Benefícios que sua equipe de marketing obtém ao usar um sistema de gerenciamento de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é um sistema usado para receber, armazenar, compartilhar, gerenciar e rastrear dados para reduzir o uso de papel.

Em outras palavras, um sistema de gerenciamento de documentos é um sistema de software usado para rastrear, gerenciar e armazenar imagens e documentos eletrônicos capturados por meio de um scanner de documentos e aqueles criados por programas de computador digital.

Um DMS sólido ajuda a acelerar o fluxo de trabalho, melhorar a precisão, organizar nossos dados e arquivos, acompanhar as versões e fornecer acesso ao documento de qualquer parte do mundo.

O sistema de gerenciamento de documentos também facilita o processo de recuperação, melhora a conformidade regulamentar, reduz o espaço de armazenamento e aumenta a segurança.

Neste artigo, discutiremos como as equipes de marketing se beneficiam do uso de um sistema de gerenciamento de documentos.

Mas primeiro, vamos ver como um DMS funciona e como as empresas se beneficiam com a implementação dessa tecnologia.

Captura de documentos

O trabalho mais importante de um sistema de gerenciamento de documentos é capturar o documento em papel por meio de um scanner de documentos ou de um programa digital e salvá-lo para uso e acesso posteriores.

A indexação torna mais fácil para sua equipe encontrar documentos posteriormente. É uma forma de classificar um documento adicionando termos aos seus metadados, como pedidos ou números de clientes.

A captura de documentos pode ser feita para e-mails, cópias impressas, papel, digital e outros aplicativos externos.

Recuperação de documentos

Os recursos de pesquisa permitem que os usuários tenham acesso para recuperar qualquer documento em qualquer pesquisa por palavra-chave por meio do sistema de gerenciamento de documentos.

Isso é resultado da utilização do índice, garantindo a correta recuperação dos documentos e tornando todo o processo mais rápido e fácil.

Distribuição de documentos

A distribuição de documentos é o componente chave do sistema de gerenciamento de documentos.

É a única maneira de enviar documentos eletronicamente para clientes, fornecedores, etc. Também pode enviar documentos por e-mail e FTPs.

Proteção de documentos

O DMS fornece segurança de duas maneiras. Primeiro, incorpora o controle de versão que dá acesso para verificar quais alterações foram feitas e quando.

Em segundo lugar, permite que as pessoas acessem os documentos com permissão, o que significa que você pode verificar quem acessa os documentos e quando.

Disponibilidade de informações do documento

Arquivos mais antigos podem ser recuperados dos arquivos e podem ser acessados ​​a qualquer momento pelo sistema de gerenciamento de documentos. No entanto, ele precisa de reconhecimento de texto confiável e pesquisa de texto completo para garantir isso. Todas as informações não estruturadas e estruturadas estão disponíveis no DMS.

Gerenciando o Fluxo de Trabalho

Os funcionários têm acesso ao sistema de dados mesmo que não estejam no processo. Os documentos podem ser acessados ​​por meio de links.

Você precisa ter seus arquivos acessíveis, mas também precisa garantir um fluxo de trabalho adequado.

O sistema de gerenciamento de documentos protege, recupera, gerencia e rastreia seus arquivos para ajudar sua empresa a crescer. Também tem um impacto positivo na equipe de marketing de uma empresa, porque a equipe de marketing conta com a documentação apropriada.

E os membros da equipe de marketing podem obter benefícios de um DMS. Vamos discutir como.

Como um sistema de gerenciamento de documentos ajuda sua equipe de marketing?

Acesso a uma grande variedade de peças

A equipe de marketing de qualquer empresa precisa acessar uma grande variedade de arquivos que incluem materiais de apoio, propostas, apresentações, gráficos e planilhas de ROI.

Muitas vezes não é fácil para as equipes encontrar o conteúdo e as informações vitais de que precisam para seus projetos.

Se a sua equipa tiver melhor acesso a um sistema de gestão documental, será mais fácil encontrar o material de que necessita, melhorando a sua eficiência.

Organização Eficaz de Documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos permite que as empresas organizem seu conteúdo de maneira ordenada e eficaz.

Em outras palavras, as pastas compartilhadas geralmente não são uma solução prática, pois não permitem que uma pessoa tenha acesso ao conteúdo ou gerencie várias versões rapidamente. Isso acaba perdendo muito tempo.

Com a ajuda de um sistema de gerenciamento de documentos, o marketing pode se beneficiar de uma organização de documentos eficaz e obter mais facilmente o conteúdo de que precisa.

Compartilhamento e distribuição eficientes

Seja compartilhando com sua equipe de marketing ou disponibilizando garantias de vendas para seus representantes de vendas, um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a simplificar seus processos e facilita a colaboração entre departamentos.

Tornar os documentos visíveis e usá-los em colaboração resultará em resultados melhores e mais eficientes.

Melhor trabalho em equipe

Desenvolver materiais publicitários e estratégias de marketing exige muito esforço e trabalho em equipe, o que envolve colaboração entre os membros da equipe.

Torna-se um processo complexo quando vários documentos precisam ser movidos entre sua equipe – rapidamente. E fica difícil para sua equipe acompanhar tudo que está voando.

O sistema de gerenciamento de documentos integra todo o processo e torna mais fácil para a equipe trabalhar com mais eficiência usando o DMS.

Gerenciando o Processo de Aprovação

Criar um formato de fluxo de trabalho dentro da equipe facilita o processo de aprovação no prazo para tornar seus esforços de marketing e negócios um sucesso.

Um dos principais componentes da produção de um ótimo conteúdo de marketing é garantir que a colaboração resulte em um documento aprovado e que esses documentos estejam prontamente disponíveis para as pessoas certas no momento certo. O DMS torna isso mais fácil do que os métodos da velha escola.

A digitalização de registros em papel parece um trabalho monumental, mas um DMS não apenas o torna gerenciável, mas também melhora a maneira como as empresas operam, dando-lhes tempo para se concentrar nas áreas mais fracas dos negócios.

É altamente recomendável que sua empresa se concentre na criação de um DMS e na identificação dos objetivos de gerenciamento da informação para atender às necessidades tecnológicas e otimizar seus objetivos de negócios maximizando o lucro.