الفوائد التي يكسبها فريق التسويق الخاص بك من استخدام نظام إدارة المستندات

نظام إدارة المستندات (DMS) هو نظام يتم استخدامه لاستلام البيانات وتخزينها ومشاركتها وإدارتها وتتبعها لتقليل استخدام الورق.

بمعنى آخر ، نظام إدارة المستندات هو نظام برمجي يستخدم لتتبع وإدارة وتخزين الصور الإلكترونية والوثائق الملتقطة من خلال ماسح ضوئي للوثائق وتلك التي تم إنشاؤها بواسطة برامج الكمبيوتر الرقمية.

يساعد نظام DMS الصوتي على تسريع سير العمل وتحسين الدقة وتنظيم بياناتنا وملفاتنا وتتبع الإصدارات وتوفير الوصول إلى المستند من أي جزء من العالم.

يعمل نظام إدارة المستندات أيضًا على تسهيل عملية الاسترجاع وتحسين التوافق التنظيمي وتقليل مساحة التخزين وتعزيز الأمان.

في هذه المقالة ، سنناقش كيف تستفيد فرق التسويق من استخدام نظام إدارة المستندات.

لكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل نظام إدارة الوجهات السياحية وكيف تستفيد الشركات من تطبيق هذه التقنية.

التقاط المستند

أهم عمل لنظام إدارة المستندات هو التقاط المستند الورقي من خلال ماسح ضوئي للوثائق أو من برنامج رقمي وحفظه لاستخدامه والوصول إليه لاحقًا.

تسهل الفهرسة على فريقك العثور على المستندات لاحقًا. إنها طريقة لتصنيف مستند عن طريق إضافة مصطلحات إلى البيانات الوصفية الخاصة به ، مثل أرقام الطلبات أو العملاء.

يمكن أن يتم التقاط المستندات لرسائل البريد الإلكتروني والنسخ المطبوعة والورق والتطبيقات الخارجية الرقمية الأخرى.

استرداد المستند

تتيح ميزات البحث للمستخدمين إمكانية الوصول لاسترداد أي مستند على أي بحث بكلمة رئيسية من خلال نظام إدارة المستندات.

هذا هو نتيجة استخدام الفهرس ، وضمان الاسترداد المناسب للوثائق ، وجعل العملية برمتها أسرع وأسهل.

توزيع المستندات

توزيع الوثائق هو المكون الرئيسي لنظام إدارة الوثائق.

إنها الطريقة الوحيدة لإرسال المستندات إلكترونيًا إلى العملاء والبائعين وما إلى ذلك. كما يمكنها أيضًا إرسال المستندات عبر رسائل البريد الإلكتروني و FTPs.

تأمين المستندات

يوفر نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) الأمان بطريقتين. أولاً ، يتضمن التحكم في الإصدار الذي يتيح الوصول للتحقق من التغييرات التي تم إجراؤها ومتى.

ثانيًا ، يتيح للأشخاص الوصول إلى المستندات بإذن ، مما يعني أنه يمكنك التحقق من الوصول إلى المستندات ومتى.

توافر معلومات الوثيقة

يمكن استرداد الملفات الأقدم من الأرشيف ومنحها حق الوصول في أي وقت بواسطة نظام إدارة المستندات. ومع ذلك ، فإنه يحتاج إلى التعرف على النص الموثوق به والبحث في النص الكامل لضمان ذلك. جميع المعلومات غير المهيكلة والمنظمة متاحة في DMS.

إدارة سير العمل

يتم منح الموظفين حق الوصول إلى نظام البيانات حتى لو لم يكونوا في هذه العملية. يمكن الوصول إلى المستندات من خلال الروابط.

تحتاج إلى الوصول إلى ملفاتك ، ولكن عليك أيضًا ضمان سير عمل مناسب.

يعمل نظام إدارة المستندات على حماية ملفاتك واستردادها وإدارتها وتتبعها للمساعدة في نمو أعمالك. له تأثير إيجابي على فريق التسويق للأعمال أيضًا لأن فريق التسويق يعتمد على الوثائق المناسبة.

ويمكن لأعضاء فريق التسويق الاستفادة من نظام إدارة الوجهات السياحية. سنناقش كيف.

كيف يساعد نظام إدارة المستندات فريق التسويق الخاص بك؟

الوصول إلى مجموعة متنوعة من القطع

يتعين على فريق التسويق في أي شركة الوصول إلى مجموعة متنوعة من الملفات التي تتضمن الأجزاء الجانبية والعروض والعروض التقديمية والرسومات وأوراق العائد على الاستثمار.

غالبًا ليس من السهل على الفرق العثور على المحتوى والمعلومات الحيوية التي يحتاجونها لمشاريعهم.

إذا كان لدى فريقك وصول أفضل إلى نظام إدارة المستندات ، فسيكون من السهل عليهم العثور على المواد التي يحتاجونها ، وتحسين كفاءتهم.

التنظيم الفعال للوثائق

يسمح نظام إدارة المستندات للشركات بتنظيم محتواها بطريقة منظمة وفعالة.

بمعنى آخر ، غالبًا ما لا تكون المجلدات المشتركة حلاً عمليًا لأنها لا تسمح لشخص واحد بالوصول إلى المحتوى أو إدارة إصدارات متعددة بسرعة. ينتهي هذا الأمر بإضاعة الكثير من الوقت.

بمساعدة نظام إدارة المستندات ، يمكن أن يستفيد التسويق من تنظيم مستندات فعال ومصدر المحتوى الذي يحتاجون إليه بسهولة أكبر.

المشاركة والتوزيع الفعال

سواء كنت تشارك عبر فريق التسويق الخاص بك أو تجعل ضمانات المبيعات متاحة لممثلي المبيعات ، فإن نظام إدارة المستندات يساعد على تسهيل عملياتك ويجعل التعاون عبر الأقسام أسهل.

سيؤدي جعل المستندات مرئية واستخدامها في التعاون إلى إخراج أفضل وأكثر كفاءة.

عمل جماعي أفضل

يتطلب تطوير المواد الإعلانية واستراتيجيات التسويق الكثير من الجهد والعمل الجماعي ، والذي يتضمن التعاون بين أعضاء الفريق.

تصبح عملية معقدة عندما يتعين نقل العديد من المستندات بين فريقك - بسرعة. ويصبح من الصعب على فريقك تتبع كل شيء يطير حوله.

يدمج نظام إدارة المستندات العملية برمتها ويجعل من السهل على الفريق العمل بشكل أكثر فاعلية باستخدام DMS.

إدارة عملية الموافقة

يؤدي إنشاء تنسيق سير عمل داخل الفريق إلى تسهيل عملية الموافقة في الوقت المحدد لإنجاح جهودك التسويقية والتجارية.

أحد المكونات الرئيسية لإنتاج محتوى تسويقي رائع هو ضمان أن يؤدي التعاون إلى مستند معتمد وأن هذه المستندات متاحة بسهولة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. يجعل نظام إدارة الوجهات السياحية الأمر أسهل من أساليب المدرسة القديمة.

تبدو رقمنة السجلات الورقية عملاً هائلاً ، لكن نظام إدارة الوثائق لا يجعله قابلاً للإدارة فحسب ، بل يحسن أيضًا الطريقة التي تعمل بها الشركات من خلال منحهم الوقت للتركيز على مناطق أكثر ضعفًا في الأعمال.

نوصي بشدة أن تركز شركتك على إنشاء نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) وتحديد أهداف إدارة المعلومات لتلبية الاحتياجات التكنولوجية وتحسين أهداف عملك من خلال زيادة الربح.