

Captura de documentos

El trabajo más importante de un sistema de gestión de documentos es capturar el documento en papel a través de un escáner de documentos o de un programa digital y guardarlo para su uso y acceso posterior.

La indexación facilita que su equipo encuentre documentos más tarde. Es una forma de clasificar un documento agregando términos a sus metadatos, como pedidos o números de clientes.

La captura de documentos se puede realizar para correos electrónicos, copias impresas, papel, digitales y otras aplicaciones externas.

Recuperación de documentos

Las funciones de búsqueda permiten a los usuarios tener acceso para recuperar cualquier documento en cualquier búsqueda de palabras clave a través del sistema de gestión de documentos.

Este es el resultado de utilizar el índice, asegurando la correcta recuperación de los documentos y haciendo que todo el proceso sea más rápido y sencillo.

Distribución de documentos

La distribución de documentos es el componente clave del sistema de gestión de documentos.

Es la única forma de enviar documentos electrónicamente a clientes, proveedores, etc. También puede enviar documentos a través de correos electrónicos y FTP.

Protección de documentos

El DMS proporciona seguridad de dos maneras. En primer lugar, incorpora un control de versiones que da acceso a comprobar qué cambios se han realizado y cuándo.

En segundo lugar, permite que las personas accedan a los documentos con permiso, lo que significa que puede verificar quién accede a los documentos y cuándo.

Disponibilidad de la información del documento

Los archivos más antiguos se pueden recuperar de los archivos y se les puede dar acceso en cualquier momento mediante el sistema de gestión de documentos. Sin embargo, necesita un reconocimiento de texto confiable y una investigación de texto completo para garantizar esto. Toda la información estructurada y no estructurada está disponible en DMS.

Gestión del flujo de trabajo

Los empleados tienen acceso al sistema de datos incluso si no están en el proceso. Se puede acceder a los documentos a través de enlaces.

Debe tener sus archivos accesibles, pero también debe garantizar un flujo de trabajo adecuado.

El sistema de administración de documentos protege, recupera, administra y rastrea sus archivos para ayudar a que su negocio crezca. También tiene un impacto positivo en el equipo de marketing de una empresa porque el equipo de marketing se basa en la documentación adecuada.

Y los miembros del equipo de marketing pueden obtener beneficios de un DMS. Discutiremos cómo.

¿Cómo ayuda un sistema de gestión de documentos a su equipo de marketing?

Acceso a una Amplia Variedad de Piezas

El equipo de marketing de cualquier empresa tiene que acceder a una amplia variedad de archivos que incluyen material colateral, propuestas, presentaciones, gráficos y hojas de ROI.

A menudo no es fácil para los equipos encontrar el contenido y la información vital que necesitan para sus proyectos.

Si su equipo tiene mejor acceso a un sistema de gestión de documentos, les será más fácil encontrar el material que necesitan, mejorando su eficiencia.

Organización eficaz de documentos

Un sistema de gestión de documentos permite a las empresas organizar su contenido de manera ordenada y eficaz.

En otras palabras, las carpetas compartidas a menudo no son una solución práctica, ya que no permiten que una persona obtenga acceso al contenido o administre múltiples versiones rápidamente. Esto termina perdiendo mucho tiempo.

Con la ayuda de un sistema de gestión de documentos, el marketing puede beneficiarse de una organización de documentos eficaz y obtener más fácilmente el contenido que necesitan.

Compartir y distribuir eficientemente

Ya sea compartiendo con su equipo de marketing o poniendo a disposición de sus representantes de ventas la garantía de ventas, un sistema de administración de documentos ayuda a suavizar sus procesos y facilita la colaboración entre departamentos.

Hacer que los documentos sean visibles y usarlos en colaboración dará como resultado una salida mejor y más eficiente.

Mejor trabajo en equipo

El desarrollo de materiales publicitarios y estrategias de marketing requiere mucho esfuerzo y trabajo en equipo, lo que implica la colaboración entre los miembros del equipo.

Se convierte en un proceso complejo cuando varios documentos tienen que moverse rápidamente entre su equipo. Y se vuelve difícil para su equipo hacer un seguimiento de todo lo que vuela.

El sistema de gestión de documentos integra todo el proceso y facilita que el equipo trabaje de forma más eficaz utilizando DMS.

Gestión del proceso de aprobación

Crear un formato de flujo de trabajo dentro del equipo facilita el proceso de aprobación a tiempo para que sus esfuerzos comerciales y de marketing sean un éxito.

Uno de los componentes clave para producir un excelente contenido de marketing es garantizar que la colaboración resulte en un documento aprobado y que esos documentos estén disponibles para las personas adecuadas en el momento adecuado. El DMS lo hace más fácil que los métodos de la vieja escuela.

La digitalización de registros en papel parece un trabajo monumental, pero un DMS no solo lo hace manejable, sino que también mejora la forma en que operan las empresas al darles tiempo para concentrarse en las áreas más débiles de las empresas.

Recomendamos encarecidamente que su empresa se concentre en crear un DMS e identificar los objetivos de gestión de la información para satisfacer las necesidades tecnológicas y optimizar sus objetivos comerciales maximizando las ganancias.