Pazarlama Ekibinizin Doküman Yönetim Sistemi Kullanarak Kazandığı Faydalar

Doküman yönetim sistemi (DMS), kağıt kullanımını azaltmak için verileri almak, depolamak, paylaşmak, yönetmek ve izlemek için kullanılan bir sistemdir.

Başka bir deyişle, bir belge yönetim sistemi, bir belge tarayıcı aracılığıyla yakalanan ve dijital bilgisayar programları tarafından oluşturulan elektronik görüntüleri ve belgeleri izlemek, yönetmek ve depolamak için kullanılan bir yazılım sistemidir.

Sağlam bir DMS, iş akışını hızlandırmaya, doğruluğu artırmaya, verilerimizi ve dosyalarımızı düzenlemeye, sürümleri takip etmeye ve dünyanın herhangi bir yerinden belgeye erişim sağlamaya yardımcı olur.

Doküman yönetim sistemi ayrıca geri alma sürecini kolaylaştırır, yasal uyumluluğu geliştirir, depolama alanını azaltır ve güvenliği artırır.

Bu yazıda, pazarlama ekiplerinin bir belge yönetim sistemi kullanmanın nasıl fayda sağlayacağını tartışacağız.

Ama önce, bir DMS'nin nasıl çalıştığına ve işletmelerin bu teknolojiyi uygulamaktan nasıl fayda sağladığına bakalım.

Belge Yakalama

Bir belge yönetim sisteminin en önemli işi, kağıt belgeyi bir belge tarayıcı veya dijital bir programdan yakalamak ve daha sonra kullanmak ve erişmek için kaydetmektir.

Dizin oluşturma, ekibinizin belgeleri daha sonra bulmasını kolaylaştırır. Sipariş veya müşteri numaraları gibi meta verilerine terimler ekleyerek bir belgeyi sınıflandırmanın bir yoludur.

E-postalar, basılı kopyalar, kağıt, dijital diğer harici uygulamalar için belge yakalama yapılabilir.

Belge Alma

Arama özellikleri, kullanıcıların belge yönetim sistemi aracılığıyla herhangi bir anahtar kelime aramasında herhangi bir belgeye erişmesine olanak tanır.

Bu, dizini kullanmanın, belgelerin uygun şekilde alınmasını sağlamanın ve tüm süreci daha hızlı ve daha kolay hale getirmenin sonucudur.

Belge Dağıtımı

Doküman dağıtımı, doküman yönetim sisteminin temel bileşenidir.

Belgeleri müşterilere, satıcılara vb. elektronik olarak göndermenin tek yolu budur. Ayrıca belgeleri e-posta ve FTP'ler yoluyla da gönderebilir.

Belge Güvenliği

DMS güvenliği iki şekilde sağlar. Birincisi, hangi değişikliklerin ne zaman yapıldığını kontrol etmek için erişim sağlayan sürüm kontrolünü içerir.

İkincisi, kişilerin belgelere izinle erişmesine izin verir, bu da belgelere kimin ne zaman eriştiğini kontrol edebileceğiniz anlamına gelir.

Belge Bilgileri Kullanılabilirliği

Daha eski dosyalar arşivlerden alınabilir ve belge yönetim sistemi tarafından herhangi bir zamanda erişim sağlanabilir. Ancak bunu sağlamak için güvenilir metin tanıma ve tam metin araştırmasına ihtiyaç duyar. Tüm yapılandırılmamış ve yapılandırılmış bilgiler DMS'de mevcuttur.

İş Akışını Yönetme

Çalışanların süreçte olmasalar bile veri sistemine erişimi sağlanmaktadır. Dokümanlara linkler aracılığıyla erişilebilir.

Dosyalarınıza erişilebilir olmanız gerekir, ancak aynı zamanda uygun bir iş akışı sağlamanız gerekir.

Doküman yönetim sistemi, işletmenizin büyümesine yardımcı olmak için dosyalarınızı korur, alır, yönetir ve izler. Bir işletmenin pazarlama ekibi üzerinde de olumlu bir etkisi vardır çünkü pazarlama ekibi uygun belgelere güvenir.

Ve pazarlama ekibi üyeleri bir DMS'den fayda sağlayabilir. Nasıl olduğunu tartışacağız.

Doküman yönetim sistemi pazarlama ekibinize nasıl yardımcı olur?

Çok Çeşitli Parçalara Erişim

Herhangi bir şirketin pazarlama ekibinin teminat parçaları, teklifler, sunumlar, grafikler ve yatırım getirisi tabloları gibi çok çeşitli dosyalara erişmesi gerekir.

Ekiplerin projeleri için ihtiyaç duydukları içeriği ve hayati bilgileri bulması genellikle kolay değildir.

Ekibinizin bir belge yönetim sistemine daha iyi erişimi varsa, ihtiyaç duydukları materyali bulmaları kolaylaşacak ve verimlilikleri artacaktır.

Etkili Belge Organizasyonu

Doküman yönetim sistemi, işletmelerin içeriklerini düzenli ve etkili bir şekilde düzenlemelerine olanak tanır.

Başka bir deyişle, paylaşılan klasörler, bir kişinin içeriğe hızlı bir şekilde erişmesine veya birden çok sürümü yönetmesine izin vermediğinden genellikle pratik bir çözüm değildir. Bu çok zaman kaybına neden olur.

Bir belge yönetim sisteminin yardımıyla, pazarlama, etkili bir belge organizasyonundan yararlanabilir ve ihtiyaç duydukları içeriği daha kolay bir şekilde sağlayabilir.

Verimli Paylaşım ve Dağıtım

İster pazarlama ekibiniz arasında paylaşın, ister satış temsilcileriniz için satış teminatı sağlayın, bir belge yönetim sistemi süreçlerinizi sorunsuz hale getirmeye yardımcı olur ve departmanlar arasında işbirliğini kolaylaştırır.

Belgeleri görünür kılmak ve bunları işbirliği içinde kullanmak, daha iyi ve daha verimli çıktı alınmasını sağlayacaktır.

Daha İyi Ekip Çalışması

Reklam malzemeleri ve pazarlama stratejileri geliştirmek, ekip üyeleri arasında işbirliğini içeren çok fazla çaba ve ekip çalışması gerektirir.

Çeşitli belgelerin ekibiniz arasında hızlı bir şekilde taşınması gerektiğinde karmaşık bir süreç haline gelir. Ve ekibinizin etrafta uçuşan her şeyi takip etmesi zorlaşıyor.

Doküman yönetim sistemi tüm süreci entegre eder ve ekibin DMS kullanarak daha verimli çalışmasını kolaylaştırır.

Onay Sürecini Yönetme

Ekip içinde bir iş akışı formatı oluşturmak, pazarlama ve iş çabalarınızı başarıya ulaştırmak için zamanında onay sürecini kolaylaştırır.

Harika pazarlama içeriği üretmenin temel bileşenlerinden biri, işbirliğinin onaylanmış bir belgeyle sonuçlanmasını ve bu belgelerin doğru zamanda doğru kişilere hazır olmasını sağlamaktır. DMS, eski usul yöntemlerden daha kolay hale getirir.

Kâğıt kayıtları sayısallaştırmak muazzam bir iş gibi görünüyor, ancak bir DMS yalnızca onu yönetilebilir kılmakla kalmıyor, aynı zamanda işletmelerin daha zayıf alanlarına odaklanmaları için zaman tanıyarak işletmelerin çalışma şeklini de geliştiriyor.

Şirketinizin bir DMS oluşturmaya ve teknolojik ihtiyaçları karşılamak ve kârı maksimize ederek iş hedeflerinizi optimize etmek için bilgi yönetimi hedeflerini belirlemeye odaklanmasını önemle tavsiye ederiz.