ประโยชน์ที่ทีมการตลาดของคุณได้รับจากการใช้ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) คือระบบที่ใช้สำหรับรับ จัดเก็บ แบ่งปัน จัดการ และติดตามข้อมูลเพื่อลดการใช้กระดาษ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบการจัดการเอกสารคือระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการติดตาม จัดการ และจัดเก็บรูปภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่บันทึกผ่านเครื่องสแกนเอกสารและที่สร้างโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ดิจิทัล

DMS เสียงช่วยเพิ่มความเร็วของเวิร์กโฟลว์ ปรับปรุงความแม่นยำ จัดระเบียบข้อมูลและไฟล์ของเรา ติดตามเวอร์ชัน และให้การเข้าถึงเอกสารจากส่วนใดของโลก

ระบบการจัดการเอกสารยังช่วยให้กระบวนการดึงข้อมูลง่ายขึ้น ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ลดพื้นที่จัดเก็บ และเพิ่มความปลอดภัย

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่ทีมการตลาดได้รับประโยชน์จากการใช้ระบบการจัดการเอกสาร

แต่ก่อนอื่น มาดูกันว่า DMS ทำงานอย่างไร และธุรกิจได้รับประโยชน์จากการนำเทคโนโลยีนี้ไปใช้อย่างไร

การจับภาพเอกสาร

งานที่สำคัญที่สุดของระบบการจัดการเอกสารคือการจับภาพเอกสารที่เป็นกระดาษผ่านเครื่องสแกนเอกสารหรือจากโปรแกรมดิจิทัลและบันทึกเพื่อใช้และเข้าถึงในภายหลัง

การจัดทำดัชนีทำให้ทีมของคุณสามารถค้นหาเอกสารในภายหลังได้ง่ายขึ้น เป็นวิธีการจัดประเภทเอกสารโดยการเพิ่มคำศัพท์ลงในข้อมูลเมตา เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อหรือลูกค้า

การบันทึกเอกสารสามารถทำได้สำหรับอีเมล สำเนาเอกสาร กระดาษ ดิจิทัลแอปพลิเคชันภายนอกอื่นๆ

การดึงเอกสาร

คุณลักษณะการค้นหาช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเพื่อดึงเอกสารใด ๆ ในการค้นหาคำสำคัญใด ๆ ผ่านระบบการจัดการเอกสาร

นี่เป็นผลลัพธ์ของการใช้ดัชนี เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถดึงเอกสารกลับมาได้อย่างเหมาะสม และทำให้กระบวนการทั้งหมดรวดเร็วและง่ายขึ้น

การกระจายเอกสาร

การกระจายเอกสารเป็นองค์ประกอบหลักของระบบการจัดการเอกสาร

เป็นวิธีเดียวในการส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้า ผู้ขาย ฯลฯ นอกจากนี้ยังสามารถส่งเอกสารผ่านอีเมลและ FTP

การรักษาความปลอดภัยเอกสาร

DMS ให้ความปลอดภัยในสองวิธี ประการแรก ประกอบด้วยการควบคุมเวอร์ชันซึ่งให้การเข้าถึงเพื่อตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและเมื่อใด

ประการที่สอง ช่วยให้ผู้คนเข้าถึงเอกสารโดยได้รับอนุญาต ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้าถึงเอกสารและเมื่อใด

ความพร้อมใช้งานของข้อมูลเอกสาร

ไฟล์ที่เก่ากว่าสามารถเรียกค้นได้จากคลังข้อมูลและให้สิทธิ์การเข้าถึงได้ทุกเมื่อโดยระบบจัดการเอกสาร อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องรู้จำข้อความที่เชื่อถือได้และการวิจัยข้อความแบบเต็มเพื่อให้แน่ใจในเรื่องนี้ ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและโครงสร้างทั้งหมดมีอยู่ใน DMS

การจัดการเวิร์กโฟลว์

ให้พนักงานเข้าถึงระบบข้อมูลได้แม้ไม่ได้อยู่ในกระบวนการ เอกสารสามารถเข้าถึงได้ผ่านลิงค์

คุณจำเป็นต้องให้ไฟล์ของคุณสามารถเข้าถึงได้ แต่คุณก็ต้องแน่ใจว่ามีเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมด้วย

ระบบการจัดการเอกสารจะปกป้อง ดึงข้อมูล จัดการ และติดตามไฟล์ของคุณเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโต มีผลกระทบเชิงบวกต่อทีมการตลาดของธุรกิจด้วย เนื่องจากทีมการตลาดอาศัยเอกสารประกอบที่เหมาะสม

และสมาชิกในทีมการตลาดสามารถรับประโยชน์จาก DMS เราจะหารือเกี่ยวกับวิธีการ

ระบบการจัดการเอกสารช่วยทีมการตลาดของคุณได้อย่างไร?

เข้าถึงชิ้นส่วนที่หลากหลาย

ทีมการตลาดของบริษัทใดๆ ก็ตามต้องเข้าถึงไฟล์ต่างๆ มากมาย ซึ่งรวมถึงเอกสารประกอบ ข้อเสนอ งานนำเสนอ กราฟิก และเอกสาร ROI

บ่อยครั้ง ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทีมในการค้นหาเนื้อหาและข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับโครงการของตน

หากทีมของคุณสามารถเข้าถึงระบบการจัดการเอกสารได้ดีขึ้น ก็จะเป็นเรื่องง่ายสำหรับพวกเขาในการค้นหาเนื้อหาที่ต้องการ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของพวกเขา

การจัดระเบียบเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดระเบียบเนื้อหาได้อย่างเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันมักไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่ใช้งานได้จริง เนื่องจากไม่อนุญาตให้คนคนเดียวเข้าถึงเนื้อหาหรือจัดการหลายเวอร์ชันได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้จบลงด้วยการเสียเวลามาก

ด้วยความช่วยเหลือของระบบการจัดการเอกสาร การตลาดจะได้รับประโยชน์จากการจัดระเบียบเอกสารที่มีประสิทธิภาพและจัดหาเนื้อหาที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

การแบ่งปันและการกระจายอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่ว่าจะแบ่งปันกับทีมการตลาดของคุณหรือทำให้ตัวแทนฝ่ายขายของคุณมีหลักประกัน ระบบการจัดการเอกสารจะช่วยให้กระบวนการของคุณราบรื่นและทำให้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกง่ายขึ้น

การทำให้เอกสารมองเห็นได้และใช้เอกสารที่ทำงานร่วมกันจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น

การพัฒนาสื่อโฆษณาและกลยุทธ์ทางการตลาดต้องใช้ความพยายามอย่างมากและการทำงานเป็นทีม ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม

กลายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนเมื่อเอกสารต่างๆ ต้องย้ายไปมาระหว่างทีมของคุณอย่างรวดเร็ว และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับทีมของคุณในการติดตามทุกสิ่งที่บินไปมา

ระบบการจัดการเอกสารรวมกระบวนการทั้งหมดและทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้ DMS

การจัดการกระบวนการอนุมัติ

การสร้างรูปแบบเวิร์กโฟลว์ภายในทีมทำให้กระบวนการอนุมัติตรงเวลาง่ายขึ้น เพื่อให้ความพยายามทางการตลาดและธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จ

องค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งของการผลิตเนื้อหาทางการตลาดที่ยอดเยี่ยมคือการทำให้มั่นใจว่าการทำงานร่วมกันจะส่งผลให้เกิดเอกสารที่ได้รับอนุมัติ และเอกสารเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานสำหรับบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม DMS ทำให้ง่ายกว่าวิธีการแบบเก่า

การแปลงบันทึกกระดาษเป็นดิจิทัลดูเหมือนเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ แต่ DMS ไม่เพียงทำให้สามารถจัดการได้ แต่ยังปรับปรุงวิธีการทำงานของธุรกิจด้วยการให้เวลาพวกเขาไปโฟกัสกับส่วนที่อ่อนแอของธุรกิจมากขึ้น

เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้บริษัทของคุณมุ่งเน้นไปที่การสร้าง DMS และระบุเป้าหมายการจัดการข้อมูลเพื่อตอบสนองความต้องการด้านเทคโนโลยีและเพิ่มประสิทธิภาพเป้าหมายทางธุรกิจของคุณโดยการเพิ่มผลกำไรสูงสุด