Vantaggi che il tuo team di marketing ottiene dall'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è un sistema utilizzato per ricevere, archiviare, condividere, gestire e tenere traccia dei dati per ridurre l'uso della carta.

In altre parole, un sistema di gestione dei documenti è un sistema software utilizzato per tracciare, gestire e archiviare immagini e documenti elettronici acquisiti tramite uno scanner di documenti e quelli creati da programmi per computer digitali.

Un DMS audio aiuta ad accelerare il flusso di lavoro, migliorare la precisione, organizzare i nostri dati e file, tenere traccia delle versioni e fornire accesso al documento da qualsiasi parte del mondo.

Il sistema di gestione dei documenti facilita anche il processo di recupero, migliora la conformità alle normative, riduce lo spazio di archiviazione e migliora la sicurezza.

In questo articolo, discuteremo di come i team di marketing traggono vantaggio dall'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti.

Ma prima, diamo un'occhiata a come funziona un DMS e in che modo le aziende traggono vantaggio dall'implementazione di questa tecnologia.

Acquisizione di documenti

Il lavoro più importante di un sistema di gestione dei documenti è acquisire il documento cartaceo tramite uno scanner di documenti o da un programma digitale e salvarlo per un uso e un accesso successivi.

L'indicizzazione rende più facile per il tuo team trovare i documenti in un secondo momento. È un modo per classificare un documento aggiungendo termini ai suoi metadati, come numeri d'ordine o clienti.

L'acquisizione di documenti può essere eseguita per e-mail, copie cartacee, cartacee, digitali e altre applicazioni esterne.

Recupero documenti

Le funzionalità di ricerca consentono agli utenti di avere accesso per recuperare qualsiasi documento su qualsiasi ricerca per parola chiave attraverso il sistema di gestione dei documenti.

Questo è il risultato dell'utilizzo dell'indice, garantendo il corretto reperimento dei documenti e rendendo l'intero processo più rapido e semplice.

Distribuzione documenti

La distribuzione dei documenti è la componente chiave del sistema di gestione dei documenti.

È l'unico modo per inviare documenti elettronicamente a clienti, fornitori, ecc. Può anche inviare documenti tramite e-mail e FTP.

Protezione dei documenti

Il DMS fornisce sicurezza in due modi. Innanzitutto, incorpora il controllo della versione che consente di verificare quali modifiche sono state apportate e quando.

In secondo luogo, consente alle persone di accedere ai documenti con autorizzazione, il che significa che puoi controllare chi accede ai documenti e quando.

Disponibilità delle informazioni sul documento

I file più vecchi possono essere recuperati dagli archivi e resi accessibili in qualsiasi momento dal sistema di gestione dei documenti. Tuttavia, per garantire ciò, ha bisogno di un riconoscimento del testo affidabile e di una ricerca full-text. Tutte le informazioni non strutturate e strutturate sono disponibili in DMS.

Gestione del flusso di lavoro

I dipendenti hanno accesso al sistema di dati anche se non sono coinvolti nel processo. I documenti sono accessibili tramite link.

Devi avere i tuoi file accessibili, ma devi anche garantire un flusso di lavoro adeguato.

Il sistema di gestione dei documenti protegge, recupera, gestisce e traccia i tuoi file per aiutare la tua azienda a crescere. Ha un impatto positivo anche sul team di marketing di un'azienda perché il team di marketing si basa su una documentazione appropriata.

E i membri del team di marketing possono ottenere vantaggi da un DMS. Discuteremo come.

In che modo un sistema di gestione dei documenti aiuta il tuo team di marketing?

Accesso a un'ampia varietà di pezzi

Il team di marketing di qualsiasi azienda deve accedere a un'ampia varietà di file che includono elementi collaterali, proposte, presentazioni, grafici e schede ROI.

Spesso non è facile per i team trovare i contenuti e le informazioni vitali di cui hanno bisogno per i loro progetti.

Se il tuo team ha un migliore accesso a un sistema di gestione dei documenti, sarà facile per loro trovare il materiale di cui hanno bisogno, migliorando la loro efficienza.

Organizzazione efficace dei documenti

Un sistema di gestione dei documenti consente alle aziende di organizzare i propri contenuti in modo ordinato ed efficace.

In altre parole, le cartelle condivise spesso non sono una soluzione pratica poiché non consentono a una persona di accedere ai contenuti o gestire rapidamente più versioni. Questo finisce per perdere un sacco di tempo.

Con l'aiuto di un sistema di gestione dei documenti, il marketing può beneficiare di un'efficace organizzazione dei documenti e reperire più facilmente i contenuti di cui ha bisogno.

Condivisione e distribuzione efficienti

Che si tratti di condividere con il tuo team di marketing o di mettere a disposizione dei tuoi rappresentanti di vendita materiale di vendita, un sistema di gestione dei documenti aiuta a rendere più fluidi i tuoi processi e facilita la collaborazione tra i reparti.

Rendere i documenti visibili e utilizzarli in collaborazione si tradurrà in un output migliore e più efficiente.

Migliore lavoro di squadra

Lo sviluppo di materiali pubblicitari e strategie di marketing richiede molto impegno e lavoro di squadra, che implica la collaborazione tra i membri del team.

Diventa un processo complesso quando vari documenti devono spostarsi rapidamente all'interno del tuo team. E diventa difficile per la tua squadra tenere traccia di tutto ciò che vola.

Il sistema di gestione dei documenti integra l'intero processo e rende più facile per il team lavorare in modo più efficace utilizzando DMS.

Gestione del processo di approvazione

La creazione di un formato di flusso di lavoro all'interno del team semplifica il processo di approvazione puntuale per rendere i tuoi sforzi di marketing e commerciali un successo.

Uno dei componenti chiave della produzione di ottimi contenuti di marketing è garantire che la collaborazione si traduca in un documento approvato e che tali documenti siano prontamente disponibili per le persone giuste al momento giusto. Il DMS lo rende più facile rispetto ai metodi della vecchia scuola.

La digitalizzazione dei documenti cartacei sembra un lavoro monumentale, ma un DMS non solo lo rende gestibile, ma migliora anche il modo in cui operano le aziende dando loro il tempo di concentrarsi sulle aree più deboli delle attività.

Consigliamo vivamente alla tua azienda di concentrarsi sulla creazione di un DMS e sull'identificazione degli obiettivi di gestione delle informazioni per soddisfare le esigenze tecnologiche e ottimizzare i tuoi obiettivi di business massimizzando i profitti.