문서 관리 시스템을 사용하여 마케팅 팀이 얻는 이점

게시 됨: 2022-11-22

문서 관리 시스템(DMS)은 종이 사용을 줄이기 위해 데이터를 수신, 저장, 공유, 관리 및 추적하는 데 사용되는 시스템입니다.

즉, 문서 관리 시스템은 문서 스캐너를 통해 캡처한 전자 이미지 및 문서와 디지털 컴퓨터 프로그램으로 생성된 문서를 추적, 관리 및 저장하는 소프트웨어 시스템입니다.

건전한 DMS는 작업 속도를 높이고, 정확성을 높이고, 데이터와 파일을 구성하고, 버전을 추적하고, 전 세계 어디에서나 문서에 액세스할 수 있도록 도와줍니다.

문서 관리 시스템은 또한 검색 프로세스를 용이하게 하고 규정 준수를 개선하며 저장 공간을 줄이고 보안을 강화합니다.

이 기사에서는 마케팅 팀이 문서 관리 시스템을 사용하여 얻을 수 있는 이점에 대해 설명합니다.

그러나 먼저 DMS가 작동하는 방식과 이 기술을 구현함으로써 기업이 얻는 이점을 살펴보겠습니다.

문서 관리 시스템의 가장 중요한 작업은 문서 스캐너 또는 디지털 프로그램을 통해 종이 문서를 캡처하고 나중에 사용하고 액세스할 수 있도록 저장하는 것입니다.

인덱싱을 사용하면 팀에서 나중에 문서를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 주문 또는 고객 번호와 같은 메타데이터에 용어를 추가하여 문서를 분류하는 방법입니다.

이메일, 하드 카피, 종이, 디지털 기타 외부 애플리케이션에 대해 문서 캡처를 수행할 수 있습니다.

검색 기능을 통해 사용자는 문서 관리 시스템을 통해 모든 키워드 검색에서 문서를 검색할 수 있습니다.

이는 색인을 사용하여 문서의 적절한 검색을 보장하고 전체 프로세스를 더 빠르고 쉽게 만든 결과입니다.

문서 배포는 문서 관리 시스템의 핵심 구성 요소입니다.

고객, 공급업체 등에 전자적으로 문서를 보낼 수 있는 유일한 방법입니다. 이메일 및 FTP를 통해 문서를 보낼 수도 있습니다.

DMS는 두 가지 방식으로 보안을 제공합니다. 첫째, 어떤 변경이 언제 이루어졌는지 확인할 수 있는 액세스를 제공하는 버전 제어를 통합합니다.

둘째, 사람들이 권한이 있는 문서에 액세스할 수 있도록 하므로 누가 언제 문서에 액세스하는지 확인할 수 있습니다.

이전 파일은 아카이브에서 검색할 수 있으며 문서 관리 시스템에서 언제든지 액세스할 수 있습니다. 그러나 이를 보장하려면 신뢰할 수 있는 텍스트 인식 및 전체 텍스트 연구가 필요합니다. 구조화되지 않은 모든 정보와 구조화된 정보는 DMS에서 사용할 수 있습니다.

직원은 프로세스에 있지 않더라도 데이터 시스템에 액세스할 수 있습니다. 링크를 통해 문서에 액세스할 수 있습니다.

파일에 액세스할 수 있어야 하지만 적절한 워크플로우도 보장해야 합니다.

문서 관리 시스템은 파일을 보호, 검색, 관리 및 추적하여 비즈니스 성장을 돕습니다. 마케팅 팀이 적절한 문서에 의존하기 때문에 비즈니스의 마케팅 팀에도 긍정적인 영향을 미칩니다.

그리고 마케팅 팀원은 DMS를 통해 이점을 얻을 수 있습니다. 방법에 대해 논의할 것입니다.

문서 관리 시스템이 마케팅 팀에 어떤 도움이 됩니까?

모든 회사의 마케팅 팀은 자료, 제안서, 프리젠테이션, 그래픽 및 ROI 시트를 포함하는 다양한 파일에 액세스해야 합니다.

팀이 프로젝트에 필요한 콘텐츠와 중요한 정보를 찾는 것이 쉽지 않은 경우가 많습니다.

팀이 문서 관리 시스템에 더 잘 액세스할 수 있으면 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있으므로 효율성이 향상됩니다.

문서 관리 시스템을 통해 기업은 콘텐츠를 체계적이고 효과적인 방식으로 구성할 수 있습니다.

즉, 공유 폴더는 한 사람이 콘텐츠에 액세스하거나 여러 버전을 신속하게 관리할 수 없기 때문에 실용적인 솔루션이 아닌 경우가 많습니다. 이것은 결국 많은 시간을 낭비하게 됩니다.

문서 관리 시스템의 도움으로 마케팅은 효과적인 문서 구성의 이점을 얻고 필요한 콘텐츠를 보다 쉽게 소싱할 수 있습니다.

마케팅 팀 전체에서 공유하거나 영업 담당자가 판매 자료를 사용할 수 있도록 문서 관리 시스템을 사용하면 프로세스를 원활하게 수행하고 부서 간 공동 작업을 보다 쉽게 수행할 수 있습니다.

문서를 가시화하고 공동 작업에 사용하면 더 좋고 효율적인 결과를 얻을 수 있습니다.

광고물 개발 및 마케팅 전략 수립에는 팀원 간의 협업이 수반되는 많은 노력과 팀워크가 필요합니다.

다양한 문서가 팀 간에 신속하게 이동해야 하는 경우 복잡한 프로세스가 됩니다. 그리고 팀이 날아다니는 모든 것을 추적하기가 어려워집니다.

문서 관리 시스템은 전체 프로세스를 통합하고 팀이 DMS를 사용하여 보다 효율적으로 작업할 수 있도록 합니다.

팀 내에서 워크플로 형식을 만들면 정시 승인 프로세스가 더 쉬워져 마케팅 및 비즈니스 노력을 성공시킬 수 있습니다.

훌륭한 마케팅 콘텐츠 제작의 핵심 구성 요소 중 하나는 공동 작업 결과 승인된 문서가 작성되고 해당 문서가 적시에 적임자가 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것입니다. DMS는 구식 방법보다 더 쉽습니다.

종이 기록을 디지털화하는 것은 엄청난 작업처럼 보이지만 DMS는 이를 관리하기 쉽게 만들 뿐만 아니라 비즈니스의 취약한 영역에 집중할 수 있는 시간을 제공하여 비즈니스 운영 방식을 개선합니다.

기술 요구 사항을 충족하고 이익을 극대화하여 비즈니스 목표를 최적화하기 위해 귀사가 DMS를 만들고 정보 관리 목표를 식별하는 데 집중할 것을 적극 권장합니다.