Manfaat Keuntungan Tim Pemasaran Anda Dari Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen

Sistem manajemen dokumen (DMS) adalah sistem yang digunakan untuk menerima, menyimpan, berbagi, mengelola, dan melacak data untuk mengurangi penggunaan kertas.

Dengan kata lain, sistem manajemen dokumen adalah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk melacak, mengelola, dan menyimpan gambar dan dokumen elektronik yang ditangkap melalui pemindai dokumen dan yang dibuat oleh program komputer digital.

DMS yang baik membantu mempercepat alur kerja, meningkatkan akurasi, mengatur data dan file kami, melacak versi, dan menyediakan akses ke dokumen dari belahan dunia mana pun.

Sistem manajemen dokumen juga memudahkan proses pengambilan, meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan, mengurangi ruang penyimpanan, dan meningkatkan keamanan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana tim pemasaran mendapat manfaat dari penggunaan sistem manajemen dokumen.

Namun pertama-tama, mari kita lihat cara kerja DMS dan manfaat bisnis dari penerapan teknologi ini.

Pengambilan Dokumen

Pekerjaan terpenting dari sistem manajemen dokumen adalah menangkap dokumen kertas melalui pemindai dokumen atau dari program digital dan menyimpannya untuk digunakan dan diakses nanti.

Pengindeksan mempermudah tim Anda untuk menemukan dokumen nanti. Ini adalah cara mengklasifikasikan dokumen dengan menambahkan istilah ke metadatanya, seperti nomor pesanan atau pelanggan.

Pengambilan dokumen dapat dilakukan untuk email, hard copy, kertas, digital aplikasi eksternal lainnya.

Pengambilan Dokumen

Fitur pencarian memungkinkan pengguna memiliki akses untuk mengambil dokumen apa pun pada pencarian kata kunci apa pun melalui sistem manajemen dokumen.

Ini adalah hasil dari penggunaan indeks, memastikan pengambilan dokumen yang tepat, dan membuat keseluruhan proses menjadi lebih cepat dan mudah.

Distribusi Dokumen

Distribusi dokumen adalah komponen kunci dari sistem manajemen dokumen.

Ini adalah satu-satunya cara untuk mengirim dokumen secara elektronik ke pelanggan, vendor, dll. Ini juga dapat mengirim dokumen melalui email dan FTP.

Pengamanan Dokumen

DMS memberikan keamanan dalam dua cara. Pertama, menggabungkan kontrol versi yang memberikan akses untuk memeriksa perubahan apa yang telah dilakukan dan kapan.

Kedua, memungkinkan orang mengakses dokumen dengan izin, yang berarti Anda dapat memeriksa siapa yang mengakses dokumen dan kapan.

Ketersediaan Informasi Dokumen

File lama dapat diambil dari arsip dan diberi akses kapan saja oleh sistem manajemen dokumen. Namun, diperlukan pengenalan teks yang andal dan penelitian teks lengkap untuk memastikan hal ini. Semua informasi tidak terstruktur dan terstruktur tersedia di DMS.

Mengelola Alur Kerja

Karyawan diberikan akses ke sistem data meskipun tidak dalam proses. Dokumen dapat diakses melalui tautan.

Anda harus membuat file Anda dapat diakses, tetapi Anda juga harus memastikan alur kerja yang tepat.

Sistem manajemen dokumen melindungi, mengambil, mengelola, dan melacak file Anda untuk membantu bisnis Anda berkembang. Ini juga berdampak positif bagi tim pemasaran suatu bisnis karena tim pemasaran mengandalkan dokumentasi yang sesuai.

Dan anggota tim pemasaran bisa mendapatkan manfaat dari DMS. Kami akan membahas caranya.

Bagaimana sistem manajemen dokumen membantu tim pemasaran Anda?

Akses ke Beragam Potongan

Tim pemasaran perusahaan mana pun harus mengakses berbagai file yang mencakup potongan agunan, proposal, presentasi, grafik, dan lembar ROI.

Seringkali tidak mudah bagi tim untuk menemukan konten dan informasi penting yang mereka perlukan untuk proyek mereka.

Jika tim Anda memiliki akses yang lebih baik ke sistem manajemen dokumen, akan lebih mudah bagi mereka untuk menemukan materi yang mereka perlukan, sehingga meningkatkan efisiensi mereka.

Organisasi Dokumen yang Efektif

Sistem manajemen dokumen memungkinkan bisnis mengatur konten mereka secara teratur dan efektif.

Dengan kata lain, folder bersama seringkali bukan solusi praktis karena folder tersebut tidak mengizinkan satu orang untuk mendapatkan akses ke konten atau mengelola beberapa versi dengan cepat. Ini akhirnya membuang banyak waktu.

Dengan bantuan sistem manajemen dokumen, pemasaran bisa mendapatkan keuntungan dari organisasi dokumen yang efektif dan lebih mudah mencari sumber konten yang mereka butuhkan.

Pembagian dan Distribusi yang Efisien

Apakah berbagi dengan tim pemasaran Anda atau membuat jaminan penjualan tersedia untuk perwakilan penjualan Anda, sistem manajemen dokumen membantu memuluskan proses Anda dan membuat kolaborasi antar departemen menjadi lebih mudah.

Membuat dokumen terlihat dan menggunakannya dalam kolaborasi akan menghasilkan keluaran yang lebih baik dan lebih efisien.

Kerja tim yang lebih baik

Mengembangkan materi periklanan dan strategi pemasaran membutuhkan banyak usaha dan kerja tim, yang melibatkan kolaborasi antar anggota tim.

Ini menjadi proses yang rumit ketika berbagai dokumen harus dipindahkan di antara tim Anda – dengan cepat. Dan menjadi sulit bagi tim Anda untuk melacak semua yang beterbangan.

Sistem manajemen dokumen mengintegrasikan seluruh proses & memudahkan tim untuk bekerja lebih efektif menggunakan DMS.

Mengelola Proses Persetujuan

Membuat format alur kerja dalam tim memudahkan proses persetujuan tepat waktu untuk menyukseskan upaya pemasaran dan bisnis Anda.

Salah satu komponen kunci untuk menghasilkan konten pemasaran yang hebat adalah memastikan bahwa kolaborasi menghasilkan dokumen yang disetujui dan bahwa dokumen tersebut tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat. DMS membuatnya lebih mudah daripada metode jadul.

Mendigitalkan catatan kertas tampak seperti pekerjaan yang monumental, tetapi DMS tidak hanya membuatnya dapat dikelola tetapi juga meningkatkan cara bisnis beroperasi dengan memberi mereka waktu untuk fokus pada area bisnis yang lebih lemah.

Kami sangat menyarankan agar perusahaan Anda fokus pada pembuatan DMS dan mengidentifikasi tujuan manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan teknologi dan mengoptimalkan tujuan bisnis Anda dengan memaksimalkan keuntungan.