您的營銷團隊從使用文檔管理系統中獲益

文檔管理系統 (DMS) 是一種用於接收、存儲、共享、管理和跟踪數據以減少紙張使用的系統。

換句話說，文檔管理系統是一種軟件系統，用於跟踪、管理和存儲通過文檔掃描儀捕獲的電子圖像和文檔以及由數字計算機程序創建的電子圖像和文檔。

完善的 DMS 有助於加快工作流程、提高準確性、組織我們的數據和文件、跟踪版本並提供從世界任何地方訪問文檔的權限。

文檔管理系統還簡化了檢索過程，提高了合規性，減少了存儲空間，並增強了安全性。

在本文中，我們將討論營銷團隊如何從使用文檔管理系統中獲益。

但首先，讓我們看看 DMS 是如何工作的，以及企業如何從實施這項技術中獲益。

文檔採集

文檔管理系統最重要的工作是通過文檔掃描儀或數字程序捕獲紙質文檔並將其保存以供以後使用和訪問。

索引使您的團隊以後更容易找到文檔。 這是一種通過向其元數據添加術語（如訂單或客戶編號）來對文檔進行分類的方法。

可以為電子郵件、硬拷貝、紙張、數字其他外部應用程序進行文檔捕獲。

文獻檢索

搜索功能使用戶能夠通過文檔管理系統檢索任何關鍵字搜索的任何文檔。

這是使用索引、確保正確檢索文檔並使整個過程更快、更容易的結果。

文件分發

文檔分發是文檔管理系統的關鍵組成部分。

它是將文檔以電子方式發送給客戶、供應商等的唯一方式。它還可以通過電子郵件和 FTP 發送文檔。

文件保護

DMS 以兩種方式提供安全性。 首先，它包含版本控制，可以訪問檢查所做的更改以及更改的時間。

其次，它允許人們在獲得許可的情況下訪問文檔，這意味著您可以檢查誰在何時訪問了這些文檔。

文檔信息可用性

文檔管理系統可以隨時從檔案中檢索較舊的文件並授予訪問權限。 但是，它需要可靠的文本識別和全文研究來確保這一點。 DMS 中提供所有非結構化和結構化信息。

管理工作流程

即使員工不在流程中，也可以訪問數據系統。 可以通過鏈接訪問文檔。

您需要讓您的文件可訪問，但您還必須確保正確的工作流程。

文檔管理系統保護、檢索、管理和跟踪您的文件以幫助您的業務發展。 它也對企業的營銷團隊產生積極影響，因為營銷團隊依賴於適當的文檔。

營銷團隊成員可以從 DMS 中獲益。 我們將討論如何。

文檔管理系統如何幫助您的營銷團隊？

訪問各種各樣的作品

任何公司的營銷團隊都必須訪問各種各樣的文件，包括附屬品、提案、演示文稿、圖形和 ROI 表。

團隊通常不容易找到項目所需的內容和重要信息。

如果您的團隊可以更好地訪問文檔管理系統，他們將很容易找到所需的材料，從而提高效率。

有效的文件組織

文檔管理系統允許企業以有序有效的方式組織其內容。

換句話說，共享文件夾通常不是一種實用的解決方案，因為它們不允許一個人訪問內容或快速管理多個版本。 這最終會浪費很多時間。

在文檔管理系統的幫助下，營銷人員可以從有效的文檔組織中獲益，並更輕鬆地獲取所需的內容。

高效共享與分發

無論是在您的營銷團隊中共享還是向您的銷售代表提供銷售資料，文檔管理系統都有助於理順您的流程並使跨部門的協作更加輕鬆。

使文檔可見並在協作中使用這些文檔將帶來更好、更高效的輸出。

更好的團隊合作

開發廣告材料和營銷策略需要大量的努力和團隊合作，這涉及團隊成員之間的協作。

當各種文檔必須在您的團隊中快速移動時，這將成為一個複雜的過程。 而且您的團隊很難跟踪四處飛來飛去的一切。

文檔管理系統集成了整個流程，使團隊更容易使用 DMS 更有效地工作。

管理審批流程

在團隊內製定工作流程格式可以更輕鬆地按時批准流程，從而使您的營銷和業務工作取得成功。

製作優秀營銷內容的關鍵組成部分之一是確保協作產生經過批准的文檔，並確保這些文檔在正確的時間隨時可供正確的人使用。 DMS 比老式方法更容易。

將紙質記錄數字化似乎是一項艱鉅的工作，但 DMS 不僅使它易於管理，而且通過讓他們有時間專注於企業更薄弱的領域來改善企業的運營方式。

我們強烈建議您的公司專注於創建 DMS 並確定信息管理目標以滿足技術需求並通過最大化利潤來優化您的業務目標。