Vorteile, die Ihr Marketingteam durch die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems gewinnt

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein System, das zum Empfangen, Speichern, Teilen, Verwalten und Verfolgen von Daten verwendet wird, um den Papierverbrauch zu reduzieren.

Mit anderen Worten, ein Dokumentenverwaltungssystem ist ein Softwaresystem, das verwendet wird, um elektronische Bilder und Dokumente zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern, die durch einen Dokumentenscanner erfasst wurden, und solche, die durch digitale Computerprogramme erstellt wurden.

Ein solides DMS hilft, den Arbeitsablauf zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern, unsere Daten und Dateien zu organisieren, Versionen zu verfolgen und den Zugriff auf das Dokument von überall auf der Welt zu ermöglichen.

Das Dokumentenmanagementsystem vereinfacht auch den Abrufprozess, verbessert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, reduziert den Speicherplatz und erhöht die Sicherheit.

In diesem Artikel werden wir erörtern, wie Marketingteams von der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems profitieren.

Aber schauen wir uns zuerst an, wie ein DMS funktioniert und wie Unternehmen von der Implementierung dieser Technologie profitieren.

Dokumentenerfassung

Die wichtigste Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, das Papierdokument über einen Dokumentenscanner oder aus einem digitalen Programm zu erfassen und für die spätere Verwendung und den späteren Zugriff zu speichern.

Die Indexierung erleichtert Ihrem Team das spätere Auffinden von Dokumenten. Es ist eine Möglichkeit, ein Dokument zu klassifizieren, indem Begriffe wie Bestell- oder Kundennummern zu seinen Metadaten hinzugefügt werden.

Die Dokumentenerfassung kann für E-Mails, Ausdrucke, Papier, digitale andere externe Anwendungen erfolgen.

Abrufen von Dokumenten

Die Suchfunktionen ermöglichen Benutzern den Zugriff zum Abrufen jedes Dokuments bei jeder Schlüsselwortsuche über das Dokumentenverwaltungssystem.

Dies ist das Ergebnis der Verwendung des Indexes, der den ordnungsgemäßen Abruf von Dokumenten sicherstellt und den gesamten Prozess schneller und einfacher macht.

Dokumentenverteilung

Die Dokumentenverteilung ist die Schlüsselkomponente des Dokumentenmanagementsystems.

Es ist die einzige Möglichkeit, Dokumente elektronisch an Kunden, Lieferanten usw. zu senden. Es kann auch Dokumente per E-Mail und FTP senden.

Dokumentensicherung

Das DMS bietet Sicherheit auf zwei Arten. Erstens enthält es eine Versionskontrolle, mit der Sie überprüfen können, welche Änderungen wann vorgenommen wurden.

Zweitens können Personen mit Genehmigung auf Dokumente zugreifen, was bedeutet, dass Sie überprüfen können, wer wann auf die Dokumente zugreift.

Verfügbarkeit von Dokumentinformationen

Ältere Akten können über das Dokumentenmanagementsystem aus den Archiven abgerufen und jederzeit zugänglich gemacht werden. Dafür braucht es aber eine zuverlässige Texterkennung und Volltextrecherche. Alle unstrukturierten und strukturierten Informationen sind im DMS verfügbar.

Workflow verwalten

Mitarbeiter erhalten Zugriff auf das Datensystem, auch wenn sie nicht im Prozess sind. Dokumente können über Links aufgerufen werden.

Sie müssen auf Ihre Dateien zugreifen können, aber Sie müssen auch einen ordnungsgemäßen Arbeitsablauf sicherstellen.

Das Dokumentenmanagementsystem schützt, ruft ab, verwaltet und verfolgt Ihre Dateien, um Ihr Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen. Es wirkt sich auch positiv auf das Marketingteam eines Unternehmens aus, da das Marketingteam auf eine angemessene Dokumentation angewiesen ist.

Und die Mitglieder des Marketingteams können von einem DMS profitieren. Wir werden besprechen, wie.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem Ihrem Marketingteam?

Zugriff auf eine Vielzahl von Stücken

Das Marketingteam eines jeden Unternehmens muss auf eine Vielzahl von Dateien zugreifen, darunter Begleitmaterialien, Angebote, Präsentationen, Grafiken und ROI-Blätter.

Für Teams ist es oft nicht einfach, die Inhalte und wichtigen Informationen zu finden, die sie für ihre Projekte benötigen.

Wenn Ihr Team einen besseren Zugang zu einem Dokumentenverwaltungssystem hat, wird es für sie einfacher sein, das benötigte Material zu finden, was ihre Effizienz verbessert.

Effektive Dokumentenorganisation

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte ordentlich und effektiv zu organisieren.

Mit anderen Worten, freigegebene Ordner sind oft keine praktische Lösung, da sie es einer Person nicht ermöglichen, schnell auf Inhalte zuzugreifen oder mehrere Versionen zu verwalten. Dadurch wird viel Zeit verschwendet.

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems kann das Marketing von einer effektiven Dokumentenorganisation profitieren und die benötigten Inhalte einfacher finden.

Effizientes Teilen und Verteilen

Unabhängig davon, ob Sie Dokumente mit Ihrem Marketingteam teilen oder Ihren Vertriebsmitarbeitern Verkaufsunterlagen zur Verfügung stellen, ein Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, Ihre Prozesse zu glätten und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Das Sichtbarmachen von Dokumenten und deren gemeinsame Nutzung führt zu einer besseren und effizienteren Ausgabe.

Bessere Teamarbeit

Die Entwicklung von Werbematerialien und Marketingstrategien erfordert viel Mühe und Teamarbeit, was die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erfordert.

Es wird zu einem komplexen Prozess, wenn verschiedene Dokumente schnell zwischen Ihrem Team ausgetauscht werden müssen. Und es wird für Ihr Team schwierig, den Überblick über alles zu behalten, was herumfliegt.

Das Dokumentenmanagementsystem integriert den gesamten Prozess und erleichtert es dem Team, effektiver mit DMS zu arbeiten.

Verwaltung des Genehmigungsprozesses

Die Schaffung eines Workflow-Formats innerhalb des Teams erleichtert den termingerechten Genehmigungsprozess, um Ihre Marketing- und Geschäftsbemühungen zum Erfolg zu führen.

Eine der Schlüsselkomponenten bei der Erstellung großartiger Marketinginhalte besteht darin, sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit zu einem genehmigten Dokument führt und dass diese Dokumente den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. Das DMS macht es einfacher als die Methoden der alten Schule.

Die Digitalisierung von Papierakten scheint eine monumentale Arbeit zu sein, aber ein DMS macht es nicht nur überschaubar, sondern verbessert auch die Arbeitsweise von Unternehmen, indem es ihnen Zeit gibt, sich auf schwächere Bereiche des Unternehmens zu konzentrieren.

Wir empfehlen dringend, dass sich Ihr Unternehmen auf die Erstellung eines DMS und die Identifizierung der Ziele des Informationsmanagements konzentriert, um die technologischen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Geschäftsziele durch Gewinnmaximierung zu optimieren.