您的营销团队从使用文档管理系统中获益

文档管理系统 (DMS) 是一种用于接收、存储、共享、管理和跟踪数据以减少纸张使用的系统。

换句话说，文档管理系统是一种软件系统，用于跟踪、管理和存储通过文档扫描仪捕获的电子图像和文档以及由数字计算机程序创建的电子图像和文档。

完善的 DMS 有助于加快工作流程、提高准确性、组织我们的数据和文件、跟踪版本并提供从世界任何地方访问文档的权限。

文档管理系统还简化了检索过程，提高了合规性，减少了存储空间，并增强了安全性。

在本文中，我们将讨论营销团队如何从使用文档管理系统中获益。

但首先，让我们看看 DMS 是如何工作的，以及企业如何从实施这项技术中获益。

文档采集

文档管理系统最重要的工作是通过文档扫描仪或数字程序捕获纸质文档并将其保存以供以后使用和访问。

索引使您的团队以后更容易找到文档。 这是一种通过向其元数据添加术语（如订单或客户编号）来对文档进行分类的方法。

可以为电子邮件、硬拷贝、纸张、数字其他外部应用程序进行文档捕获。

文献检索

搜索功能使用户能够通过文档管理系统检索任何关键字搜索的任何文档。

这是使用索引、确保正确检索文档并使整个过程更快、更容易的结果。

文件分发

文档分发是文档管理系统的关键组成部分。

它是将文档以电子方式发送给客户、供应商等的唯一方式。它还可以通过电子邮件和 FTP 发送文档。

文件保护

DMS 以两种方式提供安全性。 首先，它包含版本控制，可以访问检查所做的更改以及更改的时间。

其次，它允许人们在获得许可的情况下访问文档，这意味着您可以检查谁在何时访问了这些文档。

文档信息可用性

文档管理系统可以随时从档案中检索较旧的文件并授予访问权限。 但是，它需要可靠的文本识别和全文研究来确保这一点。 DMS 中提供所有非结构化和结构化信息。

管理工作流程

即使员工不在流程中，也可以访问数据系统。 可以通过链接访问文档。

您需要让您的文件可访问，但您还必须确保正确的工作流程。

文档管理系统保护、检索、管理和跟踪您的文件以帮助您的业务发展。 它也对企业的营销团队产生积极影响，因为营销团队依赖于适当的文档。

营销团队成员可以从 DMS 中获益。 我们将讨论如何。

文档管理系统如何帮助您的营销团队？

访问各种各样的作品

任何公司的营销团队都必须访问各种各样的文件，包括附属品、提案、演示文稿、图形和 ROI 表。

团队通常不容易找到项目所需的内容和重要信息。

如果您的团队可以更好地访问文档管理系统，他们将很容易找到所需的材料，从而提高效率。

有效的文件组织

文档管理系统允许企业以有序有效的方式组织其内容。

换句话说，共享文件夹通常不是一种实用的解决方案，因为它们不允许一个人访问内容或快速管理多个版本。 这最终会浪费很多时间。

在文档管理系统的帮助下，营销人员可以从有效的文档组织中获益，并更轻松地获取所需的内容。

高效共享与分发

无论是在您的营销团队中共享还是向您的销售代表提供销售资料，文档管理系统都有助于理顺您的流程并使跨部门的协作更加轻松。

使文档可见并在协作中使用这些文档将带来更好、更高效的输出。

更好的团队合作

开发广告材料和营销策略需要大量的努力和团队合作，这涉及团队成员之间的协作。

当各种文档必须在您的团队中快速移动时，这将成为一个复杂的过程。 而且您的团队很难跟踪四处飞来飞去的一切。

文档管理系统集成了整个流程，使团队更容易使用 DMS 更有效地工作。

管理审批流程

在团队内制定工作流程格式可以更轻松地按时批准流程，从而使您的营销和业务工作取得成功。

制作优秀营销内容的关键组成部分之一是确保协作产生经过批准的文档，并确保这些文档在正确的时间随时可供正确的人使用。 DMS 比老式方法更容易。

将纸质记录数字化似乎是一项艰巨的工作，但 DMS 不仅使它易于管理，而且通过让他们有时间专注于企业更薄弱的领域来改善企业的运营方式。

我们强烈建议您的公司专注于创建 DMS 并确定信息管理目标以满足技术需求并通过最大化利润来优化您的业务目标。